3. menjaga aset-aset organisasional, termasuk data.
Setidaknya untuk mencapai tujuan tersebut dibutuhkan dua model penting, yaitu menyediakan dokumentasi yang memadai atas seluruh aktivitas bisnis, serta
memastikan pemisahan tugas yang efektif. Dokumen yang memadai atas semua transaksi bisnis adalah kunci akuntabilitas. Dokumen memungkinkan para manajer
memverifikasi bahwa tanggung jawab yang diberikan telah dilakukan dengan benar. Pemisahan tugas yang memadai berkenaan dengan pembagian tanggung
jawab ke beberapa pegawai atas bagian-bagian dari sebuah transaski. Tujuannya adalah mencegah seseorang pegawai memiliki pengendalian penuh atas seluruh
aspek transaksi bisnis.
F. Sistem Informasi Akuntansi Penggajian
Sistem informasi akuntansi penggajian untuk kebanyakan perusahaan adalah suatu sistem, prosedur dan catatan atau formulir yang digunakan untuk
menetapkan secara tepat dan akurat berapa gaji yang harus diterima oleh setiap pegawainya, berapa gaji yang harus dipotong, misalnya untuk pajak penghasilan
pegawai, pinjaman pegawai pada perusahaan serta sisa gaji yang benar-benar dibayarkan kepada pegawai. Bagi karyawan, gaji merupakan hal yang sangat
penting dan sensitif sebab menyangkut kepentingannya secara langsung terhadap perusahaan yang akan mempengaruhi motivasinya di dalam bekerja. Bagi
perusahaan, gaji merupakan bagian yang penting bagi unsur biaya perusahaan serta menyangkut jumlah yang material, karenanya perlu ditekankan agar tujuan
efisiensi atas gaji tersebut dapat tercapai.
Universitas Sumatera Utara
1. Pengertian Gaji
Gaji adalah pemberian imbalan balas jasa oleh perusahaan kepada karyawan dalam bentuk upah, gaji, insentif, bonus atau dalam bentuk tunjangan
yang merupakan hal yang rutin dihadapi oleh pimpinan perusahaan. Mulyadi 2001: 373 memberikan definisi gaji dan upah adalah sebagai berikut: gaji
merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, umumnya gaji diberikan secara tetap
perbulan. Sedangkan menurut Manullang 2001: 57 gaji adalah pemberian kepada pegawai dengan pembayaran berupa uang sebagai balas jasa suatu pekerjaan yang
telah dilaksanakan sebagai pemberian kegairahan untuk pelaksanaan dan kegiatan diwaktu yang akan datang.
Dalam lingkungan perusahaan dengan jenis manufaktur dikenal dua elemen dasar klasifikasi biaya yaitu biaya manufaktur dan biaya komersial. Biaya
manufaktur terdiri dari biaya utama prime cost dan biaya overhead pabrik factory overhead. Biaya utama terdiri dari biaya bahan baku langsung raw
material dan biaya tenaga kerja langsung direct labour. Sedangkan biaya overhead factory overhead terdiri dari biaya bahan baku tidak langsung, biaya
tenaga kerja tidak langsung dan biaya tidak langsung lainnya. Biaya tenaga kerja langsung merupakan biaya yang merefleksikan tenaga
kerja yang melakukan konversi bahan baku langsung menjadi produk jadi dan dapat dibebankan secara langsung kesuatu produk tertentu. Sedangkan biaya
tenaga kerja tidak langsung ke suatu produk biaya yang tidak dapat ditelusuri secara langsung ke suatu produk tertentu. Biaya konversi terdiri dari dua
Universitas Sumatera Utara
klasifikasi besar yaitu beban gaji pemasaran dan beban yang terjadi mulai dari titik pada saat biaya manufaktur berakhir, sehingga pada titik tersebut produk siap
dijual. Melalui penjelasan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa upah termasuk
ke dalam kelompok biaya manufaktur, yaitu biaya tenaga kerja langsung dan biaya tenaga kerja tidak langsung. Sedangkan gaji merupakan biaya yang termasuk ke
dalam golongan biaya konversi, yaitu biaya pemasaran dan administrasi. Gaji sangat penting bagi pegawai sebagai individu, karena gaji merupakan suatu ukuran
nilai atau karya diantara para pegawai itu sendiri, keluarga dan masyarakat. Menurut Ruky 2001: 191 faktor-faktor yang mempengaruhi tingkat
patokan gaji standar upahgaji perusahaan adalah : a.
ketetapan pemerintah, b.
tingkat upahgaji pasaran, c.
kemampuan perusahaan, d.
kualifikasi sumber daya manusia yang digunakan, e.
tuntutan pekerjaan.
