Misi Pengembangan sistem Informasi persedian barang milik negara berbasis web pada Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta

4.1.1.4 Struktur Organisasi

Berikut adalah struktur organisasi Fakultas Sains dan Teknologi : SENAT FAKULTAS DEKAN FST PUDEK BID.AKADEMIK PUDEK BID.KEMAHASISWAAN PUDEK BID.ADKUM KETUA P2M KETUA PUSDATIN KETUA PPJM KETUA PUSKARIR KABAG TU KASUBAG UMUM KASUBAG KEUANGAN KASUBAG AKADEMIK KAPROG AGRI KAPROG MTK KAPROG BIOLOGI KAPROG FISIKA KAPROG KIMIA KAPROG SI KAPROG TI KORTEK INTERNASIONAL KORTEK NON REG SEKPROG SI SEKPROG TI SEKPROG MTK SEKPROG BIOLOGI SEKPROG FISIKA SEKPROG AGRI SEKPROG KIMIA Gambar 4.1 Struktur Organisasi Sumber : Bagian Umum FST Ket : Sumber data primer pada tahun 2010

4.1.2 Analisis Proses Bisnis Sistem Berjalan

Berikut ini adalah uraian dari setiap layanan yang diberikan Bagian Umum FST UIN Jakarta : 1. Proses Pengadaan Barang a. Pegawai Bagian Umum BU mengajukan pembelian kepada bendahara berupa anggaran yang disusun menurut kebutuhan fakultas berdasarkan standar RBA Rencana Belanja Anggaran yang ditentukan oleh pusat. b. Setelah itu, bendahara fakultas memvalidasi pengajuan pembelian barang- barang tersebut dan merekapnya. c. Setelah divalidasi, bendahara memberikan dana untuk pembelian barang yang di ajukan tersebut. d. Pegawai BU mencatat barang-barang yang sudah dibeli sebagai persediaan dan akan diberikan kepada masing-masing bidang di fakutas. 2. Proses Permintaan Barang a. Pegawai bidang mendatangi Bagian Umum dan mengisi form permintaan barang. b. Pegawai BU memeriksa apakah layak untuk dipenuhi kebutuhannya dengan memeriksa persediaan barang . c. Jika dipenuhi, maka barang akan segera didistribusikan. 3. Proses peminjaman barang a. Mahasiswa mendatangi Bagian Umum, dan mengisi form peminjaman barang. b. Pegawai BU memeriksa kelangkapan form peminjaman barang. c. Jika disetujui,maka pegawai BU akan meminta KTM mahasiswa sebagai jaminan dan menyerahkan barang yang dipinjam. d. Mahasiswa harus mengembalikan barang yang dipinjam dengan syarat hanya 1 hari. 4. Proses pengambilan Barang a. Setelah permintaan barang disetujui dan sudah dipenuhi oleh pegawai BU maka pegawai yang memerlukannya datang kepada Bagian Umum untuk mengambil barang tersebut. b. Pegawai BU akan mencatatnya ke dalam data barang keluar. 5. Proses pembuatan laporan a. Pegawai BU, merekap ke dalam komputer data – data barang yang ada, yaitu laporan persediaan barang, laporan barang masuk, laporan barang keluar. b. Setelah merekapnya, lalu diserahkan kepada Kasubag Umum FST Umum sebagai laporan per semester. Berdasarkan proses diatas, dapat diketahui actor yang ada dalam sistem yang berjalan. Berikut adalah daftarnya : Tabel 4.1 Daftar actor Sistem yang sedang berjalan No Actor Description 1 Bagian Umum Orang yang mencatat data barang, melayani permintaan barang, peminjaman barang serta membuat laporan 2 Pegawai Orang yang mengajukan permintaan barang, misalnya pegawai bagian Prodi 3 Mahasiswa Orang yang meminjam barang 4 Kasubag Umum FST Orang yang mengepalai Bagian Umum dan berhak melihat laporan 5 Bendahara Orang yang mengurusi keuangan di Fakultas Setelah mengetahui actor – actor yang ada pada sistem, dapat diketahui use case yang ada pada sistem yang berjalan. Di bawah ini adalah use case diagram sistem berjalan :

