Tinjauan Tentang Efisiensi Dan Efektifitas Sistem Pelayanan Banquet Pada Asean International Hotel Medan

(1)

TINJAUAN TENTANG EFISIENSI DAN EFEKTIFITAS

SISTEM PELAYANAN BANQUET PADA ASEAN

INTERNATIONAL HOTEL MEDAN

KERTAS KARYA

OLEH :

DUMA HOTMA LINA SILALAHI

102204030

PROGRAM STUDI D-III PARIWISATA

FAKULTAS ILMU BUDAYA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

(2)

LEMBAR PERSETUJUAN

TINJAUAN TENTANG EFISIENSI DAN EFEKTIFITAS SISTEM PELAYANAN BANQUET PADA ASEAN INTERNATIONAL

HOTEL MEDAN

OLEH :

DUMA HOTMA LINA SILALAHI 102204030

Dosen Pembimbing, Dosen Pembaca,

Rizky Hadi Nasution, S.E.

NIP. 196007111989032001 Dra. Nur Cahaya Bangun, M.Si

(3)

LEMBAR PENGESAHAN

Judul Kertas Karya : TINJAUAN TENTANG EFISIENSI DAN EFEKTIFITAS SISTEM PELAYANAN

BANQUET PADA ASEAN INTERNATIONAL

HOTEL MEDAN

Oleh : DUMA HOTMA LINA SILALAHI

NIM : 102204030

FAKULTAS ILMU BUDAYA UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Dekan,

NIP. 195110131976031001 Dr. Syahron Lubis, M.A

PROGRAM STUDI D-III PARIWISATA Ketua

(4)

ABSTRAK

Kertas karya ini berjudul Tinjauan Tentang Efisiensi Dan Efektifitas Sistem Pelayanan Banquet Pada Asean International Hotel Medan. Masalah yang akan diteliti kertas karya ini adalah efisiensi dan efektifitas banquet.

Maksud efisien di dalam pelayanan ini adalah pada saat acara berlangsung seorang pramusaji membawa makanannya dengan kereta dorong (gueridon) kemudian menyajikan makanan kepada tamu, bergerak secara serempak mengambil makanannya dari kereta dorong yang diparkir dekat pintu masuk ruang makan. Efektifitas dalam pelayanan adalah agar seorang pramusaji senantiasa standby dalam ruang makan selain bertugas menyajikan makanan serta mengangkat alat-alat kotor dari atas meja makan setelah tamu selesai makan. Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian kepustakaan dan penelitian lapangan dan data yang diperoleh melalui wawancara terhadap beberapa informan. Teori yang diuraikan adalah teori mengenai kepariwisataan serta Hotel secara umum dan banquet secara khusus. Hasil penelitian dan praktek kerja lapangan food and beverage service khususnya banquet Asean International Hotel Medan menunjukkan bahwa Hotel Asean International Medan memiliki efisiensi dan efektifitas sistem pelayanan di banquet telah sesuai dengan standard Hotel Bintang Empat.

Keywords : Banquet, Sistem Pelayanan Hotel Asean International Medan

(5)

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan Karunia-Nya yang begitu besar, sehingga penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini yang berjudul “Tinjauan Tentang Efisiensi dan Efektifitas Sistem Pelayanan Pada Asean International Hotel Medan” kertas karya ini merupakan salah satu syarat akademis untuk menyelesaikan studi dari Program Ahli Madya Pariwisata Bidang Keahlian Perhotelan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

Penulisan Kertas karya ini diperoleh berdasarkan pengetahuan dan pengalaman penulis selama masa perkuliahaan dan PKL di Hotel Asean International Medan. Penulis menyadari sepenuhnya bahwa masih ada kekurangan dalam penyusunan dan penyelesaian kertas karya ini. Penulis banyak menemui kesulitan, namun dengan bimbingan dan bantuan dari berbagai pihak maka penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini. Oleh karena itu, dalam kesempatan ini penulis dengan segala kerendahan hati mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah memberikan doa, dorongan/semangat, saran maupun bantuan-bantuan yang lain yang berguna bagi penulis karena tanpa bantuannya kertas karya ini tidak akan pernah terwujud.

(6)

Pada kesempatan ini pemnulis menyampaikan rasa hormat dan terima kasih kepada :

1. Dr.Syahroon Lubis, M.A selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

2. Arwina Sufika, S.E., M.Si. selaku Ketua Program Studi Pariwisata Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara Medan.

3. Rizky Hadi Nasution, S.E. selaku Dosen Pembimbing yang telah banyakmemberikan arahan, bimbingan dan masukan dalam menyelesaikan kertas karya ini dengan baik.

4. Dra. Nur Cahaya Bangun, M.Si selaku dosen pembaca yang telah banyak memberikan arahan dan masukan dalam menyelesaikan kertas karya ini dengan baik.

5. Staf pengajar pada Program Studi Pariwisata Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara Medan.

6. Pimpinan, Staf, Karyawan Hotel Asean International Medan yang telah membantu penulis selama PKL.

7. Teristimewa buat kedua orang tua penulis Drs. Rajiman Silalahi dan Donna Damanik (+) / Sanni Sitio, Kakak penulis Lely Silalahi S.p.d, abang penulis saya Jhonny Silalahi S.T dan adek penulis Imanuel Silalahi, Bimo Silalahi, Helen Rumahorbo yang menjadi motivasi terbesar penulis dalam menyelesaikan kertas karya ini yang telah

(7)

banyak dukungan moril maupun materil hingga penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini.

8. Buat Hisar Fransco yang telah memberikan penulis dukungan moral dalam menyelesaikan kertas karya ini.

9. Tidak lupa juga kepada seluruh keluarga penulis yang tidak disebutkan satu persatu yang memotivasi dan mendoakan penulis. 10.Buat teman-teman 2010 Perhotelan dan Usaha Wisata yang tidak

dapat di sebut satu persatu terima kasih buat dukungannya.

11.Teman-Teman Casual di Sari Catering, Pak Muadi, Bang Roni, Bang Ari, Salmon, Adi, Ira Sipayung Teman Seperjuangan Casualku.

Penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam kertas karya ini. Untuk itu penyusun mengharapkan segala kritik dan saran yang membangun untuk menyempurnakan kertas ini. Besar harapan penulis, kertas karya ini dapat bermanfaat bagi siapa saja yang membaca.

Medan, Oktober 2013 Penulis

(8)

DAFTAR ISI

Halaman

ABSTRAK ... i

KATA PENGANTAR ... ii

DAFTAR ISI ... v

BAB I : PENDAHULUAN... 1

1.1 Alasan Pemilihan Judul ... 1

1.2 Batasan Masalah ... 2

1.3 Tujuan Penulisan ... 2

1.4 Metode Penelitian ... 3

1.5 Sistematika Penulisan ... 4

BAB II : URAIAN TEORITIS ... 6

2.1 Pengertian dan Ruang Lingkup Banquet ... 6

2.2 Macam – macam Banquet ... 10

2.3 Peralatan dan Perlengkapan Banquet ... 13

2.4 System Pelayanan Banquet ... 18

2.5 Efisiensi dan Efektifitas ... 21

BAB III : TINJAUAN UMUM TENTANG ASEAN INTERNATIONAL HOTEL MEDAN ... 23

3.1 Sejarah Berdirinya Hotel ... 23

3.2 Klasifikasi Hotel ... 25

3.3 Fasilitas ... 26

(9)

BAB IV : TINJAUAN TENTANG EFISIENSI DAN EFEKTIFITAS SISTAM PELAYANAN BANQUET PADA ASEAN

INTERNATIONAL HOTEL MEDAN ... 34

4.1 Tata Operasional Banquet Hotel Asean Medan ... 34

4.2 System Pelayanan Banquet ... 40

4.3 Efisiensi dan Efektifitas Banquet ... 44

4.4 Hambatan & Solusi ... 46

4.4.1 Speed of service ... 46

4.4.2 Pembagian kerja ... 46

4.4.3 Equipment ... 47

BAB V : PENUTUP ... 49

5.5.1 Kesimpulan ... 49

5.5.2 Saran ... 50 DAFTAR PUSTAKA

(10)

ABSTRAK

Keywords : Banquet, Sistem Pelayanan Hotel Asean International Medan

(11)

BAB I

PENDAHULUAN

1.1Alasan Pemilihan Judul

Kegiatan menyelenggarakan jasa pelayanan makan minum oleh food and beverage departemen dapat ditinjau melalui ruang lingkup sempit dan ruang lingkup yang luas. didalam ruang lingkup yang sempit, penyelenggaraan kegiatan penanganan makan dan minum meliputi food and beverage serviceoperation, food production, bar service operation.

