Mendriskripsikan Data dan Dokumen Pendukung dari Sistem
Fungsi kepegawaian didalam Kantor PTPN VII PERSERO Bandar Lampung dilaksanakan oleh bagian Sumber Daya Manusia
SDM yang bertanggungjawab dalam proses penggajian dan menyiapkan data untuk kelengkapan dokumen pendukung dalam
biaya penggajian, serta bertanggungjawab untuk membuat daftar gaji yang berisi komponen gaji pokok sesuai dengan golongan
atau jabatan kayawan, santunan sosial, kompensasi dan premi atau lembur serta potongan atas keikutsertaan karyawan pada
organisasi perusahaan. b.
Fungsi Pencatat Waktu Hadir Fungsi Pencatat Waktu Hadir bertanggungjawab untuk mencatat
waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Fungsi pencatat waktu
dilakukan dengan
menggunakan mesin
presensi fingerprint
c. Fungsi Pembuat Daftar Gaji
Fungsi pembuat daftar gaji bertanggungjawab untuk membuat daftar gaji yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan
berbagai potongan yang menjadi bebas setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji.
d. Fungsi Akuntansi
Bertanggungjawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji karyawan misalnya utang
gaji dan upah karyawan, utang pajak, utang dana pensiun. e.
Fungsi Keuangan Bertanggungjawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan
menguangkan ke bank tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji setiap karyawan, selanjutnya dibagikan kepada
karyawan yang berhak. 4.
Mendiskripsikan jaringan prosedur yang membentuk sistem penggajian. a.
Prosedur Pencatatan Waktu Hadir Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu dan jam hadir
pegawai. Mesin sidik jari fingerprint diletakkan per lantai dekat tangga naik ataupun turun pegawai yang mudah dijangkau.
Pegawai melakukan presensi dengan cara memberikan sidik jari sebelah kiri atau kanan pada saat masuk jam pulang kerja. Daftar
hadir pegawai berdasarkan data yang ditransfer oleh mesin sidik jari fingerprint yang kemudian akan dicetak setiap bulannya oleh
bagian umum dan program kemitraan bina lingkungan untuk keperluan perhitungan jumlah jam kerja pegawai yang kemudian
hasil cetakan presensi karyawan diserahkan kebagian sumber daya manusia untuk diproses.
b. Prosedur Pembuatan Daftar Gaji
Prosedur ini dilaksanakan oleh bagian sumber daya manusia. Pembuatan daftar gaji ini berdasarkan pada surat keputusan
pengangkatan pegawai, surat kenaikan gaji dan daftar hadir pegawai yang telah diotorisasi oleh bagian umum dan program
kemitraan bina lingkungan. c.
Prosedur Pembuatan Bukti Bank Keluar Prosedur bukti bank keluar dilaksanakan oleh bagian keuangan.
Pengeluaran kas perusahaan diproses oleh bagian keuangna berdasarkan pengajuan dana kas perusahaan untuk keperluan gaji
dan kemudian memproses bukti transfer bank ke bank yang telah ditunjuk oleh perusahaan.
d. Prosedur Pembayaran Gaji
Prosedur pembayaran gaji dilakukan oleh bagian keuangan. Bagian keuangan setelah membuat bukti bank keluar memproses transfer
gaji yang sesuai dengan daftar gaji masing –masing pegawai untuk
proses transfer ke masing-masing nomer rekening pegawai dan nomer rekening bank yang telah ditunjuk oleh perusahaan dan
bagian akuntansi juga akan meminta tanda tangan pegawai apabila pegawai sudah menerima transfer gaji.
5. Mendiskripsikan unsur pengendalian intern
a. Struktur Organisasi
1 Fungsi pembuatan daftar gaji terpisah dengan fungsi keuangan.
Pada Kantor Direksi PTPNVII PERSERO, fungsi pembuat daftar gaji dilakukan oleh bagian sumber daya manusia,
sedangkan fungsi keuangan bertanggungjawab melakukan pembayaran gaji berdasarkan daftar gaji yang telah dibuat dan
diotorisasi oleh pejabat berwenang. 2
Fungsi pencatat waktu hadir terpisah dengan fungsi kepegawaian.
Fungsi pencatat waktu atau jam hadir pegawai menggunakan mesin sisik jari fingerprint yang dapat secara langsung
otomatis terhubung dengna bagian umum, sedangkan fungsi kepegawaian dilakukan oleh bagian sumber daya manusia.
b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
1 Setiap pegawai yang namanya tercantum dalam daftar gaji
harus memiliki surat keputusan pengangkatan pegawai yang ditandatangani oleh bagian yang berwenang.
2 Setiap perubahan gaji pegawai harus dilakukan berdasarkan
surat keputusan dari pihak yang berwenang. 3
Setiap potongan gaji pegawai selain pajak penghasilan harus berdasarkan surat potongan gaji yang sudah diotorisasi oleh
bagian yang berwenang. 4
Daftar gaji diotorisasi oleh fungsi kepegawaian 5
Bukti bank keluar untuk pembayaran gaji diotorisasi oleh fungsi keuangan
c. Praktik yang sehat
1 Penggunaan sidik jari setiap pegawai kedalam mesin sidik jari
fingerprint harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu hadir. 2
Pembuatan daftar gaji harus diperiksa kebenaran dan ketelitian perhitungannya sebelum dilakukan pembayaran gaji.
3 Catatan penghasilan pegawai disimpan oleh pembuat daftar gaji
perusahaan. 6.
Mendiskripsikan bagan alir dokumen Berikut adalah beberapa bagan alir yang berkaitan dengan sistem
penggajian yang ada pada Kantor Direksi PTPN VII PERSERO Bandar Lampung :
Bagian Umum dan PKBL Program Kemitraan Bina Lingkungan
Gambar 5.1 : FlowChart Sistem Akuntansi Penggajian PTPN VII PERSERO
Sumber : Data Diolah
Mulai
Pegawai melakukan
presensi
4 3
2 Daftar Hadir 1
Otorisasi Pejabat
Berwenang
4 3
2 Daftar Hadir 1
N 1
2 3
Memproses Daftar
Hadir
Bagian Sumber Daya Manusia SDM
Gambar 5.1 : Flowchart Sistem Akuntansi Penggajian PTPN VII PERSERO
Sumber : Data Diolah
1
Mengevaluasi Daftar Hadir
SKD SKSGP
SKTP SKS
Proses Pengelompokan
database
Database Pekerja
Database Komponen
Pendapatan Database
Komponen Gaji
Memproses dan memverifikasi gaji
3 2
Rekap Gaji 1 3
2 Daftar Gaji 1
3 2
Slip gaji 1
Otorisasi Pejabat
Berwenang
1 1
3 2
Rekap Gaji 1 3
2 Daftar Gaji 1
3 2
Slip gaji 1
N 4
5
Keterangan : SKD : Surat Keputusan Direksi
SKSGP : Surat Keputusan Skala Gaji Pokok SKTP : Surat Keputusan Tunjangan Pendapatan
SLS : Surat Keputusan Sanso Daftar Hadir 4
Daftar Hadir 4
Bagian Keuangan
Gambar 5.1 : FlowChart Sistem Akuntansi Penggajian PTPN VII PERSERO
Sumber : Data Diolah
4 Rekap Gaji 2
Daftar Gaji 2 3
Slip Gaji 2
Memproses Pembayaran
Gaji
N Pegawai
2
Mengevaluasi Daftar
Hadir Daftar Hadir 3
Daftar Hadir 3 Daftar Hadir 3
Bukti Bank Keluar
Bilyet Giro Slip Gaji 3
Slip Gaji 2 Rekap Gaji 2
Daftar Gaji 2
Otorisasi Pejabat
Berwenang Daftar Hadir 3
Bukti Bank Keluar
Bilyet Giro Slip Gaji 3
Slip Gaji 2 Rekap Gaji 2
Daftar Gaji 2
Transfer Gaji Sesuai Slip Gaji
2 2
Daftar Hadir 3
Bukti Bank Keluar
Bilyet Giro Slip Gaji 3
Slip Gaji 2 Rekap Gaji 2
Daftar Gaji 2
Pegawai Melakukan
Tandatangan Slip Gaji
Daftar Hadir 3
Bukti Bank Keluar
Bilyet Giro Slip Gaji 3
Slip Gaji 2 Rekap Gaji 2
Daftar Gaji 2
Bagian Akuntansi
Gambar 5.1 : FlowChart Sistem Akuntansi Penggajian PTPN VII PERSERO
Sumber : Data Diolah
5 Daftar Gaji 3
Rekap Gaji 3
Memproses Jurnal Umum
Jurnal Umum
Otorisasi Pejabat
Berwenang
N 3
Mengevaluasi Daftar
Hadir Daftar Hadir 2
Daftar Hadir 2
Daftar Hadir 2 Daftar Gaji 3
Rekap Gaji 3 Jurnal
Umum
Daftar Hadir 2 Daftar Gaji 3
Rekap Gaji 3 Kartu Rekening
Buku Besar