47
Unggulan beasiswa Terpadu BEST tentang analisis penerapan fungsi-fungsi manajemen. Sistem tersebut memerlukan:
1. Perencanaan planning
Setiap kegiatan apapun tujuannya hanya dapat berjalan secara efektif dan efisien bilamana sebelumnya sudah dipersiapkan dan
direncanakan terlebih dahulu dengan matang. Perencanaan planning adalah suatu usaha yang dilakukan oleh sebuah yayasan, lembaga atau
perusahaan untuk merencanakan kegiatannya selama satu tahun kedepan agar dapat terarah dan terprogram dengan baik kegiatannya selama satu
tahun kedepan. Demikian pula usaha YBHE dalam meningkatkan perencanaan untuk program BEST agar lebih baik dan terencana seluruh
kegiatan yang akan diadakan. Perencanaan yang dilakukan untuk program BEST di YBHE
adalah meningkatkan kualitas belajar siswa dan meningkatkan prestasi pelajar, selain itu perencanaan yang dilakukan untuk penerimaan anggota
baru program BEST tahun 2010 ini akan dilakukan perencanaan yang berbeda yaitu menerima siswa SD,SMP dan SMA saja agar dapat
memfokuskan siswa dalam pendalaman materi yang ada disekolah. Jika tahun sebelumnya menerima anggota dari SMK maka mulai tahun ini dan
seterusnya tidak lagi, alasan BEST tidak menerima anggota dengan latarbelakang pendidikan SMK terdiri dari beberapa faktor diantaranya
adalah mata pelajaran siswa SMK sangat berbeda dengan SMA selain itu siswa SMK juga harus mengikuti PKL praktek kerja lapangan atau
48
magang hal tersebut dapat menghambat kehadiran anggota BEST dalam acara pembinaan dan mentoring yang dilakukan setiap pekan pertama dan
ketiga. Perencanaan lain yang akan dilakukan oleh BEST YBHE adalah membimbing dan membantu anggota BEST dalam menyelesaikan materi
atau tugas dari sekolah. Dari analisa tentang perencanaan yang terjadi untuk program
unggulan BEST di YBHE, dapat disimpulkan bahwa perencanaan yang terdapat di YBHE untuk program unggulan BEST sudah dilaksanakan
dengan baik. Setiap program acara dan kegiatan yang akan diadakan oleh BEST telah direncanakan terlebih dahulu. Setiap kegiatan yang akan
diadakan telah disesuaikan dengan perencanaan yang telah ditetapkan. a.
Perkiraan forecasting Perkiraan adalah suatu tindakan yang dilakukan dengan dasar
persangkaan, dugaan, perasaan hati, taksiran atau perhitungan yang dilakukan secara belum tepat.
Langkah pertama yang dilakukan oleh Yayasan Baitul Hikmah Elnusa YBHE dalam menjalankan program unggulan beasiswa
terpadu BEST adalah melakukan perkiraan forecasting terhadap program BEST tersebut. Perkiraan yang dilakukan adalah
memperkirakan seluruh kegiatan yang akan dilakukan dalam kurun waktu satu tahun mendatang. Perkiraan-perkiraan tersebut meliputi
segala hal yang berhubungan dengan perencanaan diantaranya menentukan perkiraan anggaran yang akan dikeluarkan selama satu
49
tahun untuk program BEST ini yang telah dirinci dengan baik dan telah dibuat laporan keuangan agar terlihat jelas pengeluaran dan
pemasukan yang terjadi setiap bulannya. Didalam laporan keuangan berisi tentang pengeluaran yang dibutuhkan setiap bulan dengan
memperkirakan uang yang keluar untuk pemberian beasiswa kepada peserta tingkat SD, SMP dan SMA. Pemberian santunan untuk yatim
Yogyakarta, administrasi, acara dan publikasi. Perkiraan selanjutnya anggaran biaya untuk insentif gaji pokok para pendamping program
sebanyak empat orang, biaya konsumsi untuk pertemuan dalam acara pembinaan sebanyak 120 bungkus dan untuk biaya pembuatan buletin
BEST. Perkiraan jadwal kegiatan yang akan dilakukan juga penting
untuk dilaksanakan agar lebih memudahkan para pendamping program untuk melaksanakan kegiatan pembinaan dan mentoring yang
dilaksanakan setiap minggu pertama dan minggu ketiga setiap bulanya. Perkiraan jadwal kegiatan yang telah dibuat adalah membuat jadwal
kegiatan pembinaan dan mentoring secara terperinci dengan uraian sebagai berikut:
09.00-09.10 Pembukaan 09.10-10.30 Membaca ayat suci al Qur’an yang dibaca oleh setiap
peserta BEST secara bergantian sebanyak 5-10 ayat setiap orang 10.35-11.00 Menyetor mutabaah harian kepada para pendamping
program kemudian akan dinilai oleh pendamping tersebut
50
11.00-11.40 Pendamping memberikan materi dalam bentuk ceramah kepada peserta BEST
11.45-12.00 Penutup dan do’a 12.00-12.15 Sholat dhuhur berjamaah
12.20 Peserta pulang kerumah masing-masing Dari perkiraan yang telah diuraikan diatas dapat disimpulkan
bahwa untuk program BEST di YBHE telah melakukan perkiraan yang baik, disesuaikan dengan perkiraan yang telah ditentukan dan
dijabarkan diatas. Setiap perkiraan kegiatan yang akan dilakukan oleh BEST telah melalui perkiraan yang telah ditentukan.
