CHAIRUNNISA AJENG KUSUMA WARDANI F3309026

commit to user

EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN PENGELUARAN KAS PADA

PT. BATIK DANAR HADI DIVISI GARMENT

TUGAS AKHIR

Disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan

mencapai derajat Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi

Oleh :

CHAIRUNNISA AJENG KUSUMA WARDANI F3309026

PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA

commit to user ABSTRAK

EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN PENGELUARAN KAS PADA PT. BATIK DANAR HADI DIVISI GARMENT

CHAIRUNNISA AJENG KUSUMA WARDANI F3309026

PT. Batik Danar Hadi divisi Garment merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jasa. Semua kegiatan perusahaan yang berhubungan dengan pengeluaran kas, dilakukan secara tunai. Dengan demikian harus ada sistem pengendalian intern yang baik berhubungan dengan pengeluaran kas perusahaan. Evaluasi yang penulis lakukan adalah dengan membandingkan sistem pengendalian intern pengeluaran kas perusahaan dengan teori yang sudah ada. Hal ini dimaksudkan untuk mengetahui kelebihan dan kekurangan dari sistem pengendalian intern pengeluaran kas di perusahaan tersebut. Dari evaluasi tersebut penulis mengetahui masih ada perbedaan antara teori dengan sistem yang diterapkan. Oleh karena itu penulis memberikan saran kepada perusahaan seperti pemisahan fungsi, pemberian cap, pengadaan asuransi, dll.

commit to user ABSTRACT

EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN PENGELUARAN KAS PADA PT. BATIK DANAR HADI DIVISI GARMENT

CHAIRUNNISA AJENG KUSUMA WARDANI F3309026

PT. Batik Danar Hadi Garment division is a service company. All the corporate activities related to cash disbursements, made in cash. There should be a good system of internal control related to the company’s cash expenditures. Evaluation by the authors do is to compare the internal controls of the company’s cash expenditures with existing theories. It is intended to determine the advantages and disadvantages of the system of control of the company. Evaluation of writer knows there is still a difference between theory and applied system. Therefore the author gives advice to companies such as separate of the functions, give a stamp, give insurance and many more.

commit to user

MOTTO DAN PERSEMBAHAN

Hai orang-orang yang beriman, Jadikanlah sabar dan shalatmu Sebagai penolongmu, sesungguhnya Allah beserta orang-orang yang sabar” (Al-Baqarah: 153)

Jadilah seperti karang di lautan yang kuat dihantam ombak dan kerjakanlah hal yang bermanfaat untuk diri sendiri dan orang lain, karena hidup hanyalah sekali. Ingat hanya pada

Allah apapun dan di manapun kita berada kepada Dia-lah tempat meminta dan memohon.

Tidak ada masalah yang tidak bisa diselesaikan selama ada komitmen bersama untuk menyelesaikannya.

“Allah meninggikan orang-orang yang beriman diantara kamu dan orang-orang yang diberi ilmu pengetahuan beberapa derajat”

Penulis persembahkan kepada:

1. Allah SWT

2. Ayah dan Ibu tercinta

3. Sahabat-sahabatku dan teman-temanku 4. Almamaterku

commit to user KATA PENGANTAR

Puji syukur alhamdulillah, penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga pada akhirnya penulis dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini.

Tugas Akhir ini disusun untuk memenuhi persyaratan guna memperoleh gelar Ahli Madya Jurusan Akuntansi Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Tanpa bimbingan dan dorongan dari semua pihak maka penulisan Tugas Akhir ini tidak akan lancar. Oleh karena itu pada kesempatan yang baik ini, penulis mengucapan terima kasih pada :

1

1.. Allah SWT, yang telah memberikan limpahan rahmat dan hidayah-Nya kepada penulis.

2

2.. Bapak Drs. Wisnu Untoro, MS selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Sebelas Maret Surakarta.

3

3.. Bapak Drs. Agus Budiatmanto, M.Si, Ak selaku ketua program studi Diploma Akuntansi Universitas Negeri Sebelas Maret Surakarta.

4

4.. Bapak Sri Suranta, S.E., M. Si., Ak selaku dosen pembimbing yang telah banyak membantu penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.

5

5.. Segenap Dosen dan Staf Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah memberikan ilmu dan bantuannya kepada penulis.

commit to user

6

6.. Bapak Drs. Darmodjo Roespandji selaku Manager Keuangan dan Akuntansi PT. Batik Danar Hadi divisi Garment yang telah memberikan ijin dan kesempatan kepada penulis untuk melakukan penelitian pada PT. Batik Danar Hadi divisi Garment.

7

7.. Ibu Partinah, Ibu Rini, Ibu Sri Utami, Ibu Sudi Hartati, Bapak Suparno, Bapak Rudi, Ibu Santi dan karyawan lain di PT. Batik Danar Hadi divisi Garment yang telah banyak membantu penulis selama proses penelitian.

8

8.. Ayah & Bunda yang selalu memberikan kasih sayang, semangat, dukungan, doa serta kepercayaan kepada penulis.

9

9.. Kakakku tercinta taufiq dan alfine yang selalu memberikan dukungan semangat kepadaku.

1

100..Kepada keluarga keduaku yang selalu memberikan motivasi kepadaku.

1

111..Kakak- kakak team FLEXcinema (kak gop, pah go, bebeb bebeh, MayYuuu, dan kakak Fajri) yang sudah bersedia menemani penulis dalam mengerjakan Tugas Akhir, menemani konsultasi, dan menemani untuk refreshing dalam kesuntukanku saat mengerjakan Tugas Akhir.

1

122..Teman terdekat KeretaKencana World Music Festival “KWF” (papi, mas kelik, mas tomy, dorina, riana, nissa, panjul dan mas gobet) yang sudah memberikan kesempatan saya untuk menyelesaikan Tugas Akhir sebelum event di mulai.

1

133..Sahabat-sahabat dekatku (Gie, Logam, Kaendah, Gunawan, Iqbal, Fandha, Chivita, Lusi, Ipan, Mas Iok, Ratih K, RatihR, Haris, Heru,

commit to user

Aji Satrio, Dyah Ayu Putri), terima kasih atas dukungan, doa, serta bantuannya. Sukses selalu untuk kalian semua.

1

144..Keluarga Gadhang yang selalu memberi dukungan kepadaku (mas puthut, mas vian, mas wastu, mb warih, ihda, gie, gilang, resti, vivi, witon), terima kasih atas semua yang telah diberikan. Chooooong!!!!

1

155..Teman-teman seperjuangan di DIII Akuntansi 2009, terima kasih atas bantuan dan dukungannya. Sukses untuk masa depan kalian.

1

166..Semua pihak yang telah membantu penulisan Tugas Akhir ini namun tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.

Dalam penyusunan Tugas Akhir ini penulis menyadari bahwa penulisan ini jauh dari sempurna dan masih banyak kekurangan karena keterbatasan pengetahuan dan kurangnya pengalaman, maka penulis sangat mengharapkan kritik dan saran dari pembaca yang bersifat membangun untuk kesempurnaan Tugas Akhir ini.

Penulis berharap Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yang membutuhkan.

Surakarta, 28 Mei 2012

commit to user DAFTAR ISI

TUGAS AKHIR ... i

ABSTRAK ... ii

HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING .... Error! Bookmark not defined. HALAMAN PENGESAHAN ... Error! Bookmark not defined. MOTTO DAN PERSEMBAHAN ... vi

KATA PENGANTAR... vii

DAFTAR GAMBAR ... xiii

DAFTAR LAMPIRAN ... xiv PENDAHULUAN ... Error! Bookmark not defined. A. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... Error! Bookmark not defined. 1. Sejarah Perusahaan... Error! Bookmark not defined. 2. Struktur Organisasi PT. BATIK DANAR HADI ... Error! Bookmark not

defined.

3. Deskripsi Jabatan ... Error! Bookmark not defined. B. LATAR BELAKANG MASALAH ... Error! Bookmark not defined. C. PERUMUSAN MASALAH ... Error! Bookmark not defined. D. TUJUAN PENELITIAN ... Error! Bookmark not defined. E. MANFAAT PENELITIAN ... Error! Bookmark not defined. ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN ... Error! Bookmark not defined. A. TINJAUAN PUSTAKA... Error! Bookmark not defined. 1. Definisi Sistem ... Error! Bookmark not defined. 2. Definisi Pengendalian Intern ... Error! Bookmark not defined. 3. Tujuan Pengendalian Intern ... Error! Bookmark not defined.

commit to user

4. Elemen-Elemen Sistem Pengendalian Intern.... Error! Bookmark not defined. 5. Pengertian Kas ... Error! Bookmark not defined. 6. Pengertian Siklus Pengeluaran ... Error! Bookmark not defined. 7. Sistem Pengendalian Internal Pengeluaran Kas... Error! Bookmark not

defined.

B. SISTEM PENGELUARAN KAS PADA PT. BATIK DANAR HADI DIVISI GARMENT... Error! Bookmark not defined.

1. Unit Organisasi dan Bagian-bagian yang Terkait . Error! Bookmark not defined.

2. Deskripsi Tugas dan Wewenang ... Error! Bookmark not defined.

3. Dokumen yang Digunakan ... Error! Bookmark not defined.

4. Catatan Akuntansi yang Digunakan ... Error! Bookmark not defined.

5. Prosedur Pembelian Bahan Pembantu ... Error! Bookmark not defined.

6. Prosedur Pengeluaran Kas untuk Penggajian ... Error! Bookmark not defined.

7. Proseedur Pengeluaran Kas Lainnya ... Error! Bookmark not defined.

8. Praktik yang Sehat ... Error! Bookmark not defined.

9. Karyawan yang Mutunya Sesuai dengan Tanggung Jawab . Error! Bookmark not

defined.

Mutu karyawan yang baik merupakan unsur sistem pengendalian intern yang penting. Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur usur pengendalian yang lain dimungkinkan dapat dikurangi dari porsi yang sudah ditentukan, tetapi dengan catatan perusahaan mampu mempertanggung

jawabkan keuangan yang dapat diandalkan. ... Error! Bookmark not defined.

