17
C. Sistem Akuntansi Penggajian
1. Pengertian Penggajian
Penggajian menurut Mulyadi 2001:374 merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai
jenjang jabatan manajer dan umumnya gaji dibayarkan secara tetap per bulan. Menurut Mulyadi 2001:17 Sistem akuntansi penggajian adalah
sistem akuntansi yang dirancang untuk menangani transaksi perhitungan gaji dan upah karyawan dan pembayarannya. Manajemen sangat
memerlukan informasi dalam penggajian oleh karena itu, informasi yang sangat dibutuhkan oleh manajemen dari kegiatan penggajian:
a. Jumlah gaji yang menjadi beban perusahaan selama perioda
akuntansi tertentu. b.
Jumlah biaya
gaji yang
menjadi beban
setiap pusat
pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu. c.
Jumlah gaji yang diterima setiap karyawan selama periode akuntansi tertentu.
d. Rincian unsur biaya gaji yang menjadi beban perusahaan dan setiap
pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu.
18
2. Fungsi-fungsi yang terkait.
Menurut Mulyadi 2001:382, fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian adalah sebagai berikut:
a. Fungsi Kepegawaian Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru,
menyeleksi calon karyawan, menentukan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kenaikan
pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan.
b. Fungsi Pencatat waktu Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu
hadir bagi semua karyawan perusahaan. Sistem pengendalian intern yang baik mensyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir karyawan
tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
e. Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai
potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Daftar gaji dan upah diserahkan oleh
fungsi pembuat daftar gaji dan upah kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk
pembayaran gaji dan upah kepada karyawan.
19
f. Fungsi Akuntansi
Dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan, fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul
dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan. g.
Fungsi Keuangan Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran
gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan kedalam amplop gaji dan upah setiap
karyawan, untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.
3. Dokumen yang digunakan.
Menurut Mulyadi 2001:374-379, dokumen yangdigunakan dalam sistem akuntansi penggajian adalah sebagai berikut:
a. Dokumen Pendukung Perubahan Gaji dan Upah Dokumen-dokumen
ini umumnya
dikeluarkan oleh
fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan
karyawan, seperti misalnya surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah, penurunan pangkat,
pemberhentian sementara dari pekerjaan, pemindahan, dan lain sebagainya. Tembusan dokumen-dokumen ini dikirim ke fungsi
pembuat daftar gaji dan upah untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah.
20
b. Kartu Jam Hadir Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat
jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk
kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu. c. Kartu Jam Kerja
Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu.
Dokumen ini diisi oleh mandor pabrik dan diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kemudian dibandingkan dengan
kartu jam hadir, sebelum digunakan untuk distribusi biaya upah langsung kepada setiap jenis produk atau pesanan. Seperti telah
disebutkan diatas, catatan waktu kerja ini hanya diperlukan dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan.
Dalam perusahaan ini diperlukan informasi biaya tenaga kerja langsung pabrik untuk setiap pesanan yang diproduksi. Dalam
perusahaan yang berproduksi masa, karyawan pabrik mengerjakan pekerjaan yang sama dari hari kehari sehingga tidak diperlukan data
untuk melakukan distribusi biaya tenaga kerja langsung pabrik. Semua biaya tenaga kerja langsung dalam perusahaan ini dibebankan
langsung kepada produk yang sama.
21
d. Daftar Gaji dan Upah Dokumen ini berisi gaji dan upah bruto setiap karyawan, dikurangi
potongan-potongan berupa PPh Pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan dan lain sebagainya.
e. Rekap Daftar Gaji dan Rekap Daftar Upah Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen,
yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah. Dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan, rekap daftar upah dibuat
untuk membebankan upah langsung dalam hubungannya denga produk kepada pesanan yang bersangkutan. Distribusi biaya tenaga
kerja ini dilakukan oleh fungsi akuntansi biaya dengan rekap daftar gaji dan upah.
f. Surat Pernyataan Gaji dan Upah
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini
dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap karyawan beserta berbagai potongan
yang menjadi beban setiap karyawan. g. Amplop Gaji dan Upah
Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji dan upah. Dihalaman muka amplop gaji dan upah
setiap karyawan ini berisi informasi mengenai nama karyawan,
22
nomor identifikasi karyawan dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan tertentu.
h. Bukti Kas keluar Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh
fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar
gaji dan upah. 4.
