Latar Belakang PUSKOM Pusat Komunikasi UIN Syarif Hidyatullah user_id primary_key tabel user.

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1. Latar Belakang PUSKOM Pusat Komunikasi UIN Syarif Hidyatullah

Jakarta Kehadiran sistem informasi akademik diperguruan tinggi merupakan suatu hal yang sangat diperlukan, terlebih pada era teknologi informasi dan perkembangan informasi saat ini. PUSKOM berdiri untuk menangani kegiatan akadmik UIN Syarif Hidyatullah Jakarta. Pada tahun 2006, Universitas Islam Negeri Syarif Hidyatullah Jakarta melalui PUSKOM secara efektif telah memiliki dan mengaplikasikan teknologi informasi melalui sistem jaringan yang disebut sistem informasi perguruan tinggi atau simperti. Namun, dalam perkembangannya sistem tersebut belum berjalan optimal. Pada tahun 2009, simperti diubah menjadi Sistem Informasi Akademik Academic Information SystemAIS. a. Visi dan Misi PUSKOM Berikut dijelaskan Visi dan Misi dari PUSKOM : http:www.uinjkt.ac.idindex.phpcategoryblog1843- pengembangan -ais-perlu-dukungan-semua-pihak-.html. • Visi Visi dibentuknya Sistem Informasi Akademik UIN Syarif Hidyatullah Jakarta adalah membentuk suatu sistem informasi akademik yang tertata dengan baik untuk menghasilkan kegiatan akademik yang cepat dan fleksibel. Memanfaatkan perkembangan teknologi informasi untuk lebih meningkatkan waktu kinerja dan memberikan kemudahan dalam penggunaan, sehingga dapat membantu mahasiswa dan aparatur akademik dalam menjalankan kegiatannya. • Misi Misi dari PUSKOM adalah : 1. Membentuk Sistem Informasi Akademik dengan memanfaatkan perkembangan teknologi informasi kearah yang positif. 2. Menjadikan mahasiswa lebih peka terhadap kegiatan akademik kampus dengan pemberian informasi baik yang ditempel dimading maupun pada website. 3. Memberikan kemudahan bagi mahasiswa, dosen dan aparatur kegiatan perkuliahan dalam menjalankan kegiatan perkuliahan. 4. Sistem AIS memiliki Motto SMILE Smart, Innovation, Learning, Education sebagai Center Live Operational.

4.2. Analisa Hasil Pengumpulan Data

Pengumpulan data yang penulis lakukan dalam penulisan skripsi ini diperoleh melalui wawancara, observasi dan studi pustaka. Setelah mendapatkan data, maka dilakukan analisis atas wawancara dan observasi. Berikut ini adalah penjelasan hasil pengumpulan data tersebut :

4.2.1. Wawancara

Wawancara dilakukan dengan pegawai PUSKOM, sebagai unit yang menangani bidang teknologi informasi di Universitas Islam Negeri Syarif Hidyatullah Jakarta pada tanggal 21 september 2010 kantor Pusat Komunikasi PUSKOM bertepat dilantai dasar fakultas syariah. Tujuan penulis melakukan wawancara adalah untuk mendapatkan gambaran umum sistem yang sedang berjalan dan mengambil kesimpulan atas kinerja sistem. Berikut kesimpulan wawancara yang dilakukan : 1. PUSKOM melalui AIS telah memiliki Sistem Informasi Penjadwalan Akademik sudah berjalan dengan baik. Masukkan data jadwal dari para admin tiap fakultas mudah dilakukan. Akan tetapi pembagian kalender untuk tiap fakultas dan jurusan masih kurang baik. data kadang terkumpul pada satu kalender, sehingga terlihat kurang rapih karena kurangnya pembeda antara kalender setiap fakultas dan jurusan. 2. Penyampaian informasi dilakukan melalui jaringan internet situs AIS sendiri dan email apabila diinginkan oleh pihak pembuat jadwal.

4.2.2. Observasi

Observasi dilaksanakan oleh penulis menggunakan pengamatan secara langsung, berlokasi dilantai dasar Fakultas Syariah, kantor Pusat Komunikasi PUSKOM UIN Syarif Hidyatullah. Observasi dilakukan pada penggunaan sistem penjadwalan akademik pada AIS. Hasil yang didapat dari observasi antara lain : a. Inputan data jadwal kegiatan dilakukan oleh admin setiap fakultas, dan jurusan. Data diinput melalui sistem informasi AIS, dengan proses login, menu pendataan dan utility, dan menu pendataan pengumuman akademis. b. Pengumuman jadwal kegiatan dilakukan melalui pengumuman dari situs AIS di internet, dan melalui email pihak yang akan diberikan pengumuman.