10. BAGAN ALIR DOKUMEN (FLOW CHART) ... Error! Bookmark not defined.

C. EVALUASI TERHADAP SISTEM PENGENDALIAN INTERN

PENGELUARAN KAS PADA PT. BATIK DANAR HADI DIVISI

GARMENT... Error! Bookmark not defined.

1) Pengeluaran Kas ... Error! Bookmark not defined.

2. Unsur-unsur Pengendalian Inten ... Error! Bookmark not defined. TEMUAN... Error! Bookmark not defined.

commit to user

A. KELEBIHAN ... Error! Bookmark not defined. B. KELEMAHAN ... Error! Bookmark not defined. PENUTUP... Error! Bookmark not defined. A. KESIMPULAN ... Error! Bookmark not defined. B. SARAN DAN REKOMENDASI ... Error! Bookmark not defined. DAFTAR PUSTAKA

commit to user DAFTAR GAMBAR

Gambar I.1 Struktur Organisasi PT. Batik Danar Hadi divisi Gament ... 7 Gambar II.1 Bagan Alir Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas PT. Batik Danar Hadi divisi Garment...36 Gambar IV.1 Bagan Alir Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas PT. Batik Danar

commit to user DAFTAR LAMPIRAN

1. Surat Pernyataan Tugas Akhir

2. Surat Keterangan Telah Melakukan Kegiatan Magang

3. Daftar Karyawan Bulanan PT. Batik Danar Hadi divisi Garment

4. Daftar Karyawan Borongan dan Harian Tetap PT. Batik Danar Hadi divisi Garment

5. Bon Sementara 6. Nota Kas Keluar

7. Surat Penyerahan Barang 8. Bukti Kas Keluar

9. Situasi Kas Harian 10. Cash Flow

commit to user 1

BAB I

PENDAHULUAN

A. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 1. Sejarah Perusahaan

Perusahaan batik ini, sebelum dinamakan PT. Batik DANAR HADI pada mulanya didirikan oleh Bapak Wongso Dinomo pada tahun 1957. Perusahaan ini semula merupakan berbentuk perseorangan dan dikelola secara turun-temurun dan merupakan perusahaan keluarga. Sistem yang digunakan pada saat itu masih sistem barter dengan perusahaan lain, yang antara lain Bapak Wongso Dinomo bekerja sama dengan Bapak Hadi Priyono dan hubungan ini bersifat langgeng yaitu dengan pernikahan putra mereka Bapak R.H. Santoso dengan Ibu Danarsih, yang kemudian perusahaan keduanya bergabung dan dikelola oleh Bapak R.H. Santoso pada tahun 1967. Lokasi perusahaan berada di Jl. Dr. Radjiman 164 Surakarta, dimana dengan berkembangnya perusahaan akhirnya menjadi Kantor Pusat yang dipertahankan sampai sekarang. Dahulu perusahaan ini merupakan usaha home industri dimana perusahaan menyediakan bahan baku dan pengelolaannya, sedangkan para buruh pabrik mengerjakan di rumah masing – masing karena sebagian besar buruh berasal dari sekitar lokasi perusahaan.

Produk utama perusahaan batik ini adalah batik tulis yang saat itu sangat laris dalam pemasarannya. Untuk memenuhi permintaan yang terus

commit to user 2

menerus meningkat, maka disamping memproduksi batik tulis juga memproduksi batik kombinasi 2 (dua) yaitu kombinasi antara batik cap dengan batik tulis.

Dalam perkembangannya, berkat keuletan, pengalaman dan jiwa wiraswasta pimpinan perusahaan, baik dalam hal mendesain produk maupun dalam mengelola perusahaan, maka perusahaan mengalami perkembangan besar. Dengan perkembangan tersebut perusahaan ini juga memberikan desain yang sangat menarik yaitu busana pria dan busana wanita dengan berbagai mode dan corak yang digemari konsumen.

Dalam usaha pemanfaatan kain – kain yang tidak terpakai atau sisa proses produksi, di produksi juga mainan anak – anak, sepatu dan tas yang tentu saja menambah macam hasil produksi perusahaan ini. Pada tahun 1980 industri batik ini memperoleh ijin industri dengan nomor 503/230/3534/IX/1980 dan melihat perkembangan perusahaan yang semakin pesat, maka pimpinan perusahaan memutuskan untuk membuka rumah batik, dan karena kompleksnya permasalahan yang dihadapi perusahaan ini, maka perusahaan yang semula merupakan perusahaan keluarga, pada tahun 1984 menjadi perusahaan yang berbadan hukum dengan memperoleh izin resmi dari pemerintah, dan kemudian diberi nama “PT. Batik DANAR HADI” berdasarkan Akta Notaris Nomor 17, tanggal 11 Desember 1984 dan Akta Perubahan No. 10 tanggal 3 Juli 1985 oleh Notaris Maria Theresia Budi Santoso, SH. Adapun nama “DANAR

commit to user 3

HADI” diambil dari nama pemiliknya yaitu ibu Danarsih dan ayahnya yaitu bapak Hadi Priyono.

Perkembangan PT. Batik DANAR HADI yang begitu pesat ternyata tidak mengabaikan para pengrajin yang ada di Solo dan sekitarnya. Para pengrajin tersebut dijadikan anak angkat dengan tujuan agar mereka tidak punah. Selain itu keberadaan para pengrajin tersebut dapat mendukung eksistensi dari PT. Batik DANAR HADI.

Dengan semakin berkembangnya usaha, sejak tahun 1981 PT. Batik Danar Hadi melakukan perluasan secara integral baik ke arah hulu mapun hilir, dengan mendirikan beberapa unit usaha :

1. PT Kusumahadi Santosa, 1981, suatu industri pertenunan dan finishing dengan permesinan moderen di daerah Karang Anyar, Surakarta. Kapasitas weaving ± 3,2 juta yard/ bulan, finishing ± 1,5 juta yard/ bulan, printing ± 1 juta yard/ bulan.

2. PT Kusumaputra Santosa, 1990, industri pemintalan integral dengan mesin-mesin super canggih di lokasi yang berdekatan dengan PT Kusumahadi Santosa. Kapasitas spinning 2500 bal/ bulan.

3. PT Kusumaputri Santosa, 1995, industri garmen sebagai pengembangan integral dari unit usaha garmen yang sudah ada. Kapasitas produksi kemeja ± 25.000 potong/ bulan, gaun ± 20.000 potong/ bulan.

4. Sentra Pasar Batik Danadi, 1977, untuk menjangkau dan melayani distribusi ke pasar menengah yang lebih luas.

commit to user 4

PT. Batik DANAR HADI merupakan PT tertutup dimana saham – sahamnya tidak diperjual belikan kepada pihak luar. Adapun persero – persero atau pemilik saham adalah masih satu keluarga ditambah kerabat dekat bapak R.H Santoso. Pemilik saham tersebut adalah bapak R.H. Santoso, ibu Hj. Danarsih Santoso, Diah Kusumasari, Diana Kusumasari, Dian Kusumahadi, Dewanto Kusumawibowo, ibu Dra. Mariam Sampoerno dan bapak Suhendro, Bsc.

Untuk lebih mengoptimalkan produk busana jadi yang semula dengan sistem home industri, yaitu perusahaan hanya menyediakan bahan sedangkan produksi dikerjakan di rumah oleh masing – masing karyawan, dengan sambil mempekerjakan langsung beberapa karyawan dengan status lepas, pada bulan Maret 1987 perusahaan merintis pendirian unit usaha tersendiri dibidang produksi busana jadi yang selanjutnya disebut Departemen Konveksi dan berlokasi terpisah dengan Kantor Pusat PT. Batik DANAR HADI, yaitu di Jl. Bedoyo No. 2 Kemlayan Solo. Departemen ini bertanggung jawab langsung ke PT. Batik DANAR HADI, mulai dari perencanaan, proses produksi dan pembiayaan produksinya. Departemen Konveksi bertanggungjawab atas proses produksi busana jadi untuk menyediakan kebutuhan RB (Rumah Batik) dan TL (Toko Luar) yang dimiliki, maupun pihak/ konsumen luar lain yang menginginkan produk Danar Hadi.

Dalam perkembangan lebih lanjut, pada akhir tahun 1995 dengan tujuan untuk meningkatkan profesionalitas dalam pengelolaannya,

commit to user 5

Departemen Konveksi yang kemudian dirubah sebutannya menjadi Divisi Garment mempunyai hak otonomi yang sama dengan Departemen sebelumnya.

1. Filosofi Perusahaan

Menyadari adanya kesempatan luas yang telah kami peroleh di dalam menjalankan kegiatan usaha maka disamping menjalankan usaha tersebut kami juga ingin meningkatkan taraf hidup dan kesejahteraan masyarakat Indonesia dengan berperan aktif di dalam menciptakan lapangan kerja dan menggali dan mengembangkan potensi SDM dan SDA, di samping usaha melestarikan tradisi dan kebudayaan Jawa pada khususnya dan Indonesia pada umumnya untuk membangun masa depan yang lebih baik.

2. Visi Perusahaan

Dalam menghadapi era persaingan ketat di bidang batik baik di dalam maupun di luar negeri, maka kerja keras dan disiplin yang tinggi dari seluruh jajaran organisasi PT. Batik DANAR HADI Divisi Garment dan meningkatkan kualitas SDM mereka sehingga terlatih untuk memproduksi barang yang bermutu tinggi, pelayanan serta meningkatkan daya saing perusahaan untuk menjamin dan meningkatkan mutu perusahaan saat ini.

commit to user 6

3. Kebijakan Mutu

a. Selalu terdepan dalam mengembangkan mutu (menghasilkan produk dengan kualitas prima) komposisi warna dan design produk dibanding pesaing lainnya.

b. Cepat tanggap terhadap keinginan dan harapan para pelanggan dan mitra usaha.

c. Menjual produk dengan harga bersaing serta untuk dapat memenuhi bahkan lebih dalam memberikan pelayanan yang profesional sesuai dengan kontrak yang disetujui.

4. Sasaran Mutu

a. Produktivitas minimal sama dengan tahun sebelumnya.

b. Mengurangi ketidaksesuaian produk hingga 10% dibandingkan dengan jumlah produksi.

c. Menurunkan keluhan pelanggan dan mitra usaha semaksimal mungkin.

d. Meningkatkan produktivitas kerja 10% di banding produktivitas tahun sebelumnya.

