Tanggung jawab, Wewenang dan Komunikasi Tinjauan manajemen

5.4 Perencanaan Sistem Mutu

Perencanaan sistem mutu dimulai dari pembuatan dokumen Visi, Misi dan Tujuan Jurusan Sosiologi dan Program Studi S1 Sosiologi. Untