2.2. Ruang Lingkup Bidang Usaha
Ruang lingkup usaha dari PT. Putra Flora Rimba Tani yaitu dibidang manufaktur dalam pembuatan bahan baku mebel, seperti bahan baku untuk
pembuatan kursi, lemari, tempat tidur, meja dan sebagainya. Produk bahan baku mebel banyak dipesan oleh masyarakat Malaysia dan China. Bahan baku mebel
yang diperlukan dalam pembuatan furniture memiliki klasifikasi sebagai berikut: 1. Grade AA merupakan kayu berkualitas terbaik digunakan untuk pembuatan
kaki kursi, lemari dan tempat tidur. 2. Grade AB merupakan kayu berkualitas menengah digunakan untuk
pembuatan sandaran kursi. 3. Grade AC merupakan kayu berkualitas terbaik digunakan untuk pembuatan
meja.
2.3. Lokasi Perusahaan
Lokasi PT. Putra Flora Rimba Tani Tanjung Morawa Medan, Sumatera Utara. Lokasi PT. Putra Flora Rimba Tani dapat dilihat pada Gambar 2.1.
Universitas Sumatera Utara
Gambar 2.1. Lokasi PT. Putra Flora Rimba Tani
2.4. Organisasi Dan Manajemen
2.4.1. Struktur organisasi
Organisasi adalah sekumpulan orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Struktur organisasi merupakan gambaran mengenai pembagian
tugas serta tanggung jawab kepada individu maupun bagian tertentu dari organisasi. Struktur organisasi ini mempunyai peranan yang sangat penting dalam
menentukan dan memperlancar jalannya roda perusahaan. Tipe struktur organisasi pada PT. Putra Flora Rimba Tani merupakan
struktur organisasi gabungan lini dan fungsional dimana kebijakan dan wewenang diberikan oleh pimpinan kepada bawahan sesuai dengan tugas dan tanggung
jawab masing-masing. Pimpinan setiap departemen dapat memberikan perintah kepada semua staf dan anggota yang ada sesuai dengan bidang kerjanya. Struktur
PT. Putra Flora Rimba Tani dapat dilihat pada Gambar 2.2.
Universitas Sumatera Utara
Direktur Utama
Komisaris External
Accounting
Bagian Marketing
Bagian Humas
Kepala Lapangan Bagian Produksi
Kepala Klin Dray Bagian
Accounting
Maintenance General
Manager
Kepala Produksi
Wakil Kepala Produksi
Pekerja Lapangan
Fungsional Lini
Satpam
Gambar 2.2. Struktur Organisasi PT. Putra Flora Rimba Tani
Universitas Sumatera Utara
2.4.2. Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab
Pembagian tugas dan tanggung jawab dari struktur manajemen di PT. Putra Flora Rimba Tani adalah sebagai berikut:
1. Direktur Utama adalah seseorang yang ditunjuk untuk memimpin
Perseroan terbatas
PT. Direktur adalah seseorang yang memiliki perusahaan tersebut atau orang
profesional
yang ditunjuk oleh
pemilik usaha
untuk menjalankan dan memimpin perseroan terbatas.
Pada umumnya direktur memiliki tugas antara lain: a.
Memimpin perusahaan dengan menerbitkan kebijakan-kebijakan perusahaan
b. Memilih, menetapkan, mengawasi tugas dari karyawan dan kepala bagian
manajer c.
Menyetujui anggaran tahunan perusahaan d.
Menyampaikan laporan kepada pemegang saham atas kinerja perusahaan 2.
External Accounting dalah akuntan yang tidak bekerja secara terus menerus, seorang external accounting adalah orang yang memiliki saham pada
perusahaan tersebut. Tugas external accounting antara lain: a.
Menyusun sistem akuntansi
b. Memberi pendapat mengenai kewajaran laporan keuangan
c.