4.3. Fase Perancanaan Syarat-syarat

4.3.1. Definisi Lingkup Kegiatan

Dalam pengamatan yang penulis lakukan dilapangan didapatkan bahwa sistem yang penulis buat ini masih dalam masa pengembangan pada AIS. Berdasarkan hasil wawancara dengan Kepala Bagian PUSKOM, berikut scope kegiatan yang coba penulis gambarkan pada ilustrasi berikut : Gambar 4.1. Ilustrasi Pengembangan Aplikasi SMS Reminder Keterangan Ilustrasi Pengembangan Aplikasi SMS Reminder : a. Keterangan warna : Pemberitahuan informasi yang telah tersedia : Pemberitahuan informasi yang belum tersedia b. Keterangan angka 1 : Website AIS 2 : Email 3 : Teknologi SMS yang diusulkan Penelitian pengembangan sistem yang dilakukan lebih difokuskan kepada pembuatan Kalender Akademik yang lebih dinamis dan pengiriman informasi melalui SMS yang diusulkan. Pengembangan sistem ini mengatur struktur penggunaan kalender yang lebih dinamis dalam proses pengolahan data dan strata user yang dapat mengelola yang dilakukan lebih difokuskan kepada pembuatan Kalender Akademik yang lebih dinamis dan pengiriman informasi melalui SMS yang diusulkan. Pengembangan sistem ini mengatur struktur penggunaan kalender yang lebih dinamis dalam proses pengolahan data dan strata user yang dapat mengelola kalender. Aplikasi kalender dirancang sedemikian rupa untuk dapat menampung banyak user dengan pembagian kalender yang dapat dibedakan user pengelolanya. Aktivitas bagi kalender dapat dilakukan sehingga tampilan kalender dapat dilihat secara baik dan terstruktur. Usulan cara penyampaian informasi melalui teknologi SMS diharapkan dapat menyampaikan informasi kesemua pihak terutama mahasiswa yang masih dianggap kurang memperoleh informasi terbaru dari pihak akademik.

4.3.2. Analisa Sistem yang sedang berjalan

Analisa yang dilakukan pada Sistem AIS Academic Information System yang sedang berjalan. Alur kerja dari sistem yang sedang berjalan dilakukan dengan tahap sebagai berikut lihat Gambar 4.2 : 1. Bentuk kalender akademik Universitas Islam Negeri Syarif Hidyatullah Jakarta diambil contoh Fakultas Kedokteran. Gambar 4.2. Contoh Kalender Akademik 2. Data yang dikelola berupa data jadwal kegiatan yang berisi tema kegiatan, jadwal waktu dan tempat kegiatan, pembagian jenis kegiatan baik berupa subjek pihak yang melakukan maupun objek jenis kegiatan berdasarkan pihak yang melakukan. 3. Admin Pusat, Fakultas dan jurusannya melakukan input data jadwal kegaitan akademik dan perkuliahan. 4. Admin PUSKOM menerima data dan menampilkannya pada website AIS atau data akan dikirim melalui email kepada pihak yang dikenai pekerjaan atau memiliki kepentingan terhadap jadwal kegiatan yang telah dibuat. 5. Dosen, mahasiswa dan karyawan dapat melihat informasi jadwal kegiatan melalui website AIS, atau menerima informasi melalui email yang dikirim oleh pihak PUSKOM. Berikut dijelaskan Bagan alir Flowchart alur sistem yang sedang berjalan. Gambar 4.3. Bagan alir Flowchart sistem yang sedang berjalan Setiap bagian memiliki masing-masing aktivitas. Untuk admin pusat, admin fakultas dan jurusan melakukan aksi input data jadwal kegiatan yang diprogramkan baik selama satu semester maupun jangka satu tahun atau dua semester. Jadwal kegiatan berbentuk jangka waktu jalannya kegiatan, keterangan kegiatan, dan ditujukan kepada pihak siapa saja yang dikenai kegiatan. Input data dilakukan dengan cara admin fakultas melakukan proses login dalam website AIS, masuk kebagian pendataan dan utility, pendataan pengumuman akademis. Disana sudah disediakan kalender kegiatan yang dapat di-input oleh admin fakultas dan jurusan. Admin PUSKOM melakukan proses data dalam hal penyimpanan data, upload data ke website AIS, atau pengiriman data ke pihak yang dikenai kegiatan melalui email pihak yang bersangkutan. Dosen, mahasiswa, karyawan atau pegawai dapat melihat pengumuman kegiatan yang telah tertera di website AIS. Dalam lain hal, dosen atau karyawan dapat dikirim informasi jadwal kegiatan apabila diminta oleh pihak admin fakultas atau jurusan. Sebagai contoh, dalam pengiriman informasi rapat dosen, rapat karyawan dan kegiatan lain sebagainya.

