LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN.docx

LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN SISTEM PENGGAJIAN

DI DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAHRAGA KUDUS

Diajukan untuk memenuhi persyaratan kelulusan mata kuliah Praktek Kerja Lapangan.

Disusun oleh Nama : Wahid Jalalludin A. Nim : 201151279

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA FAKULTAS TEKNIK

UNIVERSITAS MURIA KUDUS 2014

LEMBAR PERSETUJUAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

Nama : Wahid Jalalludin Ahmad

NIM : 2011-51-279

Program Studi : Teknik Informatika

Tempat Pelaksanaan : Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kudus Judul Proposal : Sistem Penggajian di DISDIKPORA Kudus Dilaksanakan : Semester VI TA.2013-2014

Kudus, April 2014 Yang mengusulkan

Wahid Jalalludin A.

Mengetahui

Koordinator Praktek Kerja Lapangan Risky Sari MM,M.Kom

LEMBAR PENGESAHAN PEMBIMBING LAPANGAN PROPOSAL PRAKTEK KERJA LAPANGAN

DI DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAHRAGA KUDUS

Judul

SISTEM PENGGAJIAN

DI DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAHRAGA KUDUS

Proposal ini telah disetujui pada, ….. April 2014

Menyetujui

Mahasiswa PKL Dosen Pembimbing

Wahid Jalalludin Ahmad Anastasya Latybessy,S.Kom,M.Cs

KATA PENGANTAR

Puji syukur saya panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Kuasa yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga laporan praktik kerja lapangan ini dapat terselesaikan dengan judul : “SISTEM PENGOLAHAN GAJI PEGAWAI DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAHRAGA KABUPATEN KUDUS”

Tugas laporan praktik kerja lapangan ini merupakan salah satu syarat untuk menyelesaikan program studi Teknik Informatika S-1 pada Fakultas Teknik Universitas Muria Kudus. Penulis menyadari bahwa laporan ini masih banyak kekurangannya, untuk itu kami meminta maaf yang sebesar-besarnya jika terdapat kata-kata yang salah di dalam penulisan tugas makalah ini. Dan kami juga mengharapkan kritik dan saran dari para pembaca agar kami dapat menyempurnakan tugas Laporan yang telah kami buat ini

Makalah ini dapat diselesaikan dari bantuan beberapa pihak, dalam kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada :

a) Ibu Anastasya Latubessi, S.Kom, M.Kom, selaku Koordinator PKL serta selaku pembimbing yang telah banyak memberikan petunjuk, nasehat, bimbingan, dan arahan hingga terselesaikannya penulisan laporan ini.

b) Pihak Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Kudus yang telah banyak membantu pada saat kami melakukan praktik keja lapangan.

c) Ke dua orang tua dan keluarga saya yang selalu mendukung dan mendoakan saya, sehingga saya dapat menyelesaikan penulisan laporan ini dengan baik..

d) Teman-teman yang telah memberikan saran-saran kepada penulis selama pembuatan laporan ini.

Penulis berharap semoga langkah selanjutnya diridhoi oleh Allah SWT. Akhirnya sebagai penutup penulis berharap semoga Laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini dapat memberikan manfaat.

Kudus,...2014

Wahid Jalalludin Ahmad ABSTRAK

Perkembangan teknologi khususnya komputer pada saat ini mempunyai peranan yang sangat penting dalam kehidupan di masyarakat. Teknologi yang berkembang sesuai tuntutan zaman diharapkan menjadi sarana penunjang untuk menangani permasalahan yang timbul dalam mengelola dan menyelesaikan permasalahan yang ada di perusahaan atau organisasi.

Begitu juga dengan Kantor Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Kudus, diharapkan dapat menyediakan informasi yang tepat dan akurat dalam membuat pengolahan data dan informasi gaji pegawai. Sistem yang sedang berjalan pada Kantor Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Kudus saat ini belum sepenuhnya menggunakan sistem komputerisasi.

Sistem Informasi ini dirancang dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP MySQL. Sistem Informasi ini dirancang sedemikian rupa untuk mempermudah dalam pembuatan laporan gaji yang lebih cepat dan akurat serta menarik. Sistem Informasi ini bersifat dinamis, yaitu berarti bahwa informasi yang diberikan tersebut dapat berubah sewaktu-waktu berdasarkan keadaan yang sedang terjadi.

Sistem Penggajian di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Kudus 1.2 Latar Belakang Masalah

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi pada saat sekarang ini mempunyai peranan yang sangat penting, salah satunya dibidang komputer. Terbukti dengan banyak lembaga/instansi pemerintah yang menggunkan system komputerisasi sebagai alat bantu untuk meningkatkan kreativitas dak aktifitas para pegawai sehingga memiliki skill yang bagus dan menjadikan lembaga ataupun instansi pemerintah memiliki kompetensi tinggi.

Sistem pngolahan data gaji pegawai merupakan kebutuhan yang sangat diperlukan untuk mengetahui daftar gaji pegawai pada Kantor Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Kudus, selain itu dapat mengetahui tunjangan gaji pegawai pada dinas tersebut.

Untuk melakukan data penggajian pada kantor tersebut masih belum menggunakan komputerisasi yang akurat. Perlu di adakan pembenahan yang kompleks dan teratur didalam manajemen penggajian yang lebih baik lagi. Salah satu alat yang dapat digunakan untuk memperbaiki aktivitas penggajian tersebut adalah dengan menciptakan suatu sistem pengolahan data gaji pegawai yang benar – benar efisien dan cepat. Karena hal ini sangat penting untuk menghindari kesalahan sistem pengolahan data gaji yang sangat di inginkan. Gaji pegawai pada Kantor Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Kudus melalui bantuan computer dengan menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic.

Sesuai dengan penelitian dan observasi yang di lakukan di Kantor Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga sistim pengolahan data gaji pegawai masih belum mengunakan komputerisasi dalam pengolahan datanya, sehingga menggakibatkan pemrosesan waktu yang lama dan adanya keterlambatan dalam pembuatan laporan gaji

yang ada di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Kudus.Oleh karena itu penulis sangat tertarik untuk membuat suatu program pengolahan data.

Dari uraian diatas penulis tertarik memilih judul “Sistem Pengolahan Gaji Pegawai pada Kantor Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Kudus”. 1.3 Batasan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan, maka perlu dirumuskan bagaimana membuat rancang bangun sistem informasi “Penggajian pada Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kudus” yang dapat menghasilkan suatu informasi yang cepat, tepat dan akurat.

Berikut adalah batasan masalah yang akan diterapkan pada Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kudus, yaitu :

a. Input data pegawai,

b. Kelola data pegawai, seperti edit, hapus dan tambah data, c. .