Melihat catatan keuangan yang terjadi pada periode lalu historical
3. Komisaris adalah sekelompok orang yang dipilih atau ditunjuk untuk
mengawasi kegiatan pada perusahaan. Pada umumnya dewan pengawas memiliki tugas
antara lain:
Universitas Sumatera Utara
a. Memerintah to govern organisasi dengan menetapkan kebijakan-
kebijakan dan tujuan-tujuan luas dari perusahaan tersebut b.
Memilih, mengangkat, mendukung, dan menilai kinerja dewan eksekutif c.
Memastikan keberadaan dan kecukupan sumber keuangan d.
Mengesahkan anggaran tahunan e.
Bertanggung jawab atas kinerja perusahaan kepada para anggota pemegang saham
f. Menentukan gaji dan kompensasi mereka sendiri
4. General Manager bertanggung jawab kepada Direktur Utama, walaupun
General Manager memiliki tanggung jawab pada Direktur Utama tetapi kedudukan General Manager tidak sama dengan external accounting dan
komisaris dikarenakan external accounting dan komisaris bekerja hanya mengawasi dari luar dan merupakan salah satu pemegang saham sedangkan
General Manager adalah seorang pekerja yang mengontrol seluruh kegiatan produksi maupun pada bagian kantor. Tugasnya sebagai berikut:
a. Menentukan garis kebijakan umum dari program kerja perusahaan.
b. Bertanggung jawab ke dalam dan ke luar perusahaan.
5. Bagian Marketing adalah bagian dari perusahaan yang berperan penting dalam
menentukan kemajuan perusahaan tersebut. Oleh karena itu, bidang pemasaran memiliki fungsi untuk menghasilkan pendapatan bagi perusahaan.
Tugas Marketing, ada beberapa hal yang menjadi fungsi dari bagian tersebut, yaitu sebagai berikut :
Universitas Sumatera Utara
a. Peran sebagai promosi : sebagai bagian yang memperkenalkan perusahaan
kepada masyarakat, melalui produk yang dibuat oleh perusahaan tersebut. b.
Peran sebagai sales : pemasaran yang bertugas menghasilkan pendapatan bagi perusahaan dengan cara menjual produk perusahaan tersebut.
c. Peran dalam konsep komunikasi pemasaran : organisasi pemasaran
berperan dalam menjalin hubungan baik dengan pelanggan dan masyarakat serta menjembatani antara perusahaan dan lingkungan
eksternal. d.
Peran dalam bidang pengembangan dan riset : pemasaram memiliki tugas untuk menyerap informasi dan menyampaikan kepada perusahaan tentang
segala sesuatu yang bermanfaat untuk meningkatkan kualitas dan penjualan produk.
6. Bagian Produksi bertanggung jawab kepada General Manager. Tugasnya
sebagai berikut: a.
Merencanakan dan mengatur jadwal produksi produk agar tidak terjadi kekurangan dan kelebihan persediaan.
b. Mengadakan pengendalian produksi agar produk sesuai dengan spesifikasi
dan standar mutu yang ditentukan. 7.
Bagian Accounting bertanggung jawab kepada General Manager. Tugasnya sebagai berikut:
a. Membuat laporan keuangan kepada atasan secara berkala tentang
penggunaan uang. b.
Mengendalikan budget pendapatan dari belanja perusahaan sesuai dengan
Universitas Sumatera Utara
hasil yang diharapkan. 8.
Bagian Humas mempunyai tugas melaksanakan analisis dan penyiapan rancangan kebijakan dalam bidang hubungan masyarakat.
Tugas Pokok Humas:
a. Melaksanakan inventarisasi dan mengolah data
b. menyiapkan bahan penyusunan rancangan kebijakan pengumpulan dan
penyajian informasi, c.
dokumentasi kegiatan pemerintah daerah, d.
melaksanakan tata usaha Bagian Humas. 9.
Kepala Produksi Bekerja sama dengan kepala bagian PPC dalam penyusunan rencana dan jadwal produksi. Adapun tugas seorang kepala produksi adalah:
a. Mengkoordinir dan mengawasi serta memberikan pengarahan kerja kepada
setiap seksi di bawahnya untuk menjamin terlaksananya kesinambungan dalam proses produksi.
b. Memonitor pelaksanaan rencana produksi agar dapat dicapai hasil
produksi sesuai jadwal, volume, dan mutu yang ditetapkan. c.
