Sejarah Singkat Perusahaan Struktur Organisasi Perusahaan

BAB III DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN

1. Sejarah Singkat Perusahaan

PT. Nice Property adalah suatu perusahaan yang bergerak di dalam pembangunan, pemasaran, dan pengembangan properti. Perusahaan ini berlokasi di Jalan Setia Budi No. 234 Medan. Perusahaan ini dipimpin oleh Bapak Drs. H. Nazarwin Hasibuan Direktur Utama, Ibu Hj. Edyana Hasyim Soemardi Direktur Keuangan, dan Ibu Hj. Sri Rezeki Direktur Pemasaran. Perusahaan ini memiliki tiga pimpinan dikarenakan ketiganya memiliki saham yang besarnya sama. Perusahaan ini berdiri sejak tanggal 1 September 2000 melalui Notaris Erwin Wahyu Purwanto, SH. Kegiatan usaha perusahaan adalah menjalankan usaha dalam bidang pembangunan untuk proyek-proyek pekerjaan umum, termasuk perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, pemborongan, serta pemasaran bangunan. Serta menjadi pengembang Developer dan juga menjalankan usaha dalam bidang kontraktor umum. Perusahaan ini telah mendapat SIUP Surat Izin Usaha Perdagangan di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Medan dengan No. SIUP : 2155 02.13 PK VIII 2004 pada tanggal 26 Agustus 2004, dan telah terdaftar di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Medan dengan SITU Surat Izin Tempat Usaha No. 503 02138 BI WAS VI 2004 pada tanggal 28 Juni 2004, serta telah memiliki TDP Tanda Daftar Perusahaan No. 021217008643 dari Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Medan pada tanggal 9 September 2004. Universitas Sumatera Utara Perusahaan ini selalu berpacu dalam membenahi diri dari segi pelayanan maupun mutu pekerjaan yang berguna untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas hasil kegiatan usaha.

