Unsur-unsur Pengendalian Intern Sistem Akuntansi Persediaan Barang Jadi
Intern dapat berkomunikasi langsung dengan Dewan Komisaris untuk hal-hal yang berkaitan dengan penyimpangan pengendalian sehingga independensi
fungsi Pengawasan Intern dapat lebih terlaksana. Pimpinan melakukan kunjungan dan pertemuan rutin dengan semua bagian.
Pimpinan menduduki posisi yang penting di dalam suatu organisasi. Administratur PG. Meritjan melakukan kunjungan rutin ke semua bagian sebagai
bentuk perhatian terhadap pemrosesan data dan sistem informasi, pemilihan kebijakan akuntansi dan pelaporan keuangan, serta pengamanan aset.
Pertemuan rutin dengan semua bagian diadakan setiap bulan biasanya pada minggu terakhir untuk mengevaluasi kinerja perusahaan pada periodebulan
yang bersangkutan dan merencanakan strategi peningkatan danatau perbaikan kinerja untuk periode berikutnya. Pertemuan tersebut biasanya membahas
tentang perlu atau tidak menambah karyawan kampanye di bagian produksi serta membahas jumlah tebu yang perlu dipasok dari petani untuk memenuhi
permintaan pelanggan.
Tabel 5.3 Kuesioner Pengendalian Intern lanjutan
Filosofi Manajemen dan Gaya Kepemimpinan Ya
Tidak 5. Dewan Direksi dan Komisaris bersikap hati-hati dan
konservatif dalam mengembangkan taksiran-taksiran akuntansi
6. Pimpinan melakukan kunjungan dan pertemuan rutin dengan semua bagian
Sumber: PG. Meritjan, data diolah
d Peranan Direksi atau Dewan Komisaris Komisaris membentuk komite audit yang berjumlah 3 orang. Komite audit
bertugas untuk menangani masalah kewajaran laporan keuangan, kecukupan dan efektivitas pengendalian intern, dan pelaksanaan kegiatan audit rutin.
Pertemuan direksi direktur dan komisaris dengan bagian akuntansi dan komite audit untuk membahas kewajaran laporan keuangan diadakan secara rutin setiap
3 bulan sekali. Direktur dan Komisaris bertanggung jawab atas kewajaran laporan keuangan terhadap pemegang saham dan harus disetujui oleh RUPS.
Laporan keuangan yang telah disetujui oleh RUPS akan disampaikan kepada Menteri yang membidangi Hukum dan HAM sesuai dengan ketentuan
perundang-undangan.
Tabel 5.4 Kuesioner Pengendalian Intern lanjutan
Peran Dewan Direksi dan Dewan Komisaris Ya
Tidak 7. Komisaris membentuk komite audit
8. Dewan direksi dan dewan komisaris bertanggung jawab atas
kewajaran laporan keuangan
Sumber: PG. Meritjan, data diolah
e Struktur Organisasi PG. Meritjan memiliki struktur organisasi yang disusun berdasarkan
bagianfungsi yang terkait dalam kegiatan operasional perusahaan. Struktur organisasi dapat dilihat pada bab IV. Rumusan atas wewenang dan tanggung
jawab masing-masing bagian dalam struktur organisasi telah diuraikan pada
penjelasan struktur organisasi yang diarsip oleh HRD. Penjelasan yang terinci dituangkan di dalam SOP. Setiap bagian memiliki satu salinan SOP.
Prosedur penyerahan barang jadi melibatkan bagian produksi, bagian gudang dan bagian administrasi. Pada saat penyerahan barang jadi ke gudang,
bagian produksi akan membuat Surat Penyerahan Barang Jadi SPBJ sebanyak 3 tiga rangkap kemudian diserahkan ke bagian gudang bersamaan dengan
penyerahan barang. Bagian gudang menerima SPBJ sebanyak 3 tiga rangkap dan barang jadi dari bagian produksi kemudian menghitung dan mencocokkan
jumlah barang dengan jumlah yang tertulis. SPBJ lembar pertama dikembalikan ke bagian produksi dan lembar ke-3 diserahkan ke bagian administrasi. Bagian
administrasi akan mengisi kuantitas dan harga pokok barang jadi yang diserahkan oleh bagian produksi kepada bagian gudang.