Banquet mula-mula berarti panjang, untuk tempat duduk memanjang bersifat permanen sepanjang dinding restoran, banquet diartikan sebagai upacara / pesta -pesta spesial yang diorganisasi untuk tujuan profesional, sosial maupun upacara kebesaran jadi banquet merupakan penyelenggaraan jamuan makan secara resmi untuk sejumlah besar orang ( minimum 15 orang ) yang biasanya disertai pidato-pidato atau upacara- upacara.

Pelayanan yang baik adalah mengantarkan makanan dengan cara yang efisien yang dikombinasikan dengan teknik pelayanan yang tepat, penuh perhatian serta keramah-tamahan.

Oleh karena banquet membutuhkan efisiensi & efektifitas diluar sistem operasional dan pelayanan agar acara berjalan dengan lancar maka

(12)

penulis tertarik membuat tugas akhir dengan judul Tinjauan Efisiensi dan Efektifitas Sistem Pelayanan Banquet Pada Asean International Hotel Medan.

1.2Batasan Masalah

Agar penulisan kertas karya ini memperoleh hasil yang optimal maka perlu pembatasan masalah untuk lebih memperjelas tujuan penulisan. Adapun batasan masalah dalam kertas karya ini adalah efisiensi & efektifitas dibanquet disebabkan hampir semua aspek yang berkenan dengan acara kegiatan banquet sudah diketahui sebelumnya seperti jumlah peserta, tata duduk, menu, dan lain-lain maka pada dasarnya kegiatan pelayanan untuk acara banquet ini lebih mudah dan praktis untuk dilaksanakan, segala sesuatunya telah dipersiapkan secara matang, penulis membatasi permasalahan pada kinerja Hotel (speed of service), pemanfaatan peralatan efisiensi, dan efektifitasnya.

1.3Tujuan Penulisan

Penyusunan kertas karya ini adalah untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan dalam menyelesaiakan Program Studi Diploma III Program Studi Pariwisata bidang keahlian Perhotelan di Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

Adapun tujuan lainnya yang penulis harapkan dalam penulisan kertas karya ini

(13)

1. Memperluas pengetahuan Mahasiswa sebagai insan pariwisata tentang pengetahuan dan perkembangan hotel-hotel berdiri dikota medan

2. Menjabarkan perbandingan antara teori yang Mahasiswa dapatkan selama masuk perkuliahan dan buku-buku dengan pelaksanaan yang penulis temukan selama mengikuti Praktek Kerja Lapangan di Hotel Asean International Medan

3. Banquet bisa mengetahui operasional banquet, kegiatan dan event-event yang ada di banquet dan banquet juga menghasilkan pendapatan yang besar di suatu hotel.

1.4Metode Penelitian

Penulisan kertas karya ini berdasarkan hasil pengamatan dan penelitian terhadap objek yang diteliti agar dapat memberikan suatu fakta yang objektif. Adapun metode yang digunakan penulis dalam penulisan kertas karya ini adalah:

1.4.1 Penelitian Kepustakaan (Library Research)

Data yang diterima adalah dengan mengumpulkan data berupa teori dan pendapat yang berhubungan dengan masalah yang diteliti pengumpulan data yang diperoleh penulis adalah bersumber dari buku-buku, majalah, brosur yang berhubungan dengan objek yang teliti dan perkuliahan.

(14)

1.4.2 Penelitian Lapangan (Field Research)

Yaitu penelitian dimana data-data yang diperoleh di lapangan, melalui dua cara yaitu

1. Observasi (Praktek Kerja Lapangan)

Merupakan penelitian langsung yang dilakukan di lapangan dengan ikut serta dalam operasional hotel khususnya Sistem Pelayanan di Banquet Food & Beverage Service.

2. Interview (wawancara)

Merupakan penelitian yang dilakukan dengan mengadakan tanya jawab dengan manajemen terkait maupun staf yang ada di bagian Food and Beverage Manager banquet untuk mendapatkan informasi yang butuhkan.

1.5Sistematika Penulisan

Agar penulisan kertas karya ini tersusun secara sistematis, penulis membaginya dalam lima bab yang bertujuan untuk memperoleh suatu susunan yang lebih mudah diikuti dan dipahami. masing-masing bab menjelaskan topik yang berbeda-beda sesuai dengan judul yang tercantum pada setiap bab yang akan diuraikan. adapun Sistematika Penulisan Kertas karya ini adalah sebagai berikut:

(15)

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini menjelaskan tahap pendahuluan kertas karya tentang alasan Pemilihan Judul, Batasan Masalah, Tujuan Penulisan, Metode Penelitian, dan Sistematika Penulisan.

BAB II : TINJAUAN TEORITIS

Bab ini menguraikan secara teoritis mengenai tentang Pengertian dan ruang lingkup banquet, macam-macam banquet, peralatan dan perlengkapan

banquet, system pelayanan banquet, efisiensi dan efektifitas

BAB III : GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Merupakan Tinjauan umum mengenai Sejarah berdirinya Hotel, Fasilitas yang dimiliki, struktur organisasi yang ada di Asean International Hotel Medan.

BAB IV: PEMBAHASAN

Menjelaskan tentang Tata operasional banquet Asean International hotel, Efisiensi dan Efektifitas banquet, Hambatan & Solusi

BAB V : PENUTUP

Membahas tentang kesimpulan dan saran dari pembahasan yang telah disusun secara sederhana dan ringkas untuk Asean International Hotel Medan.

(16)

BAB II

URAIAN TEORITIS

2.1 Pengertian dan Ruang Lingkup Banquet

Banquet merupakan outlet food and beverage departemen yang bertugas menangani atau menyelenggarakan segala macam kegiatan pesta atau jamuan, baik yang diselenggarakan oleh suatu pihak lain yang membuat pesanan ke Hotel. bagi Hotel yang memiliki fasilitasnya, maka dari sektor

banquet ini Hotel memperoleh pendapatan yang cukup besar yaitu dari penyewaan gedung ( hall rental ), penjualan makanan, penjualan minuman dan sebagainya.

Suatu seksi ( section ) lainnya yang juga hampir bersamaan tugasnya dengan Banquet section atau bagian konvensi, yaitu unit/seksi yang menangani berbagai macam kegiatan pertemuan. dengan demikian kesamaan tugas bidang banquet dengan bidang konvensi ini ialah sama-sama melaksanakan atau menyelenggarakan pertemuan. perbedaannya adalah

banquet section melaksanakan kegiatan yang lebih terkonsentrasi kepada aspek jamuan (makan minum dan entertainment) sedangkan konvensi lebih menitik beratkan kegiatannya kepada aspek pertemuan seperti konferensi, seminar, rapat-rapat, loka karya, dan lain-lain.

(17)

Pertemuan merupakan aktivitas atau kegiatan yang berlangsung didalam kehidupan resmi maupun didalam kehidupan ramai. aktivitas didalam kehidupan resmi maupun kehidupan resmi secara umum erat kaitannya dengan acara persidangan, baik yang merupakan persidangan mengikat merupakan acara-acara dalam kehidupan resmi yang terdiri dari rapat - rapat, kongres, konferensi, musyawarah dan sebagainya. Sedangkan bentuk persidangan tidak mengikat adalah seperti seminar, loka karya, penataran, training dan lain-lain. Acara - acara persidangan resmi dan mengikat pada umumnya menghasilkan keputusan – keputusan yang mengikat pesertanya untuk melaksanakan keputusan.

Yang dimaksud acara - acara resmi adalah apabila penyelenggaraannya berdasarkan ketentuan protokoler, sedangkan acara - acara yang diselenggarakan yang berkaitan dengan kehidupan ramai ialah seperti jamuan, pameran, demo, dan lain sebagainya.

Dengan demikian jelaslah bahwa convention section atau bagian konvensi yang terdapat dalam usaha jasa Hotel bertugas memberikan pelayanan yang meliputi berbagai acara dalam kehidupan resmi, sedangkan

banquet departemen bergerak dalam pelayanan makanan dan minuman.

namun demikian suatu jamuan yang didalamnya terdapat acara - acara bersifat protokoler harus dikategorikan sebagai acara dalam kehidupan resmi. disebabakan beberapa persamaan dalam kegiatannya sebagaimana

(18)

dikemukakan diatas, maka banyak Hotel yang menyatukan kedua bagian ini menjadi suatu unit yang disebut dengan banquet & convention departement

Bermacam - macam istilah sudah dibuat orang untuk menyatakan jamuan dan Sekaligus untuk menunjukan kapasitas jamuan itu sendiri seperti pesta, resepsi, dan lain-lain. demikian pula dengan istilah - istilah asing yang sering dijumpai seperti party, reception, feast, grand ( gala ) dinner, dan sebaginya. Jamuan makan atau makan bersama sudah sejak berabad - abad lamanya menjadi bagian dari kehidupan resmi ( protokoler ) serta kehidupan ramai ( pergaulan ). acara demikian sudah menjadi kelaziman bagi masyarakat diberbagai negara dan bangsa dunia ini.

