Proses Pengendalian Proyek Pendahuluan

41  Memisahkan data dari sitem informasi kom puter yang lain ke database proyek  Mengintegrasikan pekerjaan, biaya tenaga kerja dan informasi jadwal untuk menghasilkan perencanaan, pengendalian dan laporan ringkas ke manajer proyek dan stakeholder.  Membantu pelasanaan proyek secara keseluruhan dalam hal : pembuatan jadwal dan jaringan kerja, melakukan alokasi sumberdaya dengan teknik leveling, pembuatan anggaran yang meliputi penganggaran biaya variabel, biaya tetap dan overhead, melakukan pengendalian biaya serta analisis performansi, menyajikan laporan dan grafik yang dapat dengan mudah dibaca. Ditinjau dari tempat asalnya, ada dua jenis pengendalian proyek yaitu: 1. Pengendalian internal. Pengendalian yang mengacu pada tindakan pengendalian yang didasarkan pada standard yang berasal dari sistem kontraktor sendiri. 2. Pengendalian eksternal. Pengendalian yang didasarkan pada prosedur tambahan yang ditetapkan pihak klien atau user.

2.9 Proses Pengendalian Proyek

Ada setidaknya dua hal penting yang perlu dilakukan sebagai bagian dari proses pengendalian proyek, yakni : Universitas Sumatera Utara 42 1. Otorisasi pekerjaan. Maksudnya adalah pemberian wewenang ke tingkat manajemen yang lebih rendah hingga ke tim pekerja untuk melakukan pekerjaan yang menjadi tanggungjawabnya seperti yang telah ditetapkan dalam rencana, jadwal dan anggaran. Untuk proyek-proyek besar otorisasi akan melalui tahap-tahap pengeluaran kontrak contract release dimana contract administrator dari perusahaan menyiapkan dokumen yang menguraikan secara detail kebutuhan yang diminta dalam kontrak, dan memberikan perintah kepada tim manajemen proyek untuk mulai bekerja, project release dengan mengeluarkan dokumen yang berisi pemberian wewenang untuk mempergunakan dana proyek, dan work order release yakni perintah kerja yang dilengkapi dengan kartu perintah kerja yang menjelaskan kebutuhan-kebutuhan yang harus dipenuhi, sumberdaya yang boleh dipakai dan periode waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan.. Setiap perintah kerja dibuatkan rekening biaya. Dokumen otorisasi yang lain seperti perintah pembelian, permintaan untuk pengujian, dan pemesanan alat juga perlu dibuat sebelum dilaksanakan. 2. Pengumpulan Data Dalam rangka pengumpulan data, perkembangan setiap pekerjaan dan biaya untuk setiap paket pekerjaan secara periodik dilaporkan dan dimasukkan ke dalam PCAS. Dari PCAS diperoleh rangkuman informasi mengenai biaya untuk departemen tertentu untuk periode waktu tertentu dan untuk sekumpulan paket pekerjaan tertentu. Informasi ini penting untuk pengendalian biaya. Universitas Sumatera Utara 43

2.10 Pengertian Manajemen Resiko

Manajemen risiko pada proyek meliputi langkah memahami dan mengidentifikasi masalah potensial yang mungkin terjadi, mengevaluasi, memonitoring dan menangani risiko. Manajemen risiko yang proaktif artinya menjawab bagaimana orang secara aktif berusaha mengurangi risiko serta memperbaiki tingkat probabilitas keberhasilan pelaksanaan proyek. Risiko merupakan kombinasi dari kemungkinan suatu kejadian dan akiat dari kejadian tersebut dengan tidak menutup kemungkinan bahwa ada lebih dari satu akibat yang mungkin terjadi untuk satu kejadian tertentu. Pada umumnya risiko dipandang daru perspektif negatif, seperti kehilangan, bahaya, kerugian, kegagalan dan lain sebagainya. Hal-hal tersebut pada prinsipnya merupakan bentuk ketidak pastian yang mestinya dipahami dan dikelola secara efektif sehingga dapat menjadi nilai tambah bagi organisasi. Per definisi risiko merupakan suatu kesempatan atau peluang yang secara matematis dapat diformulasikan sebagai berikut: Risk exposure = risk likelihood x risk impact Risk likelihood adalah probabilitas terjadinya suatu peristiwa yang dikuantifisir menjadi angka probabilitas, risk impact adalah dampak dari peristiwa tersebut yang biasanya diukur dengan satuan moneter misalnya rupiah, sedang tingkat kepentingan risiko disebut risk exposure, yang dalam analisis biaya - manfaat akan mencerminkan besarnya biaya. Risk exposure inilah yang nantinya Universitas Sumatera Utara 44 akan diperbandiongkan dengan risk exposure suatu pekerjaan lainnya dan menjadi acuan bagi orang untuk memilih pekerjaan mana yang akan dilakukan.