Prosedur penjualan barang jadi melibatkan bagian penjualan, bagian administrasi, bagian gudang, bagian pengiriman, bagian keuangan. Pada saat
menerima order dari pelanggan, bagian penjualan harus membuat Surat Pesanan SP rangkap 4 empat dan diserahkan ke bagian administrasi. SP lembar ke-4
akan dikembalikan oleh bagian administrasi dan digunakan sebagai data untuk membuat Surat Jalan SJ dan Faktur Penjualan FP masing-masing sebanyak 2
dua rangkap untuk diserahkan kepada bagian pengiriman. Bagian administrasi menerima SP dari bagian penjualan, SP lembar ke-2 digunakan sebagai data
sumber untuk mengisi kartu persediaan, mencatat transaksi penjualan dan diarsip sesuai dengan urutan tanggal, SP lembar pertama diserahkan ke bagian
keuangan, SP lembar ke-3 diserahkan ke bagian gudang, dan SP lembar ke-4 dikembalikan kepada bagian penjualan.
Prosedur retur penjualan dan penukaran barang jadi melibatkan bagian penjualan, bagian gudang dan bagian administrasi. Bagian pengiriman menerima
SP lembar ke-3 bersamaan dengan barang yang rusak dari pelanggan. kemudian bagian pengiriman membuat Laporan Penukaran Barang LPB rangkap 2 dua.
SP lembar ke-3 dan LPB lembar ke-2 akan dikembalikan bersama dengan barang yang telah ditukar. SP lembar ke-3 harus diserahkan kepada pelanggan pada saat
penyerahan barang sedangkan LPB lembar ke-2 diarsip sesuai urutan tanggal. Bagian gudang menerima SP lembar ke-3 dan LPB sebanyak 2 dua rangkap
beserta barang yang diretur. Bagian gudang akan memeriksa dan menukar barang, serta membubuhkan stempel “telah ditukar” pada SP lembar ke-3. LPB
lembar pertama digunakan sebagai data untuk mengisi Kartu Gudang kemudian diarsip sesuai tanggal. SP lembar ke-3 dan LPB lembar ke-2 dikembalikan ke
bagian pengiriman bersama dengan barang yang sudah ditukar. Pada saat retur penjualan bagian administrasi harus mengisi kartu persediaan sesuai dengan LPB
lembar ke-3 kemudian diarsip sesuai urutan tanggal.
Tabel 5.5 Kuesioner Pengendalian Intern lanjutan
Struktur Organisasi Ya
Tidak 9. Perusahaan memiliki struktur organisasi
10. Struktur organisasi disertai rumusan yang jelas
mengenai wewenang dan tanggung jawab masing- masing bagianfungsi
11. Prosedur penyerahan barang jadi melibatkan bagian produksi dan bagian gudang
12. Prosedur penjualan barang jadi melibatkan bagian
penjualan, bagian administrasi, bagian gudang, bagian pengiriman, bagian kredit serta bagian keuangan
13. Prosedur retur penjualan dan penukaran barang jadi melibatkan bagian administrasi, bagian gudang, serta
bagian pengiriman
Sumber: PG. Meritjan, data diolah
f Pelaksanaan Wewenang dan Tanggung Jawab Standar dan prosedur kerja masing-masing karyawan bagianfungsi telah
dijelaskan dalam job description. Setiap karyawan dapat mempelajari deskripsi pekerjaan tanggung jawab dan wewenang pada job description dan menjadi
bagian dari SOP. Semua standar dan prosedur kerja setiap karyawan dijelaskan secara rinci agar tidak sulit dipahami oleh karyawan. Prosedur kerja yang
berkaitan dengan persediaan barang jadi salah satunya pada saat pengiriman barang kepada pelanggan. Pada saat pengiriman barang kepada pelanggan
dokumen yang digunakan adalah Surat Jalan. Surat Jalan harus ditanda tangani oleh bagian penjualan, bagian gudang, dan bagian pengiriman apabila ada salah
satu bagian belum menandatangani Surat Jalan tersebut maka pengiriman barang tidak dapat dilaksanakan. Penyalahgunaan tanggung jawab dan wewenang oleh
karyawan menjadi perhatian yang disikapi secara tegas oleh perusahaan.