b. Tujuan objective
Tujuan adalah segala sesuatu yang menjadi arah akhir yang akan dituju oleh organisasi dengan memanfaatkan rencana satu kali
pakai dan rencana yang terus menerus dipakai. Setelah melakukan tindakan perkiraan, langkah selanjutnya
dalam kegiatan perencanaan adalah menentukan tujuan. BEST YBHE telah memiliki tujuan yang akan dicapai. Tujuan dari program
beasiswa terpadu BEST di YBHE ini adalah mewujudkan siswa yang berakhlakul karimah, cerdas dan terampil. Untuk mewujudkan hal
tersebut para pengurus BEST YBHE telah melakukan beberapa cara diantaranya selalu mengingatkan para peserta BEST untuk selalu
berbuat baik dimanapun berada, berakhlak yang baik, ramah dan sopan setiap bertemu dengan orang lain baik yang sudah dikenal maupun
51
yang belum dikenal, dan berperilaku baik. Serta mengingatkan para peserta untuk rajin belajar, membantu peserta dalam menghadapi
kesulitan belajar disekolah dengan cara mendampingi belajar diakhir acara pembinaan dan mentoring yang dilakukan, mengajarkan para
peserta untuk terampil dan menggali potensi yang terdapat dalam dirinya untuk memperoleh kreatifitas berdasarkan potensi yang
dimiliki tersebut. Agar siap untuk mewujudkan cita-cita yang akan diraihnya.
Dengan adanya program ini diharapkan dapat membantu para pelajar yang kurang mampu dan berprestasi untuk dapat melanjutkan
pendidikan kejenjang yang lebih tinggi. Dari uraian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa untuk
program BEST YBHE telah memiliki tujuan yang baik. Tujuan sangat penting untuk dilakukan dalam mewujudkan program unggulan BEST
karena dengan adanya tujuan yang jelas lebih memudahkan para pengurus BEST dalam melaksanakan kegiatannya. Dengan adanya
tujuan yang jelas dapat menentukan arah yang harus dijalankan dalam mewujdkan program BEST agar dapat terlaksana dengan baik.
c. Kebijakan policy
Kebijakan adalah suatu pernyataan atau pengertian untuk menyalurkan pikiran dalam mengambil keputusan terhadap tindakan-
tindakan untuk mencapai tujuan.
52
Kebijakan yang dilakukan oleh BEST YBHE dalam melakukan setiap kegiatan yang akan dilakukan adalah memberikan kebijakan
kepada para pendamping program pengurus BEST yang melakukan kesalahan dalam melaksanakan pekerjaannya, dengan cara
menegurnya secara sopan dan bertanya kenapa orang tersebut bisa salah mengerjakan tugasnya serta memberikan waktu kepadanya untuk
memperbaiki kesalahannya. Kebijakan yang diberikan oleh koordinator kepada para pendamping program adalah dengan cara
melakukan kesepakatan kepada setiap pengurus sebelum memulai suatu kegiatan yaitu menentukan batas waktu kepada pendamping
program dalam mengerjakan tugasnya. Tugas yang dikerjakan adalah menyusun jadwal kegiatan acara pembinaan satu tahun mendatang,
merinci anggaran biaya yang dikeluarkan untuk program BEST, mendata jumlah peserta BEST berdasarkan umur, pendidikan,
pekerjaan, tempat tanggal lahir dan lain-lain. Menegur setiap pendamping program pengurus BEST yang
datang terlambat dalam acara pembinaan yang diadakan setiap minggu pertama dan minggu ketiga setiap bulannya dengan cara memberikan
sanksi kepada pendamping program yang datang terlambat tersebut sesuai dengan kesepakatan yang telah dibuat sebelumya dan memberi
peringatan apabila datang terlambat selama dua kali pertemuan berturut-turut yaitu dengan cara memberikan surat perintah kepada
orang tersebut agar tidak melakukan kesalahannya lagi.