1.4 Perumusan Masalah

Sehubungan dengan keterbatasan waktu, biaya, kemampuan penulis dan banyaknya cakupan untuk menghindari kesimpangsiuran dalam penulisan agar judul dan latar belakang dapat dipahami dengan jelas. Maka penulis membatasi ruang lingkup penelitian hanya menyangkut pembuatan program tentang pengolahan data gaji karyawan di Kantor Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Kudus.

1.5 Tujuan Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan

a) Praktek Kerja Lapangan memberi kesempatan kepada mahasiswa untuk mengenal dan mengetahui secara langsung tentang instansi sebagai salah satu penerapan disiplin dan

pengembangan karier. Ketika di lapangan melaksanakan praktek kerja, mahasiswa dapat menilai tentang pengembangan dari ilmu yang mereka miliki.

b) Agar Praktek Kerja Lapangan menjadi media pengaplikasian dari teori yang diperoleh dari bangku kuliah ke tempat kerja.

c) Meningkatkan hubungan kerjasama antara perguruan tinggi dengan instansi . Praktek Kerja Lapangan dapat menjadi media promosi lembaga terhadap institusi kerja. Kualitas lembaga perguruan tinggi dapat terukur dari kualitas para mahasiswa yang melaksanakan praktek kerja lapangan tersebut. Selain itu praktek kerja lapangan juga dapat membantu institusi kerja untuk mendapatkan tenaga kerja akademis yang sesuai dengan kebutuhan tenaga kerja yang dimilikinya.

d) Memperoleh wawasan tentang dunia kerja yang diperoleh di lapangan. Mahasiswa akan merasakan secara langsung perbedaan antara teori di kelas dengan yang ada di lapangan. Praktek Kerja Lapangan sangat membantu mahasiswa dalam meningkatkan pengalaman kerja sehingga dapat menjadi tenaga kerja profesional nantinya.

e) Lebih dapat memahami konsep-konsep non-akademis di dunia kerja. Praktek kerja lapangan akan memberikan pendidikan berupa etika kerja, disiplin, kerja keras, profesionalitas, dan lain-lain.

1.6 Manfaat Praktek Kerja Lapangan a) Bagi Mahasiswa

Mahasiswa mendapatkan keterampilan untuk melaksanakan program kerja pada perusahaan maupun instansi pemerintahan. Melalui praktek kerja lapangan

mahasiswa mendapatkan bentuk pengalaman nyata serta permasalahan yang dihadapi dunia kerja . Selain itu, mahasiswa akan menumbuhkan rasa tanggung jawab profesi di dalam dirinya melalui praktek kerja lapangan.

Institusi dapat memenuhi kebutuhan tenaga kerja lepas yang berwawasan akademi dari praktek kerja lapangan tersebut. Dunia kerja atau institusi kerja tersebut akan memperoleh tenaga kerja yang sesuai dengan bidangnya. Kemudian laporan praktek kerja lapangan dapat dimanfaatkan sebagai salah satu sumber informasi mengenai situasi umum institusi tempat praktek tersebut.

c) Bagi Universitas

Menjalin hubungan antara pihak instansi PKL yang dalam hal ini adalah Dinas Pendidikan Peuda dan Olahrga dengan pihak universitas dalam bidang pendidikan.

1.7 Tinjauan Pustaka

Sistem adalah sebuah tatanan keterpaduan yang terdiri atas sejumlah komponen fungsional yang saling berhubungan untuk memenuhi suatu proses atau pekerjaan tertentu. (Fahansyah, Basis Data, 1999, hal. 9).

Informasi adalah data yang telah diproses atau memiliki arti. (Raymond Mc Leod Jr, Sistem Informasi Manajemen, 1998).

Sistem informasi adalah cara-cara mengolah pekerjaan informasi menggunakan pendekatan sistem yang berdasarkan pada prinsip-prinsip manajemen (Drs. Zulkipli Amsyah, Manajemen Sistem Informasi, Jakarta, 1997, hal. 7).

Microsoft visual basic merupakan bahasa pemograman komputer yang cepat, lengkap dan mudah untuk membuat suatu aplikasi dalam microsoft windows dengan menggunakan metode Grafikal User Inteface (GUI). Visual Basic yang memudahkan pemograman untuk berinteraksi langsung dengan elemen-elemen didalam setiap bentuk pemograman. Aplikasi GUI adalah program yang memungkinkan pemakai komputer berkomunikasi dengan komputer tersebut menggunakan modus atau grafik. (Daryanto, Belajar Komputer Visual Basic, Yrama Widya, 2004).

Metode penelitian adalah cara atau teknik yang sistematis untuk mengerjakan atau menyelesaikan sesuatu. Adapun metodologi penelitian yang digunakan penulis untuk menyelesaikan berbagai permasalahan yang terjadi diatas adalah :

A.Objek Penelitian

Penelitian ini penulis lakukan pada salah satu instansi pemerintah yaitu: a) NamaInstansi : Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Kudus b) Alamat : Jl. Mejobo Mlati Kidul, Kudus (59319)

c) Telepon : 0291 438563 B. Metode Pengumpulan Data

Untuk mendapatkan data yang benar-benar akurat, relevan, valid dan reliable

maka penulis mengumpulkan sumber data dengan cara sebagai berikut:

 Sumber Data Primer

Sumber data primer adalah data yang diperoleh langsung dari instansi baik melalui pengamatan maupun pencatatan terhadap obyek penelitian. Meliputi:

 Observasi

Observasi merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan melalui pengamatan terhadap suatu objek penelitian secara langsung.Observasi dilakukan untuk memperoleh informasi yang terjadi secara nyata. Data yang didapat dari metode ini adalah dapat mengetahui tentang kegiatan yang berlangsung di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kudus.

 Interview

Interview atau wawancara merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan percakapan dengan bentuk tanya jawab secara lisan dengan bagian yang terkait.

 Sumber Data Sekunder

Adalah data yang diambil secara tidak langsung dari objek penelitian.Data ini diperoleh dari buku-buku, dokumentasi, dan literatur- literatur. Sumber data sekunder tersebut meliputi :

 Studi Kepustakaan

Pengumpulan data-data dari buku yang sesuai dengan tema permasalahan.Misalnya pengumpulanteori-teori mengenai analisa

perancangan database, objek, dll. Contoh : Buku “Analisa dan Perancangan Berorientasi Objek” (Sholiq.,2010).

 Studi Dokumentasi

Pengumpulan data literatur-literatur dan dokumentasi didapatkan dari internet dan sumber informasi lainnya.

C.Metode Rekayasa Perangkat Lunak

Konsep yang diterapkan dalam tahap Perencanaan adalah dengan model waterfall yang dijabarkan sebagai berikut :

 Pendefinisian Masalah

Pada tahap ini, analisis mendefinisikan masalah yang dihadapi dalam perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Gaji Pegawai Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Kudus.