Awalnya Hotel tidak menyediakan fasilitas ruangan khusus yang mempunyai kemampuan untuk menampung orang banyak yang akan melakukan kegiatan perjamuan Hotel ini dikarenakan ruangan pertemuan atau ruangan rapat bila ditinjau secara ekonomis dianggap kurang mengguntungkan jika Hotel harus menyediakan ruangan besar dengan peralatan dan pelayanan yang hanya digunakan pada waktu tertentu.

Dalam sebuah hotel berbintang bertaraf International mempunyai beberapa departement food and beverage itu adalah bidang penyajian makan - minum dan juga jenis function yang dikelola oleh salah satu bagian dari

departement tersebut yaitu banquet.

Hal ini menuntut pihak Hotel agar mampu menyediakan fasilitas yang sesuai serta pelayanan yang baik contohnya saja bila seseorang tamu

(19)

memesan ruang Royal Ballrom untuk acara pernikahan yang jumlah tamu kurang lebih 1000 orang maka pihak manajemennya harus mampu mengelola Royal Ballrom agar mampu menampung dengan jumlah lebih dari 1000 orang karena tamu yang akan datang kemungkinan besar akan membawa teman - teman kedalam acara atau jamuan tersebut.

Begitu juga dengan fasilitas lainnya yang mengenai peralatan makan dan minum, kursi, meja dan sound system dan fasilitas lainnya harus mampu untuk memberikan pelayanan yang baik tak terlebih kulitas pelayanan juga harus dapat memberikan pelayanan juga harus dapat memberikan service

yang baik pula.

Didalam banquet terdapat fasilitas yang menyediakan penyewaan ruangan yang disebut dengan istilah function room yang berfungsi sebagai ruangan serba guna. besarnya ruangan ini tidak terlalu besar dibandingkan dengan ruangan royal ballrom hal ini merupakan fungsi utama dari banquet

departemen yaitu sebagai sarana penyewaan ruangan untuk

menyelenggarakan berbagai acara.

Fungsi banquet sendiri bagi kelangsungan hidup Hotel :

- Sebagai pemasukan ( Income ) Hotel di samping penyewaan kamar dan penyediaan makan minum, hal ini menjadikan pihak hotel lebih meningkatkan mutu dan fasilitas banquet karena pemasukan (Income) yang di hasilkan juga cukup besar.

(20)

- Untuk memperkenalkan dan menarik perhatian tamu ke Hotel segala fasilitas banquet yang serba ( Luxurious ) dalam membuat acara atau jamuan yang masih binggung memilih tempat yang sesuai untuk konsumen.

2.2 Macam-Macam Banquet

Adapun sistem kerjanya adalah sesuai dengan bentuk event atau cara yang hendak dilaksanakan, misalnya tamu menginginkan bentuk dan gaya dari segi tatanan meja yang bervariasi karena banquet sendiri mempunyai beberapa style sesuai dengan kebutuhan tamu.

Para tamu yang datang untuk mendapatkan fasilitas jamuan makan tidak hanya menilai kemegahan ruangan, kemewahan perlengkapan, keindahan Interior dan hiasan ruangan, kelezatan cita rasa makanan dan sebagainya, tetapi juga dari faktor orang-orang yang memberikan pelayanan kepadanya. Bentuk –bentuk jamuan yang diselenggarakan Hotel ditinjau dari beberapa sudut.

Macam-Macam Banquet berdasarkan Tujuannya 1. Jamuan formal ( jamuan tidak resmi)

Jamuan formal merupakan jamuan yang didalam penyelenggaraannya bersifat formal berdasarkan ketentuan-ketentuan protokuler jamuan ini tidak hanya memiliki tertib acara melainkan juga memiliki floor-plan (rancangan

(21)

denah) serta Seating arrangement ( peraturan tempat duduk ) diatur secara protokuler.

2. Jamuan informal

Jamuan informal merupakan acara makan bersama yang didalam pelaksanaannya tidak memiliki acara yang bersifat protokuler penyelenggaraan jamuan ini lebih dititik beratkan untuk meningkatkan hubungan antara individu memperluas pergaulan, meningkatkan hubungan kekeluargaan, meningkatkan Prestise serta tujuan sosial lainnya.

3. Jamuan semi formal

Jamuan semi formal merupakan jamuan yang sebagian dari penyelenggaraan diatur secara protokuler sehingga disebut sebagai jamuan setengah resmi

Macam-macam banquet berdasarkan maksud dan tujuan pelaksanaan: o Brithday Party ( pesta ulang tahun )

o Wedding Party ( pesta pernikahan ) o Anniversary Party ( pesta hari jadinya )

o Jamuan syukuran, seminar, rapat kerja ( bisnis ) dan lain-lain Macam-macam banquet berdasarkan Tata cara Pelaksanaan:

Cocktail party atau standing party

Cocktail party dan standing party dalam jamuan ini yang disediakan utamanya adalah minuman yang jenisnya sangat bervariasi seperti soft drink,

(22)

tidak disediakan kursi sehingga peserta menikmati sugguhan dengan berdiri saja.

Sit down dinner

Sit down dinner jamuan ini menyediakan susunan makanan yang lengkap mulai dari apperizer (makanan pembuka ) sampai dessert ( makanan penutup ) yang disediakan untuk pesta yang exclusive, disediakan pula wine

(anggur) untuk tiap jenis makanan. Susunan makanan yang disajikan berbentuk American set menu, Chinese set menu, French set menu,

Pelayanan yang diberikan juga sesuai dengan susunan makanan yang disediakan hanya American Set menu.

Buffet service

Buffet service Jamuan ini susunan menu (set menu ) disusun diatas meja yang diatur sedemikian rupa dipojok-pojok ruangan sehingga tamu akan mengambil sendiri makanan mereka sambil antri, dalam ruangan ini disediakan meja dan kursi tamu.

Buffet Service dapat diartikan do it your self ( melakukannya sendiri ) susunan makanan diletakkan ditempat masing-masing dimeja buffet, tamu mengambil sendiri hidangan yang senangi, waiter membantu mengisi ulang makanan yang sudah habis dimeja buffet atau melakukan carving apabila ada hidangan yang perlu dicarving.

(23)

2.3 Peralatan dan Perlengkapan Banquet

Salah satu faktor terpenting pada banquet adalah tersedianya peralatan dan perlengkapan, peralatan tersebut harus disesuaikan dengan jenis makanan dan minuman yang akan disajikan mulai dari peralatan yanag paling sederhana sampai dengan peralatan yang hanya khusus dipakai pada saat tertentu saja yaitu untuk pada satu jenis makanan atau minuman yang tertentu saja.

Perlengkapan dan peralatan itu tidak hanya perlu dipersiapkan dari segi jumlah tetapi juga dari segi mutu dan penampilannya. Jumlah harus cukup untuk menunjang kelancaran operasional, mutu dan penampilannya harus cukup baik karena akan dilihat dan dipergunakan oleh para tamu dari semua tingkatan sosialnya citra banquet akan dapat dibangun melalui kualitas perlengkapan dan peralatan yang disediakan.

Secara umum peralatan yang digunakan untuk operasional banquet adalah : 1) Glassware

Segala macam jenis gelas atau peralatan yang dibuat dari bahan gelas atau kaca merupakan peralatan untuk penyajian minuman dan umumnya digunakan untuk ice cream, fruit cocktail, variasi dan model serta kegunaan dari gelas berkembangnya dengan pesat , personal banquet dituntut pengenalannya satu persatu yang meliputi nama, bentuk, dan kegunaannya, gelas dapat dibedakan dua macam gelas yang berkaki dan gelas tidak

(24)

o Penyesuaian dengan minuman dan makanan yang disajikan.

o Bahan-bahan gelas sebaiknya bening tidak bermotif maupun mempunyai gambar yang terlalu mencolok akibat penggunaan diluar ketentuan warna asli dari makanan dan minuman yang mungkin juga berubah.

Jenis gelas yang bisa digunakan pada banquet operasional dan kegunaannya :

o Water goblet yaitu gelas yang digunakan dalam penyajian air minum sebagai pengiring makan.

o Cocktail glass yaitu gelas yang digunakan untuk penyajian makan

penutup (desert) seperti ice cream.

o Beer glass yaitu gelas yang digunakan untuk penyajian minuman beer dan sejenisnya ale bentuk beer glass ada empat macam yaitu pilsner glass,high ballglass,beer seidel glass.

