25
Dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi 2004:54, langkah-langkah pembelian dan pelangganan bahan perpustakaan adalah sebagai berikut :
1. Memeriksa dan melengkapi data bibliografi bahan perpustakaan yang
diusulkan. 2.
Mencocokkan usulan dengan bahan perpustakaan yang dimiliki melaluikatalog perpustakaan atau pangkalan data perpustakaan.
3. Menerima atau menolak usulan.
4. Membuat daftar pesanan beberapa rangkap menurut kebutuhan.
5. Mengirimkan daftar pesanan.
6. Mengarsipkan satu rangkap daftar pesanan.
7. Membayar pesananlangganan.
8. Menyusun laporan pembelian dan pelangganan.
Dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi 2004:54, Prosedur
penerimaan bahan perpustakaan yang dibeli atau dilanggan adalah sebagai berikut:
1. Memeriksa secara teliti bahan perpustakaan yang diterima dan surat
pengantarnya. 2.
Mencocokkan bahan perpustakaan yang diterima dengan arsip pesanan. 3.
Menyisihkan dan mengembalikan bahan perpustakaan yang tidak sesuai dengan pesanan, cacat, atau rusak disertai dengan permintaan penggantian.
4. Menandatangani tanda terima atau faktur dan mengembalikannya kepada
pengirim. 5.
Menandai kepemilikan bahan perpustakaan dengan membubuhkan cap perpustakaan.
6. Membuat berita acara penerimaan.
Dalam melakukan kegiatan pembelian bahan pustaka diperlukan langkah
yang sistematis agar pelaksanaan pembelian dapat terlaksanakan dengan benar sehingga tidak terjadi pemborosan dana.
2.7.2 Pengadaan Bahan Pustaka Melalui Pemesanan
Pengadaan bahan pustaka melalui pemesanan merupakan proses pengadaan yang dilakukan oleh petugas pengadaan untuk memesan buku yang
akan dibeli kepada pihak penerbit atau agen buku. Menurut Yulia 1994:44 cara pemesanan bahan pustaka yaitu:
1. Petugas pengadaan mempersiapkan kartu pemesanan. Kartu pemesanan
dibuat dalam bentuk katalog ini bertujuan untuk memudahkan pengecekan lembaran permintaan.
2. Buat daftar pesanan yang memuat judul-judul pesanan yang diambil dari
kartu pesanan yang disusun menurut abjad pengarang. 3.
Tentukan toko buku terlengkap yang ada di kota dimana perpustakaan berada
Universitas Sumatera Utara
26
4. Daftar pesanan yang telah dibuat, diserahkan keoada petugas toko buku
untuk mendapat layanan. 5.
Lakukan pembayaran dengan uang tunai atau check, sebesar jumlah pembeliannya, dan mintakan bukti pembayaran serta faktur pembeliannya.
6. Beritahu pada pemesanan, bahwa buku-buku yang telah dipesan telah
datang. Permintaan buku yang oleh satu dan lain hal tidak dapat dilaksanakan pemesanannya juga harus diberitahukan kepada pemesannya.
7. Untuk judul-judul yang tidak dapat dibeli dari toko buku tersebut, perlu
dicarikan pada toko lain yang berada dikota tersebut, atau pada toko buku di kota lain yang terdekat.
Adapun pemesanan bahan pustaka melalui penerbit biasanya hanya
dilakukan jika judul-judul yang dibutuhkan benar-benar dikeluarkan oleh penerbit tersebut. Sedangkan pemesanan bahan pustaka melalui agen buku memperoleh
buku-buku dari penerbit dengan potongan harga, dan menyimpannya dalam gudang besar, kemudian menjualnya kepada toko buku dan perpustakaan. Agen
buku memberikan pelayanan yang efisien dan cepat, pustakawan dapat memessan buku dalam berbagai bentuk cetakan.
2.7.3 Pengadaan Bahan Pustaka Melalui Hadiah
Cara lain untuk menambah koleksi perpustakaan adalah melalui hadiah atau sumbangan. Cara ini memang mudah hanya saja perlu diperhitungkan dalam
pengadaan koleksi bahan pustaka hal ini dikarenakan terkadang hadiah yang diberikan tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna atau koleksi sudah kadaluarsa.
Dalam Buku Perpustakaan Perguruan Tinggi 2004:55, dijelaskan bahwa pengadaan bahan pustaka melalui hadiah dapat diperoleh dengan 2 cara:
1. Hadiah Atas Permintaan
Prosedur perolehan hadiah atas permintaan yaitu: a.
Meyusun daftar bahan perpustakaan yang diperlukan. b.
Mengirimkan surat permohonan bahan perpustakaan hadiah dan setelah bahan perpustakaan lain diterima.
c. Memeriksa dan mencocokan daftar kiriman bahan perpustakaan hadiah
dengan surat pengantarnya. d.
Mengirimkan kembali surat pengantar disertai ucapan terima kasih. e.
Mengolah bahan perpustakan hadiah yang diterima seperti pengolahanbahan perpustakaan biasa.
Universitas Sumatera Utara
27
2. Hadiah Tidak Atas Permintaan
Prosedur perolehan hadiah tidak atas permintaan yaitu: a.
Meneliti kiriman bahan perpustakaan hadiah dan mencocokkannya dengan surat pengantarnya
b. Memilih bahan perpustakaan hadiah yang dibutuhkan
c. Menyisihkan bahan perpustakaan hadiah yang tidak diperlukan.
2.7.4 Pengadaan Bahan Pustaka Melalui Tukar menukar
