Ruang Lingkup Bidang Usaha Lokasi Perusahaan Organisasi Dan Manajemen

2.2. Ruang Lingkup Bidang Usaha

Ruang lingkup usaha dari PT. Putra Flora Rimba Tani yaitu dibidang manufaktur dalam pembuatan bahan baku mebel, seperti bahan baku untuk pembuatan kursi, lemari, tempat tidur, meja dan sebagainya. Produk bahan baku mebel banyak dipesan oleh masyarakat Malaysia dan China. Bahan baku mebel yang diperlukan dalam pembuatan furniture memiliki klasifikasi sebagai berikut: 1. Grade AA merupakan kayu berkualitas terbaik digunakan untuk pembuatan kaki kursi, lemari dan tempat tidur. 2. Grade AB merupakan kayu berkualitas menengah digunakan untuk pembuatan sandaran kursi. 3. Grade AC merupakan kayu berkualitas terbaik digunakan untuk pembuatan meja.

2.3. Lokasi Perusahaan

Lokasi PT. Putra Flora Rimba Tani Tanjung Morawa Medan, Sumatera Utara. Lokasi PT. Putra Flora Rimba Tani dapat dilihat pada Gambar 2.1. Universitas Sumatera Utara Gambar 2.1. Lokasi PT. Putra Flora Rimba Tani

2.4. Organisasi Dan Manajemen

2.4.1. Struktur organisasi

Organisasi adalah sekumpulan orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Struktur organisasi merupakan gambaran mengenai pembagian tugas serta tanggung jawab kepada individu maupun bagian tertentu dari organisasi. Struktur organisasi ini mempunyai peranan yang sangat penting dalam menentukan dan memperlancar jalannya roda perusahaan. Tipe struktur organisasi pada PT. Putra Flora Rimba Tani merupakan struktur organisasi gabungan lini dan fungsional dimana kebijakan dan wewenang diberikan oleh pimpinan kepada bawahan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing. Pimpinan setiap departemen dapat memberikan perintah kepada semua staf dan anggota yang ada sesuai dengan bidang kerjanya. Struktur PT. Putra Flora Rimba Tani dapat dilihat pada Gambar 2.2. Universitas Sumatera Utara Direktur Utama Komisaris External Accounting Bagian Marketing Bagian Humas Kepala Lapangan Bagian Produksi Kepala Klin Dray Bagian Accounting Maintenance General Manager Kepala Produksi Wakil Kepala Produksi Pekerja Lapangan Fungsional Lini Satpam Gambar 2.2. Struktur Organisasi PT. Putra Flora Rimba Tani Universitas Sumatera Utara