 Analisis Kebutuhan

Analisis harus mengidentifikasi seluruh kebutuhan yang harus dipenuhi untuk perancanganSistem Informasi Pengelolaan Gaji Pegawai Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Kudus.

 Merancang Konsep

Analisis bekerja sama dengan instansi terkait dalam perancanganSistem Informasi Pengelolaan Gaji Pegawai Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Kudus.

 Merancang Model

Pemodelan yang akan digunakan dalam merancang aplikasi ini adalah permodelan dengan menggunakan UML dimana diagram yang akan dipakai adalah Use Case Diagram, Class Diagram, State Chart Diagram, Activity Diagram, Sequence Diagram.

Fungsi pengetesan adalah untuk memastikan hasil aplikasi pembuatan perancanganSistem Informasi Pengelolaan Gaji pegawai Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Kudus.

1.9 Jadwal Kegiatan

Kegiatan Bulan

Januari Februari Maret April Mei Juni Juli Pelaksanaan

PKL Persiapan

proposal PKL Pengajuan

BAB I Pengajuan

BAB II Pengajuan

BAB III Pengajuan

BAB IV Pengajuan

BAB V Seminar Keterangan :

Pelaksanaan PKL : Pada bab ini menjelaskan tentang pelaksanaan PKL yang dilakukan pada 28 Januari 2014 sampai dengan 28 Pebruari 2014 di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Kudus.

Persiapan Proposal PKL : Dalam kurun waktu 1 bulan, penulis mencari judul untuk laporan PKL dan mempersiapkan bahan untuk pembuatan proposal.

Proposal Laporan PKL : Disusun mulai tanggal 1 Maret 2014 sampai dengan 5 Maret 2014 sebagai syarat untuk pembuatan Laporan PKL.

BAB I : Pada bab ini dilakukan penyusunan latar belakang masalah, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan kerja praktek, manfaat, tinjauan pustaka, serta metode penelitian.

BAB II : Pada bab ini penyusunan landasan teori.

BAB III : Pada bab ini memberikan uraian tinjauan umum objek penelitian yang menguraikan sejarah singkat berdirinya instansi, struktur organisasi, serta hal-hal yang berkenaan dengan pokok masalah yang dibahas penulis.

BAB IV :Pada bab ini memberikan uraian mengenai analisa dan perancangan sistem.

BAB V : Pada bab ini berisi implementasi sistem yang akan diterapkan diperusahaan.

BAB VI : Pada bab ini berisi hasil pengumpulan data yang berupa kesimpulan dan saran.

Seminar : Mahasiswa mempresentasikan hasil laporan PKL kepada penguji dan mahasiswa lain.

1.10 Daftar Pustaka

Jakarta: PT. Elex Media Komputindo , Kelompok Gramedia, Anggota IKAPI. Abdul Kadir. 2002. Dasar Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP. Yogyakarta: Andi.

Fahansyah. 1999. Basis Data, hal. 9

Hakim Lukmanul dan Uus Musalini. 2004. Cara Cerdas Menguasai Layout, Desain dan Aplikasi Web. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo.

Jogiyanto. 2005. Analisis & Desain Sistem Informasi. Edisi III. Yogyakarta: Penerbit ANDI

Onong, E, U. 1981. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta : Penerbit CV. Mandar Maju

Yuswanto. 2003. Pemograman client-server Microsoft visual basic 6.0. Prestasi Pustaka

BAB II PROFIL INSTANSI

2.1 Sejarah Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kab. Kudus

Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Kudus merupakan unsur pelaksana tugas dan sekolah dasar di kecamatan yang berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada kabupaten. Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Kudus di pimpin oleh Bpk. SUHARTO, S.Pd,M.Pd

Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Kudus atau Unit Pelaksana Teknis pendidikan Kabupaten Kudus berdiri bersama-sama dengan unit pelaksana teknis pendidikan kecamatan lain di Kabupaten Kudus, berdasarkan peraturan Bupati Kudus nomor 3 Tahun 2009, tercatat dalam berita daerah Kabupaten Kudus Tahun 2009 nomor 3. Unit Pelaksana Teknis yang di maksud, nama lengkapnya adalah “Unit Pelaksana Tekhnis Dinas Pendidikan”, Pemuda dan

Olahraga di bidang pengelolaan pendidikan Pra sekolah dan sekolah dasar di kecamatan yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada kepala Dinas pendidikan, pemuda dan olahraga.

Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kab. Kudus juga menerima Pelatihan Kerja Lapangan dari tingkat sekolah sampai ketingkatan Universitas di kudus, seperti: Universitas Muria Kudus dll. Dan dulu sebelum Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Kudus di bangun ruang perencanaan ditempatkan utara karena ruangannya tidak menyukupi.

Kepala Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Kudus mempunyai tugas melaksanakan tugas Dinas Pendidikan,Pemuda,dan Olah Raga dibidang Pengelolaan pra sekolah dan sekolah dasar dikecamatan. Tata usaha tugasnya untuk melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan,koordinasi,pembinaan,dan pengendalian,dibidang perencanaan,evaluasi keuangan,umum,dan kepegawaian, sedangkan kelompok jabatan fungsional mempunyai tugas sesuai dengan jabatan fungsional masing-masing berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku dalam menunjang tugas Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Kudus

2.2 Visi, Misi dan Tujuan 2.2.1 Visi

Terwujudnya Pendidikan yang Unggul, Kreatif dan Religius. 2.2.2 Misi

1. Meningkatnya ketersediaan dan keterjangkauan layanan pendidikan 2. Meningkatnya kualitas pendidik dan tenaga kependidikan

3. Mewujudkan terselenggaranya proses pembelajaran kreatif, inovatif dan berakhlak mulia 4. Meningkatkan kualitas SDM pendidikan yang handal berakhlak mulia dan profesional 5. Memberdayakan seluruh potensi masyarakat dalam program peningkatan mutu

pendidikan

6. Memberikan pelayanan pendidikan yang berkualitas melalui jalur sekolah dan luar sekolah pada semua jenjang pendidikan seadil - adilnya

1. Tersedia dan terjangkaunya layanan pendidikan formal, informal dan nonformal di setiap kecamatan

2. Meningkatnya kualitas pendidik dan tenaga kependidikan 3. Meningkatnya kualitas hasil belajar dan lulusan

4. Meningkatnya kepuasan masyarakat dalam layanan pendidikan 5. Tumbuhnya SDM yang kreatif

2.3 Deskripsi Pekerjaan

Deskripsi pekerjaan yang dilakukan selama Praktek Kerja Lapangan di Kantor Dinas Pendidikan Pemuda dan olahraga Kabupaten Kudus adalah merancang sistem baru, yaitu sistem informasi penggajian pegawai, yang menangani hal berikut:

a. Input data pegawai.

b. Kelola data pegawai, seperti edit, hapus dan tambah data.

c. Pengolahan data penggajian pegawai seperti data pegawai, data golongan pegawai, dan data gaji utama.

d. Pengelolaan data penggajian kepegawaian, yang dapat menghasilkan suatu informasi. Deskripsi pekerjaan yang dilakukan sesuai dengan kesepakatan antara peserta Praktek Kerja Lapangan dengan pihak kantor dinas pendidikan pemuda dan olahraga.