2. Struktur Organisasi PT. BATIK DANAR HADI

Suatu organisasi pada dasarnya mempunyai tujuan yakni struktur organisasi, agar kegiatan yang dilaksanakan sesuai dengan apa yang diharapkan. Dengan adanya struktur organisasi menunjukkan adanya kejelasan mengenai tugas dan kewajiban yang harus dilaksanakan oleh masing-masing bagian yang ada dalam organisasi, pengawasan kerja dan

commit to user 7

Seksi Umum Personalia Manajer Umum

Personalia

Ass. Manajer Umum Personalia

Seksi Gudang Produksi

Seksi Akuntansi Keuangan

GENERAL MANAGER

Manajer Produksi Manajer Akuntansi Keuangan

MANAGING DIRECTOR

Ass. Manajer Akuntansi Keuangan Seksi PPC

Seksi Gudang Produksi

Seksi Gudang Produksi

juga pendelegasian wewenang. Dibuatnya struktur organisasi juga bertujuan untuk menciptakan hubungan-hubungan yang sedemikian rupa yang dapat mengurangi dan mencegah timbulnya keretakan dan kesimpangsiuran. Untuk mencapai tujuan di atas, hubungan kerja sama antara pimpinan dan bawahan harus terjalin dengan baik atau dengan kata lain adanya organisasi yang kuat antara pimpinan dan bawahan.

Gambar 1.1

commit to user 8

3. Deskripsi Jabatan a. General Manager

General Manager mempunyai tugas sebagai berikut ini.

1) Memimpin, mengawasi, dan mengendalikan seluruh fungsi-fungsi dalam perusahaan agar berjalan sesuai dengan tujuan pendirian yang telah ditetapkan.

2) Bertanggung jawab sepenuhnya terhadap kelancaran operasional perusahaan secara keseluruhan.

3) Bertanggung jawab sepenuhnya terhadap perkembangan dan kelangsungan hidup perusahaan.

b. Manager Produksi

Manager Produksi mempunyai tugas sebagai berikut ini. 1) Membantu General Manager dalam memimpin, mengawasi,

dan mengendalikan fungsi produksi agar sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.

2) Bertanggung jawab sepenuhnya terhadap kelancaran operasional perusahaan yang merupakan tugas dan fungsi departemen produksi.

c. Manajer Akuntansi dan Keuangan

Manajer Akuntansi dan Keuangan mempunyai tugas sebagai berikut ini.

commit to user 9

1) Membantu General Manager dalam memimpin, mengawasi, dan mengendalikan fungsi akuntansi dan keuangan agar sesuai dengan tujuan yang ditetapkan.

2) Bertanggung jawab sepenuhnya terhadap kelancaran jalannya atau operasional perusahaan yang merupakan tugas dan fungsi departemen akuntansi dan keuangan.

d. Manajer Umum dan Personalia

Manajer Umum dan Personalia mempunyai tugas sebagai berikut ini.

1) Membantu General Manager dalam memimpin, mengawasi, dan mengendalikan fungsi urusan umum dan personalia agar sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.

2) Bertanggung jawab sepenuhnya terhadap kelancaran jalannya atau operasional perusahaan yang merupakan tugas dan fungsi departemen umum dan personalia.

e. Ka. Seksi PPC – Produksi Hem

Ka. Seksi PPC- Produksi Hem mempunyai tugas sebagai berikut ini.

1) Membantu manajer produksi dalam memimpin dan mengawasi fungsi pengelolaan (penyediaan dan pemakaian) bahan baku dan bahan pembantu produksi.

commit to user 10

2) Bertanggung jawab sepenuhnya terhadap kelancaran tugas dan fungsi seksi perencanaan dan pengendalian produksi (PPC)- Garment Hem

f. Ka. Seksi Potong dan Press Krah - Produksi Hem

Ka. Seksi Potong dan Press Krah- Produksi Hem mempunyai tugas sebagai berikut ini.

1) Membantu manajer produksi dalam memimpin dan mengawasi fungsi pemotongan bahan baku dan press krah hem agar sesuai dengan pesanan.

2) Bertanggung jawab sepenuhnya terhadap kelancaran tugas dan fungsi seksi potong dan press krah – produksi hem.

g. Ka. Unit Produksi – Hem

Ka. Unit Produksi- Hem mempunyai tugas sebagai berikut ini. 1) Membantu manajer produksi dalam memimpin dan mengawasi

fungsi pembuatan busana jadi (penjahitan dan finishing awal) hem agar sesuai dengan pesanan.

2) Bertanggung jawab sepenuhnya terhadap kelancaran tugas dan fungsi unit produksi hem.

h. Ka. Seksi Seleksi dan Finishing – Produksi Hem

Ka. Seksi Seleksi dan Finishing- Produksi Hem mempunyai tugas sebagai berikut ini.

commit to user 11

1) Membantu manajer produksi dalam memimpin dan mengawasi fungsi penyelesaian akhir produksi hem (seleksi, pasang dan lubang kancing serta setrika) agar sesuai pesanan.

2) Bertanggung jawab sepenuhnya terhadap kelancaran tugas dan fungsi seksi seleksi dan finishing – produksi hem.

i. Ka. Seksi Transit dan Packing – Produksi Hem

Ka. Seksi Transit dan Packing- Produksi Hem mempunyai tugas sebagai berikut ini.

1) Membantu manajer produksi dalam memimpin dan mengawasi fungsi persiapan setor produk / barang jadi produk hem agar sesuai dengan pesanan.

2) Bertanggung jawab sepenuhnya terhadap kelancaran tugas dan fungsi seksi transit dan packing – produksi hem.

j. Ka. Unit Produksi Ekspor – Produksi Hem

Ka. Unit Produksi Ekspor- Produksi Hem mempunyai tugas sebagai berikut ini.

1) Membantu manajer produksi dalam memimpin dan mengawasi fungsi perencanaan, contoh produksi, persiapan bahan baku dan bahan pembantu, pemotongan, penjahitan, finishing dan packing / setor produk jadi agar sesuai dengan pesanan.

2) Bertanggung jawab sepenuhnya terhadap kelancaran tugas dan fungsi unit Produk Ekspor – Produksi Hem.

commit to user 12 k. Ka. Seksi PPC – Produksi Rok

Ka. Seksi PPC- Produksi Rok mempunyai tugas sebagai berikut ini.

1) Membantu manajer produksi dalam memimpin dan mengawasi fungsi perencanaan dan pengendalian produk rok serta

persiapan dan pengolahan bahan baku dan bahan pembantu agar sesuai tujuan yang telah ditetapkan.

2) Bertanggung jawab sepenuhnya terhadap kelancaran tugas dan fungsi seksi perencanaan dan pengendalian produk (PPC)-garmen Rok.

l. Ka. Seksi Potong dan Persiapan Sanggan – Produksi Rok Ka. Seksi Potong dan Persiapan Sanggan- Produksi Rok mempunyai tugas sebagai berikut ini.

1) Membantu manajer produksi dalam memimpin dan mengawasi fungsi pemotongan bahan baku agar sesuai dengan pesanan. 2) Bertanggung jawab sepenuhnya terhadap kelancaran tugas dan

fungsi seksi potong dan persiapan sanggan-produksi rok. m.Ka. Unit Produksi Eksklusif dan Special Order – Produksi Rok

Ka. Unit Produksi Eksklusif dan Special Order- Produksi Rok mempunyai tugas sebagai berikut ini.

1) Membantu manajer produksi dalam memimpin dan mengawasi fungsi pembuatan busana jadi (penjahitan dan finishing) agar sesuai pesanan.

commit to user 13

2) Bertanggung jawab sepenuhnya terhadap kelancaran tugas dan fungsi unit produksi eksklusif dan special order-produksi rok. n. Ka. Unit Produksi Reguler – Produksi Rok

Ka. Unit Produksi Regular- Produksi Rok mempunyai tugas sebagai berikut ini.

1) Membantu manajer produksi dalam memimpin dan mengawasi fungsi pembuatan busana jadi (penjahitan dan finishing) agar sesuai pesanan.

2) Bertanggung jawab sepenuhnya terhadap kelancaran tugas dan fungsi unit produksi regular-produksi rok.

o. Ka. Transit dan Packing Produksi Rok

Ka. Transit dan Packing Produksi Rok mempunyai tugas sebagai berikut ini.

1) Membantu manajer produksi dalam memimpin dan mengawasi fungsi fungsi persiapan setor produk / barang jadi produksi rok agar sesuai dengan pesanan.

2) Bertanggung jawab sepenuhnya terhadap kelancaran tugas dan fungsi seksi transit dan packing-produksi rok.

p. Ka. Seksi Akuntansi dan Keuangan

Ka. Seksi Akuntansi dan Keuangan mempunyai tugas sebagai berikut ini.

commit to user 14

1) Membantu manajer produksi dalam memimpin dan mengawasi fungsi akuntansi dan keuangan agar sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.

2) Bertanggung jawab sepenuhnya terhadap kelancaran tugas dan fungsi seksi akuntansi dan keuangan.

q. Ka. Seksi Umum dan Personalia

Ka. Seksi Umumm dan Personalia mempunyai tugas sebagai berikut ini.

1) Membantu manajer produksi dalam memimpin dan mengawasi fungsi umum dan personalia agar sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.

2) Bertanggung jawab sepenuhnya terhadap kelancaran tugas dan fungsi seksi umum dan personalia.