4.1.3 Use case Diagram Sistem Berjalan

Ajukan pembelian Pengadaan Barang Validasi form pengadaan barang Catat data Barang Masuk Ajukan permintaan barang Validasi form permintaan barang Permintaan Barang Bendahara Pegawai Bagian Umum Pengambilan Barang Ambil barang Catat data Barang Keluar Peminjaman Barang Ajukan peminjaman barang Validasi peminjaman barang Pengembalian barang Mahasiswa Laporan Buat Laporan Lihat laporan persediaan barang Lihat laporan Barang Masuk Lihat laporan Barang Keluar Lihat laporan peminjaman barang Kasubag d e p e n d s o n d e p e n d s o n d e p e n d s o n de pe nd s on Gambar 4.2 Use Case Diagram Sistem Berjalan Setelah mengetahui use case diagram sistem berjalan, dijelaskan kembali daftar usecase, berikut ini adalah daftar usecase sistem berjalan : Tabel 4.2 Daftar use case sistem yang sedang berjalan No Use case name Description Actor 1 Ajukan pembelian Use case ini mengambarkan kegiatan pengajuan pembelian untuk barang-barang yang dibutuhkan Pegawai 2 Validasi form pengadaan barang Use case ini menggambarkan kegiatan validasi dan persetujuan pembelian bidang sekaligus penyerahan dana Bendahara 3 Catat data barang masuk Use case ini menggambarkan kegiatan pencatatan data barang masuk Bagian Umum 4 Ajukan permintaan barang Use case ini menggambarkan kegiatan pengisian form pengajuan permintaan barang kepada Bagian Umum Pegawai 5 Validasi form permintaan Use case ini menggambarkan kegiatan pemeriksaan kelengkapan form untuk kemudian disetujui dan sekaligus memeriksa barang yang dibutuhkan Bagian Umum 6 Ajukan form peminjaman Use case ini menggambarkan kegiatan pengisian form peminjama kepada Bagian Umum Mahasiswa 7 Validasi form peminjaman Use case ini menggambarkan kegiatan pemeriksaan kelengkapan Bagian Umum form untuk kemudian disetujui dan sekaligus memeriksa barang yang akan dipinjam 8 Pengembalian Barang Use case ini menggambarkan kegiatan pengembalian barang oleh mahasiswa serta pengembalian KTM oleh pegawai BU Mahasiswa 9 Ambil Barang Use case ini menggambarkan kegiatan pengambilan barang dari Bagian Umum Pegawai 10 Catat data Barang Keluar Use case ini menggambarkan kegiatan mencatat data barang keluar ke dalam buku besar Bagian Umum 11 Buat Laporan Use case ini menggambarkan kegiatan pembuatan laporan – laporan yang ada Bagian Umum 12 Lihat Laporan Use case ini menggambarkan kegiatan melihat laporan yang sebelumnya dibuat oleh pegawai BU Kasubag Umum FST