2.4 Jadwal Kerja

Deskripsi pekerjaan yang dilakukan selama Praktek Kerja Lapangan di Kantor Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga adalah menganalisa dan merancang sistem informasi gaji pegawai secara umum, kegiatan yang dilakukan selama Praktek Kerja Lapangan adalah sebagai berikut :

a. Minggu pertama :

1. Pengenalan lingkungan kerja. 2. Pengenalan tehadap situasi kerja. 3. Penyesuaian terhadap kinerja pegawai. 4. Menganalisis sistem yang digunakan. b. Minggu kedua

1. Menganalisis sistem lama 2. Merancang sistem baru.

3. Eksplorasi teknologi yang akan digunakan dalam pengembangan sistem baru. 4. Pembuatan diagram-diagram analisis.

c. Minggu ketiga

1. Perancangan prototipe antarmuka. 2. Perancangan prototipe output interface.

3. Penyusunan use case dan skenario sistem baru. d. Minggu keempat

1. Menyusun pelaporan sistem baru. 2. Pembuatan laporan hasil sistem baru. 3. Penyerahan laporan tentang sistem baru.

BAB. III LANDASAN TEORI 3.1 Pengertian Sistem

Sistem dapat didefinisikan menjadi dua kelompok pendekatan yaitu pendekatan yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya. Pendekatan yang lebih menekankan pada prosedur didefinisikan sebagai berikut:

Menurut Jogiyanto (2001:15 ) “sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul, bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.”

Sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya didefinisikan sebagai berikut:

Menurut Jogiyanto (2001:1 ) ”sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu”.

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, artinya saling bekerjasana membentuk satu kesatuan yang tidak dapat berdiri sendiri untuk mencapai tujuan atau sasaran sistem, suatu sistem bagaimanapun kecilnya selalu mengandung komponen-komponennya yang dapat berupa subsistem-subsistem atau bagian-bagian suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses siten secara keseluruhan.

3.2 Pengertian Informasi

Informasi sangat penting didalam suatu organisasi, bagi manajer informasi yang diterimanya akan sangat bermanfaat untuk membantu daklam hal pengambilan keputusan. Informasi dapat didefinisikan sebagai berikut:

Menurut Jogiyanto (2001:8 ) ”Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya”.

Sumber informasi adalah data. Data adalah sekumpulan kejadian yang diangkat dari suatu kenyataan yang belu dievaluasi. Data dapat terbentuk dari karakter yang berupa sistem, angka maupun simbol-simbol khusus atau gabungan dari keduamya yang menggambarkan suatu ide, objek, kondisi atau situasi tertentu.

3.3 Pengertian Sistem Informasi

Menurut Jogiyanto (2001:11 ) “sistem informasi adalah suatu system di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategis dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”.

3.4 Pengertian Kepegawaian

Menurut Wursanto (2001 : 3) dalam bukunya Manajemen Kepegawaian I, yang dimaksud dengan kepegawaian adalah: “Seluruh kegiatan yang berhubungan dengan kepentingan pegawai. Sesuai dengan pengertian tersebut, bagian kepegawaian adalah segala hal mengenai kedudukan, kewajiban, hak, dan pembinaan pegawai.

Sistem informasi penggajian pegawai pegawai ini berfungsi untuk menunjang pelaksanaan fungsi dari suatu unit dalam instansi tersebut untuk menjalankan kegiatan yang berhubungan dengan data penggajian pegawai agar data tidak salah dan keliru.

3.5 Pengertian Penggajian

Penggajian berasal dari kata dasar gaji yang berarti suatu bentuk balas jasa ataupun penghargaan yang diberikan secara teratur kepada seorang pegawai atas jasa dan hasil kerjanya. Gaji Sering disebut juga sebagai upah, dimana keduanya merupakan suatu bentuk kompensasi, yakni imbalan jasa yang diberikan secara teratur atas prestasi kerja yang diberikan kepada seorang pegawai. Perbedaan gaji dan upah hanya terletak pada kuatnya ikatan kerja dan jangka waktu penerimaannya. Seseorang menerima gaji apabila ikatan kerjanya kuat, sedang seseorang menerima upah apabila ikatan kerjanya kurang kuat. Dilihat dari jangka waktu penerimaannya, gaji pada umumnya diberikan pada setiap akhir bulan, sedang upah diberikan pada setiap hari ataupun setiap minggu. Dalam hal ini, pengertian gaji untuk seterusnya disebut sebagai gaji pokok.

Besarnya gaji pokok yang diberikan kepada seorang karyawan, biasanya terngantung dengan latar belakang pendidikan yang dimiliki, kemampuan maupun pengalaman kerjanya. Tunjangan adalah unsur-unsur balas jasa yang diberikan dalam nilai rupiah secara langsung kepada karyawan individual dan dapat diketahui secara pasti. Tunjangan diberikan kepada karyawan dimaksud agar dapat menimbulkan/meningkatkan semangat kerja dan kegairahan bagi para karyawan (Andi,2008).

Sistem Penggajian merupakan suatu proses yang menentukan tingkat perkembangan, kemajuan, dan kinerja para staf. Tanpa adanya suatu kebijakan yang tepat dalam suatu penggajian, maka akan dapat menimbulkan berbagai masalah seperti:

1. Semangat kerja yang rendah karena adanya system yang tidak stabil

2. Kemarahan dan kegelisahan sebagai akibat adanya struktur penggajian yang tidak adil

3. Prestasi yang rendah dan kurangnya motivasi dalam menyelesaikan suatu pekerjaan

3.6 pengertian sistem informasi penggajian

Definisi sistem informasi penggajian menurut Krismiaji (2005:25), sistem informasi penggajian adalah serangkaian aktifitas bisnis dan kegiatan pengolahan data yang terkait yang berhubungan dengan pengelolaan karyawan perusahaan secara efektif yang terdiri dari input, proses dan menghasilkan output berupa informasi tentang gaji yang bermanfaat bagi perusahaan.

3.7 Pemodelan Data 3.7.1 Data Flow Diagram

Data flow diagram merupakan model dari sistem untuk menggambarkan pembagian sistem ke modul yang lebih kecil (ladjamudin, 2005). Keuntungan menggunakan DFD adalah pemakai atau user yang kurang menguasai bidang komputer dapat mengerti sistem yang akan dikerjakan. Simbol yang dipakai dalam DFD dapat dilihat pada gambar 3.1.

