12
700 Kesenian dan Olah Raga 800 Kesusasteraan
900 Sejarah dan Geografi
Pada DDC edisi 19 sistem klasifikasi terbagi menjadi tiga volume yaitu: volume pertama terdapat introduction, volume ke-2 terdapat bagan atau schedule
dengan notasi dari 000-999, volume ke-3 terdapat indeks relatif yang berisikan sujek yang disusun secara alfabetis yang disertai nomor klasifikasi, sedangkan
pada DDC edisi ke 20 klasifikasi terbagi menjadi empat volume yaitu: volume pertama terdapat table subdivisi, volume ke-2 dan ke-3 terdapat bagan notasi terdiri
dari klas 000-599 dan 600-999 dan volume ke-4 terdapat indeks relatif dan pada DDC edisi ke 21 sistem klasifikasi sama seperti dengan edisi ke 20 yang terbagi
menjadi empat volume.
2.4 Pengetikan Kartu Katalog Secara Manual
Sebelum mengetik kartu katalog terlebih dahulu harus mempersiapkan T- Slip Temorary Slip. T-Slip merupakan kertas buram yang berukuran ¼ folio
dengan ukuran 7,5 x 12,5. Fungsi dari T-Slip adalah sebagai konsep untuk peembuatan kartu katalog berisikan keterangan-keterangan mengenai dengan buku
yang bersangkutan.
T-Slip bersifat sementara karena hanya merupakan suatu konsep untuk memudahkan kataloger pada saat pengetikan kartu katalog. Isi dari T-Slip antara
lain :
Nomor klas
Nama pengarang
Judul
Impresium
Deskripsi fisik
Notasi
Tracing Menurut pendapat Sumardji 1994:11 setiap bahan pustaka yang dibuatkan
kartu katalog paling sedikit empat jenis kartu katalog yaitu:
Universitas Sumatera Utara
13
a. Kartu katalog pengarang b. Kartu katalog judul
c. Kartu katalog subjek d. Kartu katalog shelflist
2.5 Katalog komputer
Katalog komputer Online Komputer Katalog sering disebut juga Online Public Access Catalugue OPAC, adalah bentuk katalog baru yang sudah
digunakan oleh sejumlah perpustakaan tertentu. OPAC cepat menjadi pilihan katalog yang digunakan oleh berbagai jenis perpustakaan. Dari berbagai bentuk
fisik katalog yang telah digunakan perpustakaan, OPAC dianggap paling fleksibel dan paling mutakhir Taylor 199 : 11
Online Public Access Cataluge OPAC merupakan katalog yang berisikan cantuman bibliografi dari koleksi satu atau beberapa perpustakaan, disimpan dalam
magnetic disk atau media rekam lainnya, dan dibuat secara onlain kepada pengguna. OPAC adalah sistem katalog terpasang yang dapat diakses secara umum
dan dapat dipakai pengguna untuk menelusuri data katalog untuk memastikan apakah perpustakaan tersebut menyimpan karya tertentu untuk mendapatkan
informasi tentang lokasinya dan jika sistem katalog dihubungkan dengan sistem sirkulasi, maka pengguna dapat mengetahui bahan pustaka yang sedang dicari
tersedia diperpustakaan atau sedang dipinjam.
Berbagai perpustakaan mulai menggunakannya sebagai perangkat lunak untuk membuat katalog. Untuk format katalog digunakan format indomarc. Secara
umum, OPAC adalah suatu sistem temu kembali informasi berbasis komputer yang digunakan pengguna untuk menelusuri koleksi suatu perpustakaan atau informasi
lainnya. 2.6 Penyusunan Kartu Katalog Pada Laci Katalog
Kartu-kartu katalog yang sudah selesai diolah, disusun agar pengguna dapat melakukan penelusuran dengan mudah. Menurut pendapat Sulistyo-Basuki
1991:319 penyusunan kartu katalog secara garis besar yaitu: 1. Kartu katalog abjad
a. Katalog pengarang
Universitas Sumatera Utara
14
b. Katalog judul c. Katalog subjek
d. Katalog leksikal dictionary catalogue 2. Katalog kelas classified catalogue
3. Katalog terbagi devided catalogue Katalog abjad disusun bedasarkan abjad dari setiap entri pengarang, judul
dan subjek. Katalog pengarang memberikan informasi tentang nama pengarang suatu karya. Katalog judul memberikan informasi mengenai judul-judul yang
dimiliki suatu perpustakaan. Katalog subjek memungkinkan pengguna mengetahui buku-buku yang dimiliki oleh suatu perpustakaan. Sedangkan katalog leksikal
merupakan katalog yang mencakup entri pengarang, judul dan subjek yang disusun bersama-sama berdasarkan abjad. Susunan katalog kelas classified catalogue
disusun berdasarkan kelas dari seluruh entri. Susunan katalog terbagi merupakan sempalan dari katalog leksikal.