2.10.1 Jenis-Jenis Risiko

Menurut IRM 2002, ada setidaknya 4 jenis risiko yang selama ini sudah dikenal orang, yakni: 1. Risiko Operasional, yakni risiko yang berhubungan dengan operasional organisasi, antra lain misalnya risiko yang mencakup sistem organisasi, proses kerja, teknologi dan sumber daya manusia. 2. Risiko Finansial, yakni risiko yang berdampak pada kinerja keuangan organisasi seperti kejadian risiko akibat dari fluktuasi mata uang, tingkt suku bunga termasuk risiko pemeberian kredit, likuiditas da kondisi pasar. 3. Hazard Risk, yaitu risiko yang terkait dengan kecelakaan fisik seperti kerusakan karena kebakaran, gempa bumi, ancaman fisik dll 4. Risiko stratejik, yaitu risiko yang ada hubungannya dengan strategi perusahaan, politik, ekonomi, hukum. Risiko ini juga terkait dengan reputasi kepemimpinan organisasi dan perubahan selera pelanggan.

2.10.2 Manajemen Risiko Proyek

Secara umum, tujuan manajemen risiko yang utama adalah mencegah atau meminimisasi pengaruh yang tidak baik akibat kejadian yang tidak terduga melalui penghindaran risiko atau persiapan rencana kontingensi yang berkaitan dengan risiko tersebut. Dalam manajemen proyek risiko proyek adalah suatu Universitas Sumatera Utara 45 peristiwa atau kondisi yang tidak pasti, dan jika terjadi mempunyai pengaruh positif atau bisa juga negatif pada tujuan proyek. Suatu risiko mempunyai sebab dan bila terjadi akan membawa dampak, oleh karena itu risiko dapat dinyatakan sebagai fungsi dari kemungkinan dan dampak. Lebih jauh, dalam konteks manajemen proyek, manajemen risiko proyek dipahami sebagai seni dan ilmu untuk mengidentifikasi, menganalisis dan merespon risiko selama umur proyek dan tetap menjamin tercapainya tujuan proyek.. Manajemen risiko proyek yang baik akan mampu memperbaiki tingkat keberhasilan proyek secara signifikan. Bagaimanapun, manajemen risiko proyek akan memberikan suatu pengaruh positif dalam hal memilih proyek, menentukan lingkup proyek, membuat jadwal yang realistis dan estimasi biaya yang baik. Ada tiga hal yang perlu diperhatikan dalam manajemen risiko proyek yakni: 1. Identifikasi, analisis dan penilaian risiko di awal proyek secara sistematis serta mengembangkan rencana untuk mengantisipasi risiko. 2. Mengalokasikan tanggungjawab kepada pihak yang paling sesuai untuk mengelola risiko 3. Memastikan bahwa biaya penanganan risiko adalah cukup kecil dibanding nilai proyek. Artinya bahwa biaya yang diperlukan untuk mengurangi dampak negatif dari suatu risiko realatif lebih rendah atau sama dengan besaran manfaat dari terhindarnya berkurangnya risiko tersebut. Universitas Sumatera Utara 46

