Bertugas memasukkan data atau merekam data ke dalam komputer Secondary storage sesuai instruksi yang ada.
e Manajer Sistem InformasiEDP
Merupakan jabatan tertinggi di dalam bidang komputer. Dalam rangka menjalankan tugasnya, ia harus menyiapkan rencana jangka panjang
maupun janga pendek dan menyiapakan anggaran setiap tahunnya untuk keperluan pemeliharaan hardware, software, training,
maintenance dan lain-lain.
e. Siklus Pengolahan Data
Suatu proses pengolahan data terdiri dari 3 tiga tahap dasar yang disebut dengan siklus pengolahan data data processing cycle, yaitu input, processing
dan output.
Gambar 1. 1 Siklus Pengolahan Data Hartono, 2004 : 344
Tiga tahap dasar dari siklus pengolahan data tersebut dapat dikembangkan lebih lanjut. Siklus pengolahan data yang dikembangkan dapat ditambahkan tiga
atau lebih tahapan lagi, yaitu organization, storage dan distribution.
INPUT PROCESSING
OUTPUT
Gambar 1. 2 Siklus pengolahan data yang dikembangkan Hartono, 2004 : 346
Organization, tahap ini berhubungan dengan proses dari pengumpulan data yang biasanya merupakan proses pencatatan recording data ke dokumen dasar.
Input, tahap ini merupakan proses pengolahan dari data yang sudah
dimasukkan yang dilakukan oleh alat pemproses, yang dapat berupa proses menghitung, membandingkan, mengurutkan, mengendalikan atau mencari di
storage.
Output, tahap ini merupakan proses menghasilkan output dari hasil pengolahan
data ke alat output yaitu berupa informasi.
Distribution, tahap ini merupakan proses dari distribusi output diberikan
kepada pihak yang berhak dan membutuhkan informasi.
Storage, tahap ini merupakan proses perekaman dari distribusi pengolahan ke
simpanan luar. Hasil dari pengolahan yang disimpan di storage dapat dipergunakan sebagai bahan input untuk proses selanjutnya.
INPUT PROCESSING
STORAGE OUTPUT
DISTRIBUTION ORGANIZATION
Sedangkan menurut Drs. Erwan Arbie 1987 : 104-108 langkah-langkah pengoperasian dalam pengelolahan data adalah sebagai berikut;
1. Pengumpulan Capturing.
Mengumpulkan data dengan penelitian , pemeriksaan, keterangan-keterangan masih merupakan datafakta. Oleh karena datafakta itu sifatnya masih baku
belumlah disebut informasi. Misalnya Formulir kepegawaian, atau Formulir pembuatan kartu keluargaKTP.
2. Memilih Data Verifying.
Gunanya untuk melihat faktadata yang dikumpulkan itu benar-benar sesuai dengan kebenaran dengan perkataan lain apakah data yang disampaikan itu
hanya dikarang-karang saja atau benar-benar diambil dari lapangan. Operasi ini menunjukkan pengecekkan dan pengesahan data dan untuk menjamin agar
data tersebut dapat diperoleh dengan cepat,dicatat cermat. 3.
Pengelompokkan Data Classifying Data yang telah dikumpulkan dalam beberapa kelompok sesuai dengan
keinginan yang memerlukan data. Dalam langkah ini menempatkan unsur- unsur pada kategori khusus yang memberikan arti bagi sipemakai. Misalnya,
pengelompkkan data berdasarkan jenis kelamin, pengelompokkan data berdasarkan agamasukuumur.
4. Penyusunan Sorting
Menempatkan unsur-unsur data dalam urutan-urutan atau rangkaian- rangkaian khusus disesuaikan dengan kebutuhan sipemakai. Misalnya
pengurutan data berdasarkan umur dapat dilakukan dari yang termuda hingga yang tertua dan sebaliknya.
5. Menyingkat Sumarizing
Mengakumulasikan data dalam bentuk matematika cara pengumpulannya dibedakan dengan cara pertama menunjukkan spesifikasi perhitungan atau
angka-angkadata dan cara kedua. 6.
Mengalkulasikan Calculating Memberi nilai kepada data-data yang dimulai dari langkah 5 tadi.
7. Penyimpanan Storing
Menempatkan data pada alat-alat penyipanan apakah berupa daftar kertas, file, atau micro film yang dapat disimpan dan dipelihara sebaik mungkin dan
dilihat serta diambil kembali pada saat diperlukan. 8.
Pengembalian Kembali Retreiving Mengambil keterangan kembali dari arsip Storing bila informasi tersebut
masih segartidak usang agar dapat dipakai sebagai informasi. Langkah ini mengandung pencarian sampai diketemukannya dan mendapatkan tambahan
bagi unsur-unsur data khusus dari media dimana data-data itu disimpan. 9.
Memperbanyak Reproducing Menciptakan kembali, yaitu memperbanyak informasi yang disimpan itu,
dengan maksud dibagikan kepada yang berkepentingan, agar tidak hilang masternya.
10. Mengkomunikasikan Communicating
Menggambarkan informasi yang tersimpan kepada sipemakai informasi itu. Dengan perkataan lain, sebagai cara memindahkan sesuatu tempat ke tempat
lain. Itu dapat berlangsung pada beberapa hubungan dalam data Processing Cycle.
Tujuan akhir dari padapemrosesan data adalah untuk menyampaikan informasi kepada sipemakai yang dituju dengan data informasi yang relevant dan
berguna bagi sipemakai.
f Tujuan dan Keuntungan Penerapan Sistem Komputerisasi
Adapun tujuan dari penerapan sistem komputerisasi menurut Sedarmayanti 2001 : 69 sebagai berikut :
1 Dapat meningkatkan efektivitas dan efesiensi kerja dalam rangka
menunjang kegiatan organisasi. 2
Menunjang pengelolaan informasi secara terpadu. 3
Dapat menyimpan data dan informasi lebih baik, aman, rapi dan dapat menghemat ruangan.
Sedangkan keuntungan diterapkan sistem komputerisasi menurut Zulkifli Amsyah 2003 : 130, antara lain adalah sebagai berikut :
1 Efektivitas dan efesiensi lebih tinggi.
2 Pengawasan kegiatan dapat dilakukan lebih tertib.
3 Biaya lebih rendah.
4 Kesalahan lebih sedikit.
5 Meningkatkan pelayanan pelanggan.
6 Memudahkan perencanaan dan pengorganisasian kegiatan operasional
dan distribusi. 7
Keputusan yang berdasarkan informasi akan lebih mudah dibuat. 8
Mengurangi pemakaian ketatausahaan
2. Efektivitas Kerja a