Salah satu faktor diatas yaitu kesepakatan pemerintah mengeluarkan peraturan mengenai ketentuan pemerintah mengenai upah minimum regional
UMR atau upah minimum sentral regional UMSR sebagai pasangan untuk menetapkan tingkat upah patokan bagi perusahaannya. Tentunya ini hanya berlaku
untuk jabatan pelaksana tingkat tertentu. Seluruh faktor-faktor yang mempengaruhi patokan gaji diatas, perusahaan juga harus memperhatikan prinsip-
prinsip pembayaran gaji dengan maksud agar pegawai merasa puas dan meningkatkan prestasinya dalam operasi perusahaan untuk mencapai tujuan.
Adapun prinsip-prinsip gaji tersebut Ruky, 2001: 193 adalah:
Universitas Sumatera Utara
a. Gaji yang diberikan harus mencukupi kebutuhan pokok minimum pegawai
dan keluarganya, b.
Pemberian gaji harus adil, artinya besar kecil gaji tergantung pada berat atau ringannya tanggung jawab yang diberikan kepada pegawai,
c. Gaji yang diberikan harus tepat pada waktunya,
d. Besar kecilnya suatu gaji harus mengikuti perkembangan harga pasar. Hal
ini harus diperhatikan, sebab bukan banyaknya gaji yang diterima, tetapi banyaknya barang atau jasa yang dapat dibeli dengan gaji yang diperoleh,
e. Sistem pembayaran gaji harus mudah dipahami dan dilaksanakan sehingga
pembayaran dapat dilakukan dalam waktu yang relatif singkat, f.
Perbedaan gaji harus didasarkan atas evaluasi jabatan yang relatif, g.
Struktur gaji harus kembali dan mungkin harus diperbaiki apabila kondisi perusahaan berubah.
Selain gaji pokok yang diberikan, perusahaan juga memberikan jenis kompensasi lain kepada pegawai atau karyawannya, misalnya tunjangan-
tunjangan. Beberapa jenis tunjangan penting adalah libur, cuti, bonus, asuransi, pensiun, dan premi Wungu, 2003: 98-101.
a. Libur
Setiap tahunnya untuk hari-hari libur tertentu bagi kebanyakan perusahaan membayar karyawan yang berlibur dimana mereka yang mendapatkan gaji
sebagaimana pada hari kerja biasa. b.
Cuti Hampir semua perusahaan memberikan cuti kepada karyawannya, dan
selama cuti mereka mendapat gaji. Lamanya cuti dikaitkan dengan masa dinas, misalnya cuti dua minggu per tahun untuk karyawan yang masa
dinasnya sampai lima tahun. Jika diatas lima tahun cuti diberikan selama tiga minggu.
Universitas Sumatera Utara
c. Bonus
Biasanya bonus dihitung pada akhir tahun. Besarnya bonus tergantung kesepakatan antara majikan pemilik dengan karyawannya dan didasarkan
pada seberapa jauh laba perusahaan, divisi atau pabrik melampaui target yang ditentukan.
d. Asuransi
Banyak perusahaan membayar semua atau sebagian premi asuransi karyawan untuk kesehatan, perawatan gigi atau asuransi jiwa.
e. Pensiun
Ini merupakan tunjangan yang disediakan hampir semua perusahaan, akan tetapi karyawan biasanya baru akan menikmatinya dalam waktu lama
setelah hal itu dihasilkan. Program ini sangat berbeda antar perusahaan. f.
