4.2.2. Observasi
Observasi dilaksanakan oleh penulis menggunakan pengamatan secara langsung, berlokasi dilantai dasar Fakultas Syariah, kantor Pusat
Komunikasi PUSKOM UIN Syarif Hidyatullah. Observasi dilakukan pada penggunaan sistem penjadwalan akademik pada AIS.
Hasil yang didapat dari observasi antara lain : a. Inputan data jadwal kegiatan dilakukan oleh admin setiap
fakultas, dan jurusan. Data diinput
melalui sistem
informasi AIS, dengan proses login, menu pendataan dan utility, dan menu pendataan pengumuman akademis.
b. Pengumuman jadwal kegiatan dilakukan melalui pengumuman dari situs AIS di internet, dan melalui email
pihak yang akan diberikan pengumuman.
4.3. Fase Perancanaan Syarat-syarat
4.3.1. Definisi Lingkup Kegiatan
Dalam pengamatan yang penulis lakukan dilapangan didapatkan bahwa sistem yang penulis buat ini masih dalam masa pengembangan
pada AIS. Berdasarkan hasil wawancara dengan Kepala Bagian PUSKOM, berikut scope kegiatan yang coba penulis gambarkan pada
ilustrasi berikut :
Gambar 4.1. Ilustrasi Pengembangan Aplikasi SMS Reminder
Keterangan Ilustrasi Pengembangan Aplikasi SMS Reminder : a. Keterangan warna
: Pemberitahuan informasi yang telah tersedia : Pemberitahuan informasi yang belum tersedia
b. Keterangan angka 1 : Website AIS
2 : Email 3 : Teknologi SMS yang diusulkan
Penelitian pengembangan sistem yang dilakukan lebih difokuskan kepada pembuatan Kalender Akademik yang lebih dinamis dan
pengiriman informasi melalui SMS yang diusulkan. Pengembangan sistem ini mengatur struktur penggunaan kalender yang lebih dinamis
dalam proses pengolahan data dan strata user yang dapat mengelola yang dilakukan lebih difokuskan
kepada pembuatan Kalender Akademik yang lebih dinamis dan pengiriman informasi melalui SMS yang diusulkan. Pengembangan
sistem ini mengatur struktur penggunaan kalender yang lebih dinamis dalam proses pengolahan data dan strata user yang dapat mengelola
kalender. Aplikasi kalender dirancang sedemikian rupa untuk dapat menampung banyak user dengan pembagian kalender yang dapat
dibedakan user pengelolanya. Aktivitas bagi kalender dapat dilakukan sehingga tampilan kalender dapat dilihat secara baik dan terstruktur.
Usulan cara penyampaian informasi melalui teknologi SMS diharapkan dapat menyampaikan informasi kesemua pihak terutama
mahasiswa yang masih dianggap kurang memperoleh informasi terbaru dari pihak akademik.
4.3.2. Analisa Sistem yang sedang berjalan
Analisa yang dilakukan pada Sistem AIS Academic Information System
yang sedang berjalan. Alur kerja dari sistem yang sedang berjalan dilakukan dengan tahap sebagai berikut lihat Gambar 4.2 :
1. Bentuk kalender akademik Universitas Islam Negeri Syarif Hidyatullah Jakarta diambil contoh Fakultas Kedokteran.
Gambar 4.2. Contoh Kalender Akademik
2. Data yang dikelola berupa data jadwal kegiatan yang berisi tema kegiatan, jadwal waktu dan tempat kegiatan, pembagian
jenis kegiatan baik berupa subjek pihak yang melakukan maupun objek jenis kegiatan berdasarkan pihak yang
melakukan. 3. Admin Pusat, Fakultas dan jurusannya melakukan input data
jadwal kegaitan akademik dan perkuliahan.
4. Admin PUSKOM menerima data dan menampilkannya pada website
AIS atau data akan dikirim melalui email kepada pihak yang dikenai pekerjaan atau memiliki kepentingan terhadap
jadwal kegiatan yang telah dibuat. 5. Dosen, mahasiswa dan karyawan dapat melihat informasi
jadwal kegiatan melalui website AIS, atau menerima informasi melalui email yang dikirim oleh pihak PUSKOM.
Berikut dijelaskan Bagan alir Flowchart alur sistem yang sedang
berjalan.
Gambar 4.3. Bagan alir Flowchart sistem yang sedang
berjalan
Setiap bagian memiliki masing-masing aktivitas. Untuk admin pusat, admin fakultas dan jurusan melakukan aksi input data jadwal
kegiatan yang diprogramkan baik selama satu semester maupun jangka satu tahun atau dua semester. Jadwal kegiatan berbentuk jangka waktu
jalannya kegiatan, keterangan kegiatan, dan ditujukan kepada pihak siapa saja yang dikenai kegiatan. Input data dilakukan dengan cara
admin fakultas melakukan proses login dalam website AIS, masuk kebagian pendataan dan utility, pendataan pengumuman akademis.
Disana sudah disediakan kalender kegiatan yang dapat di-input oleh admin fakultas dan jurusan.
Admin PUSKOM melakukan proses data dalam hal penyimpanan data, upload data ke website AIS, atau pengiriman data ke pihak yang
dikenai kegiatan melalui email pihak yang bersangkutan. Dosen, mahasiswa, karyawan atau pegawai dapat melihat
pengumuman kegiatan yang telah tertera di website AIS. Dalam lain hal, dosen atau karyawan dapat dikirim informasi jadwal kegiatan
apabila diminta oleh pihak admin fakultas atau jurusan. Sebagai contoh, dalam pengiriman informasi rapat dosen, rapat karyawan dan
kegiatan lain sebagainya.
4.3.3. Kelemahan Sistem yang sedang berjalan
Kategori