Penyalahgunaan tanggung jawab dan wewenang dapat mengakibatkan karyawan yang bersangkutan mendapat sanksi dengan kategori sanksi ringan, sanksi
sedang, dan sanksi berat. Pengenaan sanksi dilakukan sesuai dengan bobot atau tingkat pelanggaran yang dilakukan, berupa:
1 Teguran lisan 1, 2, dan 3 2 Peringatan tertulis 1, 2, dan 3
3 Skorsing 4 Tuntutan ganti rugi
5 Penundaan kenaikan gaji berkala 6 Penurunan pangkatgolongan
7 Pembebasan dari jabatan 8 Penurunan jabatan
9 Diserahkan kepada yang berwajib untuk proses penyelidikan lebih lanjut untuk pelanggaran yang mengakibatkan kerugian perusahaan dengan jumlah
yang materialbesar dan dikategorikan sebagai tindak pidana PG. Meritjan menetapkan suatu kebijakan yang menyatakan bahwa
“karyawan pada posisi staff tidak diberi wewenang untuk bertindak sebagai decision maker”. Administratur PG. Meritjan mengungkapkan bahwa wewenang
yang lebih besar dari tanggung jawab akan memudahkan penyalahgunaan yang dapat merugikan perusahaan. Ketika bagian penjualan diberi wewenang untuk
mengeluarkan barang jadi yang ada di gudang padahal tanggung jawab yang dimiliki bagian penjualan hanya untuk menerima pesanan dari pelanggan, hal
tersebut dikhawatirkan dapat menyebabkan kerugian bagi perusahaan karena bisa saja barang jadi yang dikeluarkan dari gudang bukan pesanan dari pelanggan
melainkan digunakan untuk kepentingan yang tidak seharusnya. Sebaliknya, apabila tanggung jawab lebih besar dari wewenang, di dalam pelaksanaan tugas
kemungkinan besar akan terjadi kemacetan-kemacetan, mengingat seseorang tidak merasa aman untuk melakukan tindakan-tindakan tertentu. Bagian gudang
yang diberi tanggung jawab untuk menerima dan mengirimkan pesanan pelanggan maka dalam pelaksanaannya bagian gudang akan merasa ragu dan
tidak aman karena wewenang yang dimiki bagian gudang hanya untuk menyimpan dan mengeluarkan persediaan barang jadi yang dimiliki perusahaan
bukan untuk menerima dan mengirimkan barang kepada pelanggan.
Tabel 5.6 Kuesioner Pengendalian Intern lanjutan
Pelaksanaan Wewenang dan Tanggung Jawab Ya
Tidak 14. Standar dan prosedur kerja masing-masing karyawan
bagianfungsi telah dirinci dalam job description
15. Sikap tegas atas penyalahgunaan tanggung jawab dan wewenang oleh karyawan
16. Karyawan pada posisi staff tidak diberi wewenang untuk
bertindak sebagai decision maker
Sumber: PG. Meritjan, data diolah
2. Informasi dan Komunikasi PG. Meritjan telah memiliki Peraturan Perusahaan dan SOP sebagai
pedoman bagi seluruh karyawan dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab. Ketika barang telah selesai diproduksi maka terdapat informasi bahwa terjadi
penambahan jumlah persediaan barang jadi yang dimiliki perusahaan, informasi
tersebut dikomunikasikan antara bagian produksi dengan bagian gudang melalui Surat Penyerahan Barang Jadi. Pada saat terjadi transaksi penjualan maka
terdapat informasi berkurangnya jumlah persediaan barang jadi yang dimiliki perusahaan serta ada barang yang harus dikirim ke pelanggan, informasi tersebut
dikomunikasikan antara bagian penjualan, bagian gudang, bagian pengiriman serta pelanggan melalui Surat Jalan.
