66
I. Alat Bantu Dokumentansi
1. Bagan Alir Flowchart dan Bagan AlirData Flowchart sistem digunakan oleh personal sistem dan manajemen.
Flowchart sistem mengidentifikasi keseluruhan aliran operasi di dalam sebuah sistem. Sebuah flowchart sistem menunjukkan titik awal input,
tahapan proses, mode pemrosesan. Di dalam mode pemrosesan dapat diketahui apakah masih menggunakan manual atau sudah menggunakan
mesin. Fokus flowchart sistem adalah pada fungsi proses dan media, bukannya
pada rincian
logika setiap
fungsi pemrosesan.
Bodnar,Hopwood 2006:44. Flowchart
program digunakan
terutama oleh
personel pengembangan sistem. Flowchart program juga disebut sebagai flowchart
block, dibandingkan dengan flowchart sistem, lebih detail dalam menggambarkan setiap fungsi pemrosesan. Setiap fungsi pemrosesan
yang tergambar dalam flowchart dirinci lebih detail dalam flowchart program. Flowchart sistem terkait dengan fase analisis dari sebuah
proyek sistem, sedangkan flowchart program terkait dengan fase desain. Flowchart program merupakan tahapan awal desain sebelum dilakukan
desain sistem secara keseluruhan dan penulisan kode program komputer. Bodnar,Hopwood 2006:47.
Systems Flowchart adalah penyajian secara grafis dari sistem informasi dan sistem operasi yang terkait. Sistem informasi meliputi,
67
proses aliran logis, input, output dan arsip. Sedangkan sistem operasi yang terkait mencakup entitas, aliran fisik, dan kegiatan operasi..
Sistem akuntansi dapat dijelaskan dengan menggunakan bagan alir dokumen. Banyak cara untuk menggambarkan bagan alir dokumen
suatu sistem dan simbol-simbol untuk pembuatan bagan alir. Berikut adalah Alat analisis atau simbol dari systems flowchart dengan
maknanya masing-masing Diana, Lilis. 2012:41. Tabel 1. Tabel simbol bagan alir dokumen Document Flowchart
Dokumen. Simbol ini digunakan untuk menggambar semua jenis
dokumen yang merupakan formulir yang digunakan untuk merekam data
terjadinya suatu transaksi Dokumen dan tembusannya. Simbol
ini digunakan untuk menggambarkan dokumen asli dan tembusannya.
Nomor lembar
dokumen dicantumkan.
Berbagai dokumen.
Simbol ini
digunakan untuk menggambarkan berbagai
jenis dokumen
yang digabungkan bersama di dalam satu
1 2
FAKTUR Surat Masuk 2
SOP 2 Fakrut
penjualan 2
Surat Masuk 2 SOP 2
Fakrut penjualan
2
68
paket.
Catatan. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan catatan akuntansi
yang digunakan untuk mencatat data yang direkam sebelumnya di dalam
dokumen atau formulir Penghubung pada halaman yang
sama. Dalam menggambar bagan alir, arus dokumen dibuat mengalir
dari atas ke bawah dan dari kiri ke kanan
Akhir arus
dokumen dan
mengarahkan pembaca ke simbol penghubung
halaman yang sama yang
bernomor seperti
yang tercantum dalam simbol tersebut
Awal arus dokumen yang berasal dari simbol penghubung halaman
yang sama, yang bernomor seperti yang tercantum di dalam simbol
tersebut.
1
1
69
Penghubung pada halaman yang berbeda. Jika untuk menggambarkan
bagan alir suatu sistem akuntansi diperlukan lebih dari satu halaman,
simbol ini harus digunakan untuk menunjukkan
kemana dan
bagaimana bagan alir terkait satu dengan yang lainnya
Kegiatan manual.
Simbol ini
digunakan untuk menggambarkan kegiatan manual seperti: menerima
order dari pembelian, mengisis formulir,
membandingkan, memeriksa berbagai jenis kegiatan
klerikal yang lain Keterangan komentar. Simbol ini
memungkinkan ahli
sistem menambahkan
keterangan untuk
memperjelas pesan
yang disampaikan dalam bagan alir.
70
Arsip sementara.
Simbol ini
digunakan untuk
menunjukkan tempat
penyimpanan dokumen
seperti almari arsip dan kotak arsip Arsip
permanen. Simbol
ini digunakan untuk
menggambarkan arsip permanen
yang merupakan tempat penyimpanan dokumen yang
tidak akan diproses dalam sistem akuntansi yang bersangkutan
On-line computer process. Simbol ini
menggambarkan pemasukkan
data ke dengan komputer secara on- line. Nama program ditulis di dalam
simbol Keying typing verifing. Simbol ini
menggambarkan pemasukan data ke dalam komputer melalui
on-line terminal
Pita magnetik
magnetic tape.
