Mendriskripsikan Data dan Dokumen Pendukung dari Sistem

Fungsi kepegawaian didalam Kantor PTPN VII PERSERO Bandar Lampung dilaksanakan oleh bagian Sumber Daya Manusia SDM yang bertanggungjawab dalam proses penggajian dan menyiapkan data untuk kelengkapan dokumen pendukung dalam biaya penggajian, serta bertanggungjawab untuk membuat daftar gaji yang berisi komponen gaji pokok sesuai dengan golongan atau jabatan kayawan, santunan sosial, kompensasi dan premi atau lembur serta potongan atas keikutsertaan karyawan pada organisasi perusahaan. b. Fungsi Pencatat Waktu Hadir Fungsi Pencatat Waktu Hadir bertanggungjawab untuk mencatat waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Fungsi pencatat waktu dilakukan dengan menggunakan mesin presensi fingerprint c. Fungsi Pembuat Daftar Gaji Fungsi pembuat daftar gaji bertanggungjawab untuk membuat daftar gaji yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi bebas setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji. d. Fungsi Akuntansi Bertanggungjawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji karyawan misalnya utang gaji dan upah karyawan, utang pajak, utang dana pensiun. e. Fungsi Keuangan Bertanggungjawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan menguangkan ke bank tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji setiap karyawan, selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak. 4. Mendiskripsikan jaringan prosedur yang membentuk sistem penggajian. a. Prosedur Pencatatan Waktu Hadir Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu dan jam hadir pegawai. Mesin sidik jari fingerprint diletakkan per lantai dekat tangga naik ataupun turun pegawai yang mudah dijangkau. Pegawai melakukan presensi dengan cara memberikan sidik jari sebelah kiri atau kanan pada saat masuk jam pulang kerja. Daftar hadir pegawai berdasarkan data yang ditransfer oleh mesin sidik jari fingerprint yang kemudian akan dicetak setiap bulannya oleh bagian umum dan program kemitraan bina lingkungan untuk keperluan perhitungan jumlah jam kerja pegawai yang kemudian hasil cetakan presensi karyawan diserahkan kebagian sumber daya manusia untuk diproses. b. Prosedur Pembuatan Daftar Gaji Prosedur ini dilaksanakan oleh bagian sumber daya manusia. Pembuatan daftar gaji ini berdasarkan pada surat keputusan pengangkatan pegawai, surat kenaikan gaji dan daftar hadir pegawai yang telah diotorisasi oleh bagian umum dan program kemitraan bina lingkungan. c. Prosedur Pembuatan Bukti Bank Keluar Prosedur bukti bank keluar dilaksanakan oleh bagian keuangan. Pengeluaran kas perusahaan diproses oleh bagian keuangna berdasarkan pengajuan dana kas perusahaan untuk keperluan gaji dan kemudian memproses bukti transfer bank ke bank yang telah ditunjuk oleh perusahaan. d. Prosedur Pembayaran Gaji Prosedur pembayaran gaji dilakukan oleh bagian keuangan. Bagian keuangan setelah membuat bukti bank keluar memproses transfer gaji yang sesuai dengan daftar gaji masing –masing pegawai untuk proses transfer ke masing-masing nomer rekening pegawai dan nomer rekening bank yang telah ditunjuk oleh perusahaan dan bagian akuntansi juga akan meminta tanda tangan pegawai apabila pegawai sudah menerima transfer gaji. 5. Mendiskripsikan unsur pengendalian intern a. Struktur Organisasi 1 Fungsi pembuatan daftar gaji terpisah dengan fungsi keuangan. Pada Kantor Direksi PTPNVII PERSERO, fungsi pembuat daftar gaji dilakukan oleh bagian sumber daya manusia, sedangkan fungsi keuangan bertanggungjawab melakukan pembayaran gaji berdasarkan daftar gaji yang telah dibuat dan diotorisasi oleh pejabat berwenang. 2 Fungsi pencatat waktu hadir terpisah dengan fungsi kepegawaian. Fungsi pencatat waktu atau jam hadir pegawai menggunakan mesin sisik jari fingerprint yang dapat secara langsung otomatis terhubung dengna bagian umum, sedangkan fungsi kepegawaian dilakukan oleh bagian sumber daya manusia. b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan 1 Setiap pegawai yang namanya tercantum dalam daftar gaji harus memiliki surat keputusan pengangkatan pegawai yang ditandatangani oleh bagian yang berwenang. 2 Setiap perubahan gaji pegawai harus dilakukan berdasarkan surat keputusan dari pihak yang berwenang. 3 Setiap potongan gaji pegawai selain pajak penghasilan harus berdasarkan surat potongan gaji yang sudah diotorisasi oleh bagian yang berwenang. 4 Daftar gaji diotorisasi oleh fungsi kepegawaian 5 Bukti bank keluar untuk pembayaran gaji diotorisasi oleh fungsi keuangan c. Praktik yang sehat 1 Penggunaan sidik jari setiap pegawai kedalam mesin sidik jari fingerprint harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu hadir. 2 Pembuatan daftar gaji harus diperiksa kebenaran dan ketelitian perhitungannya sebelum dilakukan pembayaran gaji. 3 Catatan penghasilan pegawai disimpan oleh pembuat daftar gaji perusahaan. 6. Mendiskripsikan bagan alir dokumen Berikut adalah beberapa bagan alir yang berkaitan dengan sistem penggajian yang ada pada Kantor Direksi PTPN VII PERSERO Bandar Lampung : Bagian Umum dan PKBL Program Kemitraan Bina Lingkungan Gambar 5.1 : FlowChart Sistem Akuntansi Penggajian PTPN VII PERSERO Sumber : Data Diolah Mulai Pegawai melakukan presensi 4 3 2 Daftar Hadir 1 Otorisasi Pejabat Berwenang 4 3 2 Daftar Hadir 1 N 1 2 3 Memproses Daftar Hadir Bagian Sumber Daya Manusia SDM Gambar 5.1 : Flowchart Sistem Akuntansi Penggajian PTPN VII PERSERO Sumber : Data Diolah 1 Mengevaluasi Daftar Hadir SKD SKSGP SKTP SKS Proses Pengelompokan database Database Pekerja Database Komponen Pendapatan Database Komponen Gaji Memproses dan memverifikasi gaji 3 2 Rekap Gaji 1 3 2 Daftar Gaji 1 3 2 Slip gaji 1 Otorisasi Pejabat Berwenang 1 1 3 2 Rekap Gaji 1 3 2 Daftar Gaji 1 3 2 Slip gaji 1 N 4 5 Keterangan : SKD : Surat Keputusan Direksi SKSGP : Surat Keputusan Skala Gaji Pokok SKTP : Surat Keputusan Tunjangan Pendapatan SLS : Surat Keputusan Sanso Daftar Hadir 4 Daftar Hadir 4 Bagian Keuangan Gambar 5.1 : FlowChart Sistem Akuntansi Penggajian PTPN VII PERSERO Sumber : Data Diolah 4 Rekap Gaji 2 Daftar Gaji 2 3 Slip Gaji 2 Memproses Pembayaran Gaji N Pegawai 2 Mengevaluasi Daftar Hadir Daftar Hadir 3 Daftar Hadir 3 Daftar Hadir 3 Bukti Bank Keluar Bilyet Giro Slip Gaji 3 Slip Gaji 2 Rekap Gaji 2 Daftar Gaji 2 Otorisasi Pejabat Berwenang Daftar Hadir 3 Bukti Bank Keluar Bilyet Giro Slip Gaji 3 Slip Gaji 2 Rekap Gaji 2 Daftar Gaji 2 Transfer Gaji Sesuai Slip Gaji 2 2 Daftar Hadir 3 Bukti Bank Keluar Bilyet Giro Slip Gaji 3 Slip Gaji 2 Rekap Gaji 2 Daftar Gaji 2 Pegawai Melakukan Tandatangan Slip Gaji Daftar Hadir 3 Bukti Bank Keluar Bilyet Giro Slip Gaji 3 Slip Gaji 2 Rekap Gaji 2 Daftar Gaji 2 Bagian Akuntansi Gambar 5.1 : FlowChart Sistem Akuntansi Penggajian PTPN VII PERSERO Sumber : Data Diolah 5 Daftar Gaji 3 Rekap Gaji 3 Memproses Jurnal Umum Jurnal Umum Otorisasi Pejabat Berwenang N 3 Mengevaluasi Daftar Hadir Daftar Hadir 2 Daftar Hadir 2 Daftar Hadir 2 Daftar Gaji 3 Rekap Gaji 3 Jurnal Umum Daftar Hadir 2 Daftar Gaji 3 Rekap Gaji 3 Kartu Rekening Buku Besar