Pencatatan transaksi yang dilakukan perusahaan meliputi transaksi-transaksi yang valid. Suatu transaksi dapat dikatakan valid apabila transaksi tersebut
memiliki dokumen pendukung yang membuktikan bahwa transaksi tersebut benar-benar terjadi misalnya untuk transaksi penjualan maka salah satu dokumen
pendukungnya adalah surat pesanan dari pelanggan.
Tabel 5.7 Kuesioner Pengendalian Intern lanjutan
Informasi dan Komunikasi Ya
Tidak 17. Perusahaan telah memiliki Peraturan Perusahaan dan SOP
18. Pencatatan semua transaksi yang valid
Sumber: PG. Meritjan, data diolah
3. Aktivitas Pengendalian a Pemisahan Tugas yang Memadai
Fungsi Gudang terpisah dari Fungsi Penjualan. PG. Meritjan sudah menerapkan pemisahan antara fungsi penjualan dan fungsi gudang. Fungsi
penjualan bertugas menerima pesanan dari pelanggan dan membuat faktur penjualan untuk fungsi gudang. Hal ini bertujuan untuk menjamin keandalan
dan ketelitian data harga,jenis, dan kuantitas barang yang dijual dan menjaga penyimpangan oleh karyawan perusahaan.
Fungsi Gudang terpisah dari Fungsi Pengiriman dan Penerimaan. Fungsi gudang bertanggung jawab menyediakan barang sesuai spesifikasi barang
yang tertera dalam surat pesanan, dan faktur penjualan. Fungsi gudang bertugas untuk menyediakan barang sesuai jumlah yang diminta sehingga
barang dapat dikirim oleh bagian pengiriman. Fungsi pengiriman bertugas mengirimkan barang tersebut kepada pelanggan.
Fungsi Penjualan terpisah dari Fungsi Keuangan. PG. Meritjan juga menetapkan adanya pemisahan fungsi penjualan dan fungsi keuangan. Fungsi
penjualan hanya bertanggung jawab sampai pada proses pembuatan surat jalan dan faktur penjualan sedangkan fungsi keuangan bertanggung jawab untuk
melakukan penagihan atas piutang yang telah jatuh tempo.
Tabel 5.8 Kuesioner Pengendalian Intern lanjutan
Pemisahan Tugas yang Memadai Ya
Tidak 19. Fungsi Gudang terpisah dari Fungsi Penjualan
20. Fungsi Gudang terpisah dari Fungsi Pengiriman
21. Fungsi penjualan terpisah dari Fungsi Keuangan
Sumber: PG. Meritjan, data diolah
b Otorisasi yang Tepat terhadap Transaksi dan Aktivitas Prosedur Penyerahan Barang Jadi Diotorisasi Pejabat yang Berwenang. Pada
saat penyerahan barang jadi oleh bagian produksi, surat penyerahan barang jadi ditanda tangani oleh bagian produksi dan bagian gudang.
Prosedur Penjualan Barang Jadi Diotorisasi Pejabat yang Berwenang. Pada prosedur penjualan terdapat beberapa dokumen yang harus ditanda tangani oleh
pejabatbagian yang berwenang, yakni Surat Pesanan ditanda tangani oleh bagian penjualan dan bagian administrasi, Surat Jalan ditanda tangani oleh
bagian penjualan, bagian gudang, serta bagian pengiriman, dan faktur penjualan. Prosedur Retur Penjualan Barang Jadi diotorisasi Pejabat yang Berwenang.
Bagian yang memberikan otorisasi dalam proses retur penjualan atau penukaran barang adalah bagian gudang dan bagian pengiriman.