B. LATAR BELAKANG MASALAH

Sistem pengendalian intern meliputi struktur organsasi, metode dan ukuran- ukuran yang dikoordinasi untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan dan akuntansi, mendorong efisiensi, dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. (Mulyadi, 2001: 163). Pengendalian intern bertujuan untuk (1) menjaga kekayaan organisasi, (2) mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, (3) mendorong efisiensi, (4) mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. (Mulyadi, 2001: 163). Tujuan sistem pengendalian intern tersebut untuk menjaga

commit to user 15

organisasi yang lalu di lakukan dengan pengecekaan ketelitian dan keandalan data akuntansi agar dapat mendorong efisien dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

Setelah menentukan tujuan yang akan dicapai oleh sebuah perusahaan, tentunya harus memenuhi unsur-unsur pengedalian intern agar perusahaan berjalan sesuai yang kita harapkan. Unsur pertama adalah perusahaan harus memiliki struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Kedua perusahaan harus ada kejelasan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya. Setelah adanya kejelasan struktur organisasi dan sistem wewenang, unsur yang ke tiga yang harus ada dalam perusahaan adalah praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Unsur terakhir yang harus mengenai unsur pengendalian intern adalah adanya karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

Berhubungan dengan adanya sistem pengendalian, PT. Danar Hadi divisi garment tentu memiliki aktivitas pengendalian intern. Dimana setiap divisi harus memiliki pemisahan fungsi yang terkait dengan pengeluaran kas. Apabila sudah adanya pemisahan fungsi, maka perusahaan ini harus memiliki dokumen yang lengkap, seperti adanya dokumen setiap ada masuk atau keluar barang dari gudang. Dengan adanya dokumen-dokumen yang lengkap tentu saja juga harus di dukung dengan adanya otorisasi yang baik, karena adanya otorisasi tersebut, juga akan mempengaruhi

commit to user 16

dengan jumlah karyawan di bidang atau kemampuannya masing-masing dan berapa karyawan yang di butuhkan.

Apabila hal tersebut diatas tidak dilaksanakan, maka hal yang akan terjadi adalah kemungkinan akan terjadinya penngelapan sejumlah dana yang di berikan oleh bagian akuntansi di bagian tertentu yang meminta sejumlah dana tersebut. Selain itu, jika tidak adanua dokumen yang jelas sebagai contoh di bagian gudang, maka akan terjadi penggelapan barang seperti, bahan baku maupun bahan pembantu. Berbeda pula dengan tidak adanya otorisasi yang baik di sebuah perusahaan, maka perusahaan dapat dikatakan mempunyai pengendalian intern yang buruk. Kayawan yang sesuai dengan kemampuan dan karyawan yang cukup juga dapat menunjang kinerja perusahaan, apabila poin ini tidak terpenuhi, maka dapat merugikan peruusahaan, sebagai contoh apabila ada karyawan yang bekerja tidak sesuai dengan kemampuannya, maka pekerjaan tersebut tidak dapatselesai sesuai waktu yamg di tentukan. Jika itu terus-menerus terjadi, maka perusahaan akan mengalami kerugian yang amat besar. Kerugian itu meliputi, dapat mengalami cost yang terlalu besar yang akan di keluarkan oleh perusahaan.

Dengan adanya paparan tersebut, maka penulis tertarik untuk melakukan penulisan tugas akhir ini, penulis mengambil judul:

“EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN

PENGELUARAN KAS PADA PT. BATIK DANAR HADI DIVISI

commit to user 17

C. PERUMUSAN MASALAH

Berdasar latar belakang yang telah penulis uraikan di atas, maka rumusan masalah yang penulis adalah apakah sistem pengendalian intern pengeluaran kas yang dilakukan oleh PT. Batik Danar Hadi divisi Garment sudah baik?

D. TUJUAN PENELITIAN

Berdasarkan perumusan masalah yang telah di kemukakan di atas, maka tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui seberapa baik dan buruknya sistem pengendalian inten pengeluaran kas PT. Batik Danar Hadi divisi Garment, dilihat dari adanya pengamatan dan teori yang ada.

E. MANFAAT PENELITIAN

Penelitian ini diharapkan dappat memberikan manfaat untuk berbagai pihak sebagai berikut:

1. Bagi Perusahaan

Hasil penelitian ini dapat digunakan sebagai masukan dari pihak luar supaya menjadi lebih baik lagi. Penelitian ini juga di gunakan sebagai alat ukur seberapa berkembangnya sistem akuntansi yang dijalankan pada perusahaan tersebut. Peneltian ini juga bsa digunakan sebagai pertimbangan-pertimbangan yang dapat digunakan guna menanggulangi adanya kelemahan sistem akuntansi, supaya lebih baik lagi dalam penerapan sistem akuntansinya.

commit to user 18 2. Bagi Pembaca

Hasil penelitian ini dapat digunakan sebagai penambah wawasan pengetahuan yang berhubungan dengan sistem pengendalian pengeluaran kas dan penelitian yang sejenis di masa yang akan datang.

commit to user 19 BAB II

ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

A. TINJAUAN PUSTAKA 1. Definisi Sistem

Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. (Mulyadi, 2001: 2). Sementara itu, menurut Baridwan (1990: 1) sistem merupakan suatu kerangka, suatu kegiatan, dan prosedur-prosedur yang paling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsii utama dari perusahaan.

Dari kedua pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah serangkaian unsur suatu kegiatan dan prosedur-prosedur yang saling berhubungan antara satu dengan lainnya yang disusun dengan suatu skema untuk mencapai tujuan tertentu dari sebuah perusahaan. 2. Definisi Pengendalian Intern

Sistem pengendalian intern meliputi stuktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi danmendorong dipatuhinya kebijakan manajemen (Mulyadi, 2008: 163).

commit to user 20

Sistem pengendalian intern terdiri atas berbagai kebijakan, praktik dan prosedur yang diterapkan oleh perusahaan untuk mencapai empat tujuan umum perusahaan (James, 2007: 181).

Sedangkan menurut Harngren dan Harrison, (2007: 390) mendefinisikan pengendalian intern adalah rencana organisasional dan suatu tindakan terkait yang dirancang untuk: (a) mengamankan aktiva, (b) mendorong karyawan untuk mengikuti kebijakan perusahaan, (c) meningkatkan efisiensi operasi, dan (c) memasukan catatan yang akurat dan dapat diandalkan.

3. Tujuan Pengendalian Intern

Tujuan pengendalian intern dikategorikan menjadi tiga yaitu adalah keandalan laporan keuangan, kepatuhan terhadap hokum dan peraturan yang berlaku, dan efektivitas dan efisiensi operasi. (Boynton. 2008: 373).

Menurut Mulyadi (2008: 134) ada empat sasaran atau tujuan pengendalian intern adalah:

a. menjaga kekayaan organisasi,

b. mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, c. mendorong efektivitas dan efisiensi operasi, dan d. mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

Menurut Rama dan Jones (2008: 134) ada empat sasaran atau tujuan pengendalian intern adalah:

commit to user 21

b. keandalan pelaporan keuangan,

c. ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku, d. pengamanan asset.

Menurut James (2007: 181) tujuan intern dalam perusahaan adalah: menjaga aktiva perusahaan, memastikan akurasi dan keandalan catatan serta informasi akuntansi, mendorong efisiensi dalam operasional perusahaan, mengukur kesesuaian dengan kebijakan serta prosedur yang telah ditetapkan oleh pihak manajemen.

4. Elemen-Elemen Sistem Pengendalian Intern

Menurut Mulyadi (2008: 164), disebutkan bahwa unsur-unsur pokok sistem pengendalian intern ada 4 (empat) yaitu:

a. struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas,

b. sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya,

c. praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi,

commit to user 22

Untuk lebih memahami elemen-elemen sistem pengendalian intern di atas, maka harus memahami tiap elemen tersebut.

a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.

Pengertian struktur organisasi menurut James (2007: 22) bahwa struktur organisasi mencerminkan distribusi tanggungjawab, otorisasi dan akuntabilitas diseluruh perusahaan. Struktur organisasi yang disusun harus dapat menunjukkan garis-garis wewenang dan tanggungjawab yang jelas. Hal ini sesuai dengan yang dijelaskan oleh Boynton (2008: 382) struktur organisasi entitas biasanya digambarkan dengan suatu bagan organisasi yang harus secara akurat merefleksikan garis wewenang dan hubungan pelaporan. Untuk dapat memenuhi syarat adanya suatu pengawasan yang baik, hendaknya struktur organisasi dapat memisahkan fungsi-fungsi operasional, penyimpanan dan pencatatan (Mulyadi, 2008: 165).

Menurut Boynton (2008: 387) pemisahan tanggung jawab untuk melaksanakan transaksi, mencatat transaksi dan memelihara penjagaan aktiva yang dihasilkan dari transaksi harus dibebankan kepada individu atau departemen yang berbeda. Menurut Mulyadi (2008: 165) untuk memperjelas pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi didasarkan pada beberapa prinsip berikut ini.

1. Harus dipisahkan fungsi operasi, fungsi penyimpanan dan fungsi akuntansi,

commit to user 23

Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan. Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk menyimpan aktiva perusahaan. Sedangkan fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa keuangan perusahaan.

2. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi.

b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.

Dalam organisasi, setiap transaksi dapat terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu dalam suatu organisasi harus dibuat sebuah sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. (Mulyadi, 2008: 168)

Menurut James (2007: 191) tujuan dari otorisasi (transaction authorization) adalah untuk memastikan bahwa semua transaksi yang diproses oleh sistem informasi itu valid dan sesuai dengan tujuan pihak manajemen. Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam dalam formulir dicatat di dalam catatan akuntansi dengan tingkat ketelitian dan keandalannya (reliability) yang tinggi. Dengan demikian sistem otorisasi akan menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang

commit to user 24

dapat dipercaya, sehingga akan menjadi masukan yang dapat dipercaya bagi proses akuntansi.

c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.

Menurut Mulyadi (2008: 169) cara-cara yang dapat ditempuh oleh perusahaan dalam melaksanakan praktik sehat adalah :

1. penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya dapat dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang,

2. pemeriksaan mendadak (surprise audit) yang dilaksanakan tanpa pemberitahuan lebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa dan dengan jadwal yang tidak teratur,

3. setiap transaksi tidak boleh dilakukan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain,

4. perputaran jabatan (job rotation) yang diadakan secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya, 5. setiap karyawan berhak atas keharusan pengambilan cuti. Selama cuti,

jabatan karyawan yang bersangkutan digantikan sementara oleh pejabat lain, sehingga seandainnya terjadi kecurangan dalam unit yang bersangkutan diharapkan dapat diungkap oleh pejabat yang menggantikan karyawan tersebut,

6. secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya. Untuk menjaga persaingan organisasi dan mengecek

commit to user 25

ketelitian serta keandalan catatan akuntansinya, secara periodik harus dilakukan rekonsiliasi antara kekayaan secara fisik dengan catatan akuntansi yang bersangkutan dengan kekayaan tersebut,

7. pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain. Unit organisasi ini disebut dengan unit pengawas intern atau staff pemeriksa intern. Adanya unit pengawas intern atau staff pemeriksa intern dalam perusahaan akan menjamin efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian intern, sehingga kekayaan perusahaan akan terjamin keamanannya dan data akuntansi akan terjamin ketelitian dan keandalannya.

d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggunng jawab.

