- Laporan harian persediaan minyak dengan ALB yang rendah 5,0 dilaporkan ke kantor Pusat Medan
Bagian Pengolahan dan Pemasaran.
4. Teknik dan Prosedur Pengawasan Minyak Kelapa Sawit
Pengawasan persediaan pada perusahaan merupakan suatu hal yang penting dilaksanakan untuk menunjang kelancaran proses produksi agar
sesuai dengan perencanaan. Pengawasan ini dapat dilakukan melalui pemisahan fungsi dan tanggung jawab, sistem prosedur yang sesuai dengan
kondisi usaha serta sistem otorisasi yang baik untuk setiap transaksi persediaan.
PTPN IV kebun Bah Jambi melakukan pengawasan persediaan dengan cara:
a. Pengawasan Fisik Persediaan Pengawasan pesediaan minyak kelapa sawit pada PTPN IV
dilakukan setiap hari. Setiap hasil produksi yang akan dikeluarkan dari tangki harus dipantau apakah jumlah yang keluar sesuai dengan
jumlah pada surat pesanan pelanggan dan surat perintah pengeluaran barang dari kantor pusat. Dengan kata lain kegiatan ini dilakukan
dengan pengawasan yang ketat untuk menghindari penyelewengan yang bisa menimbulkan kerugian bagi perusahaan.
Tempat penampungan persediaan minyak kelapa sawit pada PTPN IV kebun Bah Jambi dinamakan tangki timbun stock tank.
Universitas Sumatera Utara
Tangki timbun ini diawasi langsung oleh bagian operasi yang akan tetap memperhatikan kondisi tangki sebelum dan sesudah
penimbunan. Tangki timbun berbentuk silinder vertikal yang dilengkapi
dengan tangga untuk mempermudah gerak dan pengawasan produk. Pada umumnya tanki timbun ini terbuat dari bahan baja anti karat.
Tangki timbun harus dilengkapi dengan instalasi pemanas karena minyak kelapa sawit akan membeku pada temperatur rendah.
Pemeriksaan stock dalam tangki ini dilakukan setiap hari oleh staf pengolahan.
b. Pengawasan Mutu PTPN IV Kebun Bah Jambi dalam upaya memenuhi standar
mutu telah melakukan suatu pengawasan mutu sejak dari awal penanaman planting sampai saat minyak kelapa sawit CPO
dihasilkan. Pengawasan mutu produk minyak kelapa sawit dilakukan oleh bagian laboratorium yang hasilnya akan dibandingkan dengan
standar yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Hal ini dilakukan untuk menghindari kerugian yang akan diakibatkan penolakan oleh
pihak pembeli atas minyak kelapa sawit yang tidak sesuai dengan standar yang telah disepakati dalam kontrak sebelumnya dan juga
untuk menghindari klaim dari konsumen. Pengawasan mutu untuk minyak kelapa sawit yang telah
diproduksi, dilakukan melalui pengujian secara sampel. Setiap jam
Universitas Sumatera Utara
selama pengolahan berlangsung, contohnya diambil dan kemudian dikumpulkan untuk dianalisa.
Adapun langkah-langkah yang dilakukan dalam melakukan analisa sampel yaitu sebagai berikut:
a Memonitor kandungan minyak didalam underflow clarifier Untuk memonitor kandungan minyak didalam underflow
clarifier dilakukan dengan cara sebagai berikut: - Lokasi, dari ujung pipa sludge pada tangki klarifier.
- Jumlah dan frekuensi, 200 ml sludge diambil setiap 2 jam dari setiap tangki klarifikasi. Bilas tempat pengambilan
contoh dan botol plastik secara menyeluruh sebelum contoh diambil.
- Contoh yang diambil disimpan terpisah untuk setiap tangki klarifikasi.
- Pada akhir shift, contoh dari setiap tangki klarifikasi dikumpulkan menjadi contoh harian untuk masing-masing
shift. b Kandungan minyak di dalam sludge centrifuge
Analisa sampel ini dilakukan untuk memonitor hasil akhir dari kehilangan minyak. Pengambilan sampel dilakukan dengan cara
sebagai berikut: - Lokasi, keluaran sludge dari sludge centrifuge.