Universitas Sumatera Utara
15
BAB III SISTEM PENGATALOGAN PADA KANTOR PERPUSTAKAAN, ARSIP
DAN DOKUMENTASI KOTA TEBING TINGGI 3.1 Sejarah Singkat Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota
Tebing Tinggi Perpustakaan umum kota tebing tinggi telah ada sejak tahun 1978.
Dibentuk atas dasar gagasan putra putri tebing tinggi yang berada di pulau jawa dengan membangun gedung yang disebut dengan nama Gedung Perpustakaan
Gelora pemuda yang terletak pada jalan T. Imam Bonjol Tebing Tinggi.
Gedung perpustakaan gelora pemuda diresmikan oleh mentri pendidikan dan kebudayaan Dr. Daoed Yoesoef pada tanggal 19 April 1982 yang dihadiri oleh
walikotamadya Tebing Tinggi Drs. Amirudin Lubis. Sejak tahun 1985 sampai tahun 2000 perpustakaan tersebut tidak
beroperasi. Walikota Ir. H. Abdul Hafiz Hasibuan menugaskan kepala sub bagian perpustakaan H. Rachmad Suprapto, SH untuk mengoperasikan kembali
Perpustakaan Gelora Pemuda pada tanggal 23 Maret 2001.
Selanjutnya Walikota Tebing Tinggi menugaskan kembali kasubag perpustakaan untuk membentuk struktur organisasi kantor perpustakaan umum
Kota Tebing Tinggi berdasarkan Peraturan Daerah No. 01 Tahun 2002 tanggal 30 Desember 2002.
Pada tanggal 01 Juli 2003 Kantor Perpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi yang terletak di jalan Sutomo No. 40 diresmikan oleh Walikota Tebing Tinggi Ir.
H. Abdul Hafiz Hasibuan. Selanjutnya berdasarkan Perda Nomor 14 tahun 2008 tanggal 14
Nopember 2008, Kantor Perpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi diubah menjadi Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi.
Seiring dengan visi dan misi dari Kota Tebing Tinggi dan tujuan dari Perpustakaan yang ingin memajukan masyarakat Tebing Tinggi untuk minat
membaca, maka didirikanlah 3 Rumah Baca dan 3 Perpustakaan Kelurahan serta Pustaka-pustaka Binaan di sekolah-sekolah dan masjid. Selain itu untuk
menjangkau daerah yang belum didirikan Rumah Baca, maka Perpustakaan Kota
Universitas Sumatera Utara
16
Tebing Tinggi mengoperasikan mobil keliling dari Perpustakaan Nasional, sebagai hadiah dari juara II tingkat nasional tahun 2005 dan bus keliling bantuan dari
Perpustakaan Daerah Sumatera Utara.
Adapun Perpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi sejak didirikan pada tahun 2002 sampai dengan Juni 2009 dipimpin oleh Alm. H. Rachmad Suprapto,
SH., kemudian dari bulan Juli 2009 sd Januari 2010 dipimpin oleh Redawaty Nasution, mulai Januari 2010 sd Februari 2011 dipimpin oleh Zahidin, S.Pd,
M.Pd, dan mulai Maret 2011 sd saat ini Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi dipimpin oleh Hj. Nina Zahara MZ, SH, MAP.
3.1.1 Visi dan Misi Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi
A. Visi
Visi adalah pandangan jauh kedepan kemana dan bagaimana instansi pemerintah harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan eksis,
antisipatif, inovatif serta produktif. Dalam mengantisipasi tantangan ke depan menuju kondisi yang
diinginkan Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi sebagai organisasi perlu secara terus menerus mengembangkan peluang dan
inovasi. Meningkatnya persaingan, tantangan dan tuntutan masyarakat mendorong Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi
untuk terutama dalam bidang informasi dan komunikasi yang semakin canggih sehingga harus mempersiapkan diri agar tetap eksis dan unggul
dengan senantiasa mengupayakan perubahan ke arah perbaikan yang berbasiskan teknologi informasi dan komunikasi.