2) Cutlery

Alat yang digunakan untuk makan yang terbuat dari perak dan

stainles, fungsinya untuk memindahkan suatu makanan atau minuman dari piring atau gelas ke mulut, disamping itu ada pula yang berfungsi sebagai alat pembantu apabila waiter atau seorang ingin memindahkan makanan ke tempat lain dihadapan tamu peralatan terbuat dari perak disebut silverware

alat terbuat plastik (plastic ware), umumnya cutlery ini digunakan terbuat dari bahan stainless.

(25)

Berikut ini Jenis Cutlery biasa digunakan pada banquet operasional dan kegunaannya:

o Dinner fork & spoon knife yaitu garpu yang digunakan untuk penyajian makanan utama (main course).

o Dessert fork & spoon knife yaitu garpu yang digunakan untuk penyajian makanan penutup (dessert).

o Serving fork & spoon yaitu garpu besar untuk penyajian makanan dan memindahkan makanan.

o Fish fork yaitu garpu besar yang digunakan untuk penyajian ikan pada menu utama(main course).

o Tea/coffe Spoon yaitu sendok kecil yang digunakan untuk mengaduk teh atau kopi.

o Fruit spoon yaitu sendok untuk makan makanan pembuka (appetizer) atau makanan penutup yang berkuah.

o Cake tong yaitu penjepit untuk memindahkan tart, kue atau roti dari piring display ke piring tamu.

3) Chinaware

Barang pecah belah umumnya digunakan untuk tempat makan minum, di samping itu juga sebagai tempat penyajian makan minum, bentuk, ada yang ceper dan ada yang cekung, ada yang memiliki pegangan hanya

(26)

kembang dipinggirannya pada pinggirannya biasa ada warna emas, biru, kuning, hitam dan warna menarik.

Jenis chinaware digunakan pada banquet operation serta kegunaannya. o Bread and butter plate adalah piring ceper yang digunakan untuk

penyajian roti dan mentega, diameter ukurannya adalah 16 cm.

o Dessert plate adalah piring ceper dengan diameter 20 cm biasa untuk penyajian makanan pembuka dan makanan penutup.

o Dinner plate adalah piring makan dengan ukuran diameter 26 cm kegunaannya untuk penyajian main course dan makanan pengiringnya.

o Soup plate adalah mangkok cekung dengan diameter 16 cm dan

kedua pegangan dikanan dan kirinya kegunaannya untuk menyajikan soup yang berkuah.

o Salad bowl adalah mangkok salad untuk menghidangkan porsi yang besar seperti chiken caserol.

o Tea/coffe pot adalah ceret/teko berisi teh atau kopi yang dapat diisi ulang, ceret/teko ini memiliki satu pegangan biasa dalam penyajiannya ceret ini menggunakan guest napkin dan B&B plate

sebagai underliner.

o Vinegar adalah tempat cuka.

o Misscellaneous (peralatan penyajian lainnya)

Peralatan yang tidak termasuk dalam kelompok glassware cutlery, chinaware, linen dan stationary.

(27)

Peralatan ini secara umum juga digunakan sebagai tempat menyajikan makan dan minum bahan yang digunakan untuk peralatan tersebut bermacam-macam ada terbuat dari besi, metal, (stainless sleel)

perak, kayu, aluminium.

Jenis Misscellaneous biasa digunakan banquet operation beserta kegunannya:

o Waiter pitcher teko yang terbuat dari kaca atau stainless steel yang digunakan untuk tempat air minum umumnya air es.

o Tray, baki membawa makanan ke meja tamu atau membawa

peralatan yang telah kotor untuk dibawa ke back of house bentuknya ada yang bulat, persegi, oval room, bahan plastik, karet, kayu.

o Creamer teko kecil untuk tempat susu kental dan susu segar.

o Rechaud alat untuk pemanas makanan meletakkan makanan langsung diatasnya.

o Chaffing dish alat yang digunakan untuk menyajikan makanan

dengan memasukkan alat pemanas dibawahnya.

Linen & stationary

Peralatan yang digunakan untuk memperindah, merapikan meja, membersihkan mulut dan sebagainya untuk memudahkan tamu untuk menikmati hidangan yaitu pengertian linen.

(28)

o Table cloth taplak meja untuk menutupi permukaan meja agar kelihatan lebih rapi.

o Giest napkin serbet untuk membersihkan mulut tamu setelah selesai makan, napkin ada dua yaitu linen napkin tersebut kain linen, paper napkin terbuat dari bahan kertas.

o Skirting kain untuk menutupi bagian samping meja atau pun stand, biasa terbuat dari motif yang cerah sedangkan untuk stand biasa berwarna gelap.

o Overhead projektor alat untuk memproyeksikan tulisan ke papan tulis.

o Spidol alat yang digunakan untuk menulis dipapan tulis (white

board).

o White board papan tulis bersegi empat dan mempunyai roda untuk menulis.

o Pen & note book untuk menulis informasi penting mengenai makalah dan sebagainya.

2.4 Sistem Pelayanan Banquet

Sistem pelayanan sangat mempengaruhi kualitas pelayanan dari suatu Hotel. Sistem pelayanan yang sesuai akan memberikan suasana yang lebih sempurna sesuai dengan pemesanan yang diinginkan tamu, misalkan seorang

(29)

tamu memesan acara jamuan keluarga karena ibunya sedang berulang tahun yang ke 70 tahun maka acara yang diinginkan adalah acara meriah dengan

event yang sedikit menghibur bila seorang manager memakai sistem pelayanan yang cepat maka suasana pesta akan seperti keadaan perang Vietnam yang kacau balau jadi diperlukan sistem pelayanan yang cocok dengan situasi pesta yang diselenggarakan.

Pada saat lain manager juga harus memisahkan sistem pelayanan bagi tamu khusus yang berada dimeja khusus, seperti meja VIP dan meja VVIP manager harus memisahkan pelayanan dimeja regular dan meja khusus tersebut karena akan sangat vital fungsi pelayanan ini maka perlu ada kebijakan mengenai meja khusus ini. ada beberapa macam service yang diterapkan dibagian banquet umumnya terdiri dari atas 2 macam yaitu self service ( prasmanan ) dan table service pada kondisi lain juga di kombinasikan anatara self service dengan table service.

Self Service

Sistem pelayanan prasmanan atau tamu mengambil sendiri makanan yang telah disediakan oleh pihak banquet pada posisi yang telah ditentukan pula, pada jenis pelayanan ini tidak disediakan meja, fungsi server atau

waiter disini adalah mengambil peralatan makan yang telah kotor dan membawa ke bagian steward. Sistem pelayanan ini dapat dibedakan menjadi

(30)

Cafetarian Service

Tamu yang memilih sendiri hidangan yang telah disediakan counter

dengan dibantu oleh counter helper dan tamu langsung membayar hidangan yang telah dipilihnya, hidangan yang telah display adalah sesuai dengan susunan menu yaitu mulai dari appetizer hingga dessert serta berbagai minuman soft drink dan hard drink.

Tidak jauh berbeda dengan cafetarian service, makanan telah display

atas meja counter mulai dari makanan pembuka hingga makanan penutup tamu bebas memilih hidangan yang dia sukai sepuasnya tetapi pembayaran

buffet service adalah tamunya membayar makanan satu set menu makanan yaitu mulai dari makanan pembuka hingga makanan penutup beserta dengan minumannya.

Table Service

Sistem pelayanan formal yang tenang tetapi dapat memuaskan tamu berbeda dengan jenis pelayanan sebelumnya tamu pada jenis pelayanan ini berada didepan meja dan duduk diatas kursi sehingga server melayani tamu dari belah kanan tamu

English Service (Family service)

Cara pelayanan english service adalah tuan rumah (host) meracik makanan diatas piring dan menyajikan langsung kepada tamunya, khususnya makanan pokok (main course) tetapi untuk makanan seperti kentang dan

(31)

sayuran diletakkan ditengah meja dan tamu dipersilahkan mengambil sendiri sesuai keinginan dengan cara kekeluargaan.

Russian Service

Russian Service biasa disebut platter service atau silver service yang mana makanan telah diracik dan disiapkan kemudian diatur rapi dan menarik pada sebuah pinggan oleh seorang chef yang ahli. Kemudian makanan yang telah siap tersebut dibawa ke meja side board lalu setelah itu dibawa ke hadapan tamu dengan menggunakan platter beserta service spoon and fork. French Service

French service adalah pelayanan yang mewah, cara pelayanan ini selain menggunakan platter, juga menggunakan alat pemanas / alat khusus untuk memasak makanan dihadapan tamu (gueridon) dalam pelayanan ini dibutuhkan pelayan yang sangat ahli, biasanya dua orang pelayan untuk satu

table yang disebut dengan chef de rang dancommis de rang. American Service

American service merupakan cara penghidangan yang cepat atau biasa dikenal dengan pelayanan ready plate, dimana masakan telah siap dan diracik diatas piring dari dapur dan langsung disuguhkan ke tamu.