Gambar 3.1 Simbol pada DFD 3.7.1.1 Context Diagram

Context diagram adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Context diagram merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dar sistem. Diagram ini akan memberi gambaran tentang keseluruhan sistem.

3.7.1.2 Diagram Zero (Overview Diagram)

Diagram nol / zero adalah diagram yang menggambarkan proses dari data flow diagam. Diagram zero memberikan pandangan secara menyeluruh mengenai sistem yang ditangani, menunjukkan tentang fungsi – fungsi utama atau proses yang ada, aliran data, dan external entity. Pada level ini sudah digambarkan adanya data store yang digunakan. Untuk proses yang tidak rinci, akan dijelaskan pada level selanjutnya. Keseimbangan input dan output (balancing) antara diagram zero dengan context diagram harus tetap terpelihara.

Diagram rinci adalah diagram yang menguraikan proses apa yang ada dalam diagram zero atau diagram level diatasnya.

3.7.2 Entity Relationship Diagram (ERD)

ERD adalah suatu model jaringan yang menggunakan susunan data yang disimpan dalam sistem secara abstrak (Ladjamudin, 2005). ERD digunakan oleh professional sistem untuk berkomunikasi dengan pemakai eksekutif tingkat tinggi dalam suatu organisasi. Selain itu, ERD memperlihatkan hubungan antar data storepada DFD. ERD mempunya 4 elemen, yaitu :

a. Himpunan entitas (entity), yaitu sesuatu (apa saja) yang ada didalam sistem, nyata maupun abstrak dimana data tersimpan atau dimana terdapat data. Entitas dikelompokkan menjadi empat jenis nama, yaitu orang, benda, lokasi, kejadian (terdapat unsur waktu didalamnya). b. Himpunan relasi (relationship), yaitu hubungan alamiah yang terjadi diantara entitas. c. Atribut, yaitu sifat atau karakteristik dari tiap entitas maupun tiap relationship. d. Garis penghubung (link), yaitu penghubung antar elemen.

Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 3.2.

Gambar 3.2 Elemen ERD

3.8 Sistem Basis Data

Basis data (database) adalah sekumpulan data yang saling terintegrasi satu sama lain dan terorganisais mendasarkan sebuah skema atau struktur tertentu dan tersimpan pada sebuah hardware komputer.4 Basis data tersimpan di perangkat keras, serta dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak.

Penyusunan basis data meliputi proses memasukkan data kedalam media penyimpanan data dan diatur dengan menggunakan perangkat Sistem Manajemen Basis Data (Database Management System DBMS). Manipulasi basis data meliputi pembuatan pernyataan (query)

untuk mendapatkan informasi tertentu, melakukan pembaharuan atau penggantian (update) data, serta pembuatan report data.

3.8 Sistem Perangkat Lunak Yang Digunakan

3.8.1 XAMPP

XAMPP merupakan salah satu paket installasi Apache, PHP dan MySQL instant yang dapat kita gunakan untuk membantu proses installasi ketiga produk tersebut.

3.8.2 MySQL

MySQL adalah sebuah sistem untuk menyimpan data (database). Pada dasarnya database adalah tempat dimana kita akan “menyimpan” data yang dibutuhkan web kita. Dalam sistem informasi komputer database adalah sebuah kumpulan data yang tersusun secara sistematis sehingga akan

memudahkan pengguna untuk mengakses dan mengatur sehingga akan menghasilkan sebuah informasi yang efektif dan efisien.

MySQL pada umumnya digunakan untuk membuat web dengan dukungan PHP dan Web Server Apache, pada proyek akhir ini akan menggunakan database MySQL, dimana MySQL terkenal dengan pengolahan data yang cepat walaupun data record yang dimasukkan dalam jumlah yang banyak.

3.8.3 PHP

PHP (Hypertext Preprocessor) adalah skrip bersifat server-side yang ditambahkan ke dalam HTML. PHP sendiri merupakan singkatan dari Personal Home Page Tools. Skrip ini akan membuat suatu aplikasi dapat diintegrasikan ke dalam HTML sehingga suatu halaman web tidak lagi bersifat statis, namun menjadi bersifat dinamis.

Sifat serverside berarti pengerjaan skrip dilakukan di server, baru kemudian hasilnya dikirim ke browser. Akhir-akhir ini PHP semakin populer banyak digunakan dikarenakan PHP memiliki banyak keunggulan, diantaranya kemudahannya untuk dipelajari, gratis, kecepatan yang dapat diandalkan dan sebagainya.

Macromedia Dreamweaver 8 merupakan alat desain web komprehensif yang disukai oleh para profesional web, tapi cukup mudah untuk web designer awal untuk menggunakan juga. Dreamweaver menggunakan WYSIWYG (apa yang Anda lihat adalah apa yang Anda dapatkan) merancang antar muka yang membuat halaman web semudah mengetik dokumen ke dalam pengolah kata.

Program ini juga menawarkan kemampuan untuk bekerja secara langsung dengan kode halaman web bagi mereka yang nyaman dengan HTML. Intuitif menu, panel dan toolbar memungkinkan pemula dan para pakar untuk menambahkan fitur-fitur canggih ke situs Web mereka dengan mudah.

BAB IV

ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM 4.1 Analisa Sistem

Tahap proses Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai “penguraian dari sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan.

Berdasarkan permasalahan tersebut, maka solusinya adalah dengan merancang dan membangun program aplikasi dengan menggunakan database yang dapat mengolah data secara tepat dan efisien sekaligus mampu memberikan informasi kepada pegawai secara langsung tentang pengolahan data-data pegawai.

Didalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan adalah sebagai berikut:

Identifikasi masalah merupakan langkah awal yang dilakukan dalam analisis sistem. Masalah yang dihadapi oleh kantor dinas pendidikan pemuda dan olahraga dalah sering terjadi kesulitan dalam hal penggajian tidak bias cepat dan efisien.

Sistem informasi penggajian pegawai data tidak disimpan dalam database dan hanya di simpan dalam folder yang tidak beraturan atau di arsip-arsip kepegawaian sehingga dalam melakukan proses pengolahan data masih kurang praktis dan efisien dalam mendukung kelancaran dalam proses pengolahan data pegawai. Penulis mengindentifikasikan penyebab dari masalah-masalah yang terjadi sebagai berikut:

a. Berkas-berkas data penggajian pegawai tidak memiliki keamanan data,

b. Kurang akuratnya data pegawai penggajian lama dengan data penggajian pegawai yang baru. c. Pencarian data penggajian pegawai dan pembuatan laporan memerlukan waktu yang cukup

lama karena sistem ini masih dilakukan secara manual.

d. Pengolahan data-data pegawai seperti kenaikan gaji, kenaikan pangkat, dan absensi masih dilakukan secara manual dengan menggunakan excel/word, sehingga data-data yang disajikan kurang efektif dan efisien.

