C. Analisa Dan Evaluasi Prosedur Pencatatan Gaji dan Upah
Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karywan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, sedangkan
upah umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana buruh. Umumnya gaji dibayarkan secara tetap per bulan,
sedangkan upah dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja, atau jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh karyawan.
Prosedur pencatatan gaji dan upah yang baik sangat dibutuhkan oleh perusahaan guna mempermudah perusahaan dalam melakukan perhitungan gaji
dan upah. Misalnya untuk mengetahui jumlah biaya tenaga kerja untuk suatu periode dapat diketahui dari daftar gaji dan upah karyawan.
Pada umumnya suatu perusahaan tidak hanya menggunakan daftar gaji dan upah sebagai sumber dalam prosedur pencatatan dan perhitungan gaji dan
upah, hal ini dikarenakan daftar gaji dan upah tidak memuat rincian biaya tenaga kerja secara lengkap. Dalam hal ini perusahaan juga membutuhkan dokumen-
dokumen yang lain sebagai dokumen dasar pencatatan dan perhitungan gaji dan upah tenaga kerja
Setiap akhir periode pembayaran gaji dan upah, akan dilakukan analisis terhadap dokumen-dokumen tersebut guna memperoleh rincian tentang gaji dan
upah yang dibayarkan dalam periode pembayaran gaji dan upah. Menurut Mulyadi dalam bukunya Sistem Akuntansi, dokumen yang digunakan dalam
sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah : 1
Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah
Rina Tarigan : Sistem Pengawasan Internal Gaji Dan Upah Pada PT. Mutiara Karya Mitra Human..., 2008 USU Repository © 2009
2 Kartu jam hadir
3 Kartu jam kerja
4 Daftar gaji dan daftar upah
5 Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah
6 Surat pernyataan gaji dan upah
7 Amplop gaji dan upah
8 Bukti kas keluar.
Ad.1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah Dokumen-dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian
berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti misalnya surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan
pangkat, perubahan tarif upah, penurunan pangkat, pemberhentian sementara dari pekerjaan skorsing, pemindahan, dan lain sebagainya.
Ad.2. Kartu Jam Hadir Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam
hadir setiap karyawan dari perusahaan. Ad.3. Kartu Jam Kerja
Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu.
Ad.4. Daftar Gaji dan Daftar Upah Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan,
dikurangi potongan-potangan PPh pasal 21
Rina Tarigan : Sistem Pengawasan Internal Gaji Dan Upah Pada PT. Mutiara Karya Mitra Human..., 2008 USU Repository © 2009
karyawan, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dan lain sebagainya.
Ad.5. Rekap Daftar Gaji dan Rekap Daftar upah Dokumen ini merupakan tingkatan gaji dan upah per departemen, yang
dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah. Ad.6. Surat Pernyataan Gaji dan Upah
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang
terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah. Ad.7. Amplop Gaji dan Upah
Amplop gaji dan upah digunakan sebagai tempat uang gaji dan upah yang diserahkan kepada setiap karyawan.
Ad.8. Bukti Kas Keluar Bukti ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi
akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
Pada bab sebelumnya telah dibahas tentang dokumen-dokumen sumber yang di gunakan oleh PT. Mutiara Karya Mitra Human Resources Development
Divisi Dalam Negeri, yaitu : 1
Kartu Jam Kerja Dokumen sumber yang berisikan berisikan nama dan tingkat
kehadiran karyawan yang bekerja pada setiap hari jam kerja. 2
Kartu Jam Kerja
Rina Tarigan : Sistem Pengawasan Internal Gaji Dan Upah Pada PT. Mutiara Karya Mitra Human..., 2008 USU Repository © 2009
Kartu Jam Kerja merupakan catatan waktu kerja per hari yang di selenggarakan untuk setiap karyawan.
3 Slip Daftar Gaji dan Upah
Daftar Gaji dan upah digunakan sebagai bukti pembayaran sejumlah gaji dan upah kepada karyawan. Untuk tenaga kerja harian biasanya
tidak dibayarkan setiap hari melainkan secara periodik, misalnya: mingguan, tengah mingguan, bahkan bulanan.
Dari beberapa penjelasan tersebut diatas terlihat jelas bahwa dokumen dasar yang dijadikan sebagai sumber pencatatan gaji dan upah pada PT. Mutiara
Karya Mitra Human Resources Development Divisi Dalam Negeri belum mengalami kelengkapan sepenuhnya jika dibandingkan dengan dokumen-
dokumen yang dikemukakan oleh ahli tersebut diatas. Dalam pengawasan internal gaji dan upah, dokumen dasar sebagai
sumber pencatatan gaji dan upah sangat dibutuhkan guna memudahkan dalam perhitungan dan pembayaran gaji dan upah didalam suatu perusahaan.
D. Analisa dan Evaluasi Sistem Pengnawasan Internal Gaji dan Upah
Kategori