53
Kebijakan yang dilakukan oleh BEST YBHE dalam menerima anggota atau peserta BEST yang baru untuk periode tahun 20092010
adalah sebanyak 56 peserta yang terdiri dari 8 siswa SD, 11 siswa SMP dan 37 siswa SMA. BEST lebih banyak menerima peserta
dengan tingkat pendidikan SMA karena para pelajar SMA lebih banyak membutuhkan biaya untuk keperluan sekolahnya. Oleh karena
itu, BEST lebih banyak menerima peserta SMA. Dari uraian mengenai kebijakan yang dilakukan oleh BEST
YBHE dapat ditarik kesimpulan bahwa untuk program BEST telah melakukan kebijakan dengan baik. Hal tersebut dapat dibuktikan
bahwa kepada para pendamping program dan peserta BEST telah dilakukan kebijakan.
d. Program programming
Program adalah rencana sekali pakai yang meliputi serangkaian kegiatan dan berisi langkah untuk mencapai tujuan.
Program Unggulan Beasiswa Terpadu BEST merupakan program unggulan yang telah diadakan di YBHE yang telah berdiri
selama empat tahun. Program ini mendapatkan dukungan yang sangat besar dari masyarakat sekitar Cilandak dan juga mendapatkan
dorongan kuat dari para donatur tetap yang telah menyumbangkan dana setiap bulan untuk program BEST di YBHE ini.
Program BEST merupakan program unggulan kedua yang dimiliki oleh Yayasan Baitul Hikmah Elnusa YBHE setelah program
54
pengembangan kemandirian masyarakat P2KM. Program ini pada prinsipnya adalah program beasiswa prestasi untuk pelajar dari
kalangan keluarga kurang mampu. Beasiswa yang diberikan merupakan apresiasi atas prestasi belajar yang telah dicapai siswa.
Selain memberikan apresiasi, program ini juga menyuguhkan metode pendidikan karakter bagi pesertanya. Beberapa aktifitas pendidikan
karakter peserta yang diimplementasikan dalam program BEST diantaranya adalah bimbingan keagamaan, out bond training, ESQ
training, kursus bahasa inggris, dan try out test. Kegiatan yang dilakukan adalah kegiatan mentoring dan
pembinaan yang diberikan oleh para pendamping program kepada para anggota program unggulan beasiswa terpadu BEST, kegiatan ini
dilaksanakan pada minggu pertama dan minggu ketiga setiap bulan, dilaksanakan di Masjid Baitul Hikmah Elnusa. Jumlah anggota yang
terdaftar adalah sebanyak 56 orang untuk periode tahun 20092010 dengan kategori yatim, dhuafa dan pelajar berprestasi. Program BEST
yang dilaksanakan di YBHE ini akan terus dikembangkan karena sangat berguna untuk para pelajar berprestasi namun kurang mampu
dan dapat memotivasi para peserta BEST untuk belajar lebih giat. Dari uraian tentang program diatas dapat ditarik kesimpulan
bahwa BEST YBHE telah melakukan programnya dengan baik dan dapat dipertanggungjawabkan.
55
e. Jadwal schedule
Jadwal adalah pembagian waktu berdasarkan rencana pengaturan urutan kerja, daftar atau tabel kegiatan atau rencana
kegiatan dengan pebagian waktu pelaksanaan yang terperinci. Program Unggulan Beasiswa Terpadu BEST di Yayasan
Baitul Hikmah Elnusa YBHE telah memiliki jadwal yang jelas dan pasti dalam melakukan kegiatan yang diadakan setiap pekan pertama
dan pekan ketiga setiap bulan. Kegiatan yang dilakukan adalah kegiatan pembinaan dan mentoring yang diadakan di Masjid Baitul
Hikmah setiap hari minggu pada pekan pertama dan pekan ketiga dilaksanakan pada pukul 09.00 sampai dengan pukul 12.00. Jadwal
yang telah dibuat untuk program unggulan BEST di YBHE adalah sebagai berikut:
09.00-09.10 Pembukaan 09.10-10.30 Membaca ayat suci al Qur’an yang dibaca oleh setiap
peserta BEST secara bergantian sebanyak 5-10 ayat setiap orang. 10.35-11.00 Menyetor mutaba’ah harian kepada para pendamping
program kemudian akan dinilai oleh pendamping tersebut. 11.00-11.40 Pendamping program memberikan materi dalam bentuk
ceramah kepada peserta BEST 11.45-12.00 Istirahat dan persiapan shalat dhuhur
12.00-12.15 Sholat dhuhur berjamaah
56
12.20-12.50 Konsultasi tentang pelajaran disekolah jika mengalami kesulitan akan dibantu oleh para pendamping program serta membantu
belajar apabila ada peserta yang akan melaksanakan ujian disekolah. 12.55 Setelah semua rangkaian acara selesai peserta dipersilahkan
untuk pulang kerumah masing-masing. Jadwal kegiatan yang telah dibuat untuk program BEST
tersebut telah melalui kesepakatan bersama koordinator BEST dan para pendamping program, jadwal tersebut dapat berubah sewaktu-
waktu sesuai dengan kondisi yang terdapat dalam acara pembinaan dan mentoring yang telah dilaksanakan.