4.2 Workshop design

4.2.1 Perancangan Proses Bisnis Sistem Usulan

Setelah melakukan Analisis sistem, maka yang dilakukan berikutnya adalah merancang sistem informasi persediaan barang yang terintegrasi dalam semua proses. Berikut ini adalah proses-proses yang diusulkan oleh penulis : 1. Pengaturan data a. Admin bertugas mengatur dan mengolah data barang master menjadi spesifikasi data. b. Selain mengatur dan mengolah data klasifikai barang dan barang, admin juga bertugas mengatur dan mengolah data user yang terlibat dalam system persediaan barang. 2. Pengadaan Barang Pengadaan barang secara umum yaitu proses pengadaan barang yang dilakukan dalam dua cara, yaitu pengadaan barang per semester dan pengadaan barang secara kondisional Proses pengadaan barang per semester, prosesnya adalah sebagai berikut a. Bagian Umum harus login terlebih dahulu dan berada dalam form pengadaan barang. Pegawai bagian Umum menginput form pengadaan barang per semester. b. Data yang sudah diinput tersebut, lalu divalidasi oleh Bendahara fakultas. c. Jika disetujui, maka Bendahara memberi dana ke Bagian Umum dan memberi dana untuk bagian umum untuk pembelian barang yang dibutuhkan. d. Data pengadaan barang yang sudah divalidasi akan secara otomatis masuk ke dalam barang masuk. e. Setelah pembelian maka Bagian Umum akan memasukkan harga per item barang ke dalam barang masuk yang nantinya akan diproses masuk ke dalam barang masuk dan secara otomatis akan menambah stok barang Proses pengadaan barang secara kondisional adalah ketika ada peringatan warning stock dari sistem untuk segera mengadakan pembelian karena sudah mendekati limit yang sudah ditentukan. Prosesnya adalah sebagai berikut : a. Setelah mendapat peringatan warning stock, maka Bagian Umum harus sudah dalam keadaan login dan berada dalam form pengadaan barang, menginput barang -barang apa saja yang sudah mendekati limit stock. b. Data yang sudah diinput tersebut, lalu divalidasi oleh Bendahara Fakultas. c. Jika disetujui, maka Bendahara akan merekap data yang sudah divalidasi ke Bagian Umum dan memberi dana untuk pembelian barang. d. Data pengadaan barang yang sudah divalidasi akan secara otomatis masuk ke dalam barang masuk. e. Setelah pembelian maka Bagian Umum akan memasukkan harga per item barang ke dalam barang masuk yang nantinya akan diproses masuk ke dalam barang masuk dan secara otomatis akan menambah stok barang. 3. Proses Permintaan Barang Permintaan barang bersifat kondisional atau tidak rutin, berikut adalah prosesnya : a. Pegawai umum harus login terlebih dahulu dan berada dalam form permintaan barang, dan menginput barang-barang yang diperlukan ke dalam form permintaan barang. b. Bagian Umum akan memvalidasi form permintaan tersebut. c. Jika disetujui oleh bendahara ,maka Bagian umum akan mengecek Melalui form barang keluar dan segera mendistribusikannya. d. Setelah didistribusikan, maka Bagian Umum akan memprosesnya ke dalam barang keluar yang akan secara otomatis mengurangi stok barang. 4. Proses Peminjaman Barang Peminjaman barang hanya bisa dilakukan oleh mahasiswa tetapi yang berhak mengakses sistem tetap Bagian umum, berikut adalah prosesnya : a. Bagian umum harus login terlebih dahulu dan berada dalam form peminjaman barang dan menginput data mahasiswa ke dalam form peminjaman barang. b. Bagian Umum akan meminta KTM mahasiswa sebagai jaminan. c. Pengembalian barang hanya diberi waktu 1 hari dan mahasiswa akan diberikan kembali KTMnya. 5. Pembuatan Laporan Form laporan bisa langsung dilihat oleh Kasubag Umum FST Umum, berfungsi sebagai informasi yang dapat digunakan untuk mengambil keputusan. Adapun jenis-jenis laporan yang tersedia, yaitu : a. Laporan Persediaan Barang b. Laporan Pengadaan Barang c. Laporan Barang Masuk d. Laporan Permintaan Barang e. Laporan Barang Keluar f. Laporan Peminjaman Barang Jika dibutuhkan Bagian Umum akan mencetak laporan yang diinginkan.

4.5.2 Use Case Model Diagram Sistem Usulan

Interaksi antara sistem eksternal dan sistem user dapat dilihat dalam use case model diagram. Adapun langkah-langkah membuat use case model diagram sistem usulan adalah sebagai berikut :

a. Identifikasi

actor Berdasarkan proses di atas, dapat diketahui actor yang ada dalam sistem usulan. Berikut adalah daftarnya : Table 4.3 Daftar Actor yang Diusulkan No Actor Description 1 Admin Orang yang bertugas mengelola data barang dan data pegawai, bertugas juga sebagai admin yaitu mengelola system 2 Pegawai umum Orang yang mengajukan permintaan barang, misalnya pegawai bagian Prodi. 3 Bagian Umum Orang yang melakukan pengadaan, pembelian dan distribusi barang serta melayani permintaan dan peminjaman barang 4 Bendahara Orang yang bertanggungjawab atas keuangan Fakultas 5 Kasubag Umum FST Orang yang bertanggungjawab atas seluruh kegiatan di Bagian Umum FST

b. Identifikasi

Use Case Setelah mengetahui actor-actor yang ada pada sistem, dapat diketahui use case yang ada pada sistem usulan. Di bawah ini adalah use case sistem usulan :

