5.4 Perencanaan Sistem Mutu
Perencanaan sistem mutu dimulai dari pembuatan dokumen Visi, Misi dan Tujuan Jurusan Sosiologi dan Program Studi S1 Sosiologi. Untuk mencapai visi dan
misi tersebut, maka disusunlah Rencana Strategis Renstra yang kemudian ditekniskan dalam Program Kerja Proker Jurusan Sosiologi selama 4 tahun kedepan.
Untuk pelaksanaan pendidikan dibuat Pedoman Pendidikan, Manual Mutu dan Standar Mutu Jurusan dan atau Sasaran Mutu Quality Objective, Manual-Manual
Prosedur MP dan dokumen pendukung lainnya. Strandar Mutu Jurusan disusun berdasarkan standar Badan
Akreditasi Nasional perguruan Tinggi BAN-PT, dengan maksud agar memperlancar persiapan jurusan atau Program Studi dalam menghadapi akreditasi dan standar
mutu tersebut dipandang cukup relevan menjadi standard mutu pendidikan. Perencanaan sistem mutu dinyatakantersirat dalam sasaran mutu dan atau
dalam standar mutu. Sasaran mutu dan atau standar mutu unit-unit kerja harus relevan dan sejalan dengan kebijakan mutu universitas. Keefektifan perencanaan
sistem manajemen mutu untuk pencapaian sasaran mutu universitas menjadi tanggung jawab rektor.
Sasaran Mutu Jurusan mengikuti Sasaran Mutu yang telah ditetapkan oleh universitas:
a. Menjamin bahwa akreditasi Jurusan Sosiologi mendapatkan nilai terbaik b. Memastikan bahwa kepatuhan terhadap setiap Audit Internal Mutu AIM
minimal adalah 80 . c. Menjamin bahwa pada tahun 2011 persiapan untuk sertifikasi ISO 9001:2008
telah mencapai 80 . d. Menjamin bahwa pada tahun 2012 persiapan untuk menuju World Class dapat
terlaksana
5.5 Tanggung jawab, Wewenang dan Komunikasi
Sesuai struktur organisasi, tugas pokok dan fungsi Jurusan Sosiologi lihat sub bab 4.2, maka tanggung jawab dan wewenang masing-masing bidang telah
ditetapkan secara rinci dan jelas. Selain itu dalam menjalankan sistem penjaminan mutu di tingkat jurusan, Sekretaris Jurusan diangkat sebagai Manajer
Representative MR yang mempunyai tanggung jawab dan wewenang mewakili Ketua Jurusan dalam memantau, mengevaluasi dan memelihara sistem penjaminan
mutu kegiatan penjaminan mutu dibantu dengan Unit Jaminan Mutu UJM. MR juga berfungsi sebagai perwakilan manajemen untuk keperluan audit internal maupun
eksternal. MR bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua persyaratan SMM
yang diterapkan dan standar akademik yang telah ditentukan terpenuhi. MR harus mengembangkan keahlian dalam berkomunikasi dan hubungan
antar personel, serta mengerti tentang SMM ISO9001:2008 dan standar akreditasi BAN-PT, prinsip perbaikan berkelanjutan dan juga persyaratan pelanggan. Selain itu
juga harus bersedia memberi sarankonsultasi mengenai implementasi standar. Komunikasi internal
Komunikasi antara Ketua Jurusan, MR dan tim UJM dilakukan secara berkala sesuai dengan kebutuhan. Sedangkan komunikasi dengan stakeholders dilakukan
melalui papan pengumuman, surat undangan maupun website, sesekali dilakukan pertemuan tatap muka.
Ketua Jurusan harus menetapkan dan melaksanakan proses yang efektif untuk mengkomunikasikan seluruh isu terkait kinerja sistem manajemen mutu, seperti
kebijakan mutu, persyaratan, sasaran dan pencapaian mutu. Penyediaan informasi tersebut harus membantu dalam peningkatan kinerja
sistem manajemen mutu, yang secara langsung melibatkan anggota organisasi
Jurusan Sosiologi-UB | Manual Mutu
17
dalam pencapaiannya. Pimpinan harus mendorong secara aktif komunikasi umpan- balik sebagai bentuk keterlibatan anggota organisasi.
5.6 Tinjauan manajemen
Unit kerja harus melaksanakan tinjauan sistem manajemen mutu secara periodik, berdasarkan kebutuhan organisasi, untuk menilai keefektifan sistem
manajemen mutu dalam pemenuhan persyaratan sasaran mutu dan kepuasan pelanggan. Keluaran tinjauan harus berupa data yang berguna dalam perencanaan
strategis untuk mendukung peningkatan kinerja sistem manajemen mutu. Unit kerja melaksanakan tinjauan setidaknya sekali dalam satu tahun. Tinjauan sistem
manajemen mutu harus mencakup tinjauan periodik terjadual dari sistem prosedurinstruksi dan pendukung, kepuasan mahasiswa, kriteria penilaian, hasil
evaluasi, peningkatan terdokumentasi dan tinjauan desain dan pengembangan ketika kurikulum baru diinisiasi.
Hasil tinjauan manajemen akan disampaikan kepada semua dosen, staf pendukung akademik dan pihak fakultas pada saat rapat rutin jurusan ataupun
secara tertulis.
Jurusan Sosiologi-UB | Manual Mutu
18
Bagian 6 Pengelolaan Sumber Daya