Menurut Horngren dan Harrison (2007: 392), dalam prosedur pengendalian internal termasuk adanya karyawan yang kompeten, dapat diandalkan dan etis.

Unsur mutu karyawan merupakan unsur sistem pengendalian intern yang penting. Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsure pengendalian intern yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum dan perusahaan tetap mampu mempertanggungjawabkan keuangan yang dapat diandalkan (Mulyadi, 2008: 173).

commit to user 26 5. Pengertian Kas

Pengertian kas menurut buku pedoman standar akuntansi keuangan (PSAK) no. 2 adalah: kas terdiri dari saldo kas (cash on hand) dan rekening giro dan setara kas (cash equivalent) adalah investasi yang sifatnya likuid berjangka pendek dan dengan cepat dapat dijadikan kas dalam jumlah tertentu tanpa menghadapi resiko perubahan nilai yang signifikan. (IAI, 2009: 2.2)

Kas adalah uang tunai dan setara dengan uang tunai serta saldo rekening giro yang tidak dibatasi penggunaannya untuk membiayai kegiatan entitas. Sedangkan setara kas adalah investasi jangka pendek dan sangat likuid yang siap dikonversikan menjadi kas dengan jumlah tertentu, tergantung pada resiko perubahan nilai yang tidak signifikan. (Bastian, 2007: 118)

Sedangkan pengeluaran kas adalah kas yang digunakan untuk membiayai berbagai macam kegiatan operasional sehari-hari perusahaan

6. Pengertian Siklus Pengeluaran

Siklus pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa (Romney dan Steinbart, 2004: 74). Menurut Hall (2006: 318) tujuan dari siklus pengeluaran adalah untuk mengubah kas perusahaan ke dalam bentuk bahan baku

commit to user 27

fisik serta sumber daya manusia yang membutuhkannya untuk menjalankan bisnis.

7. Sistem Pengendalian Internal Pengeluaran Kas

Sistem pengendalian intern yang baik dalam sistem kas mensyaratkan agar dilibatkan pihak luar (bank) ikut serta dalam mengawasi kas perusahaan dengan cara sebagai berikut (Mulyadi, 2001: 516-517).

a. Semua penerimaan kas harus disetorkan penuh ke bank pada hari yang sama dengan penerimaan kas atau pada hari kerja berikutnya. b. Semua pengeluaran kas dilakukan dengan cek.

c. Pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek (karena jumlahnya kecil) dilakukan melalui dana kas kecil yang diselenggarakan dengan imprest system.

B. SISTEM PENGELUARAN KAS PADA PT. BATIK DANAR HADI DIVISI GARMENT

1. Unit Organisasi dan Bagian-bagian yang Terkait

Unit-unit organisasi PT. Batik Danar Hadi divisi Garment yang terkait dengan transaksi pengeluaran kas ini antara lain:

a) pembelian, b) seksi personalia, c) seksi akuntansi, d) manager keuangan,

commit to user 28 e) bagian umum.

2. Deskripsi Tugas dan Wewenang

Dari unit organisasi dan bagian-bagian yang terkait dengan sistem pengeluaran kas di atas, memiliki tugas yang dan wewenang yang berbeda-beda dalam sistem pengeluaran kas ini. Diskripsi tugas dan wewenang yang dimiliki oleh setiap bagian dari organisasi terebut adalah sebagai berikut:

a) pembelian

Bagian pembelian memiliki tanggung jawab dalam pelaksanaan pembelian bahan pembantu secara keseluruhan. Selain melakukan pembelian bagian pembelian juga harus mencatat pembelian dan mengumpulkan faktur dan bukti transaksi pembelian.

b) seksi personalia

Bagian personalia memiliki tanggung jawab dalam pengawasan absensi kayawan yang di gunakan sebagai acuan penghitungan gaji karyawan.

c) seksi akuntansi

Seksi akuntansi dalam sistem pengeluaran kas ini bertugas untuk memberikan otorisasi pengeluaran kas yang diajukan oleh bagian yang mengajukan pengeluaran kas. Selain itu seksi akuntansi juga bertugas untuk mencatat transaksi pengeluaran kas yang dilakukan ke dalam situasi kas harian dan cash flow.

commit to user 29 d) manager akuntansi

Manager keuangan bertugas untuk memberikan otorisasi penggajian dan melakukan pembayaran listrik, air, dan juga telepon. e) bagian umum

Bagian umum memiliki tanggung jawab melakuakn pembelian bahan pembantu non operasi maupun pembayaran-pembayaran yang berhubungan dengan operasional perusahaan.

3. Dokumen yang Digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem Pengeluaran kas PT. Batik Danar Hadi divisi Garment adalah sebagai berikut:

a) Bon Sementara

Bon sementara digunakan untuk mencatat pengajuan bahan pembantu yang akan dibeli.

b) Nota Kas Keluar

Nota kas keluar digunakan untuk melakukan pencatatan pengeluaran kas sementara yang digunakan untuk pembelian bahan pembantu.

c) Slip gaji

Slip gaji digunakan untuk pengajuan otorisasi ke manager keuangan yang lalu di gunakan sebagai dasar pencatatan seksi akuntasi.

commit to user 30 d) Surat Tagihan

Surat tagihan merupakan penagihan pebayaran yang berbentuk seperti nota pembayaran (listrik, air, dan telepon).

e) Nota Pembelian

Nota pembelian merupakan bukti transaksi pembelian bahan pembantu yang telah dilakukan.

f) Bukti Kas Keluar

Bukti kas keluar ini digunakan untuk bukti pengeluaran kas yang telah dilakukan oleh bagian akuntansi.Dalam sistem akuntansi pembelian ini bukti kas keluar berfungsi sebagai pencatatan kas keluar yang digunakan untuk pembelian bahan pembantu yang dilakukan.

g) Situasi Kas Harian

Situasi kas harian digunakan untuk pencatatan pengeluaran dan pemasukan kas perusahaan dengan periode harian.

4. Catatan Akuntansi yang Digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas PT. Batik Danar Hadi divisi Garment adalah sebagai berikut:

a) Buku Ispidisi

Buku Ispidisi digunakan oleh perusahaan untuk melakukan pencatatan pembelian bahan pembantu maupun pembelian biaya

commit to user 31

non operasi. Buku ini untuk membantu perekapan bahan pembantu yang dibeli berdasarkan nota yang diperoleh oleh perusahaan. b) Laporan Aliran Kas (Cash Flow)

Cash flow merupakan laporan keuangan yang dibuat oleh perusahaan untuk menggambarkan pergerakan kas yang dilakukan oleh perusahaan selama periode tertentu.

5. Prosedur Pembelian Bahan Pembantu

Prosedur-prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian bahan pembantu yang dilaksanakan oleh PT. Batik Danar Hadi divisi Garment adalah sebagai berikut:

a) Bagian pembelian mengajukan Bon Sementara kepada Seksi Akutansi untuk mendapatkan kas yang akan digunakan untuk melakukan pembelian bahan pembantu.

b) Seksi Akuntansi mengotorisasi Bon Sementara yang diajukan oleh fungsi pembelian dan membuat Nota Kas Keluar (2 lembar) dengan jumlah kas sesuai dengan jumlah yang diajukan oleh bagian pembelian sebagai bukti pemberian kas kepada bagian pembelian. Seksi akuntansi mendapat Bon Sementara lembar kedua yang telah dibuat oleh bagian pembelian.

c) Bagian pembelian mencatat pembelian ke dalam buku Ispidisi sesuai dengan nota yang telah diterima dari hasil pembelian bahan pembantu.

commit to user 32

d) Bagian pembelian menyerahkan Surat Penyerahan Barang lembar 2 ke Bagian Gudang Bahan Pembantu untuk diarsipkan. Lembar 1 dan 3 Surat Penyerahan Barang, serta nota pembelian diserahkan ke seksi akuntansi. Lembar 4 diarsipkan oleh bagian pembelian. e) Seksi akuntansi membuat bukti kas keluar sesuai dengan kategori

masing-masing, sesuai dengan nota yang diterima dari fungsi pembelian sebagai bukti pembelian bahan pembantu.

f) Dengan dasar Nota pembelian bahan pembantu, surat penyerahan barang, bon sementara, dan bukti kas keluar, maka seksi akuntansi membuat buku Situasi Kas Harian (2 lembar).

g) Bukti-bukti pembelian dan buku situasi kas harian diarsipkan. Seksi akuntansi kemudian membuat laporan berdasarkan dokumen dan catatan yang telah diterima ke dalam cash flow harian.

6. Prosedur Pengeluaran Kas untuk Penggajian

a) Seksi personalia mengajukan permintaan pembayaran gaji kepada seksi akuntansi dengan menggunakan rekap gaji karyawan.

b) Seksi akuntansi mengajukan rekap gaji karyawan tersebut ke akuntansikeuangan untuk mendapatkan otorisasi.

c) Seksi akuntansi lalu meng- otorisasi rekap gaji tersebut dan membuat nota kas keluar.

d) Dengan dasar rekap gaji karyawan dan nota kas keluar, maka seksi akuntansi membuat buku Situasi Kas Harian (2 lembar).

commit to user 33

e) Rekap gaji karyawan, nota kas keluar dan Situasi Kas Harian lalu di arsipkan. Seksi akutansi kemudian membuat laporan yang berdasarkan dokumen dan catatan yang di gunakan kedalam cash flow harian.

