2. Peranan SIM dalam Meningkatkan Produktivitas Kegiatan Perkantoran
Seperti yang telah di terangkan sebelumnya, implementasi sebuah SIM pada saat sekarang ini tidak terlepas dari penggunaan teknologi informasi
khususnya komputer sebagai basisnya. Teknologi komputer di dalam sebuah SIM menawarkan keuntungan dari segi kecepatan, ketepatan, ketahanan, realibilitas
dan kemudahan akses data jika dibandingkan dengan menggunakan cara-cara manual serta dengan harga yang relatif murah jika di bandingkan saat pertama kali
komputer di adopsi kedalam perusahaan. Penerapan teknologi informasi di dalam sebuah SIM, minimal
menggunakan komputer sebagai basisnya akan meningkatkan kemampuan SIM di dalam menghasilkan informasi yang cepat dan berkualitas, serta mampu untuk
memberi dukungan pada pekerjaan-pekerjaan perkantoran yang bersifat klerikal. Peranan teknologi informasi dalam mendukung kegiatan perkantoran ini adalah
bagian dari otomatisasi kantor. Otomatisasi kantor, yaitu penerapan teknologi untuk pekerjaan kantor, mencakup semua sistem elektronik formal dan informal,
terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang-orang di dalam maupun di luar perusahaan.
Otomatisasi kantor pada PT. Jamsostek cabang Belawan Medan menggunakan perangkat-perangkat sebagai berikut:
a. sistem komputerisasi sebagai basis SIM untuk meningkatkan efektivitas
dan efisiensi pemrosesan data, b.
aplikasi pengolah kata untuk menambah produktivitas pengetikan, c.
penyimpanan data informasi ke dalam database untuk penghematan kertas, biaya, tempat, kesalahan, waktu dan untuk segi keamanan.
Universitas Sumatera Utara
d. Sistem jaringan komunikasi berupa LAN Local Area Network, internet,
intranet, e-mail dan faximil untuk memudahkan distribusi informasi. e.
Laptop untuk mendukung pekerjaan di luar kantor, dan fasilitas internet wireless broadband bagi Kepala Cabang dan setiap Kepala Bidang.
Peranan otomatisasi kantor yang paling terlihat signifikan di dalam meningkatkan produktivitas perusahaan pada PT. Jamsostek cabang Belawan
Medan adalah di dalam pemrosesan transaksi. Perusahaan di dalam menjalankan kegiatan operasionalnya menuntut karyawan khususnya kepala bagian atau yang
memiliki tim kerja untuk melaporkan kegiatan berkaitan dengan divisinya masing- masing demi mendukung berjalannya proses-proses manajemen perencanaan,
pengawasan dan pengendalian, pengambilan keputusan yang baik. Oleh karena itu pekerjaan dari setiap karyawan perusahaan khususnya perusahaan jasa
finansial seperti PT. Jamsostek tidak terlepas dari pembuatan laporan dan catatan. Proses pembuatan laporan dan catatan dengan cara manual pada umumnya
membutuh kan waktu yang lama dengan tingkat error yang cukup tinggi, seperti hilangnya arsip, data tidak dapat di baca karena mengalami kerusakan, kesulitan
dalam mencari informasi-informasi spesifik, dan lain-lain. Dengan menggunakan komputer serta aplikasi perkantoran pengolahan kata, pembuatan tabel,
presentasi, proses pembuatan laporan dan catatan menjadi lebih cepat dengan tingkat error yang lebih kecil karena data yang di simpan dalam disk magnetis di
dalam komputer maupun database dapat dengan mudah untuk di cari dan di lihat secara utuh atau terpisah serta tidak rusak oleh waktu. Hal ini membuat
produktivitas kegiatan perkantoran pada PT. Jamsostek mengalami peningkatan dengan penggunaan SIM berbasis teknologi.
Universitas Sumatera Utara
C. RENCANA PENGEMBANGAN SIM PADA PT. JAMSOSTEK
Kategori