4.3.3. Kelemahan Sistem yang sedang berjalan

Berdasarkan flowchart sistem yang sedang berjalan, didapat kelemahan dari sistem yang sedang berjalan. Kelemahannya sebagai berikut : 1. Saat ini layanan yang diberikan oleh AIS yaitu layanan kalender akademik dengan proses tingkatan user yang belum terstruktur. Belum adanya pembagian kemampuan pengelolaan kalender dalam setiap admin peng-input data. Hal ini dianggap kurang efektif digunakan dalam bentuk keorganisasian kampus. 2. Informasi jadwal kegiatan dilakukan melalui website dan pengiriman informasi dilakukan melalui electronic mail atau email . Hal ini dianggap kurang efektif karena belum tentu setiap pihak yang akan diinformasikan memiliki akses internet yang baik. Jadi akan sulit untuk mengalirkan informasi jika setiap pihak penerima informasi kurang aktif dalam mencari informasi wacana kegiatan. 3. Masih adanya pihak yang buta akan teknologi informasi menjadi kendala sistem informasi jadwal akademik ini.

4.3.4. Tujuan

Merancang aplikasi kalender kegiatan dengan menyertakan tingkat kemampuan pengelolaan tiap adminuser yang dapat dibedakan. Memberikan aplikasi pengingat reminder via sms yang dianggap sesuai dalam mengalirkan informasi kepada pihak penerima informasi.

4.3.5. Syarat-syarat

Syarat-syarat dalam pengembangan aplikasi SMS Reminder dalam Kalender Akademik Kampus meliputi hal-hal sebagai berikut : a. Web server Web server merupakan syarat mutlak suatu aplikasi berbasis web. Web server merupakan platform untuk menjalankan suatu aplikasi berbasis web. Dalam pengembangan aplikasi ini penulis menggunakan Web server Apache. b. Bahasa pemrograman PHP Pemrograman web juga dibutuhkan untuk dapat membangun sebuah aplikasi berbasis web, untuk bisa melakukan berbagai operasi dan fungsi pada halaman web maka dibutuhkan suatu bahasa pemrograman web dinamis yang berupa server-side programming . Bahasa pemrograman yang digunakan oleh penulis adalah PHP dan untuk mengolah databasenya menggunakan MySQL. c. Supercali Calender Supercali Calender merupakan framework yang dibutuhkan dalam pembuatan struktur kalender dengan strata penggunaan user yang dimilikinya. Supercali Calender juga sesuai dengan bentuk kalender organisasi sehingga sangat tepat apabila digunakan untuk membentuk kalender akademik Universitas. Penulis Menggunakan framework Supercali Calender update terbaru yaitu supercali-1.0.7. d. Aplikasi Gammu Aplikasi Gammu akan membentuk gateway mengirim pesan kepada pihak yang akan diberikan informasi dengan perintah AT Command untuk menjalankan komunikasi serial port pada handphone yang akan dijadikan server. Penulis menggunakan Gammu-win32 dan handphone Nokia Seri 6630.

4.3.6. Analisa Permasalahan

Setelah melakukan survey dan observasi pada AIS maka dapat diidentifikasi kekurangan sistem yang sedang berjalan yang digambarkan dalam tabel Cause and Effect sebagai berikut: Tabel 4.1 Cause-and-Effect Analysis Cause and Effect Permasalahan Cause and Effect Sistem informasi jadwal tiap fakultas masih bersifat manual. Pengumuman kegiatan di fakultas masih dalam bentuk papan pengumuman yang dianggap kurang efektif bagi pihak penerima informasi. Tingatan hak pengelolaan kalender AIS belum tertata dengan baik. Tiap fakultas dan jurusan memiliki hak yang sama dalam membentuk jadwal kegiatan sendiri tanpa ada strata ke- organisasian kampus. Proses pengiriman informasi masih bersifat manual. Pengiriman informasi jadwal kegiatan dilakukan melalui jaringan web dan email yang dianggap kurang efektif untuk menjangkau setiap pihak penerima infromasi. Aliran informasi kurang efektif untuk mencapai keseluruhan pihak penerima infromasi. Belum semua pihak penerima informasi yang memiliki pengetahuan tentang teknologi informasi.

4.3.7. Solusi Permasalahan

Dengan melihat kendala pada sistem yang telah ada, maka dibutuhkan suatu media yang dapat mengurangi permasalahan tersebut dan menjadikan kinerja Sistem AIS dapat berjalan lebih baik dan bermanfaat. Oleh karena itu penulis mengusulkan perancangan suatu Sistem Kalender Akademik dengan penggunaan teknologi Reminder pengingat yang ditopang dengan bentuk Aplikasi Kalender Universitas dengan strata ke-organisaisan untuk lebih menguatkan sistem kalender kegiatan akademik Universitas. Pengiriman informasi dalam bentuk pengingat dilakukan melalui jaringan selular via SMS, karena dilihat dari penggunaan telepon selular yang sudah merambah keseluruh pihak penerima informasi, sehingga aliran informasi dapat berjalan dengan baik dan menghasilkan kegiatan yang baik pula. Pembuatan Aplikasi Kalender Kampus dibentuk berdasarkan klasifikasi user pengguna sistem, klasifikasi pihak penerima informasi, dan setting module kalender yang menjadikan penggunaan kalender lebih dinamis.

