Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan

dibandingkan dengan kartu jam hadir, sebelum digunakan untuk distribusi biaya upah langsung kepada setiap jenis produk atau pesanan. Seperti telah disebutkan diatas, catatan waktu kerja ini hanya diperlukan dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan. d Daftar gaji dan daftar upah Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan, dikurangi potongan – potongan berupa PPh Pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan dan lain sebagainya. e Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah.Dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan, rekap daftar upah dibuat untuk membebankan upah langsung dalam hubungannya dengan produk kepada pesanan yang bersangkutan.Distribusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh fungsi akuntansi biaya dengan dasar rekap gaji dan upah. f Surat pernyataan gaji dan surat pernyataan upah Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan dafar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah.Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan. g Amplop gaji dan upah Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji dan upah. Di halaman muka amplop gaji dan upah setiap karyawan berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu. h Bukti kas keluar Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah. 3. Catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji antara lain Mulyadi 2001: 382 : a Jurnal umum Dalam pencatatan gaji, jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam tiap departemen dalam perusahaan. b Kartu harga pokok produk Digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang digunakan untuk pesanan tertentu. c Kartu biaya Digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja non produksi tiap departemen dalam perusahaan. d Kartu penghasilan karyawan Digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongannya yang diterima oleh setiap karyawan. 4. Fungsi yang terkait dengan Penggajian Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian adalah Mulyadi 2001 : 382 : 1 Fungsi Kepegawaian Bertanggungjawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan. 2 Fungsi Pencatat Waktu Bertanggungjawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. 3 Fungsi Pembuat Daftar Gaji Bertanggungjawab untuk membuat daftar gaji yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi bebas setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji. 4 Fungsi Akuntansi Bertanggungjawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji karyawan misalnya utang gaji dan upah karyawan, utang pajak, utang dana pensiun. 5 Fungsi Keuangan Bertanggungjawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan menguangkan ke bank tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji setiap karyawan, selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.

D. Sistem Pengendalian Intern dalam Sistem Penggajian

Menurut Mulyadi 2001: 387 sistem pengendalian intern dalam sistem penggajian terdiri dari beberapa aspek yang ada dalam organisasi Perusahaan, antara lain: a. Aspek Organisasi 1 Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi pengeluaran kas. 2 Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi. b. Aspek Sistem Otorisasi 1 Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh direksi. 2 Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan direksi. 3 Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh kepala fungsi kepegawaian. 4 Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu. 5 Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan. 6 Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh kepala fungsi kepegawaian. 7 Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh kepala fungsi akuntansi. c. Aspek Prosedur Pencatatan 1 Perubahan dalam kartu penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah karyawan. 2 Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu kerja diverifikasi ketelitiannyan oleh fungsi akuntansi. d. Aspek Praktik Yang Sehat 1 Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung. 2 Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu. 3 Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi pembuat bukti kas keluar sebelum dilakukan pembayaran. 4 Penghitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan kartu penghasilan karyawan. 5 Kartu penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah

E. Sistem Pengolahan Data Elektronik

Sistem akuntansi komputer atau sistem akuntansi otomatis elektronik adalah pengolahan data akuntansi yang jumlahnya besar dengan peralatan akuntansi seperti komputer. Metode ini lebih cepat dari pengolahan data dengan manual.Peralatan otomatis tersebut memungkinkan sistem akuntansi memperoleh, memproses dan mendistribusikan jumlah informasi yang besar terutama setiap bentuk bisnis. Proses pengolahan data akuntansi akan dapat dilakukan dengan lebih cepat bila digunakan komputer, hal ini dapat terjadi karena kemampuan komputer mengolah data lebih efektif dibandingkan manusia. Menurut Cushing 2002, hal. 110, menjelaskan bahwa komputer adalah : Suatu alat elektronik dengan kecepatan yang tinggi mampu melaksanakan perhitungan dengan operasi yang logis serta menyimpan dan melaksanakan instruksi yang akan memungkinkannya untuk melakukan serangkaian operasi tanpa campur tangan manusia. Sedangkan menurut Lonkutoy 2002, hal. 612 menyatakan bahwa komputer adalah : “Serangkaian mesin yang saling bekerja sama dengan terkoordinasi