Program BEST ini sangat penting untuk selalu dikembangkan dan ditingkatkan karena sangat membantu untuk para pelajar yang
kurang mampu dan berprestasi untuk dapat melanjutkan pendidikan ke jenjang yang lebih tinggi bahkan sampai perguruan tinggi.
Dari uraian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa untuk program BEST, YBHE telah membuat jadwal yang baik dan telah
disesuaikan dengan setiap kegiatan yang akan dilakukan. f.
Prosedur procedure Prosedur adalah serangkaian perintah yang terperinci untuk
menjalankan kegiatan yang berurutan yang sering atau biasa terjadi dalam suatu lembaga atau yayasan yang harus dikelola dengan baik.
Prosedur yang dilakukan oleh BEST YBHE telah dilakukan dengan cara merangkai setiap perintah yang diberikan oleh koordinator
57
dan melaksanakan perintah itu dengan baik untuk dapat memajukan program unggulan BEST. Setiap kegiatan yang dilakukan telah
dilaksanakan dengan terperinci sesuai dengan prosedur yang telah ada. Prosedur yang telah ada untuk program beasiswa terpadu
BEST ini adalah memenuhi persyaratan yang telah ditentukan jika ingin menjadi anggota BEST, dengan syarat memenuhi kriteria sebagai
anggota BEST yaitu pelajar tingkat SD, SMP dan SMA dengan klasifikasi yatim, dhuafa dan berprestasi disekolah. Dapat menjalankan
setiap program yang dilaksanakan dengan baik yaitu acara pembinaan dan mentoring keagamaan yang dilakukan setiap minggu pertama dan
ketiga setiap bulan, out bond training yang dilaksanakan pada saat libur sekolah, ESQ training, kursus bahasa inggris, dan try out test.
Berperilaku sopan dan ramah kepada setiap orang dan dapat menjaga nama baik YBHE.
Dari uraian tentang prosedur diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa program BEST yang diadakan di YBHE telah melakukan
prosedur yang baik dan sesuai dengan program kegiatan yang akan dilakukan.
g. Anggaran budget
Anggaran merupakan kumpulan angka-angka yang akan dicapai oleh perusahaan
BEST YBHE telah melakukan penganggaran budget yang telah dirinci dalam laporan keuangan. Setiap tahun BEST YBHE
58
mengadakan rapat untuk menentukan anggaran biaya yang akan dikeluarkan selama satu tahun mendatang dan dirinci untuk apa saja
dana yang dikeluarkan setiap bulan sesuai dengan kegiatan yang telah disepakati pada rapat yang membahas tentang rencana kegiatan
didalam laporan keuangan berisi tentang pengeluaran yang dibutuhkan setiap bulan dengan memperkirakan uang yang keluar untuk
pemberian beasiswa kepada peserta tingkat SD, SMP dan SMA. Pemberian santunan untuk yatim Yogyakarta, administrasi, acara dan
publikasi serta menyiapkan dana lebih untuk kegiatan yang tidak terduga, misalnya untuk menjenguk anggota BEST yang sakit, infak
untuk anggota BEST yang terkena musibah, dan keperluan lain yang tidak terduga.
Dengan uraian tentang laporan realisasi keuangan untuk program beasiswa terpadu BEST untuk tahun 2009 adalah:
1 Beasiswa peserta BEST Rp 6,985,000,-
2 Beasiswa yatim Jogjakarta Rp 375,000,-
3 Administrasi, acara, publikasi Rp 250,000,-
4 Insentif pendamping program 4 orang Rp 550.000 = Rp
2,200,000,- 5
Konsumsi untuk pertemuan BEST Rp 4.000x60x2 = Rp 480,000,-
6 Buletin BEST Rp 100,000,-
7 Biaya tak terduga Rp 200,000,-
59
Setiap bulan jumlah yang harus dikeluarkan adalah sebesar Rp 10,590,000,-
Anggaran biaya untuk program basiswa terpadu BEST berasal dari dana zakat yang berasal dari zakat yang dikeluarkan oleh
para karyawan Elnusa setiap bulan kemudian dikumpulkan oleh pengurus YBHE dan digunakan untuk keperluan mengembangkan
program yang terdapat di Yayasan Baitul Hikmah Elnusa YBHE termasuk program unggulan beasiswa terpadu BEST. Selain itu, para
pengurus BEST juga mencari donatur lain dengan cara membuat proposal yang diajukan kepada perusahaan atau perorangan yang
ditunjukkan untuk program BEST.
2. Pengorganisasian organizing