7. Proseedur Pengeluaran Kas Lainnya

a) Bagian yang memerlukan pengeluaran kas mengajukan permintaan pengeluaran kas dengan membuat bon sementara.

b) Seksi Akuntansi mengotorisasi Bon Sementara yang diajukan oleh fungsi yang terkait dan membuat Nota Kas Keluar (2 lembar) dengan jumlah kas sesuai dengan jumlah yang diajukan oleh bagian terkait sebagai bukti pemberian kas kepada bagian terkait. Seksi akuntansi mendapat Bon Sementara lembar kedua yang telah dibuat oleh bagian terkait.

c) Bagian yang terkait mencatat pengeluaran ke dalam buku Ispidisi sesuai dengan nota yang telah diterima dari hasil pembelian atau pembayaran.

d) Seksi akuntansi membuat bukti kas keluar sesuai dengan kategori masing-masing, sesuai dengan nota yang diterima dari yang melakukan transaksi sebagai bukti adanya pembelian atau pembayaran.

commit to user 34

e) Dengan dasar Nota pembelian atau pembayaranbon sementara, dan bukti kas keluar, maka seksi akuntansi membuat buku Situasi Kas Harian (2 lembar).

f) Dengan dasar Nota Pembelian non operasi, pembayaran, bon sementara, dan bukti kas keluara, maka seksi akuntansi membuat buku Situasi Kas Harian (2 lembar).

g) Bukti-bukti pembelian atau pembayaran dan buku situasi kas harian diarsipkan. Seksi akuntansi kemudian membuat laporan berdasarkan dokumen dan catatan yang telah diterima ke dalam cash flow harian.

8. Praktik yang Sehat

Berikut adalah praktik yang sehat yang dilakukan oleh PT. Batik Danar Hadi divisi Garment.

a) Penggunaan formulir urut tercetak yang pemakaiannya dapat dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang.

b) Setiap karyawan berhak atas keharusan pengambilan cuti, karena selama cuti jabatan karyawan yang bersangkutan digantikan sementara oleh pejabat lain, sehingga seandainya terjadi kecurangan dalam unit yang bersangkutan diharapkan dapat diungkap oleh pejabat yang menggantikannya tersebut.

c) Saldo kas yang ada di tangan harus dilindungi dari kemungkinan atau pengguaan yang tidak semestinya.

commit to user 35

d) Semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan menggunakan cek atas nama perusahaan penerima pembayaran atau dengan pemindah bukuan.

e) Secara periodik diadakan pencocokan jumlah fisik kas yang ada ditangan denggan jumlah kas menurut catatan akuntansi.

f) Kasir dilengkapi dengan alat- alat yang mencegah terjadinya pencurian terhadap kas yang ada di tangan (misalnya mesin register kas, almari besi, dan strong room).

g) Semua nomor cek harus dipertanggung jawabkan oleh bagian kasir.

9. Karyawan yang Mutunya Sesuai dengan Tanggung Jawab

Mutu karyawan yang baik merupakan unsur sistem pengendalian intern yang penting. Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur usur pengendalian yang lain dimungkinkan dapat dikurangi dari porsi yang sudah ditentukan, tetapi dengan catatan perusahaan mampu mempertanggung jawabkan keuangan yang dapat diandalkan.

10.BAGAN ALIR DOKUMEN (FLOW CHART)

Bagan Alir dokumen dari sistem pembelian bahan pembantu yang dilakukan oleh PT. Batik Danar Hadi divisi Garment adalah:

commit to user 36

Bagian Pembelian

Catatan:

BS : Bon Sementara

BSOAK : Bon Sementara Otorisasi Akuntansi

NKK : Nota Kas Keluar

Gambar II. 1

Bagan Alir Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas PT. Batik Danar Hadi divisi Garment

2

BSOAK 2 NKK 1

Melakukan Pembelian 3 Faktur 4 3 2 SPB 1 T 3 Buku Ispidisi Mencatat Pembelian Mulai Membuat Bon Sementara 2 BS 1 Mengajukan otorisasi pembelian 1

commit to user 37 Akuntansi

Catatan:

BS: Bon Sementara telah BSOAK: Bon Sementara telah

Otorisasi Akt SPB : Surat Penyerahan Barang Beserta Kas BKK: Bukti Kas Keluar SKH : Situasi Kas Harian

Gambar II. 1

Bagan Alir Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas PT. Batik Danar Hadi divisi Garment (Lanjutan)

1

2

BS 1

Otorisasi permintaan pembelian dan kas

Membuat pengeluaran kas

sementara 2

BSO AK 1

2

Nota 1 Kas Keluar 2 2 3 T Mengumpulkan dokumen dan melakukan pencocokan 3 3 3 3

SPB 1 Faktur Nota Kas 1

keluar Membuat Bukti pengeluaran kas Membuat laporan pengeluaran kas Cash Flow T 2 SKH 1

2 BKK 1

Faktur 3 SPB 1 Nota Kas 1 keluar

commit to user 38

Seksi Personalia

Catatan:

RGOMA: Rekap Gaji Otorisasi Manager Akuntansi

NKK : Nota Kas Keluar

Gambar II. 1

Bagan Alir Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas PT. Batik Danar Hadi divisi Garment (Lanjutan)

Mulai

Membuat Permintaan

Gaji

2 Rekap 1 Gaji

1

T

4

RGOMA 1

1

NKK

Membuat Slip Gaji

Slip Gaji

Pembayaran Gaji

commit to user 39

Akuntansi

Catatan:

RGOMA : Rekap Gaji Otorisasi Manager Akuntansi

NKK : Nota Kas Keluar

SKH : Situasi Kas Harian

Gambar II. 1

Bagan Alir Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas PT. Batik Danar Hadi divisi Garment (Lanjutan)

1

2 Rekap 1 Gaji

Pengajuan Otorisasi

2

Rekap 1

Gaji otorisasi 2 Beserta kas 2 2 Otorisasi 2 1 RGOMA 5 4 Membuat Nota Kas Keluar 5 4 1 RGOMA 2

NKK 1

2

RGOMA

NKK 1

Membuat Situasi Kas

Harian

2 SKH 1

T

Melakukan Pembukuan

RGOMA 2 NKK 1 SKH 2

Cash Flow

commit to user 40

Bagian Umum

Catatan:

BS : Bon Sementara

BSOAK : Bon Sementara Otorisasi Akuntansi

NKK : Nota Kas Keluar

Gambar II. 1

Bagan Alir Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas PT. Batik Danar Hadi divisi Garment (Lanjutan)

Mulai

Membuat Bon Sementara

2 BS 1

Mengajukan otorisasi pembelian

1

2

BSOAK 2 NKK 1

Melakukan Pembelian/ pembayaran

3 Faktur

Buku Ispidisi

Mencatat Pembelian

commit to user 41

Akuntansi

Catatan:

BSOAK : Bon Sementara Otorisasi Akuntansi

BKK : Bukti Kas Keluar

SKH : Situasi Kas Harian

Gambar II. 1

Bagan Alir Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas PT. Batik Danar Hadi divisi Garment (Lanjutan)

2 1

2

BS 1

Otorisasi permintaan pembelian non operasi/

pembayaran dan kas

Membuat pengeluaran kas

sementara 2

BSO AK 1

2

Nota 1 Kas Keluar 2 3 T Beserta kas Mengumpulkan dokumen dan melakukan pencocokan 3 Faktur Nota Kas 1 keluar 3 Faktur Nota Kas 1 keluar Membuat Bukti pengeluaran kas Membuat laporan pengeluaran kas Cash Flow T 2 SKH 1

2 BKK 1

commit to user 42

C. EVALUASI TERHADAP SISTEM PENGENDALIAN INTERN PENGELUARAN KAS PADA PT. BATIK DANAR HADI DIVISI GARMENT

1) Pengeluaran Kas

Dari penjelasan sistem pengeluaran PT. Batik Danar Hadi divisi garment di atas maka dapat dilakukan perbandingan dengan teori yang sudah ada. Pernbandingan tersebut antara lain:

a) Unit Organisasi terkait

Dari unit organisasi yang dimiliki oleh PT. Batik Danar Hadi divisi Garment, perusahaan ini hanya melibatkan 5 unit organisasi yaitu Pembelian, seksi personalia, manager keuangan, akuntansi, dan bagian umum.

Menurut teori yang telah penulis jabarkan, unit organisasi yang dimiliki oleh PT. Batik Danar Hadi divisi Garment ini ada perbedaan dengan teori. Perusahaan lebih memilih untuk tidak menggunakan fungsi yang terpisah dalam melakukan otorisasi yang terpisah dari bagian penyimpanan uang atau akuntansi.. Hal ini ditunjukan dengan tidak adanya otorisasi dari yang berwenang, dan pada pembelian hanya mendapat otorisasi dari fungsi akuntansi yang sebenarnya manager keuangan- lah yang berwenang untuk meng- otorisasi.

commit to user 43

Bagian yang terkait untuk pengeluaran kas (pembelian dan atau pembayaran tagihan) langsung menerima sejumlah dana. Dokumen yang digunakan

Dokumen yang digunakan oleh PT. Batik Danar Hadi divisi Garment ini adalah dengan menggunakan Bon Sementara, Nota kas keluar sementara, Surat penyerahan barang, nota pembelian dan Bukti kas keluar.Bon Sementara dan Surat penyerahan barang dibuat oleh bagian pembelian, sementara nota kas keluar sementara dan bukti kas keluar dibuat oleh Seksi Akuntansi.

b) Catatan akuntansi yang digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan oleh PT. Batik Danar Hadi divisi Garment adalah Buku Ispidisi, Buku Situasi Kas Harian, dan Laporan Arus Kas (Cash Flow). Buku Ispidisi dibuat oleh bagian pembelian, sementara buku situasi kas harian dan laporan cash flow dibuat oleh seksi akuntansi.

Catatan akuntansi yang dibuat oleh PT. Batik Danar Hadi divisi Garment ini memiliki beberapa perbedaan dengan yang ada dalam teori. Dalam teori disebutkan catatan yang digunakan dalam sistem pengeluaran kas antara lain nota kas keluar, stuasi kaas harian dan cash flow.

Dengan demikian dapat dikatakan bahwa meskipun berbeda dengan teori yang telah ada, namun catatan akuntansi yang digunakan

commit to user 44

oleh PT. Batik Danar Hadi ini sudah sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

2. Unsur-unsur Pengendalian Inten a) Struktur Organisasi

Dalam teori struktur organisasi menunjukan rerangka pembagian tanggung jawab yang diberikan perusahaan. Prinsip yang mendasari pembagian tanggun jawab fungsional tersebut menurut teori adalah pemisahan fungsi operasi dengan fungsi akuntansi, serta suatu fungsi tidak boleh menjalankan fungsinya dari awal sampai sampai akhir.