Premi over time premium pay Merupakan tambahan tarif per jam apabila karyawan melampaui jam kerja
normal. Selain membayar gaji sesuai dengan ketentuan pemerintah, manajemen juga mempertimbangkan cara memaksimumkan produktifitas
kerja. Salah satu alat untuk mencapai hal itu adalah program kompensasi intensif, yang memberikan tambahan kompensasi kepada karyawannya.
Kinerjanya melampaui standar yang ditentukan. Kompensasi ini besar pengaruhnya terhadap semangat dan kegairahan kerja pada karyawan.
2. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Penggajian
Menurut Mulyadi 2001: 12 “sistem akuntansi penggajian dirancang untuk menanggani transaksi perhitungan gaji karyawan dan pembayarannya”. Mulyadi
Universitas Sumatera Utara
2001: 285 “sistem informasi akuntansi penggajian digunakan untuk melaksanakan perhitungan, pembayaran, dan pencatatan gaji bagi karyawan yang
dibayar tetap bulanan”. Menurut Bodnar dan Hopwood 2004: 3 “sistem informasi akuntansi SIA merupakan kumpulan sumber daya, seperti manusia dan
peralatan yang diatur untuk mengubah data keuangan dan data lainnya menjadi informasi”.
Istilah penggajian payroll sering diartikan sebagai jumlah total yang dibayarkan kepada karyawan atas jasa-jasa yang mereka berikan selama satu
periode. Penggajian itu penting karena alasan sebagai berikut: a.
karyawan sangat sensitif terhadap kesalahan-kesalahan dalam penggajian atau hal-hal yang tak wajar,
b. penggajian merupakan hal yang diatur oleh peraturan pemerintah,
c. penggajian secara pajak gaji yang berkaitan memiliki pengaruh yang
signifikan terhadap laba bersih sebagian perusahaan, dimana sepertiga dari pendapatan dikeluarkan untuk membayar gaji serta yang berkaitan dengan
gaji. Sedangkan informasi yang diperlukan untuk manajemen dari kegiatan
penggajian Mulyadi, 2001: 374 adalah: a.
jumlah biaya gaji yang menjadi beban perusahaan selama periode akuntansi tidak tentu,
b. jumlah biaya gaji yang menjadi beban setiap pusat pertanggungjawaban
selama periode akuntansi tertentu, c.
jumlah gaji yang diterima setiap karyawan selama periode akuntansi tertentu,
d. rincian unsur biaya gaji yang beban perusahaan dan setiap pusat
pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu.
Universitas Sumatera Utara
Dalam merancang sistem penggajian, data-data harus disimpan secara akurat untuk setiap karyawan. Laporan periodik yang menggunakan data-data
penggajian harus disampaikan kepada badan-badan pemerintah. Data-data tersebut harus disimpan demi menjaga jika sewaktu-waktu badan-badan yang dimaksud
melakukan inspeksi. Sistem penggajian harus dirancang untuk membayar gaji karyawan secara tepat waktu. Sistem ini juga harus dirancang untuk menyediakan
data-data yang berguna bagi pengambilan keputusan manajemen. Kebutuhan- kebutuhan tersebut meliputi penyelesaian setiap ketidakpuasan dan negosiasi
menyangkut iuran dan tunjangan lainnya. Umumnya sistem penggajian berbeda pada setiap perusahaan, namun
unsur-unsur utama yang umum dalam sebagian besar adalah registrasi pembayaran gaji, catatan pendapatan karyawan dan cek gaji.
a. Registrasi Pembayaran Gaji
Status multi kolom yang digunakan untuk mengisi dan mengikhtisarkan data-data yang dibutuhkan dalam setiap periode penggajian.
b. Catatan Pendapatan Karyawan
Jumlah pendapatan masing-masing karyawan hingga tanggal terakhir harus tersedia pada akhir setiap periode penggajian, jumlah kumulatif ini
diperlukan dalam rangka penghitungan potongan pajak kesejahteraan sosial dan pajak kesehatan setiap karyawan serta pajak penggajian majikan
c. Cek Gaji
Pada akhir setiap periode penggajian cek gaji disiapkan, cek memiliki potongan-potongan yang dapat dipisahkan, yang memperlihatkan rincian
Universitas Sumatera Utara
tentang bagaimana pembayaran bersih dihitung tidak perlu mencatat setiap gaji dalam jurnal terpisah, karena semua rinciannya telah tersedia dalam
registrasi gaji. 3.