2.4.2. Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab

Pembagian tugas dan tanggung jawab dari struktur manajemen di PT. Putra Flora Rimba Tani adalah sebagai berikut: 1. Direktur Utama adalah seseorang yang ditunjuk untuk memimpin Perseroan terbatas PT. Direktur adalah seseorang yang memiliki perusahaan tersebut atau orang profesional yang ditunjuk oleh pemilik usaha untuk menjalankan dan memimpin perseroan terbatas. Pada umumnya direktur memiliki tugas antara lain: a. Memimpin perusahaan dengan menerbitkan kebijakan-kebijakan perusahaan b. Memilih, menetapkan, mengawasi tugas dari karyawan dan kepala bagian manajer c. Menyetujui anggaran tahunan perusahaan d. Menyampaikan laporan kepada pemegang saham atas kinerja perusahaan 2. External Accounting dalah akuntan yang tidak bekerja secara terus menerus, seorang external accounting adalah orang yang memiliki saham pada perusahaan tersebut. Tugas external accounting antara lain: a. Menyusun sistem akuntansi b. Memberi pendapat mengenai kewajaran laporan keuangan c. Melihat catatan keuangan yang terjadi pada periode lalu historical 3. Komisaris adalah sekelompok orang yang dipilih atau ditunjuk untuk mengawasi kegiatan pada perusahaan. Pada umumnya dewan pengawas memiliki tugas antara lain: Universitas Sumatera Utara a. Memerintah to govern organisasi dengan menetapkan kebijakan- kebijakan dan tujuan-tujuan luas dari perusahaan tersebut b. Memilih, mengangkat, mendukung, dan menilai kinerja dewan eksekutif c. Memastikan keberadaan dan kecukupan sumber keuangan d. Mengesahkan anggaran tahunan e. Bertanggung jawab atas kinerja perusahaan kepada para anggota pemegang saham f. Menentukan gaji dan kompensasi mereka sendiri 4. General Manager bertanggung jawab kepada Direktur Utama, walaupun General Manager memiliki tanggung jawab pada Direktur Utama tetapi kedudukan General Manager tidak sama dengan external accounting dan komisaris dikarenakan external accounting dan komisaris bekerja hanya mengawasi dari luar dan merupakan salah satu pemegang saham sedangkan General Manager adalah seorang pekerja yang mengontrol seluruh kegiatan produksi maupun pada bagian kantor. Tugasnya sebagai berikut: a. Menentukan garis kebijakan umum dari program kerja perusahaan. b. Bertanggung jawab ke dalam dan ke luar perusahaan. 5. Bagian Marketing adalah bagian dari perusahaan yang berperan penting dalam menentukan kemajuan perusahaan tersebut. Oleh karena itu, bidang pemasaran memiliki fungsi untuk menghasilkan pendapatan bagi perusahaan. Tugas Marketing, ada beberapa hal yang menjadi fungsi dari bagian tersebut, yaitu sebagai berikut : Universitas Sumatera Utara a. Peran sebagai promosi : sebagai bagian yang memperkenalkan perusahaan kepada masyarakat, melalui produk yang dibuat oleh perusahaan tersebut. b. Peran sebagai sales : pemasaran yang bertugas menghasilkan pendapatan bagi perusahaan dengan cara menjual produk perusahaan tersebut. c. Peran dalam konsep komunikasi pemasaran : organisasi pemasaran berperan dalam menjalin hubungan baik dengan pelanggan dan masyarakat serta menjembatani antara perusahaan dan lingkungan eksternal. d. Peran dalam bidang pengembangan dan riset : pemasaram memiliki tugas untuk menyerap informasi dan menyampaikan kepada perusahaan tentang segala sesuatu yang bermanfaat untuk meningkatkan kualitas dan penjualan produk. 6. Bagian Produksi bertanggung jawab kepada General Manager. Tugasnya sebagai berikut: a. Merencanakan dan mengatur jadwal produksi produk agar tidak terjadi kekurangan dan kelebihan persediaan. b. Mengadakan pengendalian produksi agar produk sesuai dengan spesifikasi dan standar mutu yang ditentukan. 7. Bagian Accounting bertanggung jawab kepada General Manager. Tugasnya sebagai berikut: a. Membuat laporan keuangan kepada atasan secara berkala tentang penggunaan uang. b. Mengendalikan budget pendapatan dari belanja perusahaan sesuai dengan Universitas Sumatera Utara hasil yang diharapkan. 8. Bagian Humas mempunyai tugas melaksanakan analisis dan penyiapan rancangan kebijakan dalam bidang hubungan masyarakat. Tugas Pokok Humas: a. Melaksanakan inventarisasi dan mengolah data b. menyiapkan bahan penyusunan rancangan kebijakan pengumpulan dan penyajian informasi, c. dokumentasi kegiatan pemerintah daerah, d. melaksanakan tata usaha Bagian Humas. 