Dari pelaksanaan sistem yang dilakukan oleh PT. Batik Danar Hadi divisi Garment tersebut dapat dilihat bahwa prinsip yang pertama yaitu pemisahan fungsi penyimpanan kas dan fungsi akuntansi belum dilaksanakan sesuai dengan yang dikemukakan dalam teori. Penyimpanan kas yang di lakukan fungsi akuntansi masih menjadi satu terjadi berdasar otorisasi yang dilakukan.

Fungsi pengeluaran melaksanakan sistem pengeluaran kas dari awal hingga akhir sendiri hampir secara keseluruhan. Hal ini bertentangan dengan prinsip yang kedua yang menyatakan bahwa suatu fungsi tidak boleh menjalankan fungsinya dari awal sampai sampai akhir. Dapat dilihat dalam sistem yang dijalankan oleh perusahaan bahwa pengeluaran kas dan pencatatan pengeluaran kas di buat yang

commit to user 45

dibuat, semua dilaksanakan oleh satu fungsi, yaitu fungsi pengeluaran kas. Hal ini menunjukan ketidak sesuaian antara teori yang ada dengan praktik yang dilaksanakan.

b) Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

Adanya pembagian wewenang dalam struktur organisasi untuk otorisasi akan melancarkan terjadinya transaksi. Media untuk otorisasi tersebut adalah dokumen. Dengan adanya otorisasi pada dokumen maka pembukuan yang dilakukan menjadi lebih terpercaya.

Dalam transaksi pengeluaran kas yang dilakukan PT. Batik Danar hadi divisi garment belum ada pembagian wewenang untuk melakukan otorisasi terhadap dokumen-dokumen yang digunakan. Otorisasi dokumen tersebut antara lain adalah otorisasi terhadap pengajuan yang dilakukan oleh bagian pembelian kepada manager keuangan. Otorisasi ini dilakukan dengan Bon Sementara yang di tandatangani oleh fungsi akuntansi.

Dari pembagian wewenang untuk otorisasi tersebut perusahaan belum menjalankan pengendalian intern terhadap sistem otorisasi dokumen dan prosedur pencatatan seperti yang telah diuraikan dalam teori.

c) Praktik yang Sehat

Dengan adanya praktik yang sehat dalam pelaksanaan sistem wewenang dan tanggung jawab fungsional maka sistem yang disusun

commit to user 46

oleh perusahaan akan berjalan dengan baik. Dengan demikian perlu diadakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat tersebut.

Cara yang telah ditempuh oleh PT. Batik Danar Hadi divisi Garment yang telah sesuai dengan yang dikemukakan dalam teori adalah: a) Penggunaan formulir bernomor urut cetak yang pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh pemakainya. Dokumen ini adalah bon sementara, surat penyerahan barang dan bukti kas keluar, semua formulir/dokumen tersebut menggunakan nomor urut cetak. b) Pengambilan cuti yang diharuskan diambil oleh setiap karyawan. c) Semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan menggunakan cek atas nama perusahaan penerima pembayaran atau dengan pemindah bukuan. d) Saldo kas yang ada di tangan harus dilindungi dari kemungkinan atau pengguaan yang tidak semestinya. e) Secara periodik diadakan pencocokan jumlah fisik kas yang ada ditangan denggan jumlah kas menurut catatan akuntansi. f) Kasir dilengkapi dengan alat- alat yang mencegah terjadinya pencurian terhadap kas yang ada di tangan (misalnya mesin register kas, almari besi, dan strong room). g) Semua nomor cek harus dipertanggung jawabkan oleh bagian kasir.

Dengan adanya pengendalian praktik yang sehat yag telah dilaksanakan seperti, setiap karyawan diberi 12 (dua belas) kali cuti tiap tahunnya. Diharapkan pengendalian ini dapat menghindari adanya penyelewengan dana yang seharusnya digunakan untuk pembayaran tetapi digunakan oleh pribadi sendiri, atau pembelian bahan baku atau

commit to user 47

pembelian lain-lain serta pembayaran-pembayaran yang tidak semestiya, karena dengan ini perusahaan dapat mengkontrol pengeluaran kas yang teradi di PT. Batik Danar Hadi divisi Garment.

Namun demikian masih ada mekanisme atau praktik yang sehat yang belum dilakukan, seperti otorisasi pengeluaran kas yang dilakukan secara tidak jelas dan konsisten dengan prosedur yang telah ada. Tidak adanya pemberian cap lunas di dalam bukti kas keluar. Selain itu adanya praktik pelaksanaan transaksi yang dilakukan oleh satu orang dari membuat permintaan pembelian sampai pembayaran, walaupun sudah terdapat bagian-bagian yang mempunyai kewenangan masing-masing. Di dalam pengendalian terhadap kas perusahaan, perusahaan hanya menggunakan rekening berupa tabungan yang relatif terbatas kegunaannya, serta tidak melaksanakan mekanisme kas kecil atau petty cash. Tidak diadakannya pemeriksaan mendadak untuk pemegang kas agar dapat ditemukan informasi tindakan penyelewengan atau kecurangan terkait kas. Selain itu perusahaan juga tidak melakukan pemeriksaan oleh pihak independen dan melakukan pencocokan antara yang tercatat dengan yang tersedia secara fisik, sehingga kecurangan atau penyelewengan tidak dapat diidentifikasi perusahaan secara cepat dan akurat. Dengan tidak dilaksanakannya beberapa mekanisme pengendalian tersebut maka dapat memungkinkan terjadinya kecurangan atau penyelewengan kas perusahaan.

commit to user 48

BAB III

TEMUAN

Setelah dilakukan evaluasi data pada bab sebelumnya, penulis menemukan adanya kelebihan dan kelemahan dalam Sistem Pengendalian Intern terhadap Pengeluaran Kas yang ada dalam PT. Danar Hadi divisi Garment adalah sebagai berikut:

A. KELEBIHAN

1. Fungsi pembelian yang terpisah dari fungsi keuangan.

2. Pencatatan ke dalam catatan akuntasi telah berdasarkan dokumen sumber dan dilampiri dengan dokumen pendukung, sehingga memudahkan dalam penelusuran jika terjadi kesalahan.

3. Pemberian cuti untuk karyawan, bertujuan untuk mengungkap jika ada kecurangan atau penyelewengan dalam kegiatan yang dilakukan. 4. Formulir sudah bernomor urut tercetak, agar lebih mudah dalam

mempertanggungjawabkan transaksi yang terjadi.

5. Transaksi pembelian bahan pembantu yang terjadi dari awal hingga akhir tidak lakukan sendiri, menghindari adanya penelewengan sejumlah dana dan bahan pembantu yang ada karena adanya transaksi yang terjadi.

commit to user 49 B. KELEMAHAN

1. Fungsi yang berwenag mencatat pengeluaran dirangkap bersama dengan fungsi pengeluaran atau pembayaran kas. Perangkapan fungsi ini dapat memperbesar kemungkinan terjadinya penyelewengan kas perusahaan.

2. Praktik otorisasi pengeluaran kas yang dijalankan perusahaan kurang konsisten dan tidak patuh terhadap prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Otorisasi sering dilakukan oleh pihak-pihak yang tidak memiliki kewenangan, sehingga dapat menimbulkan kemungkinan terjadinya penyelewengan.

3. Mekanisme bukti pelunasan dengan pemberian tanda atau cap lunas pada bukti kas keluar tidak dijalankan oleh perusahaan, sehingga memungkinkan terjadinya pembayaran yang berulang untuk transaksi yang sama, sehingga merugikan bagi perusahaan.

4. Walaupun perusahaan sudah menyusun struktur organisasi beserta kewenangannya, namun masih terjadi praktik pelaksanaan transaksi yang dilakukan satu orang dari awal hingga akhir transaksi. Kondisi ini akan mengurangi kemungkinan terlaksananya proses verivikasi dan memperbesar potensi terjadinya kecurangan.

5. Perusahaan tidak membuka rekening koran dan hanya mengguakan rekening tabungan dengan demikian perusahaan tidak dapat memperoleh informasi yang lebih lengkap dan terperinci terkai dengan kas seperti informasi mutasi, pihak yang bertransaksi yang dapat

commit to user 50

diperoleh dari rekening koran. Kondisi ini dapat memungkinkan perusahaan untuk tidak responsif atas kecurangan atau kesalahan yang terjadi terkait kas perusahaan, selain itu perusahaan juga tidak mengadakan petty cash.

6. Tidak diadakannya pemeriksaan mendadak untuk pemegang kas agar dapat ditemukan informasi tindakan penyelewengan atau kecurangan terkait kas. Dengan demikian perusahaan lebih dapat mengkontrol kinerja karyawan.

7. Perusahaan tidak melakukan pemeriksaan oleh pihak independen dan melakukan pencocokan antara yang tercatat dengan yang tersedia secara fisik, sehingga kecurangan atau penyelewengan tidak dapat diidentifikasi perusahaan secara cepat dan akurat

commit to user 51

BAB IV

PENUTUP

A. KESIMPULAN

Berdasarkan penelitian dan pembahasan yang dilakukan pada PT. Batik Danar Hadi divisi Garment dapat ditarik kesimpulan bahwasanya Pengendalian Intern Pengeluaran Kas di perusahaan PT. Batik Danar Hadi divisi Garment sudah baik, meskipun masih harus ada yang diperbaiki, seperti rangkap jabatan yang mengakibatkan pengedalian intern yang buruk, tidak adaya otorisasi dari pihak yang berwenang slain fungsi keuangan atau akuntansi, tidak adanaya cap “lunas” pada saat pemberian kas, transaksi pengeluaran kas yang di lakukan sendiri, tidak adanya penggunaan rekening koran, tidak adanya penyelenggaraan dana kas kecil, tidak adanya surprise audit, dan tidak dilakukannya pencocokan fisik kekayaan dengan catatan.

B. SARAN DAN REKOMENDASI

Berdasarkan kesimpulan diatas, maka saya selaku penulis memberikan beberapa saran yang dapat menjadi pertimbangan untuk perbaikan sistem pengendalian intern pengeluaran kas PT. Batik Danar Hadi divisi Garment.

