B. PERANAN SIM DALAM MENINGKATKAN PRODUKTIVITAS KERJA PADA PT. JAMSOSTEK CABANG BELAWAN MEDAN
Berdasarkan aplikasi SIM di dalam PT. Jamsostek cabang Belawan, maka peranan SIM dalam meningkatkan produktivitas secara garis besar dapat dibagi
atas 2 bagian. Pertama, sebagai suatu sistem yang mendukung proses manajerial melalui kemampuannya di dalam menghasilkan informasi yang andal, cepat dan
teliti bagi setiap tingkatan manajemen sehingga pelaksanaan proses-proses manajemen perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan dapat lebih
efektif dan efisien. Kedua, SIM juga berperan dalam meningkatkan produktivitas kegiatan perkantoran melalui otomatisasi kantor sebagai bagian dari penerapan
teknologi informasi. Untuk lebih jelasnya mengenai peranan SIM dalam meningkatkan produktivitas kerja pada PT. Jamsostek cabang Belawan Medan
akan di terangkan pada poin berikut ini.
1. Peranan SIM dalam Meningkatkan Produktivitas Manajerial
Peranan SIM dalam bidang manajerial pada dasarnya adalah sebagai pengelola dan penyedia informasi yang dibutuhkan bagi manajemen khususnya
sebagai pendukung pelaksanaan proses-proses manajemen yang baik. Manajemen tidak akan dapat bekerja secara optimal jika yang bersangkutan tidak didukung
oleh informasi yang menunjukkan secara tepat dan cepat mengenai situasi dan kegiatan usaha yang menjadi tanggung jawabnya.
PT. Jamsostek yang memiliki prinsip integritas menggunakan sistem manajemen yang terpusat. Dimana kebanyakan keputusan penting pada kantor
cabang dibuat atau melalui persetujuan kantor pusat. Oleh karena itu peranan SIM di dalam meningkatan produktivitas manajerial pada PT. Jamsostek terlihat
Universitas Sumatera Utara
signifikan sejak penggunaan database sentral dan sistem on-line. Pelaksanaan proses manajemen yaitu proses perencanaan, pengawasan pengendalian, dan
pengambilan keputusan menjadi lebih efektif karena berdasarkan informasi yang tepat dan reliabel dari setiap kantor cabang melalui database pusat, serta menjadi
lebih efisien karena proses penelusuran dan pemecahan masalah dapat dengan cepat di komunikasikan untuk kemudian di laksanakan kantor cabang.
Sutanta 2003 : 43 mengemukakan SIM yang baik mampu memberikan dukungan pada proses-proses manajemen sebagai berikut:
d. Proses Perencanaan
e. Proses pengendalian
f. Proses pengambilan keputusan
Dukungan SIM pada ketiga proses tersebut akan memberikan keuntungan dari segi kecepatan dan ketepatan serta pengendalian yang berarti akan terjadi
peningkatan efisiensi waktu dan efektivitas kegiatan manajerial di dalam organisasi.
Dukungan SIM pada PT. Jamsostek Cabang Belawan Medan jika di lihat dari 3 aspek proses manajemen tersebut adalah sebagai berikut.
a. Proses Perencanaan
SIM memberikan dukungan input data historis berupa data internal kantor cabang dan data eksternal kantor cabang lain yang tersimpan dalam satu
database pusat, data tersebut di gunakan untuk mengembangkan dan memanipulasi model perencanaan yang di bantu dengan pengolahan
komputer dan aplikasi SIPA Sistem Informasi Perencanaan Anggaran. Melalui analisa pada database tersebut, kantor pusat dapat memberikan
Universitas Sumatera Utara
persetujuan atau penolakan yang di sertakan rekomendasi atas perencanaan yang telah dibuat.
Peranan sim dalam proses manajemen ini: 1
Kelengkapan data historis internal dan eksternal di dalam database 2
Penggunaan komputer yang mempercepat proses pencarian data, dan membantu mengembangkan dan memanipulasi model
perencanaan perhitungan statistik, pembuatan grafik, dll 3
Penggunaan jaringan internet dan intranet mempercepat proses persetujuan perencanaan kantor cabang kepada kantor pusat.
b. Proses Pengendalian
Dengan adanya perencanaan sebagai standar pencapaian, maka dalam implementasi atau berjalannya proses pencapaian tujuan dapat selalu di
awasi dan dikendalikan oleh Kepala Cabang melalui input laporan dari setiap kepala bagian manajer lini kedalam database SIM. Jika terdapat
bias dalam nilai melebihi standar deviasi yang di tentukan, dapat di ketahui secara langsung divisibagian mana yang mengalami masalah dan
segera di lakukan tindak lanjut berupa penelusuran masalah dan pemecahan masalah di dalam proses pengambilan keputusan.
Peranan sim dalam proses manajemen ini: 1
Laporan kegiatan sedang berjalan dari setiap divisi ada di dalam database, sehingga pengawasan dapat di lakukan dengan
mengawasi informasi yang tersimpan dalam database.
Universitas Sumatera Utara
2 Jika terdapat penyimpangan dapat langsung di ketahui divisi mana
yang bermasalah, sehingga proses penelusuran masalah serta pemecahan masalah dapat segera di lakukan pada divisi yang tepat.
c. Proses Pengambilan Keputusan
Sistem komputerisasi dengan mudah mengakses datainformasi yang ada di dalam database untuk menemukan divisi yang bermasalah dan apa
penyebabnya untuk kemudian di tindaklanjuti dengan mengembangkan alternatif pemecahan masalah yang juga berdasarkan informasi internal
dan eksternal yang tersimpan dalam database. Setelah didapatkan alternatif pemecahan masalah, maka di pilih salah satu alternatif pemecahan
masalah yang dapat langsung di terapkan atau jika permasalahan dan alterlatif pemecahan masalah memiliki dampak yang besar terhadap kantor
cabang tersebut, maka dibuat suatu laporan permasalahan dan solusi permasalahan beserta analisa, yang di kirim melalui SIM kepada kantor
pusat untuk mendapatkan persetujuan. Peranan sim dalam proses manajemen ini:
1 Sistem komputerisasi mempercepat proses pencarian divisi yang
bermasalah untuk dilakukan penelusuran dan pemecahan masalah pada divisi yang tepat.
2 Komputerisasi dan database mempercepat proses pengumpulan
informasi untuk mengembangkan alternatif pemecahan masalah. 3
Untuk permasalahan yang memiliki dampak besar, penggunaan jaringan internet dan intranet mempercepat proses persetujuan
solusi pemecahan masalah kantor cabang kepada kantor pusat.
Universitas Sumatera Utara
2. Peranan SIM dalam Meningkatkan Produktivitas Kegiatan Perkantoran
Kategori