4.1.2 Analisis Masalah

Alat ukur yang digunakan untuk menentukan proses penyelesaian masalah yaitu dengan melakukan peningkatan-peningkatan pada 6 aspek yang dikenal dengan analisis PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Services).

a. Analisis Kinerja (Performance Analysis)

Tabel 4.1 Perbandingan analisis kerja

 Proses penggajian yang masih manual berpotensi menimbulkan kesalahan, pemprosesan data juga memakan banyak waktu.

 Diharapkan sistem dapat melakukan proses kerja yang baik, sehingga dapat mengurangi kesalahan yang sering terjadi dan mengurangi waktu pekerjaan.

b. Analisis Informasi (Information Analysis )

Tabel 4.2 Perbandingan Analisis Informasi

Sistem lama Sistem baru

 Informasi tentang pelaksanaan kegiatan pekerjaan tidak menunjang dengan baik dalam pertimbangan pimpinan untuk mengambil keputusan, baik informasi mengenai pegawai, maupun penggajian.

 Diharapkan sistem dapat

memberikan kemudahan terutama penyajian informasi tentang kegiatan pekerjaan.

c. Analisis Ekonomi (Economic Analysis)

Tabel 4.3 Perbandingan Analisis Ekonomi

Sistem lama Sistem baru

 Biaya operasional yang dikeluarkan cukup besar, khususnya dalam pendataan pegawai yang masih manual menggunakan kertas dan pemborosan dalam penggunaan kertas.

 Diharapkan sistem baru dapat memberikan banyak manfaat dengan menghemat biaya operasional karena ini untuk pengembangan jalannya sistem pendataan pegawai yang lebih efektif dan meringankan pekerjaan.

d. Analisis Pengendalian (Control Analysis)

Pengendalian sistem sangat dibutuhkan untuk menghindari dan mendeteksi kesalahan atau penyalahgunaan sistem. Selain itu pengendalian digunakan untuk menjamin keamanan data dan informasi sehingga pekerjaan yang mengalami gangguan dapat diatasi.

Tabel 4.4 Perbandingan Analisis Pengendalian

Sistem lama Sistem baru

 Berkas-berkas perusahaan belum memiliki keamanan data, dimana data-data yang ada masih tersimpan dalam lemari arsip, sehingga rentan terjadi kehilangan data-data penting.

 Diharapkan sistem mampu menjamin keamanan data, sehingga data-data yang sudah dibuat tidak terjadi penyalahgunaan.

e. Analisis Efisiensi (Efficiency Analysis)

Tabel 4.5 Perbandingan Analisis Efisiensi

Sistem lama Sistem baru

 Rentan terjadinya kesalahan dalam penggajian pegawai kedalam buku arsip pegawai, hal ini menunjukkan kurangnya efisiensi terhadap kinerja sistem.

 Diharapkan dengan adanya pengembangan sistem ini dapat meningkatkan keefisienan sistem.

f. Analisis Pelayanan (Service Analysis)

Sistem lama Sistem baru

 Sistem yang ada tidak

mendukung dalam menyiapkan informasi yang lengkap

mengenai penggajian pegawai.

 Diharapkan pelayanan lebih teratur sehingga informasi yang diberikan dapat memudahkan pegawai dalam melihat informasi yang jelas dan akurat.

4.1.3 Analisa Pendukung

Sebagai penunjang seluruh kegiatan Praktek Kerja Lapangan maka disediakan pula perangkat keras yang digunakan sebagai media untuk menerapkan sistem sangat berpengaruh pada efisiensi dan efektivitas kinerja suatu sistem tersebut, adapun pada sistem yang berjalan, hardware yang digunakan dengan spesifikasi sebagai berikut :

a. Hardware

 Processor Pentium IV 2.0 GHz

 Memory (RAM) 128 MB

 Harddisk 40 GB

 Monitor

 Mouse

 Keyboard

 Printer

b. Perangkat lunak (software)

 OS : windows 7

 Sofware : MySQL, Xampp, dreamweaver 8, Mozilla Firefox 4.1.4 Analisa kelayakan sistem

a. Kelayakan Teknologi

Secara teknik, teknologi yang digunakan adalah teknologi yang mudah dioperasikan. Pengerjaannya yang mengutamakan kebutuhan user dan kemudahan dalam pengoperasiannya membuat sistem ini user friendly walaupun tidak semua orang dapat mengaksesnya tanpa login dari user.

b.Kelayakan Hukum

Pengembangan sistem dikatakan layak secara hukum jika tidak melanggar peraturan dan hukum yang berlaku. Penerapan sistem yang baru tidak boleh menimbulkan masalah dikemudian hari akibat melanggar hukum yang akan berlaku, terutama dalam penggunaan software berlisensi terkait penggunaan aplikasi pendukung sistem. Dalam hal ini perangkat lunak yang digunakan merupakan software resmi, berlisensi, sehingga tidak menimbulkan masalah di kemudian hari.

c. Kelayakan Operasional

Sistem ini tidak memerlukan operator dengan keahlian khusus untuk dapat mengoperasikannya. Sistem dirancang untuk mudah dioperasikan dan proses pengembangannya dilakukan dengan teknik penerapan kebutuhan informasi melalui penelitian yang seksama dan hati-hati. Selain itu juga dilakukan pelatihan terlebih dahulu sehingga akan memudahkan user untuk menjalankannya.

d.Kelayakan Ekonomi

Untuk pengadaan proyek sistem informasi pembayaran ini tentu membutuhkan biaya yang dalam hal ini termasuk dalam biaya investasi. Dalam hal ini perusahaan harus mengeluarkan sumber daya demi mendapatkan manfaat di masa yang akan datang dan juga keuntungan yang lebih bila dibanding keuntungan dengan menggunakan system yang lama. Agar tidak terjadi pemborosan dalam pemakaian sumber daya maka perlu dilakukan analisis, perhitungan atas biaya dan manfaat untuk menentukan apakah proyek sistem informasi tersebut layak atau tidak untuk dilaksanakan.

4.2 Perancangan Sistem

Sesuai dengan tujuan proyek akhir ini, spesifikasi aplikasi yang dibangun harus memenuhi persyaratan sebagai berikut :

1. Aplikasi ini dapat mengatur user antara lain : create user, view data user, ganti password, logout.

2. Aplikasi ini dapat melakukan entri data, ubah data dan penghapusan data.

3. Aplikasi ini dapat melihat data penggajian pegawai seperti melihat data jabatan, pangkat, gaji pegawai.

4. Program ini dirancang menggunakan database, sehingga penggunaannya lebih murah dan mudah dioperasikan.

4.2.1 Perancangan Proses

DFD (Data Flow Diagram) atau diagram aliran data adalah model proses yang digunakan untuk mengambarkan aliran data melalui sebuah sistem dan tugas atau pengolahan data yang dilakukan oleh sistem.

