Analisis Kebutuhan Informasi

2.2. Analisis Kebutuhan Informasi

Langkah analisis kebutuhan informasi dilakukan untuk mengetahui fakta yang ada di Helios Fitness. Informasi yang diperoleh dari hasil wawancara berdasarkan fakta dan kebutuhan manajemen eksekutif Helios Fitness.

1. Penggunaan Aset Penggunaan aset di Helios Fitness mencangkup informasi penting dan bernilai seperti penggantian aset, maksimal dan minimalnya penggunaan aset, pengukuran kondisi aset (kerusakan, kondisi baik, banyak digunakan, kelayakan aset), dan performansi aset.

2. Pengelompokan Aset Pengelompokan Aset di Helios Fitness mencangkup informasi yang berkaitan dengan pemisahan, pengelompokan daftar inventaris menurut jenis aset.

3. Pemeliharaan Aset Pemeliharaan Aset merupakan suatu aspek yang harus ada dan dilakukan ketika sudah mengetahui penggunaan dan pengelompokan aset. Pemeliharaan pada aset yang harus dilakukan antara lain total penggantian dan pemeliharaan aset setiap periode, adanya laporan tambahan ketika ada penambahan, pembaharuan (modifikasi), penghapusan aset, juga identifikasi teknisi yang melakukan perbaikan pada aset (teknisi) dan memeperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk melakukan perbaikan aset.

2.3. Identifikasi Key Performance Indicator (KPI) Identifikasi KPI bertujuan untuk merekomendasikan serangkaian manajemen aset dan pemeliharaan Key Performance Indicator (KPI) untuk pelaporan kinerja aset yang ada di Helios Fitness. KPI manajemen aset terbagi menjadi tiga kategori yaitu Penggunaan, Pemeliharaan dan Pengelompokan. KPI tersebut selanjutnya akan ditinjau kembali kecocokannya dengan kebutuhan informasi yang sudah ditetapkan sebelumnya pada analisis kebutuhan informasi dan disesuaikan dengan kondisi organisasi dari hasil wawancara terhadap manajemen eksekutif di Helios Fitness.

Tabel 13. Identifikasi KPI Penggunaan Aset

Merupakan suatu penggunaan aset mencangkup nilai penggantian aset

1 Asset Usage [6]

Ada, digunakan.

dan bagaimana penggunaan aset (maksimal dan minimal penggunaan aset). Merupakan pengukuran kondisi aset

2 Asset Condition [6]

Ada, digunakan.

fisik (kerusakan, kondisi baik, banyak digunakan dan kelayakan aset).

sudah Merupakan

fungsi

aset melihat

3 Asset Functionality [6] termasuk kedalam bagaimana performance aset.

kondisi aset. Tidak

digunakan, Merupakan identifikasi aset yang Identification

of

karena

sudah paling sering mengalami insiden

4 configuration items having termasuk kedalam apakah itu kerusakan, fungsi aset tidak the most incidents [6]

kondisi aset.

stabil dll.

Tabel 14. Identifikasi KPI Pemeliharaan Aset

Merupakan suatu pemeliharaan aset mulai dari berapa jumlah pemeliharaan

1 Asset Maintenance [6]

Ada, digunakan.

pengeluaran

bagaimana pemeliharaan pengeluaran tahunan (periode) total penggantian aset.

aset

Tidak digunakan, karena termasuk

kedalam Merupakan biaya operasional, total

2 Operating Costs [6]

operasional

intern biaya penggunaan pengadaan aset.

perusahaan.

Merupakan laporan tambahan yang tidak

3 Report on unauthorized [7]

Ada, digunakan

pembaharuan

(modifikasi) atau

penghapusan aset.

Identification of individuals Merupakan identifikasi terhadap pihak outside of the asset team

luar yang memodifikasi informasi aset modifying

4 Ada, digunakan

information [7] Merupakan waktu yang dibutuhkan

Time taken to reconcile the

untuk melakukan perbaikan persediaan inventory [7]

5 Ada, digunakan

aset.

Tabel 15. Identifikasi KPI Pengelompokan Aset

Inventory listing by type of Merupakan pengelompokan daftar

1 Ada, digunakan

asset [7]

inventaris menurut jenis aset.

Tidak

digunakan, Merupakan pengelompokan daftar karena sudah termasuk inventaris menurut status aset mulai

Inventory listing by status

dari pemesanan aset (pengadaan), of asset [7]

2 kedalam

pengelompokan

tipe penyesuaian aset sampai masa

aset.

pensiun umur aset.

Tidak digunakan,

Merupakan akurasi informasi aset Accuracy of Asset

karena Helios Fitness

3 bagaimana peningkatan persentase information [7]

blm melakukan audit

akurasi audit konfigurasi aset. konfigurasi aset.