Dokumen yang Digunakan Dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi penggajian
adalah Mulyadi, 2001: 374 dokumen pendukung perubahan gaji, kartu jam hadir, kartu jam kerja, daftar gaji dan upah, rekap daftar gaji dan upah, surat pernyataan
gaji dan upah, amplop gaji dan upah, dan bukti kas keluar. a.
Dokumen pendukung perubahan gaji Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat
keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, misalnya surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikkan pangkat, perubahan tarif gaji,
penurunan pangkat, pemberhentian sementara dari pekerjaan skorsing, pemindahan dan lain sebagainya. Tembusan dokumen ini dikirim ke fungsi
pembuat daftar gaji untuk kepentingan pembuatan daftar gaji. b.
Kartu jam hadir Dokumen ini digunakan untuk fungsi waktu untuk mencatat jam hadir
setiap karyawan perusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan
mesin pencatat waktu. c.
Kartu jam kerja Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh
tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu.
Universitas Sumatera Utara
Dokumen diisi oleh mandor pabrik dan diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir,
sebelum digunakan untuk distribusi biaya upah langsung kepada setiap jenis produk atau pesanan.
d. Daftar gaji dan upah
Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa PPh pasal 21, utang karyawan, iuran untuk
organisasi karyawan dan lain sebagainya. e.
Rekap daftar gaji dan upah Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen, yang
dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah. Dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan, rekap daftar upah dibuat untuk
membebankan upah langsung dalam hubungannya dengan produk kepada pesanan yang bersangkutan. Distribusi biaya tenaga kerja ini dilakukan
oleh fungsi akuntansi biaya dengan dasar rekap daftar gaji dan upah. f.
Surat pernyataan gaji dan upah Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan
dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan
bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan.
Universitas Sumatera Utara
g. Amplop gaji dan upah
Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji dan upah. Halaman muka amplop gaji dan upah setiap
karyawan ini berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor indentitas karyawan dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan
tertentu. h.
Bukti kas keluar Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh
fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan
upah. 4.
Catatan Akuntansi yang Digunakan Catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji adalah jurnal
umum, kartu harga pokok, kartu biaya dan kartu penghasilan karyawan. a.
Jurnal Umum Dalam pencatatan gaji jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi
biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen dalam setiap perusahaan. Dokumen sumber untuk pencatatan ke dalam jurnal adalah bukti kas
keluar. Jurnal untuk mencatat biaya gaji dibuat dalam empat tahap berikut ini.
Tahap pertama, berdasarkan dokumen bukti kas keluar dicatat bagian utang kewajiban gaji dalam registrasi bukti kas keluar sebagai berikut:
Universitas Sumatera Utara
Gaji xxx
Bukti kas keluar xxx
Dalam jurnal tersebut digunakan rekening gaji sebagai clearing account. Tahap kedua, berdasarkan bukti nominal, bagian jurnal mencatat distribusi
biaya gaji ke dalam jurnal umum sebagai berikut : Biaya overhead pabrik
xxx Biaya administrasi umum
xxx Biaya pemasaran
xxx Gaji
xxx Tahap ketiga, berdasarkan dokumen bukti kas keluar yang telah dicap
“LUNAS” oleh fungsi keuangan. Bagian jurnal mencatat pembayaran gaji ke dalam registrasi cek sebagai berikut.
Bukti kas keluar xxx
Kas xxx
Tahap keempat, berdasarkan bukti memorial yang dilampiri dengan rekap daftar gaji, bagian kartu biaya mencatat biaya tenaga kerja ke dalam buku
pembantu kartu biaya. Kartu biaya ini berisi rekening pembantu yang merinci rekening-rekening kontrol yaitu biaya administrasi dan umum serta
biaya pemasaran. b.
Kartu Harga Pokok Catatan ini digunakkan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang
dikeluarkan untuk pesanan tertentu. Dokumen sumber untuk pencatatan ke dalam buku pembantu ini adalah daftar upah.