2.5 Efisiensi dan Efektifitas

(32)

“Efisiensi adalah perbandingan yang terbaik antara input (masukan)

dan output (hasil antara keuntungan dengan sumber-sumber yang

dipergunakan), seperti halnya juga hasil optimal yang dicapai dengan penggunaan sumber yang terbatas, dengan kata lain hubungan antara apa yang telah diselesaikan”.

Efektifitas adalah suatu ukuran yang menyatakan seberapa jauh target (kuantitas, kualitas, waktu) telah tercapai, dimana makin besar persentase

target yang dicapai, makin tinggi efektifitasnya.

Perbedaan efisiensi dan efektifitas adalah efektivitas pencapaian tujuan secara tepat atau memilih tujuan-tujuan yang tepat dari serangkaian alternatif atau pilihan dari beberapa pilihan lainnya. Efektifitas bisa juga diartikan sebagai pengukuran keberhasilan dalam pencapaian tujuan-tujuan yang telah ditentukan. Sebagai contoh jika sebuah tugas dapat selesai dengan pemilihan cara-cara yang sudah ditentukan, maka cara tersebut adalah benar atau efektif.

Sedangkan efisiensi adalah penggunaan sumber daya secara minimum guna pencapaian hasil yang optimum, efisiensi menganggap bahwa tujuan-tujuan yang benar telah ditentukan dan efisiensi merupakan suatu ukuran keberhasilan yang dinilai dari segi besarnya sumber / biaya untuk mencapai hasil dari kegiatan yang dijalankan.

(33)

BAB III

TINJAUAN UMUM TENTANG HOTEL ASEAN INTERNATIONAL MEDAN

3.1 Sejarah Hotel

Asean International Hotel dahulu Best Westen Asean International Hotel yang terletak dijantung kota Medan tepatnya di Jln.H.Adam Malik No.5 yang sebelumnya dikenal dengan Jl.Glugur By.Pass. Berlokasi dikawasan pusat perbelanjaan.

Lokasi Asean International Hotel medan sebelumnya adalah Asean

Seafood Restaurant. dan mengingat mempelajari dengan cermat

perkembangan pariwisata Sumatera utara maka membuat penelitian dan

study banding, bahwa lokasi Asean Seafood restaurant dengan

perkembangan yang menuju kota metropolitan dan merupakan salah satu andalan untuk peningkatan dan pendapatan daerah sektor Pariwisata, maka lokasi ini dianggap sesuai untuk bagunan Hotel bertaraf International.

Maka pada tahun 1990 hotel mengajukan permohonan izin kepada Dirjen Pariwisata di Jakarta. Dengan restu Dirjen pariwisata mengeluarkan surat izin sementara No.Kep.05/ISLII I/V/DIR/DO tertanggal 28 Mei 1990 yang berlaku selama 3 tahun sebagai awal pembangunan Hotel ini. dan didukung oleh Gubernur KDH Tkt I Sumatera utara dengan izin prinsip

(34)

untuk membangun Hotel berbintang. tiga dijalan H.Adam Malik dahulu Glugur by pass No.5 Medan yang tertuang dalam surat Kep.556.2/23144 tertanggal 4 September 1991.

Dengan ini Hotel meneruskan permohonan izin kepada Dinas Tata Kota Medan dan keluar surat keterangan situasi bangunan No.556.2/4529/10/501/91. setelah itu Hotel mohon Kepada Walikota Kotamadya Tkt II Medan. Kepala Dinas Bangunan dikeluarkan surat izin mendirikan bangunan No.074/645/MB/712/1992.

Pada tanggal 28 Desember 1995 diresmikan acara kolektif Jakarta oleh Presiden RI dengan Predikat bintang **** maka Asean International Hotel Medan melakukan soft Opening. Dilihat dari lokasi dan arsitektur maupun interiornya Asean International Hotel Medan diklasifikasikan ke business Hotel. berdiri diatas tanah seluas 4.040 m2 dengan ketinggian 8 lantai dan jumlah kamar sebanyak 219 kamar ditambah fasilitas-fasilitas pendukungnya merupakan bangunan termegah dilokasi tersebut dan merupakan daerah yang strategis sebagai pendukung salah satu daya tarik bagi businessman maupun wisatawan mancanegara karena letak Hotel ini mudah untuk mendapatkan fasilitas transport ke kawasan industri Medan atau pun Angkatan Laut Belawan.

Dari keadaan dan fasilitas yang ada, Deparpostel memberi kepercayaan kepada Asean International Hotel Medan untuk menyandang kelas bintang **** pada tahun 1995-1996 secara hampir bersamaan ada 3

(35)

Hotel berbintang yang berdiri Medan salah satu antaranya Asean International Hotel. Dari awal operasi dengan taraf Soft Opening secara bertahap pembangunan jumlah kamar dimulai dengan 78 (tujuh puluh delapan) kamar dan sampai saat ini sudah bisa mengoperasikan 219 (dua ratus sembilan belas) kamar.

3.2 Klasifikasi Hotel

Beberapa klasifikasi Asean Ineternational Hotel Medan 3.2.1 Berdasarkan Komponen Harga Kamar

Asean International Hotel yang menggunakan continental plan

dimana Hotel tersebut menerapkan ketentuan haga kamar termasuk satu kali makan pagi.

3.2.2 Size

Melihat ukuran Hotel dan jumlah kamar sebanyak 219 kamar tersebut di bagi sesaui dengan tipe kamarnya

• Asean suite room

• Executive room

• Deluxe room

• Grand superior room

• Superior room

(36)

3.2.3 Berdasarkan Lamanya Buka Asean International Hotel Medan Beroperasi sepanjang tahun tidak ada sela untuk berhenti sehingga Hotel ini dimasukkan kedalam jenis hotel all year around.

3.2.4 Berdasarkan Kelas Hotel

Hotel indonesia digolongkan menjadi dua jenis yaitu Hotel melati dan Hotel bintang, Hotel melati diklasifikasikan menjadi satu, melati dua dan melati tiga, sedangkan Hotel berbintang diklasifikasikan menjadi Hotel bintang satu, bintang dua, bintang tiga, dan bintang empat, dan bintang lima penggolongan Hotel dinegara ini didasarkan pada tiga criteria yaitu fisik operasional/manajemen dan pelayanan Asean termasuk Hotel bintang empat. 3.2.5 Berdasarkan Lokasi

Hotel apabila dilihat dari lokasi Hotel Asean International Hotel didirikan maka Hotel tersebut diklasifikasikan city hotel sebab Hotel tersebut terletak jantung kota dan ditengah kota medan.

3.3 Fasilitas hotel

Asean International Hotel medan merupkan salah satu asset

kepariwisataan sumatera utara yang predikat Hotel berbintang empat tata letak yang strategis dipusat kota medan sangat mengguntungkan dalam kegiatan operasionalnya, adapun fasilitas-fasilitasnya yang dimiliki Asean International Hotel medan sebagai berikut :

(37)

o Bar

o Tempat parkir mobil o Ruang pertemuan o Layanan loundry o Lift

o Layanan kesehatan

o Tempat penukaran valuta asing o Internet umum

o Restoran o Layanan kamar

o Akses jaringan internet o Fasilitas ATM

o Salon kecantikan o Pusat bisnis o Penyewaan mobil o Layanan perkantoran o Karoke

o Lobby

(38)

3.3.1 Kamar

Asean Inetrnational Hotel Medan menawarkan tamu yang mewah dengan standar fasilitas – fasilitas tingkat international, semua tingkatan kamar Hotel dilengkapi dengan fasilitas yang berupa teras atau balkoni, pendingin, ruangan ber-ac, mini bar, air panas, air dingin sambungan telepon international tape, pilihan radio fasilitas untuk menyiapakan teh dan coffee di kamar tv dengan satelit, chanel video, hair dryer serta kotak pengaman.

Executive floor yaitu executive room terdiri 26 kamar dengan rincian

 King size : 14 kamar

 Twin : 6 kamar

 Asean Suite : 1 kamar

 Junior sweet : 3 kamar

 VIP sweet : 1 kamar

 VVIP sweet : 1 kamar

Superior yaitu superior room terdiri dari 183 kamar

 twin : 108 kamar

 king size : 75 kamar

Deluxe yaitu deluxe room terdiri dari 10 kamar

 twin : 3 kamar

 king size : 7 kamar

(39)

3.3.2 Fasilitas Kamar terdiri dari :

 kamar mandi dengan shower dan bath tub

 air conditioner

 TV

 Mini bar

 Wi-fi Internet access  Dan fasilitas lainnya.