Perubahan tersebut harus disusun dalam tahapan yang terencana, konsisten dan berkelanjutan. Visi pada dasarnya adalah gambaran bersama
mengenai masa depan, yang merupakan komitmen murni dari seluruh anggota organisasi yang harus dilaksanakan dengan penuh kesungguhan.
Visi Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi adalah :
Menjadi Pusat Pengelola Dan Penyebaran Informasi Yang Berbasiskan Teknologi Informasi Dan Komunikasi Guna Mendukung Perpustakaan
Sebagai Sarana Belajar Masyarakat Melalui Pelayanan Prima.
Universitas Sumatera Utara
17
B. Misi
Untuk mewujudkan Visi yang telah ditetapkan oleh setiap organisasi harus mempunyai Misi yang jelas. Misi adalah sesuatu yang harus diemban
atau dilaksanakan oleh organisasi Pemerintah sesuai dengan Visi yang telah ditetapkan agar tujuan dapat terlaksana dan berhasil dengan baik. Suatu
pernyataan Misi secara eksplisit menyatakan apa yang harus dicapai oleh suatu instansi Pemerintah dan kegiatan spesifik apa yang harus dilaksanakan
dalam pencapaian hal tersebut.
Misi sebagai pernyataan cita-cita, merupakan landasan kerja yang harus dilaksanakan secara bersama-sama oleh seluruh jajaran instansi
Pemerintah bersama dengan masyarakat. Adapun Misi Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kota
Tebing Tinggi adalah: 1. Memberdayakan sumber informasi yang dimiliki agar dapat
dimanfaatkan seluas-luasnya oleh masyarakat. 2. Meningkatkan minat baca agar dapat menjadi budidaya pada
masyarakat. 3. Meningkatkan penggunaan teknologi dan komunikasi guna menunjang
modrenisasi perpustakaan berbasisi TIK. 4. Meningkatkan pelayanan perpustakaan, arsip dan informasi guna
meningkatkan suberdaya yang beriman, bertaqwa, cerdas dan sejahtera.
C. Tujuan
Tujuan yang ingin dicapai oleh Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi dalam Renstra Tahun 2011 adalah
Meningkatkan kualitas dan Pendidikan Sumber Daya Masyarakat Melalui Sumber Daya yang Dimiliki oleh Perpustakaan dengan menitik beratkan
pembangunan peningkatan sarana dan prasarana terutama dalam bidang teknologi informasi dan komunikasi serta sumber daya manusia yang
kompeten dalam menangani perpustakan yang berbasiskan teknologi informasi dan komunikasi.
D. Sasaran
Universitas Sumatera Utara
18
Sasaran yang akan diraih oleh Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi dengan telah ditetapkannya tujuannya,
antara lain : 1. Meningkatkan kemampuan sumber daya manusia melalui perpustakaan
2. Meningkatkan layanan prima kepada masyarakat pemakai perpustakaan akan kebutuhan informasi.
3. Meningkatkan kualitas perpustakaan untuk menuju perpustakaan yang berbasiskan teknologi informasi dan komunikasi.
4. Mewujudkan peningkatan Minat Baca menjadi Budaya Baca pada masyarakat.
E. Startegi
Strategi yang diambil oleh Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi dalam mewujudkan tujuannya adalah
meningkatkan sarana dan prasarana kerja modern yang berorientasikan Teknologi Informasi serta membangun sumber daya alam pengelola
perpustakaan yang profesional terutama dalam bidang ilmu teknologi dalam memberikan layanan prima kepada masyarakat serta mendukung program
pemerintah Kota Tebing Tinggi. Dalam hal ini dibutuhkan kebijakan dan program untuk lebih terarah dan teraturnya pencapaian tujuanya dengan
melaksanakan:
1. Kebijakan
Membangun sumber daya manusia aparatur yang profesional dalam mengelola perpustakaan.
Mengadakan, memelihara dan memaksimalkan perangkat kerja
yang dibutuhkan dalam pelayanan perpustakaan.
Memberdayakan dan Membangun sarana dan prasarana yang menunjang penggunaan teknologi informasi dan komunikasi
dalam perpustakaan.
Membina dan meningkatkan kerjasama dan koordinasi dengan
instansi terkait dalam bidang Perpustakaan. 2. Indikator
Universitas Sumatera Utara
19
Jumlah koleksi buku yang tersedia di Kantor Perpustakaan, Arsip
dan Dokumentasi serta Stake Holder yang terkait dengan Bidang Perpustakaan.
