Analisis Sistem Berjalan Diagram Alir Sistem Berjalan

d. KASUBDIT memberikan daftar hasil sekolah mana saja yang akan mendapat bantuan sesuai dengan Proposal kepada KASI, KASUBDIT menugaskan KASI Kepala Seksi untuk mengkroscek ulang. e. KASI memberikan kepada Pegawai tertentu untuk mengkroscek ulang agar dapat diberikan bantuan dan membuat laporan sekolah mana saja yang akan diberikan bantuan. f. Dalam proses mengkroscek ulang pegawai memeriksa kembali data identitas sekolah, dana bantuan sekolah satu per satu secara manual apakah sekolah tersebut telah menerima bantuan dalam tiga tahun sebelumnya secara berurutan dan kemudian apabila ada sekolah yang telah menerima bantuan maka pegawai memberikan daftar laporan kepada KASI bahwa sekolah tersebut sudah mendapatkan bantuan pada tahun sebelumnya. g. KASI akan melaporkannya kembali kepada KASUBDIT. h. KASUBDIT akan memberikan daftar lapor sekolah yang telah menerima bantuan dalam tiga tahun terakhir kepada direktur, direktur mengkaji ulang kelayakan bantuan tersebut. Jika direktur memberikan respon YA maka sekolah tersebut akan mendapatkan bantuan yang sama jika TIDAK maka sekolah tersebut tidak dapat menerima bantuan yang tertera pada proposal pengajuan dana bantuan. i. Setelah proses diatas terselesaikan maka data-data yang telah dikumpulkan dibuat laporannya baik berupa data sekolah maupun data bantuan. j. Semua berkas yang telah diproses sampai dengan tahap pembuatan laporan data-data tersebut disimpan didalam lemari arsip sesuai dengan urutan sekolah berdasarkan urutan yang sudah ditentukan. Untuk penjelasan lebih lanjut maka dapat dilihat pada Gambar 4.2. Gambar 4.2 Diagram Alir Sistem yang berjalan

4.1.4.3 Kelemahan Sistem yang sedang Berjalan

Dari hasil analisis sistem yang sedang berjalan, peneliti mendapatkan beberapa kelemahan sebagai berikut: a. Sistem yang sedang berjalan memiliki kekurangan dari segi waktu dan membutuhkan banyaknya pegawai yang dilibatkan dalam proses pencarian data. b. Sistem yang sedang berjalan kurang memudahkan pihak–pihak yang membutuhkan dalam pencarian data-data sekolah maupun data bantuan yang telah dan akan diajukan oleh sekolah. b. Kurangnya ketelitian terhadap proses pemeriksaan data-data yang masuk dan pencatatannya sehingga mengakibatkan data–data menjadi tumpang tindih bahkan hal terburuk seperti hilang sudah menjadi hal yang biasa. c. Proses pembuatan laporan membutuhkan waktu yang lama karena menunggu hasil pemeriksaan ulang dari pihak Direktur, KASUBDIT, KASI. d. Pada penyimpanan data sekolah sangat manual yang hanya mengandalkan lemari arsip sebagai tempat penyimpanannya sehingga tingkat kerahasiaannya kurang terjaga.

4.1.4.4 Kelebihan Sistem yang sedang berjalan

Ada beberapa kelebihan yang dimiliki oleh sistem yang sedang berjalan, yaitu: a. Karena sistem yang sedang berjalan sekarang masih manual. b. Data tiap sekolah dapat dilihat langsung didalam proposal.

4.2 Fase Perancangan Pengguna

` Pada tahap ini peneliti melakukan tiga perancangan, yaitu:

4.2.1 Perancangan Proses

Berdasarkan uraian sebelumnya peneliti mengusulkan pengembangan Sistem Informasi Dana Bantuan Sekolah. Pembuatan sistem ini bertujuan untuk membantu Direktorat Pendidikan Menengah Kejuruan khususnya untuk memperbaiki sistem pengolahan data sekolah dan data dana bantuan yang telah ada, sehingga dapat meminimalkan tingkat kesalahan. Adapun sistem informasi yang diusulkan memiliki fungsi sebagai berikut: a. Pengolahan data–data sekolah dan data dana bantuan menjadi terkomputerisasi, baik input, proses dan output, sehingga tingkat keakuratan dan kecepatannya menjadi lebih baik. b. Untuk mempermudah dalam pencarian data sekolah dan data dana bantuan karena berada dalam satu database dan juga mampu memberikan efisiensi waktu dalam proses pencarian data-data tersebut.