Simbol ini menggambarkan arsip komputer
yang berbentuk
pita magnetik
71
On-line storage.
Simbol ini
menggambarkan arsip
komputer yang berbentuk on-line
Keputusan. Simbol
ini menggambarkan
keputusan yang
harus dibuat
dalam proses
pengolahan data. Dthnya keputusan ya dan tidak.
tidak digambarkan
jika arus
dokumen mengarah ke bawah dan kekanan. Jika anak panah keatas
datau kekiri, anak panah perlu dicantumkan
Persimpangan garis alir. Jika dua garis
alir bersimpangan
untuk menunjukkan arah masing-masing
garis, salah satu garis dibuat sedikit melengkukng
tepat pada
persimpangan ke dua garis tersebut
Ya Tidak
72
Pertemuan garis alir. Simbol ini digunakan jika dua garis alir bertemu
dan salah satu garis mengikuti arus garis lainnya
Mulaiberakhir terminal. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan
awal dan
akhir suatu
sistem akuntansi
Masuk ke sistem. Karena kegiatan di luar sistem tidak perlu digambarkan
dalam bagan alir, maka diperlukan simbol untuk menggambarkan masuk
ke sistem yang digambarkan dalam bagan alir
Keluar ke sistem lain. Karena kegiatan di luar sistem tidak perlu
digambarkan dalam bagan alir, maka diperlukan
simbol untuk
menggambarkan keluar ke sistem lain
Sumber data : Mulyadi 2001:60-63
Dari Pemasok
Ke sistem Penjualan
73
2. Bagan Alir Data Data Flow Diagram Menurut Mulyadi 2001:58 Bagan alir data adalah suatu model
yang menggambarkan aliran data dan proses untuk mengolah data dalam suatu sistem.
a. Beberapa Simbol yang digunakan untuk menggambarkan data flow diagram Jogiyanto, 2005:700:
1 Kesatuan Luar external entity Kesatuan luar merupakan kesatuan di lingkungan luar sistem
yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau
menerima output dari sistem. Kesatuab luar dapat berupa: a Suatu kantor, departemen atau divisi dalam perusahaan tetapi
di luar sistem yang sedang dikembangkan. b Orang atau sekelompok orang di organisasi tetapi di luar
sistem yang sedang dikembangkan. c Suaru organisasi atau orang yang berada di luar organisasi
seperti misalnya langganan, pemasok. d Sistem informasi yang lain di luar sistem yang sedang
dikembangkan. e Sumber asli dari suatu transaksi.
f Penerima akhir dari suatu laporan yang dihasilkan oleh suatu sistem.
74
Suatu kesatuan luar dapat disimbolkan dengan suatu notasi kotak dan diberi identifikasi dengan huruf kecil diujung kiri
atas.
atau 2
Arus data data Flow Arus data diberi simbol suatu panah dan mengalir diantara
proses process, simpanan data data store dan kesatuan luar external entity. Arus data ini menunjukkan arus data yang
dapat berupa masukan untuk suatu sistem atau hasil dari proses sistem dan dapat berbentuk sebagai berikut:
a Formulir atau dokumen yang digunakan di perusahan. b Laporan tercetak yang dihasilkan oleh sistem.
c Tampilan atau output dari layar komputer. d Data yang dibaca atau direkamkan ke suatu file.
e Suatu isian yang dicatat pada buku agenda. f Transmisi data dari komputer ke komputer lain.
Arus data sebaiknya diberi nama yang jelas dan mempunyai arti.
a. Langganan
b. Akuntansi
a. Langganan
1
Proses Order Langganan
Order Langanan
75
3 Proses Process
Suatu Proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin, atau komputer dari hasil suatu arus data yang
masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Suatu proses dapat ditunjukkan dengan
simbol lingkaran atau dengan simbol empat persegi panjang tegak dengan sudut-sudut tumpulnya.
atau
4 Simpanan data data store
Simpanan data data store merupakan simpanan dari data yang dapat berupa:
a Suatu file atau database di sistem komputer. b Suatu arsip atau catatan manual.
c Suatu kotak tempat data di meja seseorang d Suatu tabel acuan manual.