Jumlah Pengunjung Perpustakaan.
Sistem Automasi yang digunakan pada Kantor Perpustakaan,
Arsip dan Dokumentasi.
Layanan Internet yang tersedia pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi.
3. Program
Sosialisasi
Pengadaan Perlombaan-perlombaan.
Pemilihan Pengunjung Perpustakaan Teladan.
Operasional Perpustakaan Khusus Hari Minggu Libur.
Orientasi Teknis Perpustakaan Berbasiskan Teknologi Informasi
dan Komunikasi.
Pameran Buku.
Pemilihan Perpustakaan Sekolah Terbaik.
Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik
Pengadaan Prasarana Perpustakaan.
Pengadaan serta Pemeliharaan Website dan Sistem Automasi
Perpustakaan.
Pengadaan Layanan Internet.
Pengadaan Prasarana Rumah Baca.
Pengadaan Buku Koleksi Perpustakaan, Rumah Baca, Perpustakaan Keliling dan Perpustakaan Rumah Ibadah serta
koleksi Perpustakaan Sekolah Binaan.
3.1.2 Tugas dan Fungsi Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Teing Tinggi
Adapun tugas dan fungsi Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi adalah:
Universitas Sumatera Utara
1. Pe do
2. Pe per
3. Pe do
4. Pe tug
3.2 Strukt
Ka kantor, ya
Usaha dan dan Kerja
Eselon IV kelompok
Ba Dokument
dapat dilih
Gambar 3 Kota Tebi
rumusan k kumentasi.
mberi duku
rpustakaan, mbinaan da
kumentasi. laksanaan t
gas dan fung
tur Organi
antor perpu ang berkedu
n tiga 3 se asama dan
V. Kepala K k jabatan fun
agan struk tasi Kota T
hat pada bag
.2 Struktur ing Tinggi
kebijakan ungan atas
, arsip dan d an pelaksan
tugas laen gsinya.
isasi Kanto
ustakaan, ar udukan pada
eksi yaitu S Seksi Arsip
Kantor Perpu ngsional per
ktur organ Tebing Ting
gaan beriku
Organisasi
20
teknis dib penyelengg
dokumentas naan tugas
yang diber
or Perpusta
rsip, dan d a Eselon III
Seksi Akuisi p dan Doku
ustakaan, A rpustakaan.
nisasi Kan ggi sekaligu
ut:
Kantor Per bidang per
garaan peme si.
dibidang p rikan oleh w
aakan, Arsi
dokumentasi I dan memb
i dan Pengo umentasi ya
Arsip dan Do ntor Perpu
us pejabat
rpustakaan, rpustakaan,
erintah dae perpustakaa
walikota se
ip, dan Dok
i dipimpin bawahi sub
olahan, Sek ang berkedu
okumentasi
ustakaan, struktural p
Arsip dan D arsip da
rah dibidan an, arsip da
esuai denga
kumentasi
oleh kepa b bagian Tat
ksi Pelayana udukan pad
membawah Arsip da
pada saat in
Dokumenta an
ng an
an
la ta
an da
hi an
ni
asi
Universitas Sumatera Utara
21
3.2.1 Staf Perpustakaan
Salah satu penunjang perpustakaan menjadi lebih baik adalah dengan adanya tenaga kerja pustakawan dan pustakawani yang menjalankan fungsi
dan tugasnya masing-masing. Pustakawan merupakan orang yang berperan secara langsung dalam melaksanakan seluruh kegiatan yang ada di
perpustakaan. Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi memiliki kurang lebih 40 empat puluh pegawai yang berlatar
belakang sebagai pustakawan maupun yang tidak belatar belakang sebagai pustakawan.
No. NAMA
GO L
PENDI DIKAN
JABATAN
1. 2.
3. 4.
5. 6.
7. 8.
9 10.
11. 12.
13. 14.
15. 16.
17. 18.
19. Hj. NINA ZAHARA MZ, SH,,MAP
RENNY PUJI HASTUTI, SE DAMERIA
UMMI SYAHTI, SE SAFARUDDIN, S.Sos.
KHAIRANI, SH SARIAHMAN DAMANIK, A.Md.
ROSFITA br. PURBA, A.Md. IKA AMRI DAYANI, A.Md.
ARIANI FEBRIDA SINAGA,A.Md. FEBRIANTO SIHOMBING, A.Md.