Bertanggung jawab atas pengendalian bahan baku dan efisiensi penggunaan tenaga kerja, mesin, dan peralatan.
d. Selalu menjaga agar fasilitas produksi berfungsi sebagaimana mestinya.
e. Selalu berusaha untuk meningkatkan keterampilan setiap penanggung
jawab dan karyawan di bawah tanggung jawabnya dengan memanfaatkan tenaga ahli yang didatangkan oleh perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
f. Membantu supervisor listrik, bengkel, mekanik dalam pemeliharaan semua
instalasi yang ada di pabrik. g.
Membuat laporan harian dan berkala mengenai kegiatan
di bagiannya sesuai dengan sistem pelaporan yang berlaku.
h. Berusaha mencari cara-cara penekanan
biaya dan metode perbaikan
kerja yang lebih efisien.
i. Menjaga disiplin kerja
dan menilai prestasi kerja bawahannya secara berkala.
j. Melakukan penilaian terhadap prestasi kerja bawahannya secara berkala.
k. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh manager produksi.
10. Kepala Lapangan adalah orang yang melakukan pengawasan terhadap
pelaksanaan pekerjaan apakah sesuai dengan ketentuan yang telah disepakati agar dapat memberikan laporan kepada Pimpinan Proyek mengenai kualitas
material dan peralatan yang digunakan sesuai dengan rencana atau belum. Tugas dan tanggung jawab pengawas lapangan yaitu :
a. Melaksanakan pengawasan pekerjaan di lapangan, sehingga tetap terlaksana dengan baik sesuai dengan rencana kerja.
b. Menampung segala persoalan di lapangan dan menyampaikannya kepada pemimpin proyek.
c. Membantu survey dan mengumpulkan data di lapangan. d. Menjaga hubungan baik dengan instasi serta masyarakat setempat yang
berhubungan dengan pekerjaan. e. Meneliti laporan bulanan yang diserahkan oleh kontaktor.
Universitas Sumatera Utara
11. Kepala Klin Dry adalah kepala bagian yang mempertanggung jawabkan pada
pemrosesan pengerinagn kayu. Adapun tugas dari kepala klin dry adalah : a.
Mengatur jadwal untuk mulai pengeringan bisa bersamaan pada waktu dan hari yang sama.
b. Menyesesuaikan lebar dan panjang kayu pada ruang klin dry.
c. Melakukan inspeksi ruang pengeringan sebelum anda mulai membuat
tumpukan. d.
Memeriksa terhadap kondisi ruang pengeringan, peralatan bantu dan alat ukur misalnya sangat penting dilakukan.
12. Maintenance bertanggung jawab atas kelancaran operasional mekanis dan
mesin-mesin dan peralatan produksi. Uraian tugas dan tanggung jawab adalah: a.
Menyusun, mengatur, dan mengawasi kegiatan
pemeliharaan dan repair dan mesin-mesin peralatan
pabrik agar tidak mengganggu jalannya operasi
perusahaan. b.
Mengajukan permintaan pembelian spare part dan kebutuhan-kebutuhan lainnya yang diperlukan untuk pemeliharaan dan repair semua peralatan
pabrik. c.
Bertanggung jawab atas penggunaan suku cadang dan biaya
-biaya yang terjadi sehubungan dengan pelaksanaan kegiatan maintenance dan repair.
d. Mengadakan pengecekan langsung bekerjanya dan kondisi semua
peralatan pabrik. e.
Mengadakan pencatatan mengenai besarnya biaya yang dikeluarkan oleh masing-masing mesin atau peralatan pabrik.
Universitas Sumatera Utara
f. Menyusun jadwal pemeliharaan peralatan-peralatan
pabrik agar tidak
menghambat jalannya proses produksi. g.