1) Memisahkan fungsi dengan tegas antara pemegang dan yang melakukan pencatatan terhadap kas ke dalam akuntansi. Hal ini bertujuan mengurangi resiko teradinya penyelewengan dana yang mempengaruhi kinerja perusahaan.

commit to user 52

2) Di dalam praktik dalam pelaksanaan prosedur khususnya otorisasi terhadap pengeluaran kas hendaknya dapat dilakukan secara patuh dan konsisten sesuai dengan sistem dan prosedur yang sudah ditetapkan perusahaan dengan harapan dapat meminimalisasi terjadinya kecurangan atau penyelewengan.

3) Pemberian cap “lunas” pada saat periang kas tunai. Hal ini bertujuan menghindari adanya penelewengan dana yang dilakukan oleh fungsi terkait pengeluaran kas.

4) Pelaksanaan transaksi yang dilakukan oelh beberapa orang sehingga transaksi yang terjadi tidak dilakukan oleh orang yang sama.

5) Mengadakan rekening koran bank yang merupakan informasi dari pihak ketiga yang betujuan untuk mengecek ketelitian catatan kas oleh fungsi pemeriksa intern yang merupakan fungsi yang tidak dalam pencatatan penyimpanan kas. Selain itu perusahaan dapat mengadakan petty cash.

6) Mengadakan pemeriksaan mendadak (surprise audit) yang dilaksanakan tana pemberitauan lebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa. Bertujuan mengukur atau untuk meniliai baik tidaknya pencatatan yang terjadi dan menghindari atau mencegah adanya kecurangan yang akan teradi.

7) Secara periodik melakukan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya, yang bertujuan dapat menjaga persaingan organisasi dan mengecek ketelitian serta keandalan catatan akuntansinya.

commit to user 53

Flowchart

Akuntansi Pembayaran

Catatan:

BS: Bon Sementara telah BSOAK: Bon Sementara telah Otorisasi Akt

SPB : Surat Penyerahan Barang BKK: Bukti Kas Keluar

BKKL: nota kas keluar lunas SKH : Situasi Kas Harian

Gambar IV. 1

Bagan Alir Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas PT. Batik Danar Hadi divisi Garment setelah ada rekomendasi

1

2

BS 1

Otorisasi permintaan pembelian dan kas

Membuat pengeluaran kas

sementara 2

BSO AK 1

2

Nota 1 Kas Keluar 2 2 3 T Beserta Kas Mengumpulkan dokumen

dan melakukan pencocokan

3

Faktur

Nota Kas 1 keluar

3

Faktur Nota Kas 1 keluar Membuat Bukti pengeluaran kas Membuat laporan pengeluaran kas Cash Flow T 2 SKH 1

2 BKK 1

T

Memberi cap lunas

2 BKKL 1

commit to user

48

BAB III

TEMUAN

Setelah dilakukan evaluasi data pada bab sebelumnya, penulis menemukan adanya kelebihan dan kelemahan dalam Sistem Pengendalian Intern terhadap Pengeluaran Kas yang ada dalam PT. Danar Hadi divisi Garment adalah sebagai berikut:

A. KELEBIHAN

1. Fungsi pembelian yang terpisah dari fungsi keuangan.

2. Pencatatan ke dalam catatan akuntasi telah berdasarkan dokumen sumber dan dilampiri dengan dokumen pendukung, sehingga memudahkan dalam penelusuran jika terjadi kesalahan.

3. Pemberian cuti untuk karyawan, bertujuan untuk mengungkap jika ada kecurangan atau penyelewengan dalam kegiatan yang dilakukan. 4. Formulir sudah bernomor urut tercetak, agar lebih mudah dalam

mempertanggungjawabkan transaksi yang terjadi.

5. Transaksi pembelian bahan pembantu yang terjadi dari awal hingga akhir tidak lakukan sendiri, menghindari adanya penelewengan sejumlah dana dan bahan pembantu yang ada karena adanya transaksi yang terjadi.

commit to user

49 B. KELEMAHAN

1. Fungsi yang berwenag mencatat pengeluaran dirangkap bersama dengan fungsi pengeluaran atau pembayaran kas. Perangkapan fungsi ini dapat memperbesar kemungkinan terjadinya penyelewengan kas perusahaan.

2. Praktik otorisasi pengeluaran kas yang dijalankan perusahaan kurang konsisten dan tidak patuh terhadap prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Otorisasi sering dilakukan oleh pihak-pihak yang tidak memiliki kewenangan, sehingga dapat menimbulkan kemungkinan terjadinya penyelewengan.

3. Mekanisme bukti pelunasan dengan pemberian tanda atau cap lunas pada bukti kas keluar tidak dijalankan oleh perusahaan, sehingga memungkinkan terjadinya pembayaran yang berulang untuk transaksi yang sama, sehingga merugikan bagi perusahaan.

4. Walaupun perusahaan sudah menyusun struktur organisasi beserta kewenangannya, namun masih terjadi praktik pelaksanaan transaksi yang dilakukan satu orang dari awal hingga akhir transaksi. Kondisi ini akan mengurangi kemungkinan terlaksananya proses verivikasi dan memperbesar potensi terjadinya kecurangan.

5. Perusahaan tidak membuka rekening koran dan hanya mengguakan rekening tabungan dengan demikian perusahaan tidak dapat memperoleh informasi yang lebih lengkap dan terperinci terkai dengan kas seperti informasi mutasi, pihak yang bertransaksi yang dapat

commit to user

50

diperoleh dari rekening koran. Kondisi ini dapat memungkinkan perusahaan untuk tidak responsif atas kecurangan atau kesalahan yang terjadi terkait kas perusahaan, selain itu perusahaan juga tidak mengadakan petty cash.

6. Tidak diadakannya pemeriksaan mendadak untuk pemegang kas agar dapat ditemukan informasi tindakan penyelewengan atau kecurangan terkait kas. Dengan demikian perusahaan lebih dapat mengkontrol kinerja karyawan.

7. Perusahaan tidak melakukan pemeriksaan oleh pihak independen dan melakukan pencocokan antara yang tercatat dengan yang tersedia secara fisik, sehingga kecurangan atau penyelewengan tidak dapat diidentifikasi perusahaan secara cepat dan akurat

commit to user

51

BAB IV

PENUTUP

A. KESIMPULAN

Berdasarkan penelitian dan pembahasan yang dilakukan pada PT. Batik Danar Hadi divisi Garment dapat ditarik kesimpulan bahwasanya Pengendalian Intern Pengeluaran Kas di perusahaan PT. Batik Danar Hadi divisi Garment sudah baik, meskipun masih harus ada yang diperbaiki, seperti rangkap jabatan yang mengakibatkan pengedalian intern yang buruk, tidak adaya otorisasi dari pihak yang berwenang slain fungsi keuangan atau akuntansi, tidak adanaya cap “lunas” pada saat pemberian kas, transaksi pengeluaran kas yang di lakukan sendiri, tidak adanya penggunaan rekening koran, tidak adanya penyelenggaraan dana kas kecil, tidak adanya surprise audit, dan tidak dilakukannya pencocokan fisik kekayaan dengan catatan.

B. SARAN DAN REKOMENDASI

Berdasarkan kesimpulan diatas, maka saya selaku penulis memberikan beberapa saran yang dapat menjadi pertimbangan untuk perbaikan sistem pengendalian intern pengeluaran kas PT. Batik Danar Hadi divisi Garment.

1) Memisahkan fungsi dengan tegas antara pemegang dan yang melakukan pencatatan terhadap kas ke dalam akuntansi. Hal ini bertujuan mengurangi resiko teradinya penyelewengan dana yang mempengaruhi kinerja perusahaan.

commit to user

52

2) Di dalam praktik dalam pelaksanaan prosedur khususnya otorisasi terhadap pengeluaran kas hendaknya dapat dilakukan secara patuh dan konsisten sesuai dengan sistem dan prosedur yang sudah ditetapkan perusahaan dengan harapan dapat meminimalisasi terjadinya kecurangan atau penyelewengan.

3) Pemberian cap “lunas” pada saat periang kas tunai. Hal ini bertujuan menghindari adanya penelewengan dana yang dilakukan oleh fungsi terkait pengeluaran kas.

4) Pelaksanaan transaksi yang dilakukan oelh beberapa orang sehingga transaksi yang terjadi tidak dilakukan oleh orang yang sama.

5) Mengadakan rekening koran bank yang merupakan informasi dari pihak ketiga yang betujuan untuk mengecek ketelitian catatan kas oleh fungsi pemeriksa intern yang merupakan fungsi yang tidak dalam pencatatan penyimpanan kas. Selain itu perusahaan dapat mengadakan petty cash.

6) Mengadakan pemeriksaan mendadak (surprise audit) yang dilaksanakan tana pemberitauan lebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa. Bertujuan mengukur atau untuk meniliai baik tidaknya pencatatan yang terjadi dan menghindari atau mencegah adanya kecurangan yang akan teradi.

7) Secara periodik melakukan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya, yang bertujuan dapat menjaga persaingan organisasi dan mengecek ketelitian serta keandalan catatan akuntansinya.

commit to user

53

Flowchart

Akuntansi Pembayaran

Catatan:

BS: Bon Sementara telah BSOAK: Bon Sementara telah Otorisasi Akt

SPB : Surat Penyerahan Barang BKK: Bukti Kas Keluar

BKKL: nota kas keluar lunas

SKH : Situasi Kas Harian

Gambar IV. 1

Bagan Alir Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas PT. Batik Danar Hadi divisi Garment setelah ada rekomendasi

1

2

BS 1

Otorisasi permintaan pembelian dan kas

Membuat pengeluaran kas

sementara 2

BSO AK 1

2

Nota 1 Kas Keluar 2 2 3 T Beserta Kas Mengumpulkan dokumen

dan melakukan pencocokan

3

Faktur

Nota Kas 1 keluar

3

Faktur Nota Kas 1 keluar Membuat Bukti pengeluaran kas Membuat laporan pengeluaran kas Cash Flow T 2 SKH 1

2 BKK 1

T

Memberi cap lunas

2 BKKL 1