Catatan akuntansi yang digunakan Menurut Mulyadi 2001:382, catatan akuntansi yang digunakan
dalam sistem akuntansi penggajian adalah sebagai berikut: a. Jurnal Umum
Dalam pencatatan gaji dan upah ini jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen
dalam perusahaan. b. Kartu Harga Pokok Produk
Catatan ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu.
c. Kartu Biaya Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak
langsung dan biaya tenaga kerja memproduksi setiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan dalam kartu
biaya ini adalah memorial. Kartu biaya dapat menggunakan formulir rekening dengan debit lebar.
23
d. Kartu Penghasilan Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai
potongannya yang diterima oleh setiap karyawan. Informasi dalam kartu penghasilan ini dipakai sebagai dasar perhitungan PPh Pasal 21
yang menjadi beban setiap karyawan. Kartu penghasilan digunakan sebagai
tanda terima
gaji dan
upah karyawan
dengan ditandatanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkutan.
Dengan tanda tangan pada kartu penghasilan karyawan ini, setiap karyawan hanya mengetahui gaji dan upahnya sendiri.
5. Jaringan prosedur yang membentuk sistem.
Menurut Mulyadi 2001:386, fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian adalah sebagai berikut:
a. Prosedur Pencatatan Waktu Hadir
Dalam prosedur ini fungsi pencatatan waktu mencatat waktu hadir karyawan. Pencatat waktu hadir dapat menggunakan daftar hadir
biasa, yang karyawan harus mengotorisasi setiap hadir dan pulang dari perusahaan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan untuk
menentukan gaji dan upah karyawan. Bagi karyawan yang digaji bulanan, daftar hadir digunakan untuk menentukan apakah karyawan
dapat memperoleh gaji penuh.
24
b. Prosedur Pencatatan waktu Kerja
Dalam perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan pesanan. Pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang
bekerja di fungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya upah karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa
karyawan tersebut. c.
Prosedur Pembuatan Daftar Gaji dan Upah Dalam prosedur ini, fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat
daftar gaji dan upah karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat-surat keputusan mengenai
pengangkatan karyawan sebelumnya, dan daftar hadir. Jika gaji karyawan melebihi penghasilan tidak kena pajak, informasi
mengenai potongan PPh Pasal 21 dihitung oleh fungsi pembuat daftar gaji. Potongan PPh Pasal 21 dicantumkan di daftar gaji.
d. Prosedur Distribusi Biaya Gaji dan Upah
Dalam prosedur distribusi biaya gaji dan upah, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati
manfaat tenaga kerja. Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk.
e. Prosedur Pembayaran Gaji dan Upah
Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan fungsi akuntansi dan keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas
kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji
25
dan upah. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke amplop gaji. Pembayaran gaji dan
upah dapat dilakukan dengan membagikan cek gaji dan upah kepada karyawan.
6. Bagan Alir Sistem Akuntansi Penggajian
Menurut Mulyadi 2001:387-395, fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian adalah sebagai berikut:
a. Bagian Pencatatan Waktu
1 Mencatat jam hadir karyawan
2 Membuat daftar hadir
3 Mendistribusikan daftar hadir dan jam hadir sebagai berikut:
a Kartu Jam Hadir Lembar pertama diserahkan kepada bagian
gaji dan upah. b
Daftar hadir karyawan lembar pertama diserahkan kepada bagian gaji dan upah.
b. Bagian Gaji dan Upah
1 Menerima kartu jam hadir lembar pertama dan daftar hadir
karyawan lembar pertama dari bagian pencatatn waktu. 2
Membuat daftar gaji 3
Membuat rekap daftar gaji 4
Mendistribusikan daftar gaji, rekap daftar gaji dan surat pernyataan gaji sebagai berikut:
26
a Daftar gaji lembar pertama dibuat untuk mengisi kartu
penghasilan karyawan, dan daftar gaji tersebut diserahkan ke bagian utang.
b Daftar gaji lembar kedua diserahkan kebagian utang.
c Rekap daftar gaji lembar pertama dan kedua diserahkan ke
bagian utang. d
Surat pernyataan gaji diserahkan ke bagian utang. e
Kartu penghasilan karyawan diserahkan ke bagian utang. 5
Menerima kartu penghasilan karyawan, daftar gaji lembar ketiga dan bukti kas lembar ketiga dari bagian kassa
6 Mengarsipkan secara permanen kartu penghasilan karyawan
sesuai dengan abjadnya. 7
Mengarsipkan secara permanen bukti kas keluar lembar ketiga dan daftar gaji lembar kedua sesuai dengan tanggalnya
c. Bagian Utang
1 Menerima daftar gaji lembar pertama dan kedua dari bagian gaji
dan upah. 2
Menerima rekap daftar gaji lembar pertama dan kedua bagian gaji dan upah.