4.2.2 Use Case Model Diagram Sistem Usulan

Atur data Klasifikasi barang Pengaturan data Atur data barang Atur data Pegawai umum Pengaturan User Tambah data klasifikasi barang Hapus data klasifikasi barang Ubah data klasifikasi barang Tambah data barang Hapus data barang Ubah data barang Tambah data Pegawai umum Hapus data Pegawai umum Ubah data Pegawai umum Atur data user Tambah data user Ubah data user Hapus data user Ubah password Pengadaan barang Buat pengadaan barang per semester Buat pengadaan barang kondisional Validasi pengadaan barang kondisional Input data Barang Masuk Permintaan barang Tambah permintaan barang Validasi permintaan barang Input data Barang keluar Peminjaman barang Tambah data peminjaman barang Tambah data pengembalian barang Laporan Cetak laporan persediaan barang Cetak laporan barang masuk Cetak laporan barang keluar Cetak laporan peminjaman barang Pengguna sistem Admin Pegawai umum Bagian Umum Bendahara Kasubag ext end s extends ext end s ext en ds extends ext end s ext en ds extends ext en ds extends exten ds e xt e n d s extends depends on depends on depends on depends on depends on d e p e n d s o n Gambar 4.3 Use Case Model Diagram Sistem Usulan Setelah mengetahui use case diagram sistem usulan, dijelaskan kembali daftar usecase, berikut ini adalah daftar usecase sistem usulan : Tabel 4.4 Daftar use case Sistem Informasi Persediaan Barang Yang Diusulkan No Use Case Name Description Actor 1 Atur data klasifikasi barang Use case ini menggambarkan kegiatan mengelola data klasifikasi barang master Admin 2 Tambah data klasifikasi barang Use case ini menggambarkan kegiatan menambah data klasifikasi barang master. Use case ini merupakan extends dari use case atur data klasifikasi barang Admin 3 Hapus data klasifikasi barang Use case ini menggambarkan kegiatan menghapus data klasifikasi barang master. Use case ini merupakan extends dari use case atur data klasifikasi barang Admin 4 Ubah data klasifikasi barang Use case ini menggambarkan kegiatan mengubah data klasifikasi barang master. Use case ini merupakan extends dari use case atur data klasifikasi barang Admin 5 Atur data barang Use case ini menggambarkan kegiatan mengelola data barang master Admin 6 Tambah data klasifikasi barang Use case ini menggambarkan kegiatan menambah data barang master. Use case ini merupakan extends dari use case atur data barang Admin 7 Hapus data klasifikasi barang Use case ini menggambarkan kegiatan menghapus data barang master. Use case ini merupakan extends dari use case atur data barang Admin 8 Ubah data klasifikasi barang Use case ini menggambarkan kegiatan mengubah data barang master. Use case ini merupakan extends dari use case atur data barang Admin 9 Atur data user Use case ini menggambarkan kegiatan mengelola data Admin user 10 Tambah data user Use case ini menggambarkan kegiatan menambah data user . Use case ini merupakan extends dari use case atur data user. Admin 11 Hapus data user Use case ini menggambarkan kegiatan menghapus data pegawai user. Use case ini merupakan extends dari use case atur data user. Admin 12 Ubah data user Use case ini menggambarkan kegiatan mengubah data user . Use case ini merupakan extends dari use case atur data user. Admin 13 Ubah password Use case ini menggambarkan kegiatan mengubah password . Use case ini merupakan extends dari use case ubah data user. Admin 14 Buat pengadaan barang per semester Use case ini menggambarkan kegiatan membuat pengadaan barang per semester Bagian Umum 15 Buat pengadaan barang kondisional Use case ini menggambarkan kegiatan membuat pengadaan barang kondisional Bagian Umum 16 Validasi pengadaan barang kondisional Use case ini menggambarkan kegiatan memvalidasi pengadaan barang kondisional. Use case ini merupakan depends on dari use case Buat pengadaan barang kondisional Bendahara 17 Input data barang masuk Use case ini menggambarkan kegiatan memasukkan data barang masuk. Use case ini merupakan depends on dari use case Buat pengadaan bareng per semester dan Validasi pengadaan barang kondisional. Bagian Umum 18 Tambah data permintaan barang Use case ini menggambarkan kegiatan menambah data permintaan barang. Bagian Umum 19 Validasi permintaan barang Use case ini menggambarkan kegiatan memvalidasi permintaan barang. Use case ini merupakan depends Bagian Umum on dari use case Tambah data permintaan barang. 20 Input data barang keluar Use case ini menggambarkan kegiatan memasukkan data barang keluar. Use case ini merupakan depends on dari use case Buat pengadaan barang per semester dan Buat pengadaan barang kondisional. Bagian Umum 21 Tambah data peminjaman barang Use case ini menggambarkan kegiatan menambah data peminjaman barang. Bagian Umum 22 Tambah data pengembalian barang Use case ini menggambarkan kegiatan menambah data pengembalian barang. Use case ini merupakan depends on dari use case Tambah data pengembalian barang Bagian Umum 23 Cetak laporan persediaan barang Use case ini menggambarkan kegiatan mencetak laporan persediaan barang Kasubag Umum FST 24 Cetak laporan barang masuk Use case ini menggambarkan kegiatan mencetak laporan barang masuk. Kasubag Umum FST 25 Cetak laporan barang keluar Use case ini menggambarkan kegiatan mencetak laporan barang keluar Kasubag Umum FST 26 Cetak laporan peminjaman barang Use case ini menggambarkan kegiatan mencetak laporan peminjaman barang Kasubag Umum FST