2.10.3 Ketidak Pastian Resiko

Pengambilan keputusan secara umum bisa masuk ke dalam tiga kategori, yaitu 1. Pengambilan keputusan dalam kondisi pasti. Yang dimaksud di sini adalah bahwa dalam kondisi pasti, artinya semua informasi tentang suatu peristiwa dapat ditentukan dengan pasti sehingga hasil setiap keputusan dapat diketahui dengan pasti pula. Perbandingan dari berbagai alternatif keputusan dapat dilakukan secara langsung karena semua informasi terkait alternatif keputusan dapat diketahui dengan pasti 2. Pengambilan keputusan di bawah risiko. Artinya bahwa bahwa keputusan diambil dengan kondisi tersedianya informasi yang pasti tentang kemungkinan dan dampak sehingga nilai harapan dapat diketahui. 3. Pengambilan keputusan dalam ketidakpastian. Artinya keputusan diambil dengan kondisi dimana informasi tentang kemungkinan dan dampak tidak dapat diperoleh sehingga orang tidak dapat memperkirakan apapun tntang kemungkinan-keumngkinan.

2.10.4 Proses Manajemen Risiko

Proses manajemen risiko memberikan gambaran kepada kita bahwa untuk mengelola risiko ada beberapa tahapan yakni: 1. Perencanaan Manajemen Risiko. Universitas Sumatera Utara 47 Perencanaan meliputi langkah memutuskan bagaimana mendekati dan merencanakan kegiatan manajemen risiko untuk sebuah proyek. Dengan mempertimbangkan lingkup proyek, rencana manajemen proyek, faktor lingkungan perusahaan, maka tim proyek dapat mendiskusikan dan menganalisis aktivitas manajemen risiko untuk proyek-proyek tertentu. Untuk membuat perencanan manajemen risiko, ada bebrapa hal yang diperlukan yakni 1 Project Charter, yakni dokumen yang dikeluarkan oleh manajemen senior yang secara formal menyatakan adanya suatu proyek. Dokumen ini memberi otorisasi kepada manajer proyek untuk menggunakan sumberdaya organisasi untuk melaksanakan aktivitas proyek. 2 Kebijakan manajemen risiko, 3 Susunan peran dan tanggung jawab 4 Toleransi stakeholder terhadap risiko 5 Tamplate untuk rencana manajemen risiko organisasi 6 Work Breakdown Structure WBS Output dari perencanaan manajemen risiko adalah Risk Management Plan yang berisi:  Metodologi yang menguraikan definisi alat, pendekatan, sumber data yang mungkin digunakan dalam manajemen risiko proyek tertentu  Peran dan Tanggung Jawab yang menguraikan tanggung jawab dan peran utama serta pendukung berikut keanggotaan tim manajemen risiko untuk setiap tindakan  Budget yang berisi rencana anggaran untuk manajemen risiko proyek  Waktu yang berisi rencana waktu pelaksanaan proses manajemen risiko di sepanjang siklus proyek Universitas Sumatera Utara 48  Scoring dan Intepretasi yang menguraikan metode skoring dan intepretasi yang sesuai tipe dan waktu analisis risiko kualitatif maupun kuantitatif. 2. Identifikasi Risiko Sebagai suatu rangkaian proses, identifikasi risiko dimulai dengan memahami apa sebenarnya yang disebut sebagai risiko. Berikutnya adalah pendefinisian risiko yang mungkin mempengaruhi tingkat keberhasilan proyek dan mendokumentasikan karakteristik dari tiap-tiap risiko dengan melakukan Hasil utama dari langkah ini adalah risk register. Identifikasi risiko dapat dilakukan dengan analisis sumber risiko dan analisis masalah Analisis sumber risiko yaitu analisis risiko dengan melihat darimana risiko berasal. Ada tiga sumber risiko yang sudah banyak dikenal yakni Risiko internal yakni risiko yang bersumber dari internal organisasi yang dapat dikategorikan dalam non technical risk manusia, material, keuangan dan technical risk disain, konstruksi dan operasi. Analisis masalah adalah analisis risiko yang terkait dengan kekawatiran rasa khawatir. Untuk dapat mengidentifikasi risiko setidaknya ada empat metode yang digunakan, yakni 1 Identifikasi risiko berdasarkan tujuan Yaitu risiko diidentifikasi berdasarkan sejauh mana suatu peristiwa dapat membahayakan pencapaian tujuan secara perbagian atau secara keseluruhan pekerjaan proyek. 