C. Pembahasan Evaluasi Sistem Akuntansi Penggajian di Kantor Direksi

PTPN VII PERSERO Bandar Lampung dengan Teori Berdasarkan evaluasi teori mengenai sistem akuntansi penggajian serta deskripsi mengenai sistem akuntansi penggajian yang ada di Kantor Direksi PTPN VII PERSERO, maka hasil evaluasi yang dilakukan adalah sebagai berikut : Tabel 5.1 : Perbandingan Teori Tentang Prosedur Penggajian No Teori PraktikFakta Sesuai Tidak Sesuai 1 Bagian pencatatan waktu mengawasi setiap karyawan yang memasukkan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu pada waktu masuk dan pulang kerja Bagian umum PKBL menyediakan alat mesin pencatat waktu masuk kerja dan pulang kerja yang telah diprogram dengan sistem Finger print sidik jari Tidak sesuai, dikarenakan pada saat dilakukan penelitian kantor direksi PTPN VII tidak lagi menggunakan kartu jam hadir melainkan menggunakan mesin absensi sidik jari Finger print 2 Membuat daftar hadir karyawan berdasarkan kartu jam hadir Daftar hadir karyawan dibuat dan dicetak per pekerja dan per bagian pada akhir bulan Sesuai 3 Menyerahkan daftar hadir karyawan dan kartu hadir karyawan ke bagian gaji atau upah Daftar hadir pekerja yang telah dicetak dan diotorisasi di serahkan ke bagian masing –masing dari direktur sumber daya manusia dan umum untuk dievaluasi. Tidak sesuai, dikarenakan pada praktiknya daftar hadir yang telah dicetak dan diotorisasi diserahkan ke bagian masing –masing bagian. Tabel 5.2 : Perbandingan Teori Tentang Pembuatan Daftar Gaji No Teori PraktikFakta SesuaiTidak Sesuai 1 Bagian gaji dan upah menerima daftar hadir dan kartu jam hadir kemudian diarsipkan berdasarkan tanggal Bagian Sumber Daya Manusia SDM mengadakan evaluasi daftar hadir pekerja atau pegawai terlebih dahulu dan kemudian baru mengarsipkan daftar hadir dan kartu jam hadir berdasarkan tanggal. Tidak sesuai, dikarenakan yang mengarsipkan daftar hadir hanya bagian Sumber Daya Manusia, bukan bagian gaji dan upah bagian keuangan 2 Membuat daftar gaji berdasarkan dokumen daftar gaji dan kartu jam hadir Pada bagian Sumber Daya Manusia SDM memproses daftar gaji pekerja berdasarkan dokumen yang berkaitan dengan gaji pekerja. Sesuai 3 Membuat rekap daftar gaji dan surat pernyataan gaji Bagian Sumber Daya Manusia SDM membuat slip gaji per pekerja, daftar gaji per pekerja dan rekap gaji per pekerja Sesuai 4 Mencatat penghasilan karyawan pada kartu penghasilan karyawan berdasarkan daftar gaji rangkap, rekap gaji dan surat pernyataan gaji Bagian Sumber Daya SDM mencetak slip gaji per pekerja, daftar gaji dan rekap gaji serta dokumen yang dipergunakan untuk memproses gaji serta untuk dilakukan otorisasi Sesuai 5 Menyerahkan daftar gaji, rekap gaji, pernyataan gaji dan kartu penghasilan karyawan ke bagian Bagian Sumber Daya Manusia SDM menyerahkan slip gaji per pekerja, daftar gaji per pekerja dan rekap gaji ke Tidak Sesuai, dikarenakan didalam kantor direksi PTPN VII tidak ada bagian utang utang bagian keuangan dan bagian akuntansi. 6 Bagian gaji dan upah menerima bukti kas keluar, daftar gaji dan kartu penghasilan karyawan dari bagian kasa Bagian keuangan membuat daftar pengelompokkan gaji pekerja per bank yang dipergunakan untuk lampiran transfer ke rekening masing –masing pekerja Sesuai 7 Mengarsipkan bukti kas keluar dan daftar gaji berdasarkan tanggal serta kartu penghasilan karyawan berdasarkan abjad Bagian Sumber Daya Manusia mengarsipkan dokumen yang dipergunakan untuk proses penggajian serta daftar gaji dan rekap gaji Sesuai