Universitas Sumatera Utara
- Jumlah dan frekuensi, 200 ml dari contoh sludge dari setiap sludge centrifuge setiap 2 jam. Bilas tempat pengambilan
contoh dan botol plastik sebelum contoh diambil. - Contoh diambil dan dipisahkan dari setiap sentrifuge.
- Pada akhir shift, contoh dari setiap tangki klarifikasi dikumpulkan menjadi contoh harian untuk masing-masing
shift. c Kadar kotoran dan air yang terkandung didalam minyak
sebelum dan sesudah purifier Adapun cara untuk menguji kadar kotoran dan air yang
terkandung didalam minyak sebelum dan sesudah purifier adalah: - Contoh diambil dan dipisahkan dari setiap purifier.
- Pada akhir shift, contoh dari setiap purifier dikumpulkan menjadi contoh harian untuk masing-masing shift.
d ALB, kadar air dan kotoran pada minyak produksi Pengambilan contoh dilakukan dengan cara sebagai berikut:
- Lokasi, setelah mesin vacuum drier. - Jumlah dan frekuensi, 200 ml contoh minyak diambil dari
masing-masing vacuum drier setiap 2 jam dan disimpan pada botol plastik bersih yang tertutup.
- Contoh diambil dan dipisahkan dari setiap vacuum drier.
Universitas Sumatera Utara
- Pada akhir shift, contoh dari setiap vacuum drier dikumpulkan menjadi contoh harian untuk masing-masing
shift.
Setelah sampel diuji dan dianalisa maka hasil sampel akan dibandingkan dengan standar mutu yang telah ditetapkan perusahaan.
Standar mutu minyak kelapa sawit pada PTPN IV Kebun Bah Jambi dapat dilihat dari tabel berikut:
Tabel 4.3 Spesifikasi Mutu Minyak Kelapa Sawit
Parameter Standar
ALB 5,0 maks.
Kadar air 0,15 maks.
Kadar kotoran 0,02 maks.
Bilangan Peroksida, m.ekkg 5,0 maks.
Bilangan Anisidine m,ekkg 5,0 maks.
DOBI 2,5 min.
Bilangan Iod 51 min.
Fe besi, ppm 5 maks.
Cu tembaga, ppm 0,3 maks.
Titik cair 39-41°C
Sumber: PTPN IV Kebun Bah Jambi
Universitas Sumatera Utara
Tabel 4.4 Standar Toleransi Kehilangan Minyak Sawit
Parameter Standar Losis terhadap,
Contoh TBS
Drab akhir Fat-PitDeoiling Pond NOS Drab akhir Fat-PitDeoling Pond contoh
Ampas Kempa NOS Ampas Kempa contoh
Tandan Kosong NOS Tandan Kosong contoh
Buah Ikut Tandan Kosong NOS Buah Ikut Tandan Kosong contoh
Biji Ampas Kempa contoh Draf Centrifuge NOS
Draf Centrifuge contoh Air Rebusan NOS
Air Rebusan contoh Kenaikan ALB Pabrik
14,0 maks 0,50
7,0 - 8,0 3,90
4,0 – 5,0 1,85
2,3 – 2,5 2,50
0,80 13,0 maks
0,60 maks 13,29 maks
0,50 maks 0,30 maks
- 0,30
- 0,55
- 0,39
- 0,16
0,10 -
- -
- -
Total Kehilangan Minyak terhadap TBS -
1,50 maks
Sumber: PTPN IV Kebun Bah Jambi
c. Pengawasan Anggaran Salah satu fungsi anggaran yang cukup penting yaitu sebagai
fungsi pengawasan. Suatu perencanaan tanpa adanya pengawasan merupakan pekerjaan yang sia-sia. Pengawasan melalui anggaran
dapat dilihat dengan membandingkan anggaran dengan realisasinya. PTPN IV kebun Bah Jambi juga menggunakan anggaran yang ada
sebagai alat bagi perusahaan membandingkan realisasi produksi minyak kelapa sawit dengan anggarannya. Pihak manajemen
perusahaan melakukan pengawasan terhadap anggaran produksi minyak kelapa sawit melalui laporan manajemen bulanan LMB.