2 Identifikasi Risiko berdasarkan Skenario. Yakni risiko diidentifikasi berdasarkan skenario yang dibuat berdasarkan perkiraan terjadinya sebuah peristiwa. 3 Identifikasi risiko berdasarkan Taksonomi. Yakni risiko dibreakdown berdasarkan Universitas Sumatera Utara 49 sumber risiko dengan menggunakan pengetahuan praktik yang ada melalui daftar pertanyaan yang telah disusun yang jawabannya akan menunjukkan risiko yang ada. 4 Common risk check. Yakni risiko yang sudah biasa terjadi didaftar dan dilakukan pemilihan mana risiko yang sesuai dengan proyek yang sedang dikerjakan. 3. Analisis Risiko Kualitatif Analisis kualitatif salam manajemen risiko adalah proses menilai dampak dan kemungkinan risko yang sudah diidentifikasi. Proses ini dilakukan dengan menyusun risiko berdasarkan dampaknya terhadap tujuan proyek. Analisis ini merupakan cara prioritisasi risiko sehingga membentuk gambaran risiko yang harus mendapat perhatian khusus dan cara merespon risiko tersebut seandainya terjadi. 4. Analisis Risiko Kuantitatif Analisis risiko secara kuantitatif merupakan metode untuk mengidentifikasi risiko kemungkinan kegagalan sistem dan memprediksi besarnya kerugian. Analisis ini dilakukan dengan mengaplikasikan formula matematis yang dikaitkan dengan nilai finansial. Secara matematis penghitungan risiko dilajkukan dengan mengalikan tingkat kemungkinan kejadian dengan dampak yang ditimbulkan. Hasil analisis ini dapat digunakan untuk mengambil langkah strategis dalam mengatasi risiko yang teridentifikasi.. Meskipun analisis kuantitatif ini menggunakan pendekatan matematis, namun pada prinsipnya analsisi ini merupakan tindak lanjut yang mengikuti hasil analisis kualitatif. Universitas Sumatera Utara 50 Kesulitan utama dalam analisis risiko kuantitatif adalah pada saat menentukan tingkat kemungkinan karena data-data statistik belum tentu tersedia untuk semua peristiwa. 5. Penanganan Risiko Penangan risiko diartikan sebagai proses yang dilakukan untuk meminimalisasi tingkat risiko yang dihadapi sampai pada batas yang dapat diterima. Sacra kuantitatif, upaya meminimalisasi risiko dilakukan dengan menerapkan langkah-langkah yang diarahkan pada turunnya angka hasil ukur yang diperoleh dari analisis risiko. Meskipun dalam penanganan risiko dapat dilakukan dengan satu atau lebih cara yang diaplikasikan secara bersamaan atau simultan misalnya mengurangi risiko sekaligus mengalihkan risiko, namun secara umum, teknik yang digunakan untuk menangani risiko dikelompokkan menjadi beberapa kategori, yaitu 1 Menghindari risiko yakni dengan tidak melakukan aktivitas yang beresiko dan memilih melakukan kegiatan yang tidak memiliki risiko. 2 Mitigasi Reduksi Mengurangi risiko yakni dengan melakukan tindakan untuk mengurangi peluang terjadinya peristiwa yang tidak diharap. Misalnya dengan memilih orang-orang yang kompeten untuk dipekerjakan di proyek. 