Notasi tiap level menggunakan notasi DeMarco & Jourdan untuk menggambarkan Data Flow Diagram sistem informasi pengolahan data kepegawaian di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Kudus. Konteks diagram atau DFD level 0 menerangkan entitas-entitas yang terlibat dalam sistem.

4.2.2 Analisa Program

Alat bantu standar yang digunakan untuk menganalisis program adalah Context Diagram

dan Data Flow Diagram. Berikut adalah Context Diagram dan Data Flow Diagram pada sistem informasi penggajian.

4.2.3 Context Diagram

Context diagram pada gambar 4.1 menggambarkan sistem informasi penggajian di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Kudus secara keseluruhan. Dalam context diagram tersebut terdapat dua entitas, yaitu admin dan pegawai.

Pegawai dapat memasukkan username, password, dan data pegawai ke dalam sistem. Pegawai juga dapat melakukan perintah update ke sistem. Pegawai menerima output berupa hak akses sistem, dan update data pegawai.

Sedangkan admin dapat memasukkan username, password, data jabatan, data pangkat, data naik gaji, data naik pangkat, dan data history pangkat. Admin juga dapat melakukan perintah lihat laporan pegawai, lihat laporan naik gaji, lihat laporan naik pangkat, cetak laporan pegawai,

cetak laporan naik gaji, dan cetak laporan naik pangkat ke dalam sistem, kemudian menerima

output berupa hak akses sistem, update data jabatan, update data pangkat, update data naik gaji, update data naik pangkat, update data history pangkat, laporan pegawai, laporan naik gaji, laporan naik pangkat, hasil cetak laporan pegawai, hasil cetak laporan naik gaji, dan hasil cetak laporan naik pangkat.

0

Sistem Informasi Penggajian

Admin cari_pegawai

username,password hak_akses

daftar_pegawai tambah_pegawai data_gaji_pegawai

update_daftar_pegawai input_pegawai

hasil_pencarian_data_pegawai hasil_data_gaji_pegawai

Gambar 4.1 Context Diagram Sistem Informasi penggajian pegawai Kantor Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Kudus

DFD Level 0

Pada gambar 4.2 proses 1 adalah proses verifikasi login yang dimasukkan oleh user

(admin dan pegawai). Jika verifikasi valid, maka user dapat masuk dan mengakses sistem. Namun, jika verifikasi tidak valid, maka user tidak menerima output dari sistem. Fungsi dari proses ini adalah untuk verifikasi login.

Proses 2 adalah proses olah data. Fungsi dari proses ini adalah untuk memasukkan data (data jabatan, data pangkat, data naik gaji, data naik pangkat dan data history naik pangkat) ke dalam sistem. Proses ini hanya bisa dilakukan oleh admin saja.

Proses 3 adalah proses olah laporan yang dilakukan oleh admin untuk mengetahui hasil laporan data pegawai, data naik gaji dan data naik pangkat. Fungsi dari proses ini adalah untuk cetak hasil laporan (laporan pegawai, laporan naik gaji, dan laporan naik pangkat).

Admin

1 Proses Login

2 Proses olah data

tb_gaji

tb_pegawai tb_user

username_password hak_akses

daftar_pegawai tambah_pegawai cari_pegawai data_gaji_pegawai

hasil_data_gaji_pegawai hasil_pencarian_data_pegawai input_pegawai

update_daftar_pegawai

tb_user

tb_gaji

tb_pegawai

Gambar 4.2 DFD level 0 Sistem Informasi penggajian pegawai Kantor Dinas Pendidikan Pemudadan Olahraga Kabupaten Kudus

DFD Level 1 4.2.3.1 DFD Level 1 Proses Olah Data

Pada DFD level 1 proses olah data menjelaskan proses pengolahan data. Pada proses olah data pegawai, pegawai memasukkan data pegawai ke sistem kemudian disimpan kedalam media penyimpanan (pegawai).

Pada proses olah data jabatan, admin memasukkan data jabatan ke sistem kemudian disimpan ke dalam media penyimpanan (jabatan). Pada proses olah data pangkat, admin memasukkan data pangkat ke sistem kemudian disimpan ke dalam media penyimpanan (pangkat).

Pada proses olah data naik gaji, admin memasukkan data naik gaji ke sistem kemudian disimpan kedalam media penyimpanan (kenaikan gaji). Pada proses olah data naik pangkat, admin memasukkan data naik pangkat ke sistem kemudian disimpan kecdalam media penyimpanan (kenaikan pangkat).

Pada proses olah data history pangkat, admin memasukkan data history pangkat ke sistem kemudian disimpan ke dalam media penyimpanan (history pangkat). Admin dan Pegawai juga dapat melakukan perintah update data. DFD level 1 proses olah data dapat dilihat pada gambar 4.3. Admin 2.1 Proses daftar pegawai 2.2 Proses tambah pegawai 2.3 Proses cari pegawai 2.4 Proses gaji pegawai tb_pegawai tb_pegawai tb_pegawai tb_gaji tambah_pegawai input_pegawai cari_pegawai hasil_pencarian_data_pegawai data_gaji_pegawai hasil_data_gaji_pegawai daftar_pegawai update_daftar_pegawai tb_pegawai tb_pegawai tb_pegawai tb_gaji

Gambar 4.3 DFD Level 1 Proses Olah Data Sistem Informasi penggajian pegawai Kantor Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Kudus.

b.Kelayakan Hukum

Pengembangan sistem dikatakan layak secara hukum jika tidak melanggar peraturan dan hukum yang berlaku. Penerapan sistem yang baru tidak boleh menimbulkan masalah dikemudian hari akibat melanggar hukum yang akan berlaku, terutama dalam penggunaan software berlisensi terkait penggunaan aplikasi pendukung sistem. Dalam hal ini perangkat lunak yang digunakan merupakan software resmi, berlisensi, sehingga tidak menimbulkan masalah di kemudian hari.

c. Kelayakan Operasional

Sistem ini tidak memerlukan operator dengan keahlian khusus untuk dapat mengoperasikannya. Sistem dirancang untuk mudah dioperasikan dan proses pengembangannya dilakukan dengan teknik penerapan kebutuhan informasi melalui penelitian yang seksama dan hati-hati. Selain itu juga dilakukan pelatihan terlebih dahulu sehingga akan memudahkan user untuk menjalankannya.

d.Kelayakan Ekonomi

Untuk pengadaan proyek sistem informasi pembayaran ini tentu membutuhkan biaya yang dalam hal ini termasuk dalam biaya investasi. Dalam hal ini perusahaan harus mengeluarkan sumber daya demi mendapatkan manfaat di masa yang akan datang dan juga keuntungan yang lebih bila dibanding keuntungan dengan menggunakan system yang lama. Agar tidak terjadi pemborosan dalam pemakaian sumber daya maka perlu dilakukan analisis, perhitungan atas biaya dan manfaat untuk menentukan apakah proyek sistem informasi tersebut layak atau tidak untuk dilaksanakan.