9. Kepala Produksi Bekerja sama dengan kepala bagian PPC dalam penyusunan rencana dan jadwal produksi. Adapun tugas seorang kepala produksi adalah: a. Mengkoordinir dan mengawasi serta memberikan pengarahan kerja kepada setiap seksi di bawahnya untuk menjamin terlaksananya kesinambungan dalam proses produksi. b. Memonitor pelaksanaan rencana produksi agar dapat dicapai hasil produksi sesuai jadwal, volume, dan mutu yang ditetapkan. c. Bertanggung jawab atas pengendalian bahan baku dan efisiensi penggunaan tenaga kerja, mesin, dan peralatan. d. Selalu menjaga agar fasilitas produksi berfungsi sebagaimana mestinya. e. Selalu berusaha untuk meningkatkan keterampilan setiap penanggung jawab dan karyawan di bawah tanggung jawabnya dengan memanfaatkan tenaga ahli yang didatangkan oleh perusahaan. Universitas Sumatera Utara f. Membantu supervisor listrik, bengkel, mekanik dalam pemeliharaan semua instalasi yang ada di pabrik. g. Membuat laporan harian dan berkala mengenai kegiatan di bagiannya sesuai dengan sistem pelaporan yang berlaku. h. Berusaha mencari cara-cara penekanan biaya dan metode perbaikan kerja yang lebih efisien. i. Menjaga disiplin kerja dan menilai prestasi kerja bawahannya secara berkala. j. Melakukan penilaian terhadap prestasi kerja bawahannya secara berkala. k. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh manager produksi. 10. Kepala Lapangan adalah orang yang melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pekerjaan apakah sesuai dengan ketentuan yang telah disepakati agar dapat memberikan laporan kepada Pimpinan Proyek mengenai kualitas material dan peralatan yang digunakan sesuai dengan rencana atau belum. Tugas dan tanggung jawab pengawas lapangan yaitu : a. Melaksanakan pengawasan pekerjaan di lapangan, sehingga tetap terlaksana dengan baik sesuai dengan rencana kerja. b. Menampung segala persoalan di lapangan dan menyampaikannya kepada pemimpin proyek. c. Membantu survey dan mengumpulkan data di lapangan. d. Menjaga hubungan baik dengan instasi serta masyarakat setempat yang berhubungan dengan pekerjaan. e. Meneliti laporan bulanan yang diserahkan oleh kontaktor. Universitas Sumatera Utara 11. Kepala Klin Dry adalah kepala bagian yang mempertanggung jawabkan pada pemrosesan pengerinagn kayu. Adapun tugas dari kepala klin dry adalah : a. Mengatur jadwal untuk mulai pengeringan bisa bersamaan pada waktu dan hari yang sama. b. Menyesesuaikan lebar dan panjang kayu pada ruang klin dry. c. Melakukan inspeksi ruang pengeringan sebelum anda mulai membuat tumpukan. d. Memeriksa terhadap kondisi ruang pengeringan, peralatan bantu dan alat ukur misalnya sangat penting dilakukan. 12. Maintenance bertanggung jawab atas kelancaran operasional mekanis dan mesin-mesin dan peralatan produksi. Uraian tugas dan tanggung jawab adalah: a. Menyusun, mengatur, dan mengawasi kegiatan pemeliharaan dan repair dan mesin-mesin peralatan pabrik agar tidak mengganggu jalannya operasi perusahaan. b. Mengajukan permintaan pembelian spare part dan kebutuhan-kebutuhan lainnya yang diperlukan untuk pemeliharaan dan repair semua peralatan pabrik. c. Bertanggung jawab atas penggunaan suku cadang dan biaya -biaya yang terjadi sehubungan dengan pelaksanaan kegiatan maintenance dan repair. d. Mengadakan pengecekan langsung bekerjanya dan kondisi semua peralatan pabrik. e. Mengadakan pencatatan mengenai besarnya biaya yang dikeluarkan oleh masing-masing mesin atau peralatan pabrik. Universitas Sumatera Utara f. Menyusun jadwal pemeliharaan peralatan-peralatan pabrik agar tidak menghambat jalannya proses produksi. g. Memeriksa kerusakan yang timbul dan menentukan bahan-bahan atau spare part yang diperlukan untuk memperbaiki kerusakan tersebut. h. Berusaha mencari cara-cara penekanan biaya dan metode perbaikan kerja yang lebih efisien. i. Menjaga disiplin kerja dan menilai prestasi kerja bawahannya secara berkala. j. Membuat laporan harian dan berkala kegiatan yang dilakukan seksinya. k. Melaksanakan tugas-tugas lainnya yang diberikan oleh manajer produksi 13. Wakil Kepala Produksi adalah tangan kanan kepala produksi yang terjun langsung ke lapangan operation. Peranannya adalah: a. Menggantikan tugas-tugas kepala produksi pada saat kepala produksi tidak berada di tempat. b. Mengawasi pekerjaan dapur untuk mencapai tujuan goal yang sudah ditentukan oleh kepala dapur. c. Melaksanakan tugas-tugas khusus yang dibebankan seperti mengawasi lantai produksi. 14. Pekerja lapangan, merupakan sejumlah orang yang dipekerjakan pada perusahaan, peranannya adalah: a. Melakukan pekerjaan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan b. Menjaga nama baik perusahaan Universitas Sumatera Utara 15. Satpam, merupakan orang yang berperan dalam pengawasan keamanan perusahaan. Satpam memiliki tugas dan tanggungjawab sebagai berikut: a. Menjaga keamanan dan ketertiban dii lingkungan perusahaan khususnya keamanan asset perusahaan b. Melakukan patrol disekitar perusahaan menurut waktu dan rute tertentu dengan maksud melakukan pemantauan dan pemeriksaan terhadap barang, orang yang mencurigakan yang dapat menimbulkan ancaman dan gangguan. c. Melakukan penanggulangan awal, memnberi pertolongan, serta bantuan penyelamatan terhadap gangguan dan ancaman yang terjadi di lingkungan perusahaan.