Fasilitas-Fasilitas Lainnya yang terdapat Asean International Hotel Medan adalah:

Restaurant.

Anggrek Coffee Shop yang terletak di lobby dengan luas 275 m2, kapasitas 20 kursi menyajikan menu International dengan pelayanan serba cepat dan dibuka 24 jam.

Room Service

Dengan cepat siap untuk menerima pesanan dari kamar yang buka selama 24 jam melayani pesan makan dan minum dari tamu yang menginap Hotel.

Jazz Lounge

Dibuka setiap hari yang dimulai dari pukul 10.00 pagi sampai dengan pukul 01.00 dini hari, yang terletak dilantai dasar berseberangan dengan lobby Hotel dan dapat bersantai untuk menikmati minuman segar serta

(40)

Karaoke (Rainbow Karaoke Lounge)

Tempat menyalurkan bakat-bakat untuk menyanyi sambil berkumpul dengan teman - teman dan menikmati minuman yang terletak di samping

lobby.

Perkantoran

Perkantoran terletak di lobby yang berseberangan dengan anggrek coffee shop ada 6 (enam) kamar yang dipergunakan untuk segala macam kegiatan bisnis dengan ukuran per kamarnya 3,8 x 7,5 =26,78 m2 Perkantoran ini dilengkapi dengan fasilitas telepon dengan central air

conditioning, dapat disewa untuk usaha / bisnis yang cocok untuk kalangan

executive karena letaknya sangat Strategis.

Business Centre

Business centre ruangan ini terletak Lobby yang berseberangan dengan anggrek coffee shop dan berdekatan dengan perkantoran digunakan untuk membantu tamu-tamu yang memerlukan Faximile, Surat-menyurat, internet maupaun Meeting kecil, yang dilayani oleh seseorang sekretaris yang cukup berpengalaman.

Swimming Pool

Swimming pool terletak di lantai satu berhadapan dengan fitness center dan disampingnya terdapat open stage yang biasa dipergunakan untuk acara tertentu misalnya konser music yang dimeriahkan dengan

(41)

penyanyi-penyanyi terkenal dapat dipergunakan anak-anak maupun dewasa dengan ke dalaman satu meter sampai dengan dua meter.

Fitness Center (Sauna dan Jacuzzi)

Menikmati fasilitas kebugaran diruang aerobik dengan peralatan yang lengkap untuk fitness yang terletak dilantai satu berdekatan dengan

swimming pool. Serta mendapatkan fasilitas lain yang dilengkapi dengan sauna, steam dan jacuzzi guna menanggulangi rasa stress melalui panduan dari pemandu spesialis yang bertaraf International dan telah terlatih.

Function room (Crystal room)

Function room Terletak dilantai satu dengan luas keseluruhan 256 m2 yang dapat digunakan untuk rapat dan disediakan menurut kebutuhan yang diperlukan. ruangan dapat dibagi menjadi empat ruangan dengan partisi setiap ruangan ukuran 8 x 10 m2.

Oval Room

Oval room ruangan ini bersebelahan dengan convention hall dengan luas kira-kira 220 m2, yang dapat dipergunakan untuk arisan, cocktail dan acara resmi lainnya dengan kapasitas 30 orang. royal room berada dilantai delapan ini adalah royal 1,2,3

Basement

Basement dilantai paling bawah dapat menampung kendaraan roda 4 sebanyak 40 buah dan 100 buah kendaraan ber-roda dua, Untuk parkir

(42)

dibasement masuk melalui Jalan Haji Adam Malik dan keluar melalui Jalan Waringin.

3.3 Struktur Organisasi

Setiap perusahaan pada umumnya membuat bagan organisasi tertentu. Karena tanpa adanya struktur organisasi dalam perusahaan maka pembagian tugas tiap-tiap karyawan maupun departemen tidak akan berjalan dengan semestinya. Sebagai akibatnaya banyak karyawan yang menyalahi wewenang maupun tugasnya yang akan mempengaruhi pada pencapaian tujuan perusahaan. Dengan kata lain pada struktur organisasi secara jelas tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian dalam perusahaan, sehingga dapat memperlancar jalannya kegiatan operasional dalam pencapaian tujuan perusahaan.

(43)

Struktur Organisasi Asean International Hotel Medan

Sumber : Asean International Hotel Medan General Manager

Personal Manager

Chief M & E

Chief Security

Executive HK

Marketing Manager

FO Manager

F & B Manager Financial Controller

Executive Chef

Fitnes Manager

EDP Manager Purchasing Manager Asst. Purchasing Manager Asst. Chief M & E

Asst. Chief Security

Asst. Ececutive HK

Banguet Manager Sales Manager

Asst. FOM Manager Duty Manager Acounting Manager

Asst. F & B Manager

Sous Chef Demi Chef Cook Helper

(44)

BAB IV

TINJAUAN TENTANG EFISIENSI DAN EFEKTIFITAS SISTEM PELAYANAN BANQUET PADA ASEAN INTERNATIONAL HOTEL

MEDAN

4.1 Tata Operasional Banquet

Untuk menunjang kelancaran tugas dan operasionalnya, banquet

memerlukan beberapa formulir yang harus diperhatikan sebelum mempersiapkan suatu acara yaitu:

- Order formulir

Order book ini digunakan untuk mencatat transaksi yang telah terjadi.

- Menu formulir

Daftar menu ini dipergunakan untuk suatu acara. Dari daftar menu ini maka disiapkan hidangan yang sesuai dengan urutan dan pesanan tamu.

- Loog book

Log book ini sebagai catatan yang dipergunakan oleh banquet untuk mencatat segala kegiatan acara yang berlangsung tentang karyawan banquet

yang bertugas pada acara tersebut, jumlah peserta acara, jenis acara, pendapatan banquet,dan laporan tentang jalannya operasional dalam suatu acara.

(45)

- Working schedule.

Daftar jadwal kerja dari karyawan banquet untuk waktu tertentu jadwal ini perlu diperhatikan karena hal ini juga menunjang kelancaran kerja dari

banquet yang biasanya dibuat oleh manager banquet.

Untuk mencapai suatu kesepakatan ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh pihak banquet yaitu :

- Hari, tanggal dan jam penyelenggara acara.

- Jumlah peserta yang hadir.

- Macam acara ( sitting party dan sebagainya. )

- Tahapan penyelenggara acara.

- Tata ruang.

- Sistem pelayanan.

- Sistem pembayaran dan lain-lain.

Penanganan dan pelayanan banquet dimulai sejak pelanggan dan petugas

banquet pertama kali bertemu pada akhir penyelenggaraan serta termasuk pula penyelesaian pembayaran, proses tersebut dibagi atas tahap – tahap sebagai berikut :

1. Tahap Sebelum penyelengaraan

- Pada saat penawaran dan permintaan suatu event, pihak banquet

(46)

disertai rincian biayanya, pihak pelanggan akan memilih produk yang ditawarkan oleh pihak banquet sesuai dengan keinginannya.

- Menangani surat perjanjian.

Setelah dicapai kesepakatan bersama kedua belah pihak menandatangani surat perjanjian yng berisi hak dan kewajiban masing - masing pihak

- Kedua belah pihak akan saling mengadakan pendekatan, dalam hal ini pihak diwakili oleh banquet sales dan representative atau banquet

manager, sedangkan pelanggan diwakili oleh tuan rumah atau panitia pelaksana. Pendekatan ini dilakukan untuk mencapai kesepakatan yang nantinya technical meeting sebelum acara berlangsung yang melibatkan berbagai pihak terkait baik dari pihak hotel sendiri maupun dari pihak pelanggan.

- Memelihara kesepakatan dengan komunikasi, mulai dari saat penandatangani perjanjian sampai dengan hari acara berlangsung, biasanya terbentang waktu yang cukup lama selama waktu tersebut kedua belah pihak saling berkomunikasi beberapa kali ada penambahan.

2. Tahap Saat Pelaksanaan acara

(47)

Sebelum acara berlangsung, sebaiknya para staf banquet harus menyiapkan apa - apa saja yang harus diperlukan sebelum acara berlangsung baik peralatan, perlengkapan maupun fasilitas lain yang akan diperlukan untuk kelangsungan acara. Peralatan yang biasanya digunakan dalam coffee break adalah :

- Tea cup saucer

- Tea spoon

- Tea cup

- B & B plate

- Coffee corry & Tea corry

Peralatan yang biasa digunakan dalam lunch / dinner antara lain :

- Saucer

- Saucer soup

- Soup ladle

- Serving spoon

- Dinner / dessert spoon

- Dinner plate

- Dinner fork

- Soup bowl

- Duck spoon

- Dessert plate

(48)

- Water globet

- Guest napkin

- Ashtray

Beberapa peralatan dan perlengkapan yang biasanya diminta yaitu : 1. Layar untuk OHP

2. Proyektor film 3. Papan tulis 4. Mimbar / podium 5. Alat-alat tulis

Service ( pada saat acara berlangsung )

Ketika acara berlangsung, para karyawan haruslah memberikan service yang baik kepada tamu ataupun peserta suatu acara. Saat ini banquet sering melayani atau mengadakan suatu acara dengan buffet menu.

