E. Prosedur Pencatatan Gaji dan Upah
Pada umumnya dalam suatu perusahaan terdapat banyak unsur atau faktor yang menentukan besar-kecilnya gaji dan upah yang harus dibayar kepada
karyawan secara individual pada setiap jatuh temponya pembayaran gaji dan upah. Untuk sampai kepada jumlah gaji dan upah yang dibayar kepada karyawan,
terlebih dahulu harus ditentukan jumlah gaji dan upah masing-masing karyawan. Dalam perhitungan gaji dan upah serta jumlah yang terutang kepada
karyawan, perusahaan sangat memebutuhkan informasi atau prosedur pencatatan yang berhubungan dengan kehadiran presensi, jumlah jam kerja, tarif dasar
upah, dan rincian dari berbagai macam potongan terhadap gaji dan upah masing- masing. Dalam perhitungan gaji dan upah, umumnya paling tidak diperlukan dua
macam formulir atau dokumen pencatatan waktu, yaitu : 1. Kartu Hadir presensi Attendance Times Tickets
atau Clock Cards, 2. Kartu Jam Kerja Labour Job Tickets
atau Job Times Tickets. Prosedur pencatatan waktu hadir dan waktu kerja, diselenggarakan oleh
bagian tersendiri yang disebut bagian pencatat waktu yang umumnya termasuk salah satu fungsi personalia. Pelaksanaan pengawasan intern dilakukan melalui
prosedur-prosedur yang telah ditentukan perusahaan. Didalam prosedur pencatatannya PT. Mutiara Karya Mitra Human
Resources Development memiliki 3 tiga dokumen sumber utama yang berkaitan
dengan tugas langsung dalam pelaksanaan pencatatan dan perhitungan gaji dan upah. Adapun ketiga sumber tersebut adalah sebagai berikut :
1 Kartu Hadir Absensi
Rina Tarigan : Sistem Pengawasan Internal Gaji Dan Upah Pada PT. Mutiara Karya Mitra Human..., 2008 USU Repository © 2009
2 Kartu Jam Kerja, dan
3 Slip Gaji dan Upah
Ad.1. Kartu Hadir Absensi Kartu Hadir Absensi merupakan daftar yang berisikan nama
dan tingkat kehadiran karyawan yang bekerja pada setiap hari jam kerja. Pencatatan kartu hadir dilakukan dengan bantuan mesin
penncatat waktu komputer dan secara manual. Dengan mesin pencatat waktu, diperlukan sebuah kartu
untuk setiap karyawan yang harus dimasukkan kedalam mesin pencatat waktu secara berulang kali pada saat hadir, dan meninggal-
kan tempat kerja baik untuk istirahat, makan siang, pulang. Secara manual setiap karyawan harus menandatangani daftar hadir pada saat
masuk dan pulang selesai kerja.
Ad.2. Kartu Jam Kerja Kartu Jam Kerja merupakan catatan waktu kerja per hari yang
diselenggarakan untuk setiap karyawan. Kartu ini digunakan karyawan untuk mencatat jumlah jam kerja atau berapa lama
karyawan bekerja dalam tiap harinya. Setiap hari kartu jam kerja dari masing-masing karyawan dikumpulkan oleh bagian pencatat waktu
untuk dianalisis atau diperiksa kebenarannya mengenai hal-hal sebagai berikut :
Rina Tarigan : Sistem Pengawasan Internal Gaji Dan Upah Pada PT. Mutiara Karya Mitra Human..., 2008 USU Repository © 2009
a. Kesesuaiannya dengan kartu hadir dari masing-masing
karyawan. Pada dasarnya, jumlah jam kerja seorang karyawan harus sama dengan atau kurang dari jumlah
keberadaanya dikantor atau pabrik. b.
Kebenaran pengisian tarif dan perhitungan upahnya. c.
Kebenaran pengisian jumlah jam kerja ke dalam daftar gaji dan upah untuk setiap karyawan.
Ad.3. Slip Daftar Gaji dan Upah Gaji dan upah untuk tenaga kerja harian biasanya tidak
dibayarkan setiap hari melainkan secara periodik, misalnya: mingguan, tengah mingguan, bahkan bulanan. Ini semua tergantung
pada kebijakan manajemen pada maing-masing perusahaan. membayarkan gaji dan upah karyawan secara bulanan.
Slip Daftar gaji dan upah dibuat berdasarkan catatan waktu kerja masing-masing karyawan. Jumlah jam kerja masing-masing
karyawan dimasukkan kedalam daftar gaji dan upah untuk setiap pembayaran gaji dan tarif yang berlaku setiap hari. Kemudian
dihitung gaji atau upah reguler, lembur, tunjangan-tunjangan serta memasukkan berbagai potongan jika terdapat kelalaian atau kesalah
an tertentu pada karyawan dalam menyelesaikanmengerjakan tugasnya.
Rina Tarigan : Sistem Pengawasan Internal Gaji Dan Upah Pada PT. Mutiara Karya Mitra Human..., 2008 USU Repository © 2009
Secara periodik tanggal jatuh tempo pembayaran gaji dan upah serta berbagai macam utang yang timbul dari pembayaran gaji dan upah pada PT.
Mutiara Karya Mitra Human Resources Development Divisi Dalam Negeri seperti pada daftar gaji dan upah dicatat kedalam jurnal umum, untuk kemudian
diposting kedalam rekening-rekening pembukuan yang bersangkutan. Gaji dan upah karyawan pada PT. Mutiara Karya Mitra Human
Resources Development Divisi Dalam Negeri dibayar dalam bentuk cek.
Dimana perusahaan membuka rekening khusus dibank untuk pembayaran gaji dan upah, secara periodik pada tanggal jatuh tempo yang ditentukan perusahaan, gaji
dan upah dimasukkan ke No. rekening PT. Mutiara Karya Mitra sejumlah dana yang diperlukan kemudian dimasukkan atau ditransfer ke No. rekening masing-
masing karyawan untuk pembayaran gaji dan upah tersebut.
F. Sistem Pengawasan Internal Gaji dan Upah
Kategori