e Suatu agenda atau buku Simpanan data di DFD dapat disimbolkan dengan sepasang
garis horisontal paralel yang tertutup di salah satu ujungnya. Identifikasi
nama proses
Media Nama data store
76
3. Entity Relationship Diagram ERD a. Pengertian Entity Relationship Diagram
Menurut Romney 2006: 134 Entity Relationship Diagram merupakan suatu teknik grafik yang menggambarkan
skema database. Disebut sebagai diagram E-R karena diagram tersebut menunjukkan berbagai
entitasyang dimodelkan, serta hubungan antara-entitas tersebu. Diagram
E-R tidak hanya menunjukkan isi dari databse tetapi digunakan untuk medokumentasikan dan memahami
database yang telah ada. b. Jenis-jenis Entitas dalam ERD
Jenis-jenis entitas yang digunakan yang terdapat di dalam entitas suatu diagram yaitu sebagai berikut: Romney,
2006:135-137 . 1 Sumber Daya resource
Sumber daya merupakan hal-hal yang memiliki nilai ekonomi bagi organisasi.
2 Kegiatan event Berbagai aktivitas bisnis yang informasinya ingin
dikumpulkan perusahaan untuk tujuan perencanaan dan pengendalian.
77
3 Pelaku agent Adalah orang-orang dan organisasi yang terlibat dalam
kegiatan yang informasinya ingin didapatkan untuk tujuan perencanaan, pengendalian, dan evaluasi.
c. Simbol-simbol yang digunakan didalam ERD Menurut Winarno 2006:7.9 ERD menggunakan dua
macam simbol yang digunakan yaitu: 1 Entity
Segala sesuatu yang informasinya ingin dikumpulkan dan disimpan oleh organisasi. Misalnya, pegawai dan
pelanggan. Entitas digambarkan dalam bentuk persegi empat Romney, 2006:134
2 Relationship Relasi yang biasanya digunakan untuk menunjukkan
kata kerja. Relasi biasanya digambar dengan bentuk segitiga Winarno, 2006:7.9.
PEGAWAI
Mengirim gaji
78
d. Hubungan antar entitas Didalam entitas terdapat tiga hubungan yaitu: Romney, Jhon
Stembart. 2006:144 1 Hubungan satu-ke-satu one-to-one relationship 1:1
Terjadi saat kardinalitas maksimun untuk setiap entitas dalam hubungannya adalah 1 satu.
2 Hubungan satu-ke-banyak one-to-many relationship 1:N Terjadi saat kardinalitas maksimum dari suatu entitas dalam
hubungannya adalah 1 dan kardinalitas maksimum entitas lainnya dalam hubungan tersebut adalah N.
3 Hubungan banyak-ke-banyak many-to-many relationship M:N.
Terjadi saat kardinalitas maksimum kedua entitas dalam suatu hubungan adalah N.
2. Kamus Data a. Pengertian Kamus Data
Menurut Jogiyanto 2005:725 Kamus data atau data dictionaryadalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-
kebutuhan informasi dari suatu sistem. Kamus data dapat digunakan sebagai alat komunikasi anatar analisis sistem dengan
pemakai sistem tentang data yang mengalir ke sistem, yaitu tentang data yang masuk ke sistem. Isi dari kamus data adaalah sebagai
berikut:
79
1 Nama arus data
Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir dari DAD, maka nama- dari arus data juga dicatat di kamus data.
2 Alias
Alias atau nama lain dari data dapat dituliskan bila nama lain ada.
3 Bentuk data
a Data yang mengalir tercatat di suatu dokumen.
b Data yang mengalir biasanya terdapat di media laporan
atau query atau dokumen hasil cetak komputer. c
Dalam yang mengalir biasanya dalam bentuk variabel. d
Poese rekaman data disimpan ke simpanan data. e
Data yang mengalir biasanya berbentuk field. Dengan demikian bentuk dari data yang mengalir dapat
berupa: a Dokumen dasar atau formulir.
b Dokumen hasil cetak komputer. c Laporan tercetak.
d Tampilan di layar monitor. e Variabel.
f Parameter. g Filed.
80
4 Arus Data
Menunjukkan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju.
5 Penjelasan
Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat, maka bagian penjelasan dapat diisi keterangan.
6 Periode
Menunjukkan kapan terjadinya arus data ini dan perlu dicatat di
kamus data
karena dapat
digunakan untuk
mengidentifikasikan kapan input data dimasukan ke sistem. 7
Volume Volume ini digunakan untuk mengidentifikasikan besarnya
simpanan luar yang akan digunakan, kapasitas dan jumlah dari alat input, alat pemroses dan alat input.
8 Struktur data
Menunjukkan arus data yang dicatat di kamus data yang terdiri dari item-item data.
J. Koperasi dan Jenis Koperasi
Kategori