c. Narasi

Use Case Tabel 4.5 Narasi dari use case Atur Data Klasifikasi Barang Use Case Name Atur Data Klasifikasi Barang Use Case ID 1 Actor Admin Description Use case ini menggambarkan proses pengaturan klasifikasi barang yang akan digunakan dalam proses-proses transaksi pada aplikasi sistem ini. Tambah data klasifikasi barang, ubah data klasifikasi barang, dan hapus data klasifikasi barang merupakan extends dari use case atur data klasifikasi barang. Precondition - Trigger Use case ini dilakukan sebagai data awal untuk dipakai dalam proses transaksi barang Typical Course of Events Actor Action System Response 1 : Login. 4 : Klik menu data master 6 : Klik sub menu klasifikasi 2 : Cek username dan password. 3 : Menampilkan halaman utama admin. 5 : Menampilkan sub menu data master 7 : Menampilkan halaman barang 8 : Klik tambah data klasifikasi barang 10 : Klik simpan. 12 :Klik Logout. klasifikasi barang 9 : menampilkan halaman input klasifikasi barang 11 : Menambah data klasifikasi barang. 13 : Menampilkan halaman Login . Alternate Courses 2 : Jika username dan atau password salah, maka sistem menampilkan pesan error login. 8a: Jika ingin menghapus data klasifikasi barang, maka actor memilih klasifikasi barang yang akan dihapus pada halaman utama Admin, kemudian klik hapus. 8b: Jika ingin mengubah data klasifikasi barang, maka actor memilih klasifikasi barang yang akan diubah pada halaman utama Admin, kemudian klik edit, maka akan tampil halaman edit. 10 : Jika data yang dimasukkan tidak lengkap, maka sistem akan menampilkan pesan error simpan. Conclusion Admin mengelola data klasifikasi barang Postcondition Perubahan klasifikasi barang akan disimpan dalam data klasifikasi barang. Tabel 4.6 Narasi dari use case Atur Data Barang Use Case Name Atur Data Barang Use Case ID 9 Actor Admin Description Use case ini menggambarkan proses pengaturan barang yang akan digunakan dalam proses-proses transaksi pada aplikasi sistem ini. Tambah data barang, ubah data barang, dan hapus data barang merupakan extends dari use case atur data barang. Precondition - Trigger Use case ini dilakukan sebagai data awal untuk dipakai dalam proses transaksi barang Typical Course of Events Actor Action System Response 1 : Login. 4 : Klik menu data master 6 : Klik sub menu barang 8 : Klik tambah data barang 10 : Klik simpan. 2 : Cek username dan password. 3 : Menampilkan halaman utama admin. 5 : Menampilkan sub menu data master 7 : Menampilkan halaman barang 9 : menampilkan halaman 12 :Klik Logout. input barang 11 : Menambah data barang. 13 : Menampilkan halaman Login . Alternate Courses 2 : Jika username dan atau password salah, maka sistem menampilkan pesan error login. 8a: Jika ingin menghapus data barang, maka actor memilih barang yang akan dihapus pada halaman utama Admin, kemudian klik hapus. 8b: Jika ingin mengubah data barang, maka actor memilih barang yang akan diubah pada halaman utama Admin, kemudian klik edit, maka akan tampil halaman edit. 10 : Jika data yang dimasukkan tidak lengkap, maka sistem akan menampilkan pesan error simpan. Conclusion Admin mengelola data barang Postcondition Perubahan barang akan disimpan dalam data barang. Tabel 4.7 Narasi dari use case Atur Data User Use Case Name Atur Data User Use Case ID 9 Actor Admin Description Use case ini menggambarkan proses pengaturan user yang akan digunakan dalam proses-proses transaksi pada aplikasi system ini. Tambah data user, ubah data user, dan hapus data user merupakan extends dari use case atur data user.Ubah Password juga merupakan extends dari ubah data User. Precondition - Trigger Use case ini dilakukan sebagai data awal untuk dipakai dalam proses transaksi barang Typical Course of Events Actor Action System Response 1 : Login. 4 : Klik menu data master 6 : Klik sub menu user 8 : Klik tambah data user 10 : Klik simpan. 12 :Klik Logout. 2 : Cek username dan password. 3 : Menampilkan halaman utama admin. 5 : Menampilkan sub menu data master 7 : Menampilkan halaman user 9 : menampilkan halaman input user 11 : Menambah data user. 13 : Menampilkan halaman Login . Alternate Courses 2 : Jika username dan atau password salah, maka sistem menampilkan pesan error login. 8a: Jika ingin menghapus data user, maka actor memilih user yang akan dihapus pada halaman utama Admin, kemudian klik hapus. 8b: Jika ingin mengubah data user, maka actor memilih user yang akan diubah pada halaman utama Admin, kemudian klik edit, maka akan tampil halaman edit. 10 : Jika data yang dimasukkan tidak lengkap, maka sistem akan menampilkan pesan error simpan. Conclusion Admin mengelola data user Postcondition Perubahan user akan disimpan dalam data user. Tabel 4.8 Narasi dari use case Buat pengadaan barang per semester Use Case Name Buat Pengadaan Barang Per Semester Use Case ID 14 Actor Bagian Umum Description Use case ini menggambarkan kegiatan Bagian Umum dalam pembuatan pengadaan barang per semester Precondition Pegawai umum per bagian mengajukan anggaran pengadaan barang per semester Trigger Use case ini dilakukan setelah divalidasi oleh bendahara Typical Course of Events Actor Action System Response 1 : Login. 2 : Cek username dan 4 : Klik menu siklus barang tetap 6 : Klik sub menu pengadaan barang 8 : Klik tambah data pengadaan barang 10 : Memilih jenis pengadaan barang per semester 12 : memilih lihat barang 14 : memilih barang pengadaan pada form pengadaan barang