Memeriksa kerusakan yang timbul dan menentukan bahan-bahan atau spare part yang diperlukan untuk memperbaiki kerusakan tersebut.
h. Berusaha mencari cara-cara penekanan biaya dan metode perbaikan kerja
yang lebih efisien. i.
Menjaga disiplin kerja
dan menilai prestasi kerja bawahannya secara berkala.
j. Membuat laporan harian dan berkala kegiatan yang dilakukan seksinya.
k. Melaksanakan tugas-tugas lainnya yang diberikan oleh manajer produksi
13. Wakil Kepala Produksi adalah tangan kanan kepala produksi yang terjun
langsung ke lapangan operation. Peranannya adalah: a.
Menggantikan tugas-tugas kepala produksi pada saat kepala produksi tidak berada di tempat.
b. Mengawasi pekerjaan dapur untuk mencapai tujuan goal yang sudah
ditentukan oleh kepala dapur. c.
Melaksanakan tugas-tugas khusus yang dibebankan seperti mengawasi lantai produksi.
14. Pekerja lapangan, merupakan sejumlah orang yang dipekerjakan pada perusahaan, peranannya adalah:
a. Melakukan pekerjaan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan
b. Menjaga nama baik perusahaan
Universitas Sumatera Utara
15. Satpam, merupakan orang yang berperan dalam pengawasan keamanan perusahaan. Satpam memiliki tugas dan tanggungjawab sebagai berikut:
a. Menjaga keamanan dan ketertiban dii lingkungan perusahaan khususnya
keamanan asset perusahaan b.
Melakukan patrol disekitar perusahaan menurut waktu dan rute tertentu dengan maksud melakukan pemantauan dan pemeriksaan terhadap barang,
orang yang mencurigakan yang dapat menimbulkan ancaman dan gangguan.
c. Melakukan penanggulangan awal, memnberi pertolongan, serta bantuan
penyelamatan terhadap gangguan dan ancaman yang terjadi di lingkungan perusahaan.
2.4.3. Jumlah Tenaga Kerja dan Jam Kerja
Jumlah tenaga kerja pada perusahaan ini berjumlah 80 orang pekerja. Rincian tenaga kerja dapat dilihat pada tabel 2.1.
Universitas Sumatera Utara
Tabel 2.1 Pembagian Jumlah Tenaga Kerja PT. Putra Flora Rimba Tani Bagian
Jabatan Jumlah Orang
Bagian Kantor Direktur
1 External Accounting
6 Komisaris
2 General Manager
1 Kebersihan
6 Keamanan
3
Bagian Pabrik Kepala Bagian
8 Karyawan Bagian Produksi
32 Karyawan Bagian Marketing
6 Karyawan Bagian Humas
2 Karyawan Bagian Accounting
3 Keamanan
4 Satpam
Satpam 6
Jumlah 80
Jam kerja pada PT. Putra Flora Rimba Tani terbagi dua yaitu jam kerja untuk bagian kantor dan jam kerja untuk bagian produksi.
1. Bagian kantor Pembagian waktu kerja untuk pegawai kantor adalah sebagai berikut:
a. Senin – kamis : 08.00 – 12.00 WIB; 13.00 – 16.00 WIB
Istirahat : 12.00-13.00 WIB
b. Jumat : 08.00 – 12.00 WIB; 13.30 – 16.00 WIB
Istirahat : 12.00 – 13.30 WIB c. Sabtu : 08.00 – 13.00 WIB
2. Bagian produksi Jam kerja berlaku untuk operator dan supervisor pada bagian produksi.
a. Kerja aktif : 07.00 – 12.00 WIB
b. Istirahat : 12.00 – 13.00 WIB
c. Kerja aktif : 13.00 – 19.00 WIB
Universitas Sumatera Utara
3. Jam kerja satpam a. Shift I
: 08.00 – 16.00 WIB b. Shift II
: 16.00 – 24.00 WIB c. Shift III
: 24.00 – 08.00 WIB
2.5. Proses Produksi