3 Menerima surat pernyataan gaji bagian gaji dan upah.
4 Menerima kartu penghasilan karyawanbagian gaji dan upah.
5 Membuat bukti kas keluar
27
6 Mendistribusikan daftar gaji, rekap daftar gaji, surat pernyataan
gaji, kartu penghasila karyawan dan bukti kas keluar sebagai berikut:
a Bukti kas keluar akan digunakan untuk membuat register
bukti kas kelua, bukti kas keluar lembar pertama dan lembar ketiga diserahkan ke bagian kassa.
b Bukti kas keluar lembar kedua diserahkan ke bagian jurnal.
c Daftar gaji lembar pertama dan lembar kedua diserahkan ke
bagian kassa. d
Rekap daftar gaji lembar pertama diserahkan ke bagian jurnal.
e Rekap daftar gaji lembar kedua diserahkan bagian kassa.
f Surat pernyataan gaji diserahkan ke bagian kassa.
g Kartu penghasilan karyawan diserahkan ke bagian kassa.
7 Menerima bukti kas keluar lembar pertama, daftar gaji lembar
pertama dan rekap daftar gaji lembar kedua dari bagian kassa. 8
Bukti kas keluar digunakan untuk membuat register bukti kas keluar dan mencatat register kas keluar sebagai berikut:
Gaji dan Upah xx
Bukti Kas Keluar yang Akan Dibayar xx
9 Mendistribusikan bukti kas keluar, daftar gaji lembar pertama
dan rekap daftar gaji lembar kedua kebagian bagian jurnal
28
d. Bagian Kassa
1 Menerima bukti kas keluar lembar pertama dan lembar ketiga
dari bagian utang. 2
Menerima daftar gaji lembar pertama dan lembar kedua dari bagian utang
3 Menerima rekap daftar gaji lembar kedua dari bagian utang
4 Menerima surat pernyataan gaji dan kartu penghasila kerja dari
bagian utang. 5
Mengisi cek dan memintakan tanda tangan atas cek. 6
Menguangkan cek ke bank dan memasukan uang ke amplop 7
Membayarkan gaji ke karyawan dan menrima tanda tangan atas kartu penghasilan.
8 Membubuhkan
cap lunas
pada bukti
dan dokumen
pendukungnya. 9
Mendistribusikan bukti kas keluar, daftar gaji, rekap daftar gaji, surat pernyataan gaji dan kartu penghasilan kerja sebagai
berikut: a
Bukti kas keluar lembar pertama diserahkan ke bagian utang.
b Bukti kas keluar lembar ketiga diserahkan ke bagian
pembuat daftar gaji dan upah. c
Daftar gaji lembar pertama diserahkan ke bagian pembuat utang.
29
d Daftar gaji lembar kedua diserahkan ke bagian gaji dan
upah. e
Rekap daftar gaji lembar kedua diserahkan ke bagian utang. f
Kartu penghasilan karyawan diserahkan kebagian gaji dan upah.
g Surat pernyataan gaji dimasukan ke dalam amplop gaji
bersama dengan pemasukan uang gaji dan diserahkan ke karyawan.
e. Bagian Jurnal
1 Menerima rekap daftar gaji lembar pertama dan bukti kas keluar
lembar ketiga dari bagian utang. 2
Membuat bukti memorial 3
Mencatat jurnal umum berdasarkan bukti memorial. Bagian jurnal umum untuk mencatat distribusi biaya gaji ke dalam
jurnal umum sebagai berikut: Biaya Overhead Pabrik Sesungguhnya
xx Biaya Administrasi dan Umum
xx Biaya Pemasaran
xx Gaji dan Upah
xx 4
Mendistribusikan bukti memerial rekap daftar gaji dan bukti kas keluar sebagai berikut:
a Bukti memorial diserahkan ke bagian kartu biaya.