4.3.8. Analisa Kebutuhan

Analisa Kebutuhan Aplikasi SMS Reminder ini adalah : 1. Bagi pihak PUSKOM. Aplikasi ini diharapkan dapat memberikan kemudahan bagi administrator sistem AIS dalam hal pembagian hak penggunaan aplikasi dan mengurangi permasalahan yang dihadapi pada sistem penjadwalan akademik. 2. Akademik Pusat, Fakultas, Jurusan. Aplikasi ini dapat memberikan kemudahan kepada pihak akademik Pusat, Fakultas, dan Jurusan untuk memasukkan jadwal kegiatan yang terintegrasi sehingga dapat menghindari tabrakan jadwal kegiatan antara akademik Pusat, Fakultas, dan Jurusan. 3. Pihak diberikan pengingat Dosen, Mahasiswa, Pegawai kampus dan pihak akademik. Aplikasi ini diharapkan dapat melakukan pengiriman informasi secara cepat dan tepat mengenai jadwal kegiatan, tempat, tujuan, dan pihak siapa saja yang menjalankan kegiatan. Dan aplikasi ini diharapkan dapat membantu pihak yang diberikan pengingat untuk lebih meningkatkan kedisiplinan dengan informasi berbentuk pengingat ini.

4.3.9. Konfigurasi Komputer yang Diusulkan

Dalam perancangan aplikasi multiuser yang terintegrasi diperlukan dua komponen utama, diantaranya : 1. Software, meliputi pemilihan aplikasi perangkat lunak yang digunakan dalam pengembangan sistem yaitu diantaranya : a. Web browser digunakan sebagai antarmuka dalam pengembangan aplikasi berbasis web. b. Web server digunakan untuk pengembangan aplikasi berbasis web yang dapat melayani permintaan dari klien melalui web browser. c. Database digunakan sebagai tempat penyimpanan data. d. Bahasa pemrograman yang dapat menghubungkan aplikasi database dengan server. e. Framework pembentuk aplikasi kalender. f. Bahasa pemrograman untuk menjalankan aplikasi gammu untuk sms Gateway. Spesifikasi untuk perangkat lunak diantaranya : a. Sistem Operasi Windows XP7. b. Apache HTTP Server Versi 1.6.4. c. PHP versi 3 sampai 5.0.2. d. MySQL versi 1.3 sampai dengan 5.0 e. Web browser Mozilla firefox. f. Supercali-1.0.7. g. Gammu win32 for windows. 2. Hardware, meliputi pemilihan perangkat keras yang digunakan sebagai alat pendukung pengembangan aplikasi diantaranya : a. Bentuk fisik komputer digunakan sebagai alat inputoutput dalam pengembangan aplikasi. b. Topologi dan arsitektur jaringan digunakan untuk mengintegrasikan data dalam pengembangan aplikasi. Spesifikasi untuk perangkat keras diantaranya sebagai berikut : a. Processor minimal Pentium II 233 Mhz keatas . b. RAMMemory minimal 64 Mb. c. Monitor dengan resolusi sampai 800 x 600. d. Keyboard dan mouse sejenis serial, PS2, maupun USB. e. Modem Handphone GSM, peneliti menggunakan nokia 6630. f. Teknologi jaringan berupa internet atau LAN. Menu aplikasi yang ditawarkan yaitu : a. Menu Add event : menu yang digunakan untuk menmbah jadwal kegiatan dengan input-an tema kegiatan, group, bentuk input-an post langsung ditempatkanpropose hanya diajukan, kategori jabatan, waktu kegiatan, dan keterangan kegiatan. b. Menu User : menu yang digunakan untuk mengatur hak akses user. c. Menu Profil : merupakan perkembangan dari pengaturan menu user. Apabila user yang dibuat diberi hak untuk dapat melakukan aksi user, maka user ini memiliki menu User. Apabila tidak, user akan diberikan menu profil untuk mengetahui hak akses terhadap dirinya sendiri. d. Menu Modules : menu untuk menggunakan modul kalender year, month, week, day, quarter, upcoming e. Menu Groups : menu yang digunakan untuk melakukan aksi pada group. f. Menu Categories : menu yang digunakan untuk melakukan aksi pada categories. g. Menu member : menu yang digunakan untuk melakukan aksi pada user. Dalam pengaturan user, Aplikasi Kalender Akademik memiliki hak akses untuk; view calender, input event, edit categoriesmember, edit groups, edit user. Dalam kategori akses memiliki pengaturan untuk view, post, dan moderate kemampuan pemilihan kategori pada kalender lain pada kategori. Dalam group akses memiliki pengaturan untuk view, propose kemampuan pengajuan jadwal kegiatan, dan full access untuk kemampuan penuh terhadap group. Category dan member berupa data kategory jabatan dan data lengkap pihak atau anggota penerima informasi. Groups berupa data fakultas dan jurusan. Berikut dijelaskan strata user yang dirancang atau diatur oleh penulis untuk disesuaikan dalam keorganisasian Universitas Islam Negeri Syarif Hidyatullah Jakarta : 1. Admin PUSKOM a. Memiliki menu add event, module, users, groups, categories , member. b. View, Input, edit dan delete jadwal event ke kalender akademik Pusat, semua fakultas dan jurusannya. c. View, Input, edit, delete, dan setting data user yang akan mengelola kalender. Hal ini berdasarkan strata kedudukan organisasi UIN Syarif Hidyatullah. d. View, Input, edit dan delete semua group groups. e. View, Input, edit dan delete semua kategori categories. f. View, Input, edit dan delete semua anggota member berdasarkan group groups. 2. Admin Pusat a. Memiliki menu add event, profil, groups, categories, member . b. View, Input, edit dan delete jadwal event ke kalender akademik Pusat, semua fakultas dan jurusannya. c. View, Input, edit dan delete semua group groups. d. View, Input, edit dan delete semua kategori categories. e. View, Input, edit dan delete semua anggota member berdasarkan group groups. 3. Admin Fakultas a. Memiliki menu add event, profil, categories, member. b. View, Input, edit dan delete jadwal event ke kalender fakultas dan jurusannya. c. Propose event ke kalender akademik pusat. d. View, Input, edit dan delete semua kategori categories. e. View, Input, edit dan delete anggota member berdasarkan fakultasnya. 4. Admin Jurusan a. Memiliki menu add event, profil, categories, member. b. View, Input, edit dan delete jadwal event ke kalender jurusannya. c. Propose event ke kalender akademik fakultas. d. View, Input, edit dan delete semua kategori categories. e. View anggota member berdasarkan fakultasnya. 5. Public User dosen, mahasiswa, dan pegawai atau karyawan kampus a. View semua jadwal kegiatan pada kalender akademik pusat, fakultas dan jurusan.