Di banquet sering dipakai buffet menu, karena kebanyakan tamu lebih menyukai suasana rileks dan santai, kerena di buffet menu tamu diperkenankan untuk mengambil sendiri makanan yang telah disusun dan diatur di atas meja.

Penataan meja buffet memiliki peran penting dan memiliki bentuk-bentuk seperti:

• Straight line shape, yaitu : satu meja buffet memanjang dengan

hidangan lengkap, mulai dari appetezer, soup, main course, dan dessert.

(49)

• Scramble system, yaitu : lebih dari satu buffet yang disediakan

dan letaknya memencar, tiap buffet / stail diisi dengan satu jenis makanan saja.

Clear – up

Begitu acar selesai, waiter juga segera membersihkan dan merapikan ruangan seperti keadaan semula. untuk meng-clear-up piring-piring kotor ketika acara masih berlangsung, sebaiknaya kita menyapa tamu dengan menanyakan apakah piringnya telah siap dipakai, jika sudah maka segera diclear-up saja.

Penyelenggaraan suatu event akan berhasil jika kedua belah pihak mengikuti kesepakatan yang telah dibuat bersama dan saling bekerja sama sejak awal hingga akhir.

3. Tahapan setelah acara

Setelah acara selesai, sejumlah rekening harus diselesaikan oleh pihak pelanggan. Penyelesaiannya bisa dalam bentuk pembayaran kontan, transfer bank maupun credit card.

Dalam tahapan ini merupakan saat yang tepat untuk bagian banquet

dalam menerima saran dan kritik dari pelanggan untuk perbaikan dan peningkatan mutu pelayanan dan produk serta mengucapkan terima kasih atas terpilihnya tempat penyelenggaraan dan meningkatkan pelanggan untuk

(50)

menyelenggarakan acara lain di tempat yang sama pada kesempatan yang akan datang.

4.2. Sistem Pelayanan Banquet

Dalam operasionalnya untuk melaksanakan suatu acara pihak

banquet harus memiliki kesepakatan dengan pihak yang akan

menyelenggarakan suatu acara agar nantinya tidak ada complain dari tamu, kesepakatan dilakukan di ruangan banquet sales, setelah kesepakatan terjadi dan apabila tamu ingin melihat salah satu ruangannya tamu dapat di bawa untuk melihat ruangan tempat pelaksanaan acara.

Pelayanan banquet di Asean International Hotel berbeda dengan restoran, coffee shop, maupun room service di hotel ini, banquet mempunyai ciri – ciri tersendiri yaitu sanggup melayani tamu dalam jumlah besar dan semua bentuk service dapat diterapkan banquet asean inetrnational hotel sesuai permintaan pelanggan, apakah bentuk standing party atau pun sitting party.

Kesepakatan ini dilakukan sebelum hari acara sesuai dengan yang diinginkan pelanggan, dan dibuat secara tertulis dalam function sheet

(semacam lembar kontak) contoh function sheet yang ada di Asean International Hotel Medan sebagai berikut

(51)

FUNCTION ROOM RENTAL 2013

Function Room Rental

RATE Siang ( 12 jam )

07.00 AM – 18.00.PM

Malam

18.00.PM – 12.00. PM

Crystal Room I - IV Crystal Room I – II Crystal Room I – IV

Royal I Royal II Royal III

Ball Room I,II & III Ball Room I,II & III

Opal Room Opal Room

Jade Room 1

Jade Room 2 Jade Room 2

Velvet Room Velvet Room

Rp. 8.000.000,- Nett Rp. 5.000.000,- Nett 07.00. Am – 12.00. PM

Rp. 10.000.000,- Nett Rp. 5.000.000,- Nett Rp. 5.000.000,- Nett Rp. 12.000.000,- Nett 07.00.Am – 12.00. Pm

Rp. 2.000.000,- Nett 07.00.Am – 12.00. Pm

Rp. 3.000.000,-Nett 07.00. AM – 12.00.PM

Rp. 1.500.000,- Nett 07.00.AM – 12.00.PM

Rp. 2.000.000,- Nett 07.00.AM – 12.00 PM

Rp. 8.000.000,- Nett Rp. 5.000.000,- Nett Rp. 16.000.000, Nett

Rp. 10.000.000,- Nett Rp. 5.000.000,- Nett Rp. 5.000.000,- Nett Rp. 12.000.000,- Nett Rp. 20.000.000,- Nett

Rp. 2.000.000, Nett Rp. 4.000.000,- Nett

Rp. 3.000.000,- Nett

Rp. 6.000.000,- Nett

Rp. 1.500.000,-Nett Rp. 3.000.000,- Nett

Rp. 2.000.000,- Nett Rp 4.000.000,- Nett

(52)

BANQUET EVENT ORDER No: 038/038 /AIHO/BQT- SM/VII/2013

Asean International Hotel Name of Host : Mr. Suwardi

Addres : MEDAN Phoned By :

Booked By : Mr.

Type of Function : MEETING Time : 7 PM – 10 PM Price/ Person : 320 Pax Terms of Payment :

PMR ( 1 X D + 1 x CB ) Nett /Pax * Deposit Paid :

Issued Date : 9 Juli 2013

Day / Date : Tuesday / 10 Juli 2013

( 10 – 12 Juli 2013 )

Company :

KEMENTRI AN

PEKERJAA N UMUM Venue : Royal I – III, LT.8

Rental Charge :

Hotel Contact : Mr. Benny Langen

Phoned By : Prepared By:

F&B Service Manager Mr. Mhd. Afrizal

Buffet Dinner at Royal I, Lt.8 , at: 7 PM =320 Pax

Chef’s Choice Menu Buffet Style

Please check properly about Electricity Power & Air Condition, Standard Sound System, Screen, Wireless, ENGINEERING:

Mic Cable, Mic Wireless.

Note: Pls incharge 1 person for sound system , 2 infocus

Please be informative in the line of the above event.

(53)

CB III at Royal, LT.8 at : 8 PM = 320 Pax

Three Kind of Snack Chef’s Choice Menu

Tea & Coffee

NB: Pls prepare Welcome Drink for 2 station at Lobby area at: 12 PM for 320 pax

The payment will be settled by : Company Account ,

ACCOUNTING:

- Area Cleanliness & Sanitation also for toilet to be cleaned before& after the event. Toilet attendance to be provided before & after the event.

HOUSE KEEPING:

- Please stand by for House Keeping Staff & make sure the cleanliness of Toilet at: LT.8 - Pls prepare Potted Plan in the corner

Full attention to be informative also on the parking area & please make the guest feel secure. SECURITY:

Kindly prepare:

BANQUET:

- Class Room Styke Royal Ballroom ( I – III ), LT.8

Receptionist Table, Head Table, Flip Chart,White Board & Maker, Mic, Writing Pad + Pen, Mineral Water, Candies

BELL BOY/ SIGN BOARD: KEMENTRIAN PEKERJAAN

UMUM “DINNER”

AT ROYAL BALLROOM, LT 8

Acknowledge by: Approved by:

Mr. Afwandi

S&M Manager EAM

Mr. Benny Langen

* GM *EAM * Financial Director

CC:

* FO Manager *Executive Chef * S&M Manager

* Acct. Manager *Purchasing * Public Relation

* Security *Personalia * Duty Manager

(54)

4.3 Efisiensi dan Efektifitas di Banquet

Melayani berati mengantarkan / menyajikan pesanan makan dan minum serta memenuhi kebutuhan tamu-tamu selama mereka menikmati makan-minum di banquet, Pelayanan yang baik adalah mengantarkan makanan dengan cara yang efisien yang dikombinasikan dengan teknik pelayanan yang tepat penuh perhatian dan keramah-tamahan. Pelayanan ini bisa juga berarti persiapan-persiapan mengenai keadaan-keadaan yang biasa terjadi, keamanan dan sanitasi di banquet dan akhirnya juga termasuk menangani dengan baik pembayaran tamu dan penerimaan uang tip.

Dalam menyajikan setiap hidangan, wanita dan tamu-tamu yang lanjut usia dilayani terlebih dahulu dengan keramah-tamahan atau rasa hormat yang tepat kecuali kalau ada host (tamu yang mentraktir/menjamu tamu-tamunya). Apabila ada host, mulai dari tamu kehormatan yang duduk di sebelah kanan host; pelayanan di teruskan keliling berlawanan arah dengan putaran jarum jam.