2. Struktur Organisasi Perusahaan

Bentuk organisasi yang dipakai suatu perusahaan sangat mempengaruhi kebijaksanaan pimpinan dalam mengorganisir para bawahan secara keseluruhan. Oleh karena itu, dalam menetapkan suatu kebijaksanaan harus terlebih dahulu menetapkan bentuk organisasi dengan sedemikian rupa terhadap jenjang jabatan atau bagian-bagian, sehingga dalam penempatan pegawai disesuaikan dengan keahlian, kecakapan, kemampuan, serta tingkat pendidikan pegawai dalam menjalankan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya. Dengan adanya struktur organisasi yang baik dan teratur, maka setiap pegawai akan melaksanakan tugas-tugasnya sesuai dengan wewenang dan tanggung jawab masing-masing, sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai secara maksimal. Struktur organisasi merupakan hal yang sangat penting bagi perusahaan. Perusahaan sebagai suatu wadah kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu di dalam pelaksanaannya akan berhubungan dengan pembagian tugas yang menyangkut kepada pembagian wewenang dan tanggung jawab, sistem komunikasi dan pembagian sistem kontrol yang dijalankan oleh perusahaan. Dengan demikian akan dapat diketahui oleh karyawan tentang apa yang harus dilakukan, dan kepada siapa dia harus bertanggung jawab atas segala pekerjaan tersebut. Dari bagian struktur organisasi, akan dapat diperoleh gambaran dari Universitas Sumatera Utara aktivitas secara keseluruhan dan juga menunjukkan dengan jelas fungsi dari tiap-tiap bagian. Bagi pimpinan perusahaan, struktur organisasi sangat berguna sebagai pedoman dalam melaksanakan fungsi manajemen yang mencerminkan adanya pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab serta komunikasi dan koordinasi dalam pelaksanaan tugas masing-masing dalam perusahaan. Bagi karyawan, struktur organisasi dapat menunjukkan tugas dan tanggung jawab serta kedudukan dalam organisasi agar dapat bekerja secara efektif dan efisien. Setiap organisasi yang baik adalah merupakan persyaratan mutlak bagi kemajuan suatu perusahaan. Tanpa mempunyai sistem organisasi yang baik, suatu perusahaan lambat laun akan mengalami kemunduran. PT. Nice Property menggunakan struktur organisasi lini dimana setiap bawahan harus mempunyai seorang atasan. Garis komandonya adalah bertingkat, sehingga setiap bawahan memperoleh suatu perintah dari atasannya. Untuk lebih jelasnya berikut ini akan dipaparkan struktur organisasi dari PT. Nice Property : STRUKTUR ORGANISASI PT. NICE PROPERTY Universitas Sumatera Utara Sumber : PT. Nice Property Melalui struktur organisasi tersebut, dapat dilihat dengan jelas hubungan wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing bagian dalam struktur organisasi. Uraian tugas dan tanggung jawab adalah sebagai berikut : Direktur atau Pimpinan Perusahaan Direktur utama merupakan pimpinan tertinggi pada PT. Nice Property yang langsung dijabat oleh pemilik perusahaan. Pimpinan perusahaan bertugas dalam hal forecasting uji kelayakan, planning perencanaan, organizing pengorganisasian, staffing penyusunan personalia, dan controlling pengendalian. Tentu saja dalam melaksanakan tugas-tugasnya, dia dibantu oleh direktur keuangan umum yang bertugas memeriksa hasil laporan keuangan perusahaan, dan direktur operasional pemasaran yang bertugas memeriksa hasil kerja bagian pemasaran dan proyek. Direktur keuangan umum dan direktur operasional pemasaran juga memiliki peranan yang sama dalam memimpin perusahaan, dan dapat mengganti kedudukan direktur utama apabila direktur utama berhalangan. DIREKTUR UTAMA DIREKTUR KEUANGAN UMUM DIREKTUR OPERASIONAL PEMASARAN KEPALA BAGIAN KEUANGAN KEPALA BAGIAN ADM UMUM KEPALA BAGIAN PEMASARAN KEPALA BAGIAN TEKHNIK BAGIAN KEUANGAN AKUNTANSI BAGIAN ADM UMUM BAGIAN PEMASARAN BAGIAN TEKHNIK Universitas Sumatera Utara Kepala Bagian Keuangan Kepala bagian keuangan mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : 1. Memeriksa dan mengawasi pelaksanaan prosedur pembukuan, apakah sesuai dengan yang telah ditetapkan dan digarisbesarkan sehingga bertugas dan bertanggung jawab dalam pelaksanaan pembukuan perusahaan. 2. Membuat perencanaan keuangan budget atau analisis keuangan. 3. Menginput atau memposting transaksi-transaksi ke buku jurnal dengan memakai program MYOB Minding Your Own Business, yaitu suatu program dimana seseorang dapat membuat ataupun memasukkan data- data keuangan dan transaksi-transaksi lain ke dalam neraca ataupun laporan laba rugi melalui sistem komputerisasi. 4. Memberikan persetujuan terhadap pengeluaran sebagaimana ketentuan yang telah ditetapkan. 5. Memegang, menyimpan, dan mengisi blanko cek dan giro untuk ditandatangani direktur. 6. Membuat saran dan usul secara tertulis kepada direktur sehubungan dengan laporan keuangan perusahaan. 7. Bertanggung jawab atas kebenaran laporan keuangan kepada direktur keuangan umum. Bagian Keuangan Akuntansi 1. Menjalankan kebijaksanaan keuangan yang telah digariskan. Universitas Sumatera Utara 2. Menyetor kewajiban-kewajiban pajak dan melakukan penyetoran ke bank. 3. Memeriksa tagihan-tagihan kwitansi, faktur, serta mencocokkan pada dokumen yang ada di perusahaan sebelum persetujuan pembayaran. 4. Menentukan nomor perkiraan setiap transaksi harian sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan. 5. Mengadakan konfirmasi pencocokan setiap saldo perkiraan yang terkait. 6. Mengajukan laporan keuangan secara berkala dan menganalisis seluruhnya. 7. Menjaga dan menjamin keserasian catatan pembukuan perusahaan. 8. Mengendalikan keuangan dalam mencapai tujuan perusahaan. 9. Membantu di dalam pembuatan rencana anggaran pendapatan dan biaya perusahaan. Kepala Bagian Administrasi Umum Kepala bagian administrasi umum mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : 1. Membuat dan memasang iklan perumahan. 2. Merencanakan dan mengadakan pameran perumahan. 3. Mengurus pengesahan sertifikat kepada notaris. 4. Mengurus proses KPR kepada bank. 5. Bertanggung jawab atas hasil kerja administrasi umum kepada direktur keuangan umum. Universitas Sumatera Utara Bagian Administrasi Umum Bagian administrasi umum mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : 1. Menerima dan meneruskan informasi dan pelayanan telepon dan tamu. 2. Membuat fotocopy dan pengadaan alat tulis kantor untuk keperluan kantor. 3. Menyelenggarakan absensi karyawan setiap hari. 4. Mempersiapkan dokumen-dokumen penagihan. Kepala Bagian Pemasaran Kepala bagian pemasaran mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : 1. Mempersiapkan dokumen-dokumen pemasaran, seperti : brosur-brosur perumahan, surat-surat pesanan perumahan. 2. Mempersiapkan dokumen-dokumen untuk notaris. 3. Mempersiapkan dokumen-dokumen KPR untuk bank. 4. Bertanggung jawab atas hasil kerja pemasaran kepada direktur operasional pemasaran. Bagian Pemasaran Sales Bagian pemasaran sales mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : 1. Mencatat data-data pembeli pada buku tamu. 2. Melakukan follow up kepada calon pembeli dengan cara menghubungi melalui telepon. Universitas Sumatera Utara 3. Mencatat data serta kritik dan saran dari para pembeli. 4. Melakukan serah terima kunci rumah kepada pembeli. 5. Mengadakan negosiasi kesepakatan dengan pihak proyek sesuai dengan tujuan perusahaan. Kepala Bagian Tekhnik Pimpinan Proyek Bagian tekhnik pimpinan proyek mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : 1. Meneliti order bahan baku bangunan sehubungan dengan pemasukan bahan baku ke proyek yang ditangani. 2. Membuat daftar service proyek yang harus ditangani. 3. Mengadakan konfirmasi atau pencocokan saldo tagihan dengan bahan baku yang dibeli, baik jumlah maupun jenisnya. 4. Mengawasi pelaksanaan tehknik konstruksi proyek. 5. Bertanggung jawab atas hasil kerja bagian tekhnik kepada direktur operasional pemasaran. Bagian Tekhnik Bagian tekhnik mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : 1. Bertanggung jawab penuh terhadap pelaksanaan tekhnik konstruksi. 2. Mengatur dan mengurus penerimaan dan pemakaian bahan baku.

3. Aktivitas Perusahaan