4.4. Fase Perancangan

4.4.1. Desain alur Sistem yang Diusulkan

Desain alur sistem yang diusulkan dijelaskan pada gambar 4.3. dan 4.4. dibawah ini : Gambar 4.4. Alur Proses Bisnis Setting User Oleh Admin PUSKOM yang diusulkan Gambar 4.5. Alur Proses Bisnis Input Jadwal Akademik yang diusulkan Dari alur sistem yang diusulkan dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Gambar 4.3. Karena sistem yang dikembangkan digunakan untuk aktifitas akademik Universitas, maka diperlukan strata keorganisasian dengan membuat pengaturan untuk pengguna. Super Admin admin yang dapat mengelola penuh sistem mengatur setting hak aksi Sub Admin atau User • Akun User UsernamePasword : berdasarkan permintaan admin pusat, fakultas dan jurusannya. • Hak istimewa privilege : view kalender, post events, edit category member, edit groups. • Akses kategori Category Access : view, post events, moderate jangkauan kategori, pada setiap kategori. Kategori berupa pegawai akademik, mahasiswa, dosen, dan aparatur perkuliahan. • Akses group Groups Access : view, propose pengajuan events , full access akses penuh, pada setiap group. Group berupa akademik pusat, semua fakultas kampus beserta jurusannya. Data user disimpan kedalam database sistem. Perancangan sistem seperti ini diharapkan dapat menggambarkan secara garis besar kegiatan struktur keorganisasian yang sesuai dengan penggunaan sistem secara tingkatanstrata jabatan dalam suatu organisasi. 2. Gambar 4.4. Sistem dirancang dengan menggabungkan sistem kalender framework supercali calendar dan SMS Gateway sebagai sms reminder . a. Sistem kalender memvalidasi kemampuan adminuser dalam pengelolaan kalender b. Admin secara garis besar dapat melakukan • View, input, delete, edit , approve penerimaanpropose mengajukan event kegiatan akademik dapat dilakukan pada semua kategori dan group kalender, sesuai pengaturan super admin. • View, input, delete, edit dan setting group kalender admin memiliki menu group, sesuai pengaturan super admin. • View, input, delete, edit dan setting kategori dan member kalender dapat dilakukan pada semua kategori akan tetapi hanya dapat dilakukan pada member kategori tertentu yang diatur oleh super admin. • Sending mengirim data jadwal kegiatan kepada pihak penerima informasi berupa member atau data subjek yang telah di-input kedalam struktur kategori dan groupnya dalam kalender dan member tertentu sesuai pengaturan super admin. Pembuatan rancangan aplikasi seperti yang dijelaskan pada gambar 4.3. dan 4.4. bertujuan agar sistem informasi ini dapat memiliki strata ke-organisasian sehingga kegiatan akedemik universitas dapat berjalan sesuai bentuk organisasi universitas biasanya.