Supaya lebih efisien makanan di bawa dengan kereta dorong

(gueridon) beberapa orang pramusaji yang lain kemudian menyajikan

makanan tersebut kepada para tamu bergerak secara serempak mengambil makanan dari kereta dorong yang di parkir dekat pintu masuk ruang makan, menyajukan ke hadapan para tamu setelah ada aba-aba dari banquet manager atau banquet head waiter, di situ perlu adanya koordinasi yang baik dan kelancaran komunikasi.

(55)

Agar lebih efektif waiter (pramusaji) yang senantiasa standby di dalam ruang makan selain bertugas menyajikan makanan, termasuk minuman plus kebutuhan tamu yang lain, serta mengangkat alat-alat kotor dari atas meja makan (clear up) setelah tamu-tamu selesai makan dan telah di beri aba-aba oleh banquet manager atau banquet head waiter. Tugas banquet

captain adalah ikut mengawasi dan membantu kelancaran jalannya

pelayanan.

Para pramusaji yang bertugas sebagai runner, setelah selesai mengambil makanan dari dapur dan membawanya ke ruang makan, secara tertib dan urut bertugas pula untuk membawa alat-alat kotor ke ruang makan ke dishwaser (bagian pencuci piring) dengan menggunakan kereta dorong. Pramusaji ini juga bertugas membawa alat-alat yang bersih, yang sudah selesai di cuci dari dishwasher ke tempat pengeringan untuk diatur kembali denagn rapi bila acara banquet selaesai.

Seorang banquet yang berpengalaman dapat melayani 15 atau16 tamu tanpa mengalami kesulitan sama sekali. Di kota-kota dimana tidak ada serikat kerja banquet yang siap melayani acara banquet, head waiter

menangani hal itu dengan kebijaksanaannya ia dapat melayani 25 orang tamu dengan lancar, banquet waiter akan lebih berpengalaman apabila ia pernah bekerja pada Ala Carte restoran, banquet head waiter bertanggung jawab atas suksesnya pelayanan banquet.

(56)

4.4Hambatan dan Solusi

4.4.1. Kecepatan Pelayanan

Tidak tergesa-gesa dan harus fokus mata kita terhadap apa yang harus kita layani kepada tamu di banquet, pramusaji hendaknya menggunakan waktu sebaik mungkin dalam memberikan pelayanan untuk acara di banquet

serta gesit dan cepat dalam melayani tamu-tamu, sehingga tamu tersebut merasa puas dan tidak terabaikan atas pelayanan yang diberikan pramusaji kepada tamu yang dilayani di banquet Asean International Hotel Medan.

4.4.2. Pembagian Kerja

Antrian di buffet dalam event, apalagi jumlah peserta lebih dari 300 orang akan terjadi rush hour saat jamuan makan, seperti antrian panjang di meja buffet. untuk mengatasi hal itu maka dari pihak banquet dapat membantu dengan membagi buffet menjadi dua line atau dua buffet table. bisa juga dengan mengarahkan tamu untuk mengambil dessert terlebih dahulu baru ke main buffet sehingga tidak terjadi antrian panjang di meja

buffet.

Short of staff dalam wedding seperti chinese wedding untuk mengatasi kekurangan tenaga bisa membagi area kerja server sebagai contoh seorang sever melayani dua table atau sekitar 20 orang tamu, posisi berdiri

(57)

jawabnya dapat terlayani dengan baik, selalu perhatian tertuju pada semua tamu.

Last minute order sering terjadi event yang sifatnya last minute

seperti business meeting untuk 10-20 orang. permintaanya pagi hari untuk dilaksanakan siang harinya untuk mengatasinya pihak banquet harus dengan sigap menyiapkan ruangan, di biasakan selalu ada uwck-up meeting room sehingga tidak perlu repot lagi menata ruangan. menu disarankan untuk chef choise sehingga penyajian makanan bisa berlangsung dengan cepat dan baik.

Seberapa besar ruang yang akan digunakan untuk suatu buffet service

karena mempengaruhi alur kerja dari pelayan tersebut, apabila ruang tersebut kecil kemungkinan buffet yang digunakan juga tidak terlalu besar.

Dalam menentukan posisi buffet kita dapat menentukan sendiri letak

buffet atau pemesan yang menentukan sendiri letak buffet tapi perlu diingat jangan sampai buffet berada dekat dengan pintu masuk atau keluar karena akan menimbulkan hambatan untuk keluar masuk.

Buat buffet sesuai jumlah tamu yang hadir karena bila tamu undangan mencapai 1000 orang bila hanya satu atau dua buffet akan menimbulkan antrian panjang pada saat mengambil makanan jadi buatlah sesuai procedur yang telah ditetapkan dan juga pisahkan juga antara makanan utama, makanan pembuka dan penutup agar tidak terjadi penumpukan di suatu tempat.

(58)

4.4.3. Equipment

Banquet membutuhkan 500 buah sedangkan bagian outlet lain juga membutuhkan peralatan yang sama dengan jumlah 100 buah sehingga terjadi tarik menarik peralatan yang membuat kegaduhan pada kasus tersebut diambilah kebijakan bila pemakaian peralatan tersebut selesai dipakai walau acara belum selesai maka peralatan tersebut harus segera dicuci oleh steward

dan langsung diberikan kepada outlet yang membutuhkan peralatan tersebut. Dan banquet juga menyewa peralatan karena peralatan di hotel tidak cukup untuk dipakai contohnya dibutuhkan water goblet diganti dengan long glass

di hotel tersebut.

Supaya lebih efisien departemen banquet harus menyediakan partisi supaya tamu tidak nyasar agar tamu dapat melihat ruangan meeting tersebut secara teratur. Pada saat meeting ruangan dibuat kecil oleh karena itu apabila ruangan kecil maka disediakan makan di dalam ruangan tersebut. Pada saat meeting berlangsung seorang waiter melihat minumannya habis harus mengisi ulang kembali minumannya, permen habis pihak banquet harus menyediakan permen disusun dengan rapi di atas meja.

(59)

BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Setelah penulis berusaha untuk menjabarkan operasional dari banquet

beserta kendala–kendala yang terjadi, maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai penutup dari kertas karya ini.

Adapun kesimpulan yang dapat ditarik dari kertas karya ini adalah sebagai berikut:

1. Melihat begitu kompleknya tugas dan tanggung jawab bagian

banquet / pramusaji dituntut perhatian dan kemauan keras untuk melaksanakan tugasnya.

2. Penampilan dan sikap pramusaji merupakan faktor penunjang keberhasilan dalam meningkatkan mutu layanan.

3. Kelengkapan peralatan, perlengkapan ruang banquet serta peran pramusaji sangat besar dalam proses operasional banquet.

4. Banquet sebagai salah satu yang ada Asean International Hotel medan, tentu saja menunjang operasional Hotel tersebut, banquet

yang dalam hal ini berada dibawah naungan food and beverage

departement dapat memberikan pemasukan yang baik bagi

(60)

5. Hubungan kerja yang dengan rekan kerja dan pimpinan sangat dibutuhkan untuk menjalankan operasional banquet ke arah yang lebih baik

5.2 Saran

Pada bagian ini penulis menuliskan beberapa saran yang dapat memberikan pertimbangan dan masukan bagi kelancaran bagi Hotel, banquet serta pramusaji.

Adapun saran – saran tersebut adalah :

• Pramusaji yang ada Asean international Hotel medan hendaknya

memiliki sikap dan tingkah laku yang baik dalam melayani tamu seperti selalu siap sedia untuk memberikan pelayanan kepada tamu, dilarang berkelompok, tidak boleh berpangku tangan dan lain-lain. • Di Asean International Hotel medan perlu adanya penambahan

karyawan khususnya karyawan pramusaji demi kelncaran operasional

banquet.

• Berlatih terus – menerus untuk meningkatkan mutu layanan.

• Tingkatkan keterampilan / kemampuan menjual produk makanan dan

minuman dalam operasional banquet

(61)

DAFTAR PUSTAKA

Marsum, WA, Banquet table manners & napkin folding : jamuan makan resmi, etika di meja makan, lipatan serbet makan. Ed.1, Cet 1 – Yogyakarta : Andi, 1996.

Alfabeta, CV. Seri Manajemen usaha jasa sarana pariwisata dan Manajemen Penyelenggaraan Hotel.1999

Goodman, Raymond J. Edisi Kedua, 2002. Food and Beverage Service Management, Jakarta: Penerbit Erlangga

Masrum W.A. 1994. Restoran dan Segala Permasalahannya. Yogyakarta : Andi Ofset.

Sugiarto, Endar dan Sulartiningrum, 1996. Pengantar Industri Akomodasi dan Restoran, Jakarta. Gramedia Pustaka Utama.

(1)