Universitas Sumatera Utara
c. Kartu Biaya
Catatan ini digunakan untuk mencatat tenaga kerja tidak langsung dengan biaya tenaga kerja memproduksi setiap departemen dalam perusahaan.
Sumber informasi untuk pencatatan dalam kartu biaya ini adalah jurnal umum dan rekap daftar gaji
d. Kartu Penghasilan Karyawan
Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dengan berbagai potongannya yang diterima dari perhitungan PPh pasal 21 yang menjadi
beban setiap perusahaan. Disamping itu, kartu penghasilan bahan setiap perusahaan. Kartu penghasilan karyawan ini digunakan sebagai tanda
terima gaji dan upah karyawan dengan ditandatangani oleh karyawan yang bersangkutan.
5. Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem Penggajian
Sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur berikut ini Mulyadi, 2001 : 385-386: prosedur pencatatan waktu hadir, prosedur pembuatan daftar gaji,
prosedur distribusi biaya gaji, prosedur pembuatan bukti kas keluar, dan prosedur pembayaran gaji.
a. Prosedur Pencatatan Waktu Hadir
Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan
menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi atau pabrik. Pencatatan waktu hadir dapat menggunakan daftar hadir biasa,
yang karyawan harus menandatanganinya setiap hadir dan pulang dari perusahaan atau dapat menggunakan kartu hadir yang diisi secara
otomatis dengan menggunakan mesin pencatat waktu. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan untuk menentukan gaji dan upah karyawan.
Bagi karyawan yang digaji bulanan, daftar hadir digunakan untuk menentukan apakah karyawan dapat memperoleh gaji penuh, atau harus
dipotong akibat tidak kehadiran mereka. Daftar hadir ini juga digunakan
Universitas Sumatera Utara
untuk menentukan apakah karyawan bekerja diperusahaan dalam jam biasa atau jam lembur, sehingga dapat digunakan untuk menentukan
apakah karyawan akan menerima gaji saja atau menerima tunjangan lembur.
b. Prosedur pembuatan Daftar Gaji
Dalam prosedur ini, fungsi pembuatan daftar gaji membuat gaji karyawan. Data yang dipakai adalah surat-surat keputusan mengenai
pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, daftar gaji sebelumnya dan daftar hadir.
c. Prosedur Distribusi Biaya Gaji
Biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat kerja. Ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya.
d. Prosedur Pembuatan Bukti Kas Keluar
Prosedur pembuatan bukti kas keluar oleh fungsi akuntansi setelah menerima daftar gaji dari fungsi kepegawaian. Kemudian bukti kas
keluar diserahkan ke fungsi keuangan, sebagai dasar pembayaran.
e. Prosedur Pembayaran Gaji
Dalam prosedur ini, fungsi keuangan menerima perintah untuk membayar gaji karyawan dalam bukti kas keluar. Kemudian fungsi
keuangan memasukkannya ke dalam cek dan menguangkannya ke bank dan memasukkan uang tersebut ke dalam amplop setiap karyawan atau
memasukkan uang tersebut ke dalam rekening karyawan yang ada di bank.
Hall 2001: 56 menyatakan bahwa seluruh transaksi perusahaan dapat dikelompokkkan menjadi tiga siklus, yaitu :
a. Siklus pengeluaran,
b. Siklus konversi,
c. Siklus pendapatan.
Sistem akuntansi penggajian merupakan salah satu sistem akuntansi yang penting untuk menetapkan secara tepat dan teliti mengenai jumlah gaji yang akan
diterima oleh setiap pegawai. Pengeluaran gaji merupakan hal yang penting karena karyawan sangat sensitif terhadap kesalahan-kesalahan dalam penggajian atau
terhadap hal lainnya yang bersifat tidak wajar dan juga penting untuk menjaga suasana kerja yang baik. Keterlambatan atau kesalahan yang terjadi dalam sistem
Universitas Sumatera Utara
penggajian dapat menyebabkan para pegawai tidak dapat menerima penghasilannya sedangkan di lain pihak kebutuhan hidupnya harus tetap terpenuhi.
G. Tinjauan Penelitian Terdahulu