4.4.2. DFD

Data flow diagram DFD merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program. Perancangan sistem dikembangkan dari framework supercali calendar dan aplikasi gammu.

4.4.2.1. TerminatorEntitas Luar

Terminator adalah entitas diluar sistem yang berkomunikasi atau berhubungan langsung dengan sistem. Berikut dijelaskan terminator atau entitas luar dari pengembangan Aplikasi SMS Reminder dalam Kalender Akademik UIN Syarif Hidyatullah Jakarta : 1. Super Admin. Dalam aplikasi ini pegawai PUSKOM menjadi super admin yang mengatur semua kegiatan kalender akademik dan pengaturan user pengguna dalam keorgannisasian universitas. 2. Sub Admin. Dalam aplikasi ini pegawai akademik pusat, fakultas dan jurusan menjadi sub admin yang mengatur dan mengelola kegiatan akademik universitas dan setiap fakultas beserta jurusannya. 3. Public Access akses publik. Dalam aplikasi ini disediakan akses publik yang hanya dapat melihat kegiatan akademik universitas. Akses publik disediakan bagi dosen, mahasiswa, dan pegawai atau karyawan universitas. 4. Customerpihak penerima informasi berupa pengingat. Dalam aplikasi ini dosen, mahasiswa dan pegawai universitas menjadi pihak penerima informasi pengingat kegiatan akademik universitas.

4.4.2.2. Komponen Proses

Komponen proses menggambarkan transformasi input menjadi output. Penamaan proses disesuaikan dengan proses atau kegiatan yang sedang dilakukan. Berikut dijelaskan proses yang dirancang dari Pengembangan Aplikasi SMS Reminder dalam Kalender Akademik UIN Syarif Hidyatullah Jakarta : 1. Proses login. 2. Proses pengaturan adminuser. 3. Proses pengaturan modul. 4. Proses aksi event. 5. Proses aksi group. 6. Proses aksi categories kategori. 7. Proses aksi member pihak penerima informasi. 8. Proses pengiriman pesan oleh gammu.

4.4.2.3. Komponen Data Store

Komponen ini digunakan untuk membuat model sekumpulan paket data dan diberi nama dengan kata benda bersifat jamak. Data store dapat berupa filedatabase yang tersimpan dalam disket, hard disk atau bersifat manual. Berikut dijelaskan Komponen Data Store yang dirancang dari Pengembangan Aplikasi SMS Reminder dalam Kalender Akademik UIN Syarif Hidyatullah Jakarta : 1. Data useradmin data status admin. 2. Data event tema kegiatan. 3. Data dates jadwal waktu kegiatan. 4. Data group data status group. 5. Data categories data status kategori. 6. Data user_to_groups hak akses user dalam group 7. Data user_to_categoies hak akses user dalam kategori. 8. Data modules modul kalender. 9. Data member pihak penerima informasi. 10. Data Outbox jadwal pengiriman SMS reminder. 11. Data sentitem laporan pengiriman SMS.

4.4.2.4. Komponen Alur Data

Alur data digunakan untuk menerangkan perpindahan data atau paket data dari satu bagian ke bagian lainnya. Berikut dijelaskan Komponen alur Data yang dirancang dari Pengembangan Aplikasi SMS Reminder dalam Kalender Akademik UIN Syarif Hidyatullah Jakarta : 1. Alur data pada proses login. Gambar 4.6. Alur Data Proses Login Penjelasan : 1. AdminUser melakukan login melalui form login yang telah disediakan sistem. 2. Sistem cek validasi atas adminuser dengan mengambil data dari table user data username dan password. 3. Sistem cek hak akses user terhadap group dan kategori dengan mengambil data dari user_to_groups dan user_to_category. 2. Alur data pada proses pengaturan adminuser. Gambar 4.7. Alur Data Proses Pengaturan AdminUser Penjelasan : 1. Super Admin melakukan pengaturan user melalui form setting adminuser. 2. Pengaturan username nama user, password password user, view calendar melihat kalender, post events memasukkan jadwal, edit groups, edit categorieslinks, edit users akan disimpan kedalam data user. 3. Pengaturan akses terhadap group, seperti view dapat melihat group yang ada, propose dapat mengajukan jadwal ke kalender tetangga, full access akses penuh terhadap group yang ada. Pengaturan akan disimpan ke data user_to_groups. 4. Pengaturan akses terhadap kategori, seperti view dapat melihat kategori yang ada, post dapat memasukkan data kedalam kategori yang ada, moderate kemampuan masukkan datapilihan kategori dalam form event. Pengaturan akan disimpan kedalam data user_to_categories. 3. Alur data pada proses pengaturan modul. Gambar 4.8. Alur Data Proses Pengaturan Module Penjelasan : 1. Super Admin mengatur penggunaan modul kalender melalui form module. 2. Data pengaturan modul disimpan ke dalam data module . 4. Alur data pada proses aksi event penjadwalan kalender. Gambar 4.9. Alur Data Proses Aksi Events Penjelasan : 1. Adminuser memasukkan data jadwal kegiatan melalui form add event. 2. Form event menyediakan pilihan data group dan kategori dengan mengambil data yang sudah ada dalam data groups dan data categories yang. 3. data seluruh eventsjadwal kegiatan tema, waktu dan keterangan kegiatan ditampung kedalam data events dan data dates. 5. Alur data pada proses aksi group. Gambar 4.10. Alur Data Proses Aksi Group Penjelasan : 1. AdminUser memasukkan data group melalui form groups yang telah disediakan sistem. 2. Data masukkan group akan disimpan kedalam data groups. 6. Alur data pada proses aksi categories kategori. Gambar 4.11. Alur Data Proses Aksi Categories Penjelasan : 1. AdminUser memasukkan data kategori melalui form categories yang telah disediakan sistem. 2. Data masukkan kategori akan disimpan kedalam data categories. 7. Alur data pada proses aksi member pihak penerima informasi. Gambar 4.12. Alur Data Proses Aksi Member Penjelasan : 1. AdminUser memasukkan data anggota melalui form members yang telah disediakan sistem. 2. Form members menyediakan data group dan kategori yang akan dimasukkan pembeda antara setiap anggota agar dapat mudah diakses. 3. Data anggota yang dimasukkan akan disimpan kedalam data members. 8. Alur data pada proses aksi mengirim pesan dan melihat status pesan send to memberview sending. Gambar 4.13. Alur Data Proses Aksi mengirim pesan dan melihat stutus pesan Penjelasan : 1. AdminUser mengisi form pengiriman pesan reminder yang telah disediakan sistem. 2. Form sending to member berisi data keterangan kegiatan tema, jadwal dan keterangan kegiatan, keterangan anggota yang akan dikirim pesan pengingat, serta jadwal pengiriman pengingat. Keterangan kegiatan diambil dari data events dan data dates, serta data member. 3. Data jadwal pengiriman pesan pengingat reminder disimpan kedalam data outbox. 4. AdminUser dapat melihat status pengiriman melalui menu view status send. 5. Form status send berisi data keterangan kegiatan dan jadwal pengiriman pesan yang diambil dari tabel sentitem. Status send menunjukkan telah terkirim apabila data telah masuk ke tabel sentitem bekerja dari aplikasi gammu. 9. Alur data pada proses Aplikasi Gammu. Gambar 4.14. Alur Data Proses Aplikasi Gammu Penjelasan : 1. Customer Mahasiswa, Dosen dan Pegawai menerima pesan pengingat berupa keterangan kegaitan yang diambil dari data outbox oleh aplikasi gammu. 2. Aplikasi Gammu mengirim pesan yang ada pada data outbox. 3. Data keterangan kegiatan akan disimpan ke data sentitem oleh aplikasi gammu, dengan menunjukkan status pengiriman pesan. Keterangan : • Aliran Data • AdminUser : merupakan Super Admin dan Sub Admin.

4.4.2.5. Pengambaran DFD

Data Flow Diagram DFD adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi. Tidak ada aturan baku dalam penggambaran DFD. Tapi dari referensi yang ada secara garis besar langkah penggambaran DFD sebagai berikut :

4.4.2.5.1. Diagram Context

Diagram ini adalah diagram level tertinggi dari DFD yang menggambarkan hubungan sistem dengan lingkungan luarnya. Berikut digambarkan diagram context sistem yang akan dikembangkan : Gambar 4.15. Diagram Context Penjelasan : 1. Terminator atau entitas luar berupa Super Admin admin PUSKOM, Sub Admin Admin pusat, fakultas, dan jurusan dan customer mahasiswa, dosen, dan karyawan. 2. Admin Pusat dapat mengelola keseluruhan fungsi kalender dan melakukan pengaturan penggunaan kalender bagi sub admin. 3. Sub Admin melakukan aksi penjadwalan kalender sesuai hak akses yang telah diberikan. 4. Customer menerima informasi berupa pengingat dari admin-admin yang melakukan pengiriman pesan pengingat dari sistem. Customer juga dapat melihat isi seluruh kalender sesuai kebutuhan. Akan tetapi customer tidak diberi hak untuk melakukan aksi ke kalender hanya sebagai public access .