15: menginput field-field

yang ada pada form pengadaan barang 16 : Klik simpan. 17 :Klik Logout. password. 3 : Menampilkan halaman utama Bagian Umum . 5 : Menampilkan sub menu siklus barang tetap 7 : Menampilkan halaman pengadaan barang 9 : Menampilkan halaman input pengadaan barang 11 : Menampilkan pilihan pengadaan barang per semester.

13: Menampilkan list barang

pada halaman pengadaan barang 18 : Menampilkan halaman Login . Alternate 2 : Jika username dan atau password salah, maka sistem Courses menampilkan pesan error login. 8a: Jika ingin mengubah data pengadaan barang, maka actor memilih pengadaan barang yang akan diubah pada halaman utama Bagian Umum, kemudian klik edit, maka akan tampil halaman edit. 15 : Jika data yang dimasukkan tidak lengkap, maka sistem akan menampilkan pesan error simpan. Conclusion Bagian Umum membuat pengadaan barang per semester Post Condition Mencetak list pengadaan dan membeli barang sesuai list pengadaan. Tabel 4.9 Narasi dari use case Buat pengadaan barang kondisional Use Case Name Buat Pengadaan Barang Kondisional Use Case ID 15 Actor Bagian Umum Description Use case ini menggambarkan kegiatan Bagian Umum yang telah mendapatkan warning stock minimal Precondition Stok barang mencapai batas minimal Trigger Muncul tampilan warning stock Typical Course of Events Actor Action System Response 1 : Login. 2 : Cek username dan password.