MASITA PURNAMA SARI
RIDWAN NASUTION LATIFAH HANIM
HALIDA CHAIRUL AZWAR
TAUFIK HIDAYAT SUBOWO, SE
IVa IIIc
IIId IIIc
IIIc IIIa
IId IId
IId IId
IIc IIb
IIb IIb
IIa
THL THLT
HL THLT
S2 S1
SMA S1
S1 S1
DIII DIII
DIII DIII
DIII
SMU SMU
SMU SMU
SMU SMA
MA S1
Kepala Kantor Kasubbag Tata Usaha
Kasi Arsip dan Dokumentasi Kasi Akuisi dan Pengolahan
Kasi Pelayanan dan Kerjasama Staf
Staf Staf
Staf Staf
Staf Staf
Staf Staf
Staf Staf
Staf Staf
Staf
Universitas Sumatera Utara
22
20. 21.
22. 23.
24. 25.
26. 27.
28. 29.
30. 31.
32. 33.
34. 35.
36. 37.
38. 39.
40. NURMALA SARI LUBIS, A.Md.
ANDRI MAULANA RANGKUTI MARSHA OKTINA, A.Md.
AGUS CHANDRA SRI WAHYUNI
DARA NURINTAN SAPTA FAHAZAR
NELY FITRA NUR AFRIA LUBIS
ANGGI RIANGGI HALIMAH NASUTION
HALIMAH SARAGIH KHAIRUL ANWAR, SE
RINA YOLANDA KRISTINAWATI, A.Md.
KIKI REZEKINTA GINTING RAHMAYANI
BAYU RESTU ADISTY, SE JEFRIANTO
ANAN FUTU HIDAYAT, A.Md. ADI SAPUTRA
HLT HLT
HLT HLT
HLT HLT
HLT HLT
HLT HLT
HLT HLT
HLT HLT
HLT HLT
HLT HLT
HLT HLT
HL DIII
SMU DIII
SMA SMA
SMA SMA
SMA SMA
SMA SMA
SMA
S1 SMA
DIII SMA
SMA S1
SMA DIII
SMA Staf
Staf Staf
Staf Staf
Staf Staf
Staf Staf
Staf Staf
Staf Staf
Staf Staf
Staf Staf
Staf Staf
Staf Staf
Table 3.1 Data Pegawai atau Staf Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi.
3.3 Koleksi Perpustakaan
Koleksi perpustakaan seharusnya lengkap dalam arti memadai serta subjeknya, agar dapat memenuhi segala tuntutan pengguna. Selain itu, jumlah
koleksi yang bervariasi juga menentukan mutu dan tingkat kepuasan, baik petugas maupu pengguna yang dilayani.
Jenis koleksi yang dimiliki Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi saat ini adalah buku yang terdiri dari fiksi
dan non-fiksi, majalah, tabloid, surat kabar harian, surat kabar mingguan, bahan audio visual CD dan VCD dan buku refrensi. Koleksi ini selalu
dikembangkan oleh petugas perpustakaan khususnya petugas pengadaan dalam mengembangkan koleksi perpustakaan.
Universitas Sumatera Utara
23
Koleksi bahan pustaka pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi adalah sebagai berikut :
1. Buku :16.024
Judul 45.996
Eksemplar 2. Majalah
:17 Judul + 43 Eks bulan 3. Tabloid
:9 Judul + 54 Eks bulan 4. Surat kabar harian
:14 Judul 15 Eks hari 5. Surat kabar mingguan
:9 Judul 9 Eks minggu 6. Bahan audio visual CD dan VCD
:90 Judul 90 Buah Koleksi yang terdapat pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan
Dokumentasi Kota Tebing Tinggi yaitu sebagai berikut : 1. Koleksi Umum, terdiri dari;
a. Karya Umum b. Filsafat
c. Ilmu Sosial d. Bahasa
e. IPAMM f. Ilmu Terapan
g. Seni Budaya h. Kesusastraan
i. Sejarah j. Agama
k. Cerita
2. Koleksi Refrensi, terdiri dari; a. Kamus
b. Ensiklopedia c. Peraturan Undang-Undang
d. Koleksi Khusus Daerah e. Tafsir
3. Koleksi Perpustakaan Keliling, terdiri dari; a. Karya Umum
Universitas Sumatera Utara
24
b. Filsafat c. Ilmu Sosial
d. Bahasa
e. IPAMM f. Ilmu Terapan
g. Seni budaya h. Kesusasteraan
i. Sejarah j. Agama
k. Cerita
3.4 Katalogisasi Perpustakaan Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi