7
BAB II KAJIAN PUSTAKA
2.1 Pusat Dokumentasi
Selain perpustakaan terdapat berbagai institusi yang bergerak dalam pengelolaan informasi, yang mana tugasnya hampir sama dengan perpustakaan.
Beberapa diantaranya ialah pusat dokumentasi, depo arsip, pusat referral, clearing house, pusat informasi dan pusat analisis informasi. adapun tugas yang dilakukan
institusi tersebut yaitu: mengadakan, mengolah, menyimpan, memelihara, mendayagunakan, dan juga menyebarkan informasi. Hasugian, 2009.
Pusat dokumentasi tidak hanya milik pemerintah, tetapi ada juga milik swasta yang mana sumber informasi tersebut memiliki tugas yang dilakukan
menurut institusinya. Menurut Sulistyo-Basuki 2004 kelompok pusat dokumentasi terdiri atas:
pusat dokumentasi nasional dan pusat dokumentasi swasta, yaitu: 1.
Pusat dokumentasi nasional merupakan; pusat dokumentasi milik pemerintah yang meliputi semua cabang ilmu pengetahuan serta
memberikan jasa bagi semua jenis pemakai. Fungsi pusat dokumentasi nasional adalah mengumpulkan dan mengolah semua dokumen yang
dihasilkan di Negara masing – masing terutama dokumen ilmiah.
2. Pusat dokumentasi swasta merupakan; milik perusahaan swasta yang
melakukan kegiatan jasa untuk umum, karena sifat swastanya maka analisis dan indeks literatur serta dokumen dalam bentuk mikro swasta ini
dioperasikan secara komersial dan umumnya memiliki sumber informasi yang baik.
Universitas Sumatera Utara
8 Menurut definisi di atas, pusat dokumentasi nasional dan pusat
dokumentasi swasta sama-sama bergerak dalam bidang penyebaran informasi ilmiah.
2.1.2 Tugas dan Tujuan Pusat Dokumentasi
Pusat dokumentasi memiliki tugas dan tujuan yaitu: Menurut Sulistyo-Basuki 2004, 89 tugas pusat dokumentasi adalah:
Mengidentifikasi dan mengumpulkan informasi ilmiah, menganalisis dan mengolahnya kedalam bentuk yang sesuai untuk simpan dan
penelusuran, menyediakan tempat penyimpanan dan penyebaran termasuk temu balik informasi bila mana diminta.
Tujuan pusat dokumentasi yaitu: Memberitahu fakta dan ide baru, memberikan jawaban atas pertanyaan
menyangkut fakta. Pusat dokumentasi menangani masalah tersebut dan sering menyajikannya dalam bentuk rujukan, bukan data. Maka yang
diberikan oleh pusat dokumentasi ialah fakta apa yang termuat dalam dokumen tertentu atau dokumen apa yang berisi informasi yang
relevan. dikutip dalam Sulistyo-Basuki, 2004, 89-90.
Menurut definisi di atas, pusat dokumentasi memiliki tugas dan tujuan yang mana Tugas nya yaitu mengumpulkan informasi ilmiah yang sesuai dan up
to date, serta menyediakan tempat penyimpanan dan penyebaran agar mudah melakukan temu balik informasi. sesuai dengan tujuan nya yaitu memberikan
selalu fakta dan terobosan terbaru yang disajikan dalam bentuk rujukan dan isinya pasti dan terpercaya.
2.2 Dokumentasi
Dokumentasi adalah kegiatan khusus berupa pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, penemuan kembali dan penyebaran dokumen.
Universitas Sumatera Utara
9
2.2.1 Pengertian Dokumentasi
Dokumentasi merupakan kegiatan yang mana melakukan pengumpulan data, pengolahan, penyimpanan, sampai penyebaran kembali.
Menurut Reitz , 2004 dokumentasi adalah: The process of systematically collecting, storing, retrieving, and
disseminating specialized documents, especiallyof a science, technical, or legal nature, usually to facilitated research or preserve institutional
memory. Also refers to a collection of documents pertaining to a specific subject, especially when used to substantiate a point of fact.
Definisi ini menyatakan bahwa dokumentasi merupakan proses secara
sistematis pengumpulan, penyimpanan, pemanggilan dan diseminasi berbagai dokumen-dokumen tertentu, spesial dari sebuah bidang ilmu, teknik atau ilmu
alam, biasanya untuk memfasilitasi penelitian atau memelihara atau juga melindungi memori lembaga. Juga memberi petunjuk kepada koleksi dokumen
berkenaan kepada suatu subjek tertentu, khususnya yang digunakan untuk memperkuat suatu fakta yang sebenarnya.
Menurut Encyclopedia Britanica yang dikutip oleh Hasugian 2009 menyatakan bahwa dokumentasi adalah: semacam pengawasan dan penyusunan
bibliografi, yang menggunakan alat-alat seperti indeks dan isi bibliografi untuk membuat informasi tersebut dapat diperoleh.
Sedangkan Menurut Federasi International Dokumentasi yang dikutip oleh Hasugian 2009,
Dokumentasi adalah segala kegiatan pencetusan, pencatatan, pembuatan, perekaman, pendayagunaan informasi dalam segala bentuk dalam ilmi-
Universitas Sumatera Utara
10 ilmu sosial, kemanusiaan, dan pengetahuan, untuk kesejahteraan umat
manusia. Berdasarkan beberapa definisi di atas pengertian dokumentasi adalah suatu
institusi yang melakukan berbagai kegiatan seperti: pengumpulan, penyimpanan, pengolahan, penemuan kembali dan penyebaran dengan membuat semacam
pengawasan dan berbagai teknik alat yang dapat digunakan seperti: indeks majalah, sari karangan yang dibuat agar pendayagunaan informasi untuk semua
kalangan masyarakat yang membutuhkan.
2.2.2 Jenis-Jenis Dokumentasi
Jenis dokumentasi terdiri dari: 1.
Menurut Sifatnya Dokumen sebagai objek menyediakan informasi yang dapat dibedakan
menurut sifatnya menjadi 2 jenis yaitu: a.
dokumen tekstual, yaitu yang isinya dalam bentuk teks tertulis baik berupa huruf maupun angka
b. dokumen nontekstual, yaitu yang disajikan dalam bentuk bukan
tertulis. Jenis nontekstual ini dibagi lagi atas dokumen ikonik peta, atlas, cetak biru, denah, grafik, poster, lukisan, foto, dan slaid,
suara rekaman, piringan hitam, kaset, audio visual film, video, Tv, dan dokumen yang bersifat material bola dunia, karya artistic,
huruf braile, mainan peraga. Dan sekarang ada dokumen campuran yaitu gabungan dokumen tekstual dan nontektual misal
membeli buku yang dilengkapi dengan kaset dan CD.
2.Menurut Ketajaman Analisis Pembagian ini lazim digunakan dalam dokumentasi yaitu dokumen primer,
sekunder, dan tersier. Dokumen primer berisi laporan penelitian, aplikasi teori. Yang termasuk dokumen primer yaitu majalah, makalah, disertasi,
dan paten, sedangkan dokumen sekunder berisi informasi mengenai dokumen primer. Seperti: bibliografi, katalog, majalah, indeks, majalah
abstrak, dan daftar isi dikutip dari Rumani, 2009
Menurut sifatnya dokumen dibagi atas dua jenis yaitu dokumen tekstual yang mana bentuknya teks tertulis berupa huruf dan angka seperti buku. dan
Universitas Sumatera Utara
11 dokumen non tekstual yang mana disajikan dalam bentuk bukan tertulis seperti
rekaman, slide, video, film, foto, lukisan dan lain-lain, maka dapat dibedakan antara dokumen tekstual yang bisa dipegang dan dilihat langsung, dengan
dokumen non tekstual yang dapat dilihat atau didengar. Dan jenis dokumen menurut ketajaman analisis yaitu jenis dokumen yang umum nya terdapat dalam
dokumentasi seperti dokumen primer yaitu: majalah, makalah, disertasi, dan paten. Sedangkan untuk dokumen sekunder yaitu hal yang berisi informasi mengenai
dokumen primer, yaitu: bibliografi, katalog, majalah, indeks, majalah abstrak dan daftar isi.
2.3 Informasi
Kategori