30
b Rekap daftar gaji lembar pertama diserahkan ke bagian
kartu biaya. c
Bukti kas keluar lembar kedua diserhkan ke bagian kartu biaya.
5 Menerima bukti kas keluar lembar pertama, daftar gaji lembar
pertama dan rekap daftar gaj lembar kedua dari bagian utang. 6
Mencatat register cek yang berasar dari bukti kas keluar lembar pertama. Pencatatan register cek adalah sebagai berikut.
Bukti Kas Keluar yang akan Dibayar xx
Kas xx
7 Mengarsipkan secara permanen bukti kas keluar lembar
pertama, daftar gaji lembar pertama dan rekap daftar gaji lembar kedua dari bagian utang sesuai dengan nomor dokumen.
8 Transaksi selesai.
f. Bagian Kartu Biaya
1 Menerima bukti memorial, rekap daftar gaji, dan bukti kas
keluar dari bagian jurnal. 2
Mencatat kartu biaya dari bukti memorial. 3
Mengarsipkan secara permanen bukti memorial, rekap daftar gaji, dan bukti kas keluar dari bagian jurnal sesuai dengan
nomor dokumen. Untuk memberikan gambaran mengenai prosedur sistem penggajian
dapat digambarkan sebagai berikut:
31
Gambar 1 : Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian Sumber: Mulyadi 392-395
Bagian Pencatatan Waktu
Mulai
Mencatat Jam Hadir
Karyawan
KHJ
Membuat daftar
hadir
KHJ
2
Daftar Hadir Karyawan
1
1
Bagian Gaji dan Upah
1
Membuat daftar gaji
Membuat Rekap
daftar gaji
SPG
2
RDG
1 2
Daftar Gaji
1
Kartu Penghasilan
Karyawan
2 8
Kartu penghasilan
Karyawan DG
2
Bukti Kas Keluar
3
T T
A
KHJ = Kartu Jam Hadir DG = Daftar Gaji
KHJ
2
Daftar Hadir Karyawan
1
32
Gambar 1 : Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian Lanjutan Sumber: Mulyadi 392-395
BAGIAN UTANG
2 KPK
SPG 2
RDG 1 2
Daftar Gaji
1
Membuat buku kas
keluar KPK
SPG 2
RDG 1 2
DG 1
3 2
Bukti Kas Keluar
1 2
RDG 2 DG 1
Bukti Kas Keluar
1
9
4 3
Register Bukti Kas
Keluar DG = Daftar Gaji
RDG = Rekap Daftar Gaji SPG = Surat Pernyataan Gaji
KPK = Kartu Penghasilan Karyawan
33
Gambar 1 : Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian Lanjutan Sumber: Mulyadi 392-395
4 KPK
SPG RDG
2 2
DG 1
3 Bukti Kas
Keluar 1
Mengisi cek memasukkan
tanda tangan atas cek
Menguangkan cek ke bank
memasukkan uang ke amplop
gaji Membayarkan gaji
kepada karyawan meminta tanda tangan
atas kartu penghasilan karyawan
Membubuhkan cap lunas
pada bukti dan dokumen
pendukunnya
6 6
KPK SPG
RDG 2 2
DG 3
Bukti Kas Keluar
1
Dimasukkan ke dalam amplop
gaji bersama dengan
pemasukan uang gaji
8 7
Bagian Kassa
DG = Daftar Gaji RDG = Rekap Daftar Gaji
SPG = Surat Pernyataan Gaji KPK = Kartu Penghasilan Karyawan
1
34
Gambar 1 : Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian Lanjutan Sumber: Mulyadi 392-395
3
BKK 2 RDG 1
Membuat bukti
memorial
BKK 3 RDG 1
Bukti Memorial
9
Jurnal Umum
5 BKK 2
BKK 2 BKK 2
Register Cek
N
Selesai 5
BKK 2 RDG 1
Bukti Memorial
Kartu Biaya
N
Bagian Jurnal Bagian Kartu Biaya
BKK = Bukti Kas Keluar RDG = Rekap Daftar Gaji
35
D. Sistem Informasi Akuntansi
Kategori