3 Menerima risiko yakni tetap melakukan pekerjaan yang mengandung risiko dengan tidak melakukan perubahan apapun namun menyiapkan rencana kontingensi jika risiko terjadi. 4 Tranfer Risiko yakni dengan mengalihkan risiko ke pihak lain misalnya dengan membeli asuransi. Universitas Sumatera Utara 51 No. JUDUL PENELITIAN NAMA TAHUN KESIMPULAN 1. BIAYA PASOKAN BAJA TULANGAN BERDASARKAN TEKNIK LOT SIZING TAUFAN SATRIA BIJAKSANA 2012 Enam metode lots sizing yang dipakai memiliki output yang berbeda-beda sebab cara perhitungannya berbeda, hanya pada metode Least Total Cost LTC dan pada metode Economic Part Period EPP memiliki output yang sama karena memiliki prinsip perhitungan yang sama. Untuk Pasokan baja tulangan paling optimal dengan biaya terendah disarankan menggunankan Period Order Quantity POQ. Teknik lots sizing dalam dunia konstruksi belum populer sehingga perlu sosialisasi dan pemahaman kepada pelaku konstruksi. 2. PERENCANAAN PERSEDIAAN MATERIAL PADA PROYEK PEMBANGUNAN TRILLIUM OFFICE RESIDENCE SURABAYA ELIS PANCAWATI 2014 Dari hasil analisa yang dilakukan menunjukkan bahwa teknik lotsizing yang membentuk biaya persediaan minimum hampir di setiap jenis material adalah teknik Part Period Balancing, kecuali untuk jenis material beton ready mix yang biaya persediaan minimumnya dari teknik Lot for Lot. Sedangkan untuk beberapa jenis material biaya persediaan minimumnya juga dapat dibentuk dari teknik Period Order Quantity seperti pada material besi beton Ø10, besi beton D16 dan besi beton D22. 3. ANALISA PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN BAHAN BAKU UNTUK MEMINIMALISASI BIAYA PERSEDIAAN DENGAN MENGGUNAKAN TEKNIK LOT SIZING STUDI KASUS PT. GUNA KEMAS INDAH TANJUNG MORAWA PURBA, CHRISTINA Y.R 2015 Perencanaan kebutuhan material sangat memerlukan peramalan permintaan konsumen yang dihitung dari permintaan masa lalu, sehingga dapat memperkirakan kebutuhan dimasa mendatang. Dalam penelitian ini, yang akan dianalisa adalah biaya Universitas Sumatera Utara 52 Tabel 2.3 Penelitian – Penelitian Terdahulu total yang dihasilkan dari beberapa penggunaan teknik lot sizing. Teknik lot sizing yang digunakan adalah Lot For Lot LFL, Least Total Cost LTC, Silver Meal SM, Part Period Balancing PPB, Economic Order Quantity EOQ, Period Order Quantity POQ dan Wagner Within WW. Dari hasil perhitungan ketujuh metode tersebut dipilih metode yang menghasilkan biaya persediaan yang paling minimum. Teknik lot sizing wagner within, lot for lot dan silver meal menghasilkan biaya total persediaan yang terendah yaitu Rp 825.000,-. Universitas Sumatera Utara 53

BAB III METODOLOGI PENELITIAN

3.1 Pendahuluan

Metodologi penelitian adalah suatu kerangka pendekatan pola pikir dalam rangka menyusun dan melaksanakan suatu penelitian. Tujuan dari adanya suatu metodologi penelitian adalah untuk mengarahkan proses berfikir dan proses kerja untuk menjawab permasalahan yang akan diteliti lebih lanjut. Sebuah penelitian dilakukan untuk memperoleh jawaban atas sesuatu yang saat ini terjadi, sehingga dalam melakukan sebuah penelitian, perlu dibuat suatu sistem penelitian yang sistematis dan mudah untuk dilakukan secara efektif agar penelitian tersebut dapat mencapai tujuan yang hendak dicapai dan menjawab permasalahan yang diinginkan. Dalam bab ini, akan dijelaskan bagaimana penulis melakukan metode penelitian yang dapat mencapai tujuan dan sasaran penelitian.

3.2 Lokasi dan Waktu Penelitian