4.4.2.5.2. Diagram Level Zero

Diagram ini adalah dekomposisi dari diagram context. Berikut digambarkan diagram level zero pengembangan Aplikasi SMS Reminder dalam Akademik yang akan dikembangkan pada diagram context : Gambar 4.16. Diagram Level Zero Penjelasan : Proses Aplikasi SMS Reminder dalam Akademik dibagi kedalam tiga garis besar : 1. Proses Login AdminUser sebagai proses keamanan sistem. 2. Proses aksi AdminUser terhadap kalender aksi insert, update, delete terhadap akses menu yang diberikan pada sistem. 3. Proses pengiriman SMS pengingat kepada customer oleh aplikasi gammu.

4.4.2.5.3. Diagram Level Satu

Diagram ini merupakan dekomposisi dari diagram level zero, dekomposisi dari proses Aplikasi SMS Reminder dalam Kalender Akademik. Berikut digambarkan diagram level satu pengembangan dari proses aksi kalender sistem yang akan dikembangkan : Gambar 4.17. Diagram Level Satu Penjelasan : 1. Gambar 4.16. merupakan pengembangan dari proses aksi ke kalender pada gambar 4.15.. 2. Penggambaran menjelaskan penyimpulan dari komponen proses, komponen data store dan komponen alur data yang telah dijelaskan sebelumnya.

4.4.3. ERD

Entity Relationship Diagram ERD adalah suatu penyajian data dengan menggunakan Entity dan Relationship. Berikut akan digambarkan bentuk Conceptual Data Model CDM ERD Aplikasi SMS Reminder dalam Kalender Akademik Universitas : Gambar 4.18. Conceptual Data Model CDM ERD Pengembangan sistem dilakukan dengan menggabungkan Sistem kalender dan aplikasi gammu SMS Gateway. Penjelasan : 1. Kegiatan dalam Sistem kalender pengembangan dari framework supercali calender . a. AdminUser dalam hal ini Super Admin mengontrol admin-admin lain dalam hal view calendar, post event, edit groups, edit categoriesmember, dan edit user. b. AdminUser dalam hal ini Super Admin atau Sub Admin yang telah diatur oleh Super Admin melakukan proses aksi terhadap data user, group, categories, members, events, dan send massage reminder to member. c. Super Admin admin yang diberi hak melakukan aksi terhadap AdminUser mengatur hak akses adminuser. Data pengaturan disimpan kedalam data user_to_groups pengaturan akses setiap group, dan data user_to_categories pengaturan akses kategori. d. Data user_to_groups mempunyai banyak data user, group dan hak akses terhadap group propose. e. Data user_to_categoris mempunyai banyak data user, categories dan hak akses terhadap kategori moderate. f. Untuk aksi terhadap event, dibutuhkan data groups dan categories untuk memudahkan pengguna dalam mengelompokkan event pada kalender. g. Untuk aksi terhadap member, dibutuhkan data groups dan categories untuk memudahkan pengguna dalam mengelompokkan member. h. Untuk aksi terhadap pengiriman pesan pengingat, dibutuhkan data event dan member untuk memudahkan pengguna dalam menetapkan jadwal pengiriman pesan pengingat dan kepada anggota mana saja. 2. Kegiatan dalam Aplikasi Gammu. Gammu merupakan aplikasi SMS Gateway dapat digabungkan dengan bahasa pemrograman apapun sebagai interface penggunaanya. Gammu telah menyediakan database sendiri yang dapat digunakan untuk melakukan proses SMS Gateway. penulis menggunakan aplikasi ini untuk pengiriman pesan. Berikut dijelaskan hubungan aplikasi gammu dengan sistem kalender : a. Data sending massage to member melalui sistem kalender akan disimpan kedalam salah satu database gammu yaitu data outbox yang akan diproses untuk dikirim melalui SMS ke pihak penerima informasicustomer. b. Gammu secara otomatis melakukan back up data kedalam data sentitem. Penulis menggunakan data sentitem sebagai status pengiriman pesan.

4.4.3.1. Entity

Berikut dijelaskan Entitas dan atributnya dalam Aplikasi SMS Reminder dalam Kalender Akademik Universitas sebagai pengembangan komponen data store pada DFD dan pembentuk database sistem. Penulis menggabungkan database supercali calendar dengan database gammu. • Entity supercali calendar. 1. Data AdminUser.

a. user_id primary_key tabel user.

b. password password user. c. temp_password password yang telah dienkripsi untuk keamanan user. d. email alamat email user. e. view id hak akses user untuk melihat isi kalender. f. post id hak akses user untuk memasukkan data penjadwalan kalender. g. add_user id hak akses user untuk menambah user dalam pengelolaan kalender. h. add_categories id hak akses user untuk menambah kategori dalam kalender. i. add_groups id hak akses user untuk menambah group dalam kalender. 2. Data events data keterangan kegiatan.

a. event_id primary_key tabel event.