Perencanaan (planning)

b. Perencanaan (planning)

Perencanaan merupakan awal dari sebuah fungsi manajemen. Fungsi ini dijadikan dasar dalam tindakan-tindakan manajemen dalam memutuskan tujuan dan cara mencapainya. Perencanaan dalam kenyataannya memegang peranan yang sangat penting dibandingkan dengan fungsi-fungsi manajemen yang lain. Untuk fungsi pengorganisasian, penggerakkan, dan pengawasan hanyalah melaksanakan Perencanaan merupakan awal dari sebuah fungsi manajemen. Fungsi ini dijadikan dasar dalam tindakan-tindakan manajemen dalam memutuskan tujuan dan cara mencapainya. Perencanaan dalam kenyataannya memegang peranan yang sangat penting dibandingkan dengan fungsi-fungsi manajemen yang lain. Untuk fungsi pengorganisasian, penggerakkan, dan pengawasan hanyalah melaksanakan

1. Tanpa perencanaan dan rencana berarti tidak ada tujuan yang ingin dicapai.

2. Tanpa perencanaan dan rencana tidak ada pedoman pelaksanaan sehingga banyak pemborosan

3. Rencana adalah dasar pengendalian karena tanpa ada rencana, pengendalian tidak dapat dilakukan.

4. Tanpa perencanaan dan rencana berarti tidak ada keputusan dan proses manajemen tidak ada.

Hani Handoko ( 2003:77-78 ) mendefinisikan perencanaan adalah

“pemilihan sekumpulan kegiatan serta pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan, kapan melakukannya, bagaimana melakukannya, dan oleh siapa yang melakukannya. Perencanaan adalah sesuatu yang tidak akan berakhir bila rencana tersebut telah ditetapkan sehingga perlu

adanya pelaksanaan.”

Jadi setiap perencanaan yang akan dibuat sebaiknya segera diimplementasikan, apabila rencana itu tidak cocok maka dapat direncanakan kembali. Kadang-kadang perencanaan kembali dapat menjadi faktor kunci pencapaian sukses akhir.

Sebenarnya definisi Handoko hampir sama dengan pendapatnya manullang (2009:41 ) yaitu dalam suatu perencanaan termuat 6 unsur The what, the why, The where, The when, The who dan The how atau orang sering menyebutnya dengan 5W+1H. dengan demikian suatu rencana yang baik harus menjawab dari keenam pertanyaan tersebut :

a. Tindakan apa yang harus dikerjakan?

b. Apakah sebabnya tindakan itu harus dikerjakan?

c. Di manakah tindakan itu harus dilaksanakan? c. Di manakah tindakan itu harus dilaksanakan?

f. Bagaimanakah caranya melaksanakan tindakan itu?

Menurut Manullang suatu rencana dari jawaban-jawaban pertanyaan di atas harus memuat hal-hal berikut:

a. Penjelasan dari perincian kegiatan-kegiatan yang dibutuhkannya, faktor-faktor produksi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan- kegiatan tersebut agar apa yang menjadi tujuan dapat dihasilkan.

b. Penjelasan mengapa kegiatan-kegiatan itu harus dikerjakan dan mengapa tujuan yang ditentukan itu harus dicapai.

c. Penjelasan tentang lokasi fisik setiap kegiatan yang harus dikerjakan sehingga tersedia segala fasilitas-fasilitas yang dibutuhkan untuk mengerjakan pekerjaan itu.

d. Penjelasan tentang waktu dimulainya pekerjaan dan diselesaikannya pekerjaan baik untuk tiap-tiap bagian pekerjaan maupun untuk seluruh pekerja. Disini harus ditetapkan standar waktu untuk mengerjakan, baik bagian-bagian pekerjaan maupun untuk seluruh pekerjaan.

