70
pada Microsoft Excel dapat dibuka kembali untuk dibuatkan laporan secara manual.
Dalam hal kegiatan pengadaan barang dan inventarisasi terdapat ketentuan sebagai berikut:
1 Kegiatan pengadaan barang dan inventarisasi barang harus melalui Subag Umum.
2 Pengadaan barang hanya dapat dilakukan jika telah disetujui dalam rapat yang dilakukan oleh Kabag,
Pudek II dan Subag Keuangan. 3 Untuk proses persetujuan terakhir adalah Pudek II
yang selaku PPK Pejabat Pembuat Komitmen. 4 Setiap kegiatan pengadaan barang dan inventarisasi
barang harus dilaporkan kepada Kabag dan selanjutnya diteruskan ke Pudek II dengan tembusan
kepada Dekan.
b. Kelemahan Sistem yang Sedang Berjalan
1 Tidak terintegrasinya staf yang melayani permintaan pemakai dengan pemakai dalam sistem yang berjalan
sehingga menyebabkan lambatnya proses pemesanan barang.
2 Masih manualnya proses penyimpanan data sehingga menemui kesulitan jika sewaktu-waktu diperlukan.
3 Belum adanya laporan yang disusun secara sistematis.
71
4.2.1.3. Analisis Sistem yang Diusulkan
Teknologi Informasi TI saat ini semakin berkembang serta berpengaruh terhadap bidang pekerjaan yaitu dengan
menggunakan sistem komputerisasi untuk efisiensi pekerjaan. Dari wawancara dan kuisioner yang dibagikan ke orang-
orang yang terkait, ada beberapa harapan yang diinginkan dari mereka yaitu sistem yang dapat memudahkan proses permintaan
barang, membantu proses pengakomodiran permintaan barang, serta membantu penyajian laporan-laporan yang dibutuhkan.
Berdasarkan permasalahan yang ada dan hasil wawancara serta kuisioner, maka dapat diambil suatu kesimpulan yang dapat
digunakan sebagai solusi pemecahan masalah terhadap permasalahan yang ada. Solusi pemecahannya yaitu dengan
memberikan sistem inventaris pengadaan barang yang terintegrasi dengan Bagian Umum, Kabag TU, Pudek II dan yang mengajukan
permintaan barang yang dibutuhkannya. Sistem inventaris pengadaan barang ini merupakan sistem yang berbasis
komputerisasi karena sistem yang sebelumnya masih manual meskipun menggunakan komputer sebagai alat bantunya.
a. Uraian Sistem yang Diusulkan
Usulan membangun suatu aplikasi Sistem Informasi Inventaris Pengadaan Barang berbasis web ini diperlukan
analisis kebutuhan diantaranya adalah sebagai berikut:
72
1 Inventaris Barang Setiap Sub Bagian harus mendata inventaris yang telah
ada, yang nantinya akan menjadi laporan untuk Bagian Umum.
2 Permintaan Barang Setiap Sub Bagian yang membutuhkan barang akan
mengajukan permintaan barang kepada staf umum dengan mengisi form permintaan barang.
3 Pengadaan Barang Staf Umum melakukan pengajuan barang kepada
pimpinan dan meminta persetujuan untuk memenuhi permintaan barang dari Sub Bagian yang dibutuhkan.
4 Penerimaan Barang Staf Umum melakukan pendataan dari transaksi proses
penyerahan barang kepada Sub Bagian. 5 Mutasi Barang
Staf Umum melakukan pendataan dari transaksi proses mutasibarang dari Sub Bagian kepada Sub Bagian yang
lain. 6 Laporan
Staf Umum memberikan laporan berkaitan dengan kegiatan inventaris, permintaan, pengadaan dan mutasi
barang.
73
b. Kelebihan Sistem yang Diusulkan