Pada saat KPI untuk manajemen aset telah ditentukan, selanjutnya setiap KPI tersebut akan dijabarkan lebih detail ke dalam empat elemen KPI yang akan menentukan ruang lingkup dan memperjelas aspek tertentu dari KPI. Informasi yang berkaitan dengan masing-masing elemen perlu dikolaborasikan untuk mendapatkan gambaran yang jelas dari setiap KPI, empat elemen KPI tersebut yaitu :

1. Data Source yaitu identifikasi sumber data dari setiap KPI. Terdapat dua macam jenis data yaitu laporan yang jenis sumber datanya masih berupa dokumen fisik, sedangkan basis data merupakan jenis sumber data digital atau yang sudah terkomputerisasi dan sumber data ini dapat digunakan oleh dashboard.

2. Granularity yaitu identifikasi setiap KPI kedalam tiga kategori Waktu (Time) bisa dalam periode perjam,harian,mingguan,bulanan dan sebagainya, Tempat (Geography) berupa wilayah penempatan dari tempat KPI ditentukan, dan Produk (Product) berupa pengelompokan atribut produk seperti disi atau bagian dari pengelompokan. Granularity Menetapkan berbagai tingkat perhitungan yang diperlukan untuk masing-masing KPI.

3. Calculation yaitu identifikasi formula(rumus) untuk setiap KPI.

4. Variance yaitu identifikasi aturan periode perbandingan dari setiap KPI.

Tabel 16. Detail KPI Penggunaan Aset

KPI Data Source

Variance Lapora

Granularity

Calculation

Calculati Nama

Basis

Geograp

Basis n

lalu Perubaha

Minggu Persentas -

Per-

Penggunaan Persentase

kondisi aset

lalu

Perubaha n

Tabel 17. Detail KPI Pemeliharaan Aset

KPI Data Source

Variance Lapor

Granularity

Calculation

Calculati Nama

Basis

Geograp

Basis an

Persentas Asset

Rencana

e Maintena

perubaha nce

tahun

n aset

nal

n Persentas

Report on

e unauthori

Perubaha zed n

bulan

n aset

modifikasi aset

lalu

Identificati on of individual s outside

Persentas of the

Rencana

e asset

Perubaha team

n aset

teknisi aset

nal

n modifying

the assets informatio n Time

Persentas taken to

e reconcile

Perubaha the n inventory

minggu

n aset

perbaikan aset

lalu

Tabel 18. Detail KPI Pengelompokan Aset

KPI Data Source

Variance Lapo

Granularity

Calculation

Calculati Nama

Basis

Geograp

Basis ran

Inventory Persentas Rencana listing

Operasio type

Aset

Helios

Perubaha nal Asset

of

kan Aset

inventaris aset

2.4. Identifikasi Peringatan (Alert) Peringatan (Alert) merupakan salah satu konsep juga salah satu aspek yang ada dalam pembangunan dashboard yang bertujuan untuk memberikan perhatian lebih bagi pengguna untuk dapat mengetahui status setiap KPI (Key Performance Indicator ) yang telah melewati batas tertentu. Suatu peringatan (alert) akan terbentuk dari proses-proses yang harus dibuat berdasarkan identifikasi KPI sebelumnya yang menghasilkan informasi didalamnya dan terdapat beberapa syarat yang harus dipenuhi. Proses tersebut akan dijelaskan pada Tabel 7.

Tabel 19. Identifikasi Alert (Peringatan) KPI Manajemen Aset

Bila Penggunaan Aset Jarang digunakan = “Minimal”

Mengirimkan (<=50%)

Asset Usage

email

Manajer

Bila Penggunaan Aset Sering pemberitahuan Digunakan = “Maksimal”

(>=80%) - Bila kondisi aset berada pada kondisi “Baik” maka “Layak”

Mengirimkan (>=80%)

Asset Condition

email

Manajer

- Bila kondisi aset berada pada pemberitahuan kondisi “Rusak” maka “Tidak

Layak” (<=50%) Mengirimkan

Bila kondisi penggantian dan

Asset Maintenance

email

Manajer

pemeliharaan > 3 kali pemberitahuan

Bila kondisi aset berada pada

Mengirimkan

Report on unauthorized

“modiffikasi” maka kondisi aset email

Manajer

bisa ”tambah”,”hapus”, “tetap”

pemberitahuan

Identification of individuals

Mengirimkan

outside of the asset team

Bila Kondisi Aset Dalam

Manajer modifying the assets

Time taken to reconcile the

Bila Kondisi perbaikan > 1

Manajer inventory

Inventory listing by type of

Asset