Melalui laporan manajemen bulanan ini pihak manajemen ataupun
Universitas Sumatera Utara
pimpinan perusahaan dapat menganalisa realisasi produksi dengan anggarannya. Dari hasil perbandingan tersebut perusahaan dapat
mengetahui apakah terdapat penyimpangan yang cukup material, baik yang bersifat menguntungkan favorable maupun bersifat merugikan
unfavorable. Penyimpangan yang terjadi akan dianalisa untuk merumuskan tindakan korektif untuk masa yang akan datang. Berikut
ini peneliti akan menyajikan anggaran dan realisasi produksi pada PTPN IV kebun Bah Jambi.
Tabel 4.5 Anggaran dan Realisasi Produksi Minyak Kelapa Sawit
Tahun 2010 Bulan
Anggaran kg Realisasi kg
Januari 1.932.000
1.542.450 Februari
2.039.468 1.647.187
Maret 2.346.414
2.388.990 April
2.297.631 2.352.953
Mei 2.490.348
2.294.465 Juni
2.548.791 2.854.115
Juli 2.931.327
3.123.939 Agustus
3.040.002 2.748.767
September 2.752.134
2.841.559 Oktober
2.797.295 2.649.173
November 2.709.630
2.755.552 Desember
2.637.180 2.548.446
Jumlah 30.522.219
29.747.596
Sumber: PTPN IV kebun Bah Jambi
Universitas Sumatera Utara
d. Pengawasan Akuntansi Pengawasan akuntansi dalam hal ini sistem akuntansi
persediaan bertujuan untuk melindungi persediaan dari resiko pencurian, penggelapan maupun penyelewengan dari bagian yang
langsung menangani persediaan. Untuk mencegah kondisi tersebut dibuat sistem pengawasan yang memadai mulai saat barang disimpan
hingga barang tersebut dijual. Kegiatan akuntansi yang berkaitan dengan pencatatan
persediaan pada PTPN IV Bah Jambi menggunakan sistem pencatatan perpetual. Pencatatan terhadap persediaan barang jadi dilakukan pada
saat minyak sawit diproduksi dan kemudian dipompa kedalam tangki harian. Bagian yang melakukan penimbangan dan pencatatan jumlah
yang ditimbang adalah bagian laporan yang berfungsi sebagai bagian penerimaan. Kerani laporan bertugas memeriksa minyak kelapa sawit
yang akan diterima oleh bagian pengolahan apabila telah sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.
Setelah minyak sawit dipompa masuk kedalam tangki timbun harus dicatat jumlah pertambahan produksi tersebut kedalam laporan
produksi, pengiriman dan persediaan. Laporan ini dibuat oleh bagian pembukuan kantor untuk unit pabrik kelapa sawit PKS sebanyak tiga
rangkap yang didistribusikan masing-masing kepada: − lembar 1 ke bagian pembukuan,
− lembar 2 ke bagian komersil,
Universitas Sumatera Utara
− lembar 3 ke bagian file. Pada saat minyak kelapa sawit akan dikirim atau dijual,
tentunya harus diawali dengan dibuatnya kontrak penjualan dimana antara pembeli dan penjual telah ada kesepakatan mengenai segala
sesuatu yang berhubungan dengan penjualan dan untuk mempermudah pengawasan maka penjualan ini melibatkan banyak
bagian yang terkait dengan pencatatan pengeluaran barang jadi. Bagian komersial yang membuat kontrak penjualan juga
mengadakan Delivery Order DO sesuai dengan kuantitas dan kualitas yang tercantum dalam kontrak. Kemudian bagian ini
membuat faktur penjualan dan faktur pajak. Kontrak penjualan ditandatangani oleh Direksi dan pihak pembeli yang dibuat rangkap
tiga masing-masing untuk: − lembar 1 dan 3 ke bagian komersil,
− lembar 2 pada pembeli. Faktur penjualan dan pajak juga ditandatangani oleh Direksi.
Faktur penjualan dan pajak dibuat rangkap empat dan didistribusikan masing-masing untuk:
− lembar 1 pada pembeli, − lembar 2 dan 3 ke bagian pembukuan,
− lembar 4 ke bagian file. Bagian lain yang terlibat dalam pencatatan penjualan adalah
bagian pencatatan di pabrik kelapa sawit. Pada saat penyerahan barang
Universitas Sumatera Utara
sesuai dengan Delivery Order yang dibawa, harus dikeluarkan tanda terima penyerahan yang ditandatangani oleh manjer pabrik. Kemudian
bagian ini membuat laporan perubahan jumlah akhir pada minyak kelapa sawit CPO PTPN IV Bah Jambi sebagai dasar untuk
menentukan besarnya jumlah persediaan berikut yang siap untuk dijual.
Pengawasan selanjutnya yaitu membuat kwitansi sebagai bukti penerimaan kas dan mencatat semua penerimaan uang dalam kas atau
bank. Untuk mempertegas pengawasan maka penerimaan minyak kelapa sawit hanya boleh dilakukan jika semua formulir penjualan
tersebut diatas telah lengkap dan telah diotorisasi. Bagian yang melakukan penimbangan dan pencatatan jumlah
persediaan yang dikeluarkan tidaklah sama. Penimbangan dilakukan oleh kerani pengolahan, sedangkan pencatatan persediaan yang
dikeluarkan dilakukan oleh kerani pengiriman. Adapun prosedur pengawasan akuntansi yang dilakukan oleh
PTPN IV kebun Bah Jambi adalah sebagai berikut: a Pemisahan Tugas
Adanya pemisahan tugas dalam kegiatan normal perusahaan bertujuan untuk mencegah dan mendeteksi kesalahan dalam
pelaksanaan tugas. Dalam proses perencanaan dan pengawasan produksi PTPN IV kebun Bah Jambi memisahkan fungsi gudang,
fungsi pembelanjaan, fungsi produksi, fungsi pengiriman dan
Universitas Sumatera Utara
pencatatan. Oleh karena itu perusahaan melakukan perencanaan produksi melalui anggaran-anggaran yang dimulai dari fungsi
Agricultural Departement yang turun ke kebun-kebun untuk berkonsultasi dengan bagian tanaman mengenai jumlah produksi TBS
per-tahun tanam, per-kebun dan per-luas areal tanaman. Kemudian mengeluarkan surat edaran kebagian technical mengenai taksiran
produksi. Bagian inilah yang kemudian mengeluarkan rencana kerja dan anggaran perusahaan yang telah disampaikan ke kebun-kebun dan
unit-unit sebagai dasar dalam penyusunan anggaran produksi minyak kelapa sawit. Kebun dan unit kemudian menyusun anggaran tersebut
dalam RKAP dan disampaikan ke bagian anggaran yang sebelumnya telah disetujui melalui rapat dengan Kepala Bagian dan Pimpinan
Kebun. b Prosedur otorisasi
Untuk memperoleh pengawasan yang memuaskan maka seluruh transaksi dan aktivitas pada PTPN IV kebun Bah Jambi harus
diotorisasi yang meliputi: 1. bagian kebun hanya bisa melakukan kegiatan re-planting
apabila sudah mendapat izin dari Direksi, 2. bagian penjualan hanya dapat melakukan penjualan apabila
sudah memperoleh informasi mengenai posisi persediaan di kebun. Kontrak penjualan yang berisi persetujuan atas harga
Universitas Sumatera Utara
dan syarat penjualan hanya boleh dilakukan setelah mendapat otorisasi dari manajer.
3. pengeluaran barang dari tangki timbun kebun Bah Jambi hanya dapat dilakukan setelah disetujui oleh Kepala Bagian
Penjualan. c Perencanaan dan penggunaan dokumen serta catatan
Prosedur-prosedur untuk menerbitkan dokumen telah disetujui oleh manajemen puncak. Dokumen-dokumen yang berisi format mutu
dan catatan-catatan persediaan yang sudah kadaluarsa akan disimpan ke dalam arsip PTPN IV kebun Bah Jambi yang memuat dokumen
yang berhubungan dengan persediaan minyak kelapa sawit, antara lain:
1. survey report, merupakan laporan pengeluaran hasil produksi minyak kelapa sawit yang dikeluarkan oleh tangki
installation, 2. laporan bobot weight report yang dibuat oleh staff teknik
tangki installation Belawan dan kebun Bah Jambi tentang berat atau bobot hasil produksi yang telah dikeluarkan.
Laporan ini digunakan sebagai dasar penerbitan surat pengantar barang delivery note bagi kebun Bah Jambi,
3. surat perintah pengiriman delivery order atau memo, dibuat oleh bagian penjualan yang ditujukan kepada pihak
Universitas Sumatera Utara
kebun Bah Jambi sebagai bukti pengiriman lokal sedangkan memo ditujukan kepada tank installation Belawan,
4. laporan pengeluaran barang dibuat berdasarkan surat pengantar barang,
5. catatan pengapalan shipping note dibuat oleh pihak installation Belawan sebagai laporan kepada pihak kebun
tentang jenis, kualitas, dan waktu pengiriman hasil produksi kebun yang bersangkutan.
d Pengendalian fisik atas aktiva dan catatan Dalam usaha untuk melindungi aktiva dan dokumen yang ada,
perusahaan menetapkan kebijaksanaan sebagai berikut: 1. membangun tangki-tangki penyimpanan hasil minyak
kelapa sawit dan gudang penyimpanan dengan ketentuan akses dari pihak atau pegawai yang berwenang untuk
dimasuki, 2. sebelum barang dikapalkan atau dikirim harus melalui
prosedur pengukuran perhitungan dimana alat ukur tersebut harus dikaliberasikan untuk menjamin keakuratan
pengukuran, 3. perusahaan mengasuransikan persediaannya dari
kemungkinan kebakaran maupun bencana alam, 4. dalam mengakses data penting ke dalam komputer,
misalnya informasi mengenai posisi persediaan, perusahaan
Universitas Sumatera Utara
menempatkan seorang pegawai dan hanya pegawai tersebut yang berwenang atas data persediaan karena akan dikunci
dengan sandi tertentu password. e Pengecekan secara independen atas kinerja
Auditor internal pada PTPN IV kebun Bah Jambi terlihat tidak mungkin untuk melakukan pemeriksaan secara objektif. Hal ini
disebabkan kedudukan auditor internal berada dibawah KDTU sehingga auditor internal bertanggung jawab kepada KDTU.
Pemeriksaan auditor internal hanya bersifat membantu KDTU dalam mengawasi jalannya kegiatan operasional yang berada dibawah
wewenang KDTU. Oleh karena itu kegiatan-kegiatan operasional yang berada di luar wewenang KDTU tidak dapat diperiksa dan
diawasi. Pemeriksaan secara menyeluruh pada kebun Bah Jambi dilakukan oleh auditor internal yang berada di kantor Direksi yang
disebut Biro Satuan Pemeriksaan Intern BSPI. Kedudukan BSPI yang independen sangat membantu proses
pengawasan karena auditor internal tidak dapat dipengaruhi oleh pihak lainnya sehingga laporan yang diberikan kepada Direktur Utama atau
Dewan Direksi khususnya di bidang keuangan dan akuntansi adalah benar-benar objektif. Berdasarkan laporan tersebut maka Direktur
Utama akan mengadakan perbaikan dan pencegahan terhadap hal-hal yang menyimpang dari ketentuan yang telah ditetapkan.
Universitas Sumatera Utara
B. Analisis dan Evaluasi
