Pengawasan (controlling)

f. Pengawasan (controlling)

Pengawasaan merupakan salah satu fungsi manajemen. Setelah semua kegiatan telah terlaksana maka perlu adanya pengawasan agar program tersebut sesuai dengan rencana yang telah dibuat. Pengawasan ini dilakukan untuk mengantisipasi adanya kasus-kasus seperti tidak terselesaikannya suatu penugasan, tidak ditepatinya target waktu yang sudah disepakati, suatu anggaran yang berlebihan, serta kegiatan lain yang menyimpang dari rencana semula. Menurut Diemer, dalam jurnal internasional giovany B. Giglioni dengan judul Acadeny of management journal, vol 17 number 2, halaman 294. Pengawasan adalah

“the methods by which the executive or managing heads of abusiness carry out their authority to regulate its affairs in accordance with the laws of the organiza tion”

Dalam pengertian Diemer pengawasan sebagai metode-metode yang eksekutif atau kapala pengelola bisnis laksanakan untuk mengatur urusan mereka sesuai dengan undang-undang organisasi. Jadi dalam pengawasan tidak sembarangan untuk mengawasi bawahan, akan tetapi harus sesuai dengan prosedur atau aturan yang telah ditentukan.

(dalam Hani Handoko, 2003:360-361) yaitu sebagai berikut :

“pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisisen dalam pencapaian tujuan- tujuan perusahaan”.

Menurut Sondang P.Siagian (2005:137) setiap pengawasan membutuhkan instrumen agar dapat terselenggara dengan efektif. Instrument tersebut antara lain:

a. Standar hasil yang direncanakan. Makna dan hakikat standar hasil yang ingin dicapai merupakan hal yang sangat fundamental karena terhadap standar itulah penyelenggaraan berbagai kegiatan dibandingkan. Situasi yang ideal ialah apabila pimpinan dapat mengamati sendiri segala sesuatu yang terjadi dalam organisasi dan mengambil tindakan-tindakan yang diperlukan apabila terbukti terjadi penyimpangan atau kesalahan.

b. Anggaran. Anggaran merupakan instrument pengawasan karena dengan mudah diketahui berapa jumlah dana yang tersedia untuk membiayai kegiatan tertentu dan apakah dana yang digunakan sebagaimana mestinya atau tidak. Agar pengawasan dengan anggaran lebih efektif maka seorang pemimpin harus dapat mengetahui apa yang dianggarakan oleh organisasi tersebut.

Analisis statistik dari berbagai segi operasional satu organisasi merupakan alat pengawasan yang sangat penting bagi manajemen. Pengawasan dengan data statistik dapat dilakukan dengan berbagai teknik penyajian data seperti tabel, bagan, kurva, atau grafik. Data statistik harus sudah terolah sedemikian rupa sehingga merupakan informasi yang mempunyai arti.

d. Laporan. Laporan yang digunakan untuk pengawasan dapat berbentuk tertulis maupun laporan lisan. Selama ini banyak program yang menggunakan laporan sebagai alat untuk pengawasan. Laporan yang dibuat harus sesuai dengan realita yang sesungguhnya. Laporan juga harus sesuai dengan format yang sudah disepakati, disusun secara lengkap dan menggunakan bahasa yang sesuai dengan tingkat pendidikan, daya kognitif, serta sesuai dengan daya nalar penerima laporan.

e. Auditing. Auditing merupakan usaha verifikasi yang sistematis dan ditujukan pada berbagai segi operasional dan organisasi. Auditing ditujukan kepada bidang kepegawaian, bidang logistic, dan bidang finansial. Auditing finansial melihat apakah prinsip efisiensi dipegang teguh atau tidak dalam pengeluaran dana tertentu di samping ketepatan penggunaan anggaran yang sudah dialokasikan. Auditing kepegawaian e. Auditing. Auditing merupakan usaha verifikasi yang sistematis dan ditujukan pada berbagai segi operasional dan organisasi. Auditing ditujukan kepada bidang kepegawaian, bidang logistic, dan bidang finansial. Auditing finansial melihat apakah prinsip efisiensi dipegang teguh atau tidak dalam pengeluaran dana tertentu di samping ketepatan penggunaan anggaran yang sudah dialokasikan. Auditing kepegawaian

f. Observasi langsung. Pengawasan ini perlu dilakukan oleh pimpinan organisasi

karena dengan pengawasa observasi pemimpin dapat melihat sendiri pelaksanaan kegiatan-kegiatan operasional yang diselenggarakan oleh para bawahannya. Selain itu, dengan observasi pegawai merasa diperhatikan dan dapat menjadi motivasi langsung dari pemimpin.

Sondang P.Siagian (2005:134) juga mengemukakan ada 3 (tiga) tipe dasar dalam pengawasan, yaitu :

a. Pengawasan pendahuluan (steering controls) Dirancang untuk mengantisipasi masalah-masalah atau penyimpangan- penyimpangan dari standar atau tujuan dan kemungkinan koreksi dibuat sebelum suatu tujuan kegiatan tertentu diselesaikan.

b. Pengawasan concurrent Pengawasan ini dilakukan selama kegiatan berlangsung. Merupakan proses dimana aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui dulu sebelum suatu kegiatan itu dilaksanakan atau dilanjuti untuk mengecek ketepatan waktu pelaksanaan.

Pengawasan ini dilakukan setelah kegiatan selesai. Penyimpangan yang ditemukan dijadikan bahan evaluasi untuk kegiatan selanjutnya.

Dalam penelitian ini, pengawasan dilakukan oleh semua pihak yang terkait dalam Program Sanitasi Masyarakat (SANIMAS). Untuk mempertanggung jawabkan apa yang sudah dilaksanakan maka fasilitator beserta KSM biasanya membuat laporan secara periodik sejak proses perencanaan hingga program tersebut dilaksanakan. Hasil akhir harus sesuai dengan standar rencana yang sudah ditentukan awal. Selain dengan laporan dari KSM, pengawasan juga dilakukan dengan auditing dan observasi langsung ke Sangkrah untuk mengawasi langsung jalannya program.