e. Penjelasan tentang para petugas yang akan mengerjakan pekerjaannya, baik mengenai kuantitas maupun mengenai kualitas, yaitu kualifikasi- kualifikasi pegawai, seperti keahlian, pengalaman dan sebagainya. Disini pula harus dijelaskan authority, responsibility, dan accountability dari masing-masing pegawai.

yang didalamnya berisi pedoman pelaksanaan untuk mencapai tujuan yang diinginkan itu. Sehingga rencana tersebut mengandung dua unsur yaitu

“tujuan dan pedoman”. Manullang (2009:42) berpendapat bahwa suatu rencana mengandung unsur-unsur seperti tujuan perusahaan, politik

perusahaan, prosedur, budget dan program. Sedangkan Malayu Hasibuan (2009:95-102), menambahkan unsur kebijaksanaan (policy), metode dan strategi serta mengartikan politik perusahaan sebagai rule.

Hasibuan juga mengemukakan syarat-syarat rencana yang baik sebagai berikut :

a. Tujuannya harus jelas, rasional, obyektif, dan cukup menantang untuk diperjuangkan.

b. Rencana harus mudah dipahami dan penafsirannya harus satu.

c. Harus dapat dipakai sebagai pedoman untuk bertindak dan ekonomis.

d. Harus menjadi dasar dan alat untuk mengendalikan semua tindakan.

e. Harus dapat dikerjakan oleh sekelompok orang.

f. Harus menunjukkan urutan dan waktu pengerjaan.

g. Harus fleksibel.

h. Harus berkesinambungan.

i. Harus meliputi semua tindakan yang akan dilakukan. j. Harus berimbang k. Tidak boleh ada pertentangan antar departemen, hendaknya saling

mendukung untuk tercapainya tujuan organisasi. l. Harus sensitive terhadap situasi sehingga terbuka kemungkinan untuk mengubah teknik pelaksanaannya tanpa mengalami perubahan pada tujuannya.

Berdasarkan berbagai definisi maka perencanaan merupakan sekumpulan kegiatan yang menghasilkan keputusan sebagai pedoman tentang apa yang harus dilakukan, mengapa dilakukan, dimana dilakukan, Berdasarkan berbagai definisi maka perencanaan merupakan sekumpulan kegiatan yang menghasilkan keputusan sebagai pedoman tentang apa yang harus dilakukan, mengapa dilakukan, dimana dilakukan,

a. Apa yang harus dilakukan masyarakat Sangkrah untuk menjalankan program SANIMAS?

b. Mengapa program SANIMAS harus dilaksanakan?

c. Dimanakah sebaiknya program SANIMAS dilaksanakan?

d. Kapan Program SANIMAS akan dilakasanakan?

e. Siapa saja yang akan melaksanakan program SANIMAS?

f. Bagaimanakah cara melaksanakan program SANIMAS? Dengan menjawab pedoman perencanaan tersebut maka

perencanaan program Sanitasi Berbasis Masyarakat (SANIMAS) dapat tersusun dengan baik, selain itu juga harus melihat teori dari Hasibuan yaitu syarat-syarat perencanaan yang baik. Apabila perencanaan yang dibuat oleh masyarakat Sangkrah sudah memenuhi semuanya maka tahap selanjutnya siap untuk dilaksanakan.

Fungsi pengorganisasian dilakukan setelah rencana selesai dibuat karena fungsi ini sulit dijalankan apabila tidak ada rencana yang dapat dijadikan sebagai pedoman untuk menyusun struktur organisasi. Dalam fungsi manajemen ini telah menjadikan manusia sebagai sasaran utama dalam organisasi. Sehingga pastinya pengorganisasian ini lebih menitik beratkan pada pengoptimalan sumber daya manusia yang ada. Menurut Hani Handoko (2003:17) Pengorganisasian dapat dikatakan sebagai berikut :

”penentuan sumber daya manusia dan kegiatan-kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi, perencanaaan, dan

pengembangan suatu organisasi atau kelompok kerja yang akan dapat membantu hal-hal tersebut kearah tujuan, penugasan tanggung jawab tertentu dan kemudian mendelegisikan wewenang yang diperlukan kepada individu untuk melaksanakan tugasnya.”