Tabel 5.9 Kuesioner Pengendalian Intern lanjutan
Otorisasi yang Tepat terhadap Transaksi dan Aktivitas Ya
Tidak 22. Prosedur penyerahan barang jadi diotorisasi pejabat yang
berwenang
23. Prosedur penjualan barang jadi diotorisasi pejabat yang berwenang
24. Prosedur retur penjualan barang jadi diotorisasi pejabat yang
berwenang
Sumber: PG. Meritjan, data diolah
c Dokumen dan Catatan yang Memadai Dokumen yang berkaitan dengan persediaan barang jadi adalah Surat Penyerahan
Barang Jadi SPBJ, Surat Pesanan SP, Surat Jalan SJ, Laporan Penukaran Barang LPB. Semua dokumen yang digunakan dalam prosedur persediaan barang jadi telah
dilengkapi dengan nomor urut tercetak yang terdiri dari unsur huruf dan angka, misalnya No.SPBJ12001, No.SP12001, No.SJ12001, dan No.LPB12001. Kode
huruf untuk menunjukkan nama dokumen, dua angka ditengah adalah tahun dibuatnya dokumen, dan tiga angka terakhir adalah nomor urut dokumen.
Dokumen dibuat pada Saat Transaksi Terjadi. Seluruh dokumen yang terkait telah dibuat pada saat terjadinya transaksi sehingga tidak terjadi penundaan pekerjaan
yang akan menghambat proses-proses selanjutnya. Ketika terjadi transaksi penyerahan barang jadi ke gudang maka Surat Penyerahan Barang Jadi SPBJ dibuat
pada saat penyerahan barang, tidak diperbolehkan bagian produksi menyerahkan barang ke gudang tanpa dilengkapi SPBJ.
Format Dokumen dan Catatan dibuat Sederhana. Format dokumen dan catatan yang digunakan dalam setiap prosedur dirancang sederhana sehingga mudah
dipahami oleh bagian-bagian terkait. Hal ini bertujuan untuk meminimalkan kesalahan pencatatan akibat kesulitan dalam memahami format dokumen dan catatan.
Tabel 5.10 Kuesioner Pengendalian Intern lanjutan
Dokumen dan Catatan yang Memadai Ya
Tidak 25. Dokumen bernomor urut tercetak
26. Dokumen dibuat pada saat transaksi terjadi
27. Format dokumen dan Catatan dibuat Cukup
Sederhana
Sumber: PG. Meritjan, data diolah
d Pengendalian Fisik atas Aset dan Catatan-catatan Perhitungan atas seluruh Persediaan dilakukan sekurang-kurangnya sekali dalam
satu bulan. PG. Meritjan melakukan perhitungan fisik barang jadi yang ada di gudang setiap satu bulan sekali, biasanya pada akhir bulan. Bagian Gudang harus mengarsip
Kartu Gudang dengan Rapi dan sesuai Urutan Tanggal. Mengarsip kartu gudang adalah tanggung jawab bagian gudang.
Bagian gudang harus menjaga dan memastikan bahwa kartu gudang diarsip dengan rapi dan sesuai urutan tanggal sehingga akan memudahkan proses
penelusuran data apabila diperlukan. Gudang tempat Penyimpanan Barang Jadi Aman terhadap Risiko Pencurian,
Kerusakan, Kebakaran, dan Risiko lainnya. Gudang barang jadi yang dimiliki oleh PG. Meritjan telah memenuhi syarat-syarat keamanan gudang. PG. Meritjan
menyadari bahwa produk yang dihasilkan rentan terhadap kerusakan apabila penyimpanannya tidak benar maka gudang penyimpanan barang jadi dirancang
dengan sirkulasi udara yang cukup didalam ruangan termasuk pengaturan kelembaban udara dan pengaturan pencahayaan. Gudang penyimpanan barang
jadi juga dilengkapi alarm kebakaran dan tabung pemadam kebakaran yang mudah dijangkau di dalam gudang. Akses masuk ke dalam gudang dan
pemegang kunci gudang terbatas pada bagian gudang untuk meminimalkan risiko pencurian.