4.2 Perancangan Sistem

Sesuai dengan tujuan proyek akhir ini, spesifikasi aplikasi yang dibangun harus memenuhi persyaratan sebagai berikut :

1. Aplikasi ini dapat mengatur user antara lain : create user, view data user, ganti password, logout.

2. Aplikasi ini dapat melakukan entri data, ubah data dan penghapusan data.

3. Aplikasi ini dapat melihat data penggajian pegawai seperti melihat data jabatan, pangkat, gaji pegawai.

4. Program ini dirancang menggunakan database, sehingga penggunaannya lebih murah dan mudah dioperasikan.

4.2.1 Perancangan Proses

DFD (Data Flow Diagram) atau diagram aliran data adalah model proses yang digunakan untuk mengambarkan aliran data melalui sebuah sistem dan tugas atau pengolahan data yang dilakukan oleh sistem.

Notasi tiap level menggunakan notasi DeMarco & Jourdan untuk menggambarkan Data Flow Diagram sistem informasi pengolahan data kepegawaian di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Kudus. Konteks diagram atau DFD level 0 menerangkan entitas-entitas yang terlibat dalam sistem.

4.2.2 Analisa Program

Alat bantu standar yang digunakan untuk menganalisis program adalah Context Diagram

dan Data Flow Diagram. Berikut adalah Context Diagram dan Data Flow Diagram pada sistem informasi penggajian.

4.2.3 Context Diagram

Context diagram pada gambar 4.1 menggambarkan sistem informasi penggajian di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Kudus secara keseluruhan. Dalam context diagram tersebut terdapat dua entitas, yaitu admin dan pegawai.

Pegawai dapat memasukkan username, password, dan data pegawai ke dalam sistem. Pegawai juga dapat melakukan perintah update ke sistem. Pegawai menerima output berupa hak akses sistem, dan update data pegawai.

Sedangkan admin dapat memasukkan username, password, data jabatan, data pangkat, data naik gaji, data naik pangkat, dan data history pangkat. Admin juga dapat melakukan perintah lihat laporan pegawai, lihat laporan naik gaji, lihat laporan naik pangkat, cetak laporan pegawai,

cetak laporan naik gaji, dan cetak laporan naik pangkat ke dalam sistem, kemudian menerima

output berupa hak akses sistem, update data jabatan, update data pangkat, update data naik gaji, update data naik pangkat, update data history pangkat, laporan pegawai, laporan naik gaji, laporan naik pangkat, hasil cetak laporan pegawai, hasil cetak laporan naik gaji, dan hasil cetak laporan naik pangkat.

0

Sistem Informasi Penggajian

Admin cari_pegawai

username,password hak_akses

daftar_pegawai tambah_pegawai data_gaji_pegawai

update_daftar_pegawai input_pegawai

hasil_pencarian_data_pegawai hasil_data_gaji_pegawai

Gambar 4.1 Context Diagram Sistem Informasi penggajian pegawai Kantor Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Kudus

DFD Level 0

Pada gambar 4.2 proses 1 adalah proses verifikasi login yang dimasukkan oleh user

(admin dan pegawai). Jika verifikasi valid, maka user dapat masuk dan mengakses sistem. Namun, jika verifikasi tidak valid, maka user tidak menerima output dari sistem. Fungsi dari proses ini adalah untuk verifikasi login.

Proses 2 adalah proses olah data. Fungsi dari proses ini adalah untuk memasukkan data (data jabatan, data pangkat, data naik gaji, data naik pangkat dan data history naik pangkat) ke dalam sistem. Proses ini hanya bisa dilakukan oleh admin saja.

Proses 3 adalah proses olah laporan yang dilakukan oleh admin untuk mengetahui hasil laporan data pegawai, data naik gaji dan data naik pangkat. Fungsi dari proses ini adalah untuk cetak hasil laporan (laporan pegawai, laporan naik gaji, dan laporan naik pangkat).

Admin

1 Proses Login

2 Proses olah data

tb_gaji

tb_pegawai tb_user

username_password hak_akses

daftar_pegawai tambah_pegawai cari_pegawai data_gaji_pegawai

hasil_data_gaji_pegawai hasil_pencarian_data_pegawai input_pegawai

update_daftar_pegawai

tb_user

tb_gaji

tb_pegawai

Gambar 4.2DFD level 0 Sistem Informasi penggajian pegawai Kantor Dinas Pendidikan Pemudadan Olahraga Kabupaten Kudus

DFD Level 1 4.2.3.1 DFD Level 1 Proses Olah Data

Pada DFD level 1 proses olah data menjelaskan proses pengolahan data. Pada proses olah data pegawai, pegawai memasukkan data pegawai ke sistem kemudian disimpan kedalam media penyimpanan (pegawai).

Pada proses olah data jabatan, admin memasukkan data jabatan ke sistem kemudian disimpan ke dalam media penyimpanan (jabatan). Pada proses olah data pangkat, admin memasukkan data pangkat ke sistem kemudian disimpan ke dalam media penyimpanan (pangkat).

Pada proses olah data naik gaji, admin memasukkan data naik gaji ke sistem kemudian disimpan kedalam media penyimpanan (kenaikan gaji). Pada proses olah data naik pangkat, admin memasukkan data naik pangkat ke sistem kemudian disimpan kecdalam media penyimpanan (kenaikan pangkat).

Pada proses olah data history pangkat, admin memasukkan data history pangkat ke sistem kemudian disimpan ke dalam media penyimpanan (history pangkat). Admin dan Pegawai juga dapat melakukan perintah update data. DFD level 1 proses olah data dapat dilihat pada gambar 4.3. Admin 2.1 Proses daftar pegawai 2.2 Proses tambah pegawai 2.3 Proses cari pegawai 2.4 Proses gaji pegawai tb_pegawai tb_pegawai tb_pegawai tb_gaji tambah_pegawai input_pegawai cari_pegawai hasil_pencarian_data_pegawai data_gaji_pegawai hasil_data_gaji_pegawai daftar_pegawai update_daftar_pegawai tb_pegawai tb_pegawai tb_pegawai tb_gaji

Gambar 4.3DFD Level 1 Proses Olah Data Sistem Informasi penggajian pegawai Kantor Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Kudus.