Dua aspek utama dalam proses penyusunan sturktur organisasi adalah depertementalisasi dan pembagian kerja. Departementalisasi merupakan pengelompokan kegiatan kerja suatu organisasi agar kegiatan yang sejenis dan saling berhubungan dapat dikerjakan bersama. Sedangkan pembagian kerja adalah pemerincian tugas pekerjaan agar individu dalam organisasi bertanggungjawab untuk melaksanakan tugas tersebut. Keduanya merupakan dasar proses pengorganisasian dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Dengan demikian manajer harus berpedoman dua aspek tersebut agar organisasi tersebut dapat mencapai tujuannya secara efektif dan efisien.

pengorganisasian adalah : “suatu proses penentuan, pengelompokan dan pengaturan bermacam-

macam aktivitas yang diperlukan untuk mencapai tujuan, menempatkan orang-orang pada aktivitas ini, menyediakan alat-alat yang diperlukan, menetapkan wewenang secara relatif didelegasikan kepada setiap individu yang akan melakukan aktivitas-aktivitas tersebut.

Sedangkan pengertian pengorganisasian menurut Koontz dan O’Donnel (dalam Malayu, 2009:119) sebagai berikut :

“the organization function of the manager involves the determination and enumeration of the activities required to achieve the objective of the enterprise, the grouping of these activities, the assignment of such group of activation to a department headed by a manager and the delegation of authority carry them out. Artinya fungsi pengorganisasian manager meliputi penentuan penggolongan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk tujuan-tujuan perusahaan, pengelompokan kegiatan-kegiatan tersebut ke dalam suatu bagian yang dipimpin oleh seorang manajer, serta melimpahkan wewenang

untuk melaksanakannya”. Dari beberapa pengertian para ahli di atas hampir sama dan dapat

diambil kesimpulan bahwa pengorganisasian itu merupakan pelimpahan wewenang dari atasan ke bawahan. Wewenang tersebut disertai dengan tugas dan kedudukan yang harus dipertanggungjawabkan kepada atasan atau manajer. Biasanya pengorganisasian dijabarkan dalam sebuah struktur organisasi agar lebih jelas dan mudah dipahami. Struktur organisasi sendiri merupakan suatu kerangka yang menunjukkan seluruh aktivitas dalam pencapaian suatu tujaun organisasi dan pola tetap hubungan-hubungan di antara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi, maupun orang-orang yang diambil kesimpulan bahwa pengorganisasian itu merupakan pelimpahan wewenang dari atasan ke bawahan. Wewenang tersebut disertai dengan tugas dan kedudukan yang harus dipertanggungjawabkan kepada atasan atau manajer. Biasanya pengorganisasian dijabarkan dalam sebuah struktur organisasi agar lebih jelas dan mudah dipahami. Struktur organisasi sendiri merupakan suatu kerangka yang menunjukkan seluruh aktivitas dalam pencapaian suatu tujaun organisasi dan pola tetap hubungan-hubungan di antara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi, maupun orang-orang yang

Harapan dengan menyusun struktur yang dilandaskan atas departementalisasi dan pembagian kerja. Dengan departementalisasi maka kegiatan-kegiatan SANIMAS yang kiranya sejenis dikelompokkan menjadi satu dan dikerjakan bersama-sama oleh masyarakat. Sedangkan dengan pembagian kerja maka masyarakat sangkrah dikelompokkan menjadi beberapa bagian dan masing-masing diberikan tugas yang berbeda-beda. Struktur tersebut nantinya akan menjelaskan tugas-tugas, kedudukan, wewenang, serta taanggung jawab dari setiap pengurus. Dengan penyusunan struktur ini diharapakan masyarakat mampu bekerja sesuai dengan kedudukannya masing-masing sehingga tidak ada timpang tindah wewenang.