2.4.3. Jumlah Tenaga Kerja dan Jam Kerja

Jumlah tenaga kerja pada perusahaan ini berjumlah 80 orang pekerja. Rincian tenaga kerja dapat dilihat pada tabel 2.1. Universitas Sumatera Utara Tabel 2.1 Pembagian Jumlah Tenaga Kerja PT. Putra Flora Rimba Tani Bagian Jabatan Jumlah Orang Bagian Kantor Direktur 1 External Accounting 6 Komisaris 2 General Manager 1 Kebersihan 6 Keamanan 3 Bagian Pabrik Kepala Bagian 8 Karyawan Bagian Produksi 32 Karyawan Bagian Marketing 6 Karyawan Bagian Humas 2 Karyawan Bagian Accounting 3 Keamanan 4 Satpam Satpam 6 Jumlah 80 Jam kerja pada PT. Putra Flora Rimba Tani terbagi dua yaitu jam kerja untuk bagian kantor dan jam kerja untuk bagian produksi. 1. Bagian kantor Pembagian waktu kerja untuk pegawai kantor adalah sebagai berikut: a. Senin – kamis : 08.00 – 12.00 WIB; 13.00 – 16.00 WIB Istirahat : 12.00-13.00 WIB b. Jumat : 08.00 – 12.00 WIB; 13.30 – 16.00 WIB Istirahat : 12.00 – 13.30 WIB c. Sabtu : 08.00 – 13.00 WIB 2. Bagian produksi Jam kerja berlaku untuk operator dan supervisor pada bagian produksi. a. Kerja aktif : 07.00 – 12.00 WIB b. Istirahat : 12.00 – 13.00 WIB c. Kerja aktif : 13.00 – 19.00 WIB Universitas Sumatera Utara 3. Jam kerja satpam a. Shift I : 08.00 – 16.00 WIB b. Shift II : 16.00 – 24.00 WIB c. Shift III : 24.00 – 08.00 WIB

2.5. Proses Produksi