Tabel 5.11 Kuesioner Pengendalian Intern lanjutan
Pengendalian Fisik atas Aset dan Catatan-catatan Ya
Tidak 28. Perhitungan atas seluruh persediaan dilakukan sekurang-
kurangnya sekali dalam satu bulan
29. Bagian gudang harus mengarsip kartu gudang dengan rapi dan sesuai urutan tanggal
30. Gudang tempat penyimpanan barang jadi aman terhadap
risiko pencurian, kerusakan, kebakaran, dan risiko lainnya
Sumber: PG. Meritjan, data diolah
e Pengecekan Kinerja secara Independen Jumlah barang pada Kartu Gudang dan Kartu Persediaan dicocokkan
dengan Buku Besar Persediaan secara Periodik. Upaya yang dilakukan oleh PG. Meritjan dalam mengecek atau menilai kinerja bagian gudang dan bagian
administrasi dalam hal pencatatan persediaan barang jadi, dilakukan pencocokkan jumlah barang pada buku besar persediaan setiap akhir minggu.
Penghitungan persediaan dilakukan secara terpisah antara petugas bagian gudang dan bagian administrasi sehingga diharapkan hasil dari perhitungan dapat lebih
objektif.
Tabel 5.12 Kuesioner Pengendalian Intern lanjutan
Pengecekan Kinerja secara Independen Ya
Tidak 31. Jumlah barang pada kartu gudang dan kartu persediaan
dicocokkan dengan buku besar persediaan secara periodik
Sumber: PG. Meritjan, data diolah
4. Pemonitoran Pemonitoran yang dilakukan bertujuan untuk menilai kualitas kinerja
struktur pengendalian intern. PG. Meritjan melakukan evaluasi pada tiap akhir periode. Pada evaluasi tersebut manajemen membandingkan antara kinerja yang
sesungguhnya terjadi dengan yang direncanakan, perbandingan tersebut dapat dilihat dari segi biaya yang sesungguhnya dikeluarkan dengan biaya yang
dianggarkan. Sebelum masa giling terjadi untuk bagian produksi PG. Meritjan menganggarkan harga tebu sebesar Rp48.000kuintal, tetapi pada saat musim
giling telah berlangsung harga tebu naik menjadi Rp51.250kuintal hal tersebut
disebabkan karena cuaca yang kurang mendukung menyebabkan panen tebu yang dihasilkan tidak sebanyak yang diharapkan oleh sebab itu PG.Meritjan
mengeluarkan biaya tambahan untuk membeli bahan baku. Masalah yang berhubungan dengan struktur pengendalian intern juga dapat menjadi perhatian
manajemen misalnya karena adanya pengaduan dari konsumen mengenai kesalahan pembuatan faktur atau bisa juga terdapat pengaduan dari petani tebu
yang berkaitan dengan masalah pembayaran.
Tabel 5.13 Kuesioner Pengendalian Intern lanjutan
Pengawasan Kinerja Ya
Tidak Supervisi yang efektif
Akuntansi Pertanggungjawaban
Sumber: PG. Meritjan, data diolah
5. Analisis Risiko Analisis Risiko bertujuan untuk mencegah kekeliruan yang dapat terjadi
pada kegiatan operasi perusahaan, dalam kaitannya dengan persediaan maka risiko yang perlu dicegah adalah kekeliruan pencatatan jumlah persediaan.
PG. Meritjan dalam usahanya untuk mencegah kekeliruan, Administratur mengadakan pertemuan dengan seluruh bagian dimana pada pertemuan
tersebut akan dicocokkan data jumlah persediaan yang dimiliki oleh tiap-tiap bagian. Pertemuan diadakan setiap satu bulan sekali pada akhir bulan,
melalui pertemuan ini diharapkan bagian-bagian yang terkait dengan persediaan mampu ikut menjaga persediaan sehingga ketika ditemukan ada
perbedaan jumlah persediaan antar bagian maka dapat segera ditindak lanjuti.
Tabel 5.14 Kuesioner Pengendalian Intern lanjutan
Pengawasan Kinerja Ya
Tidak Adanya pencocokkan jumlah persediaan antar
bagian
Ada tindak lanjut terhadap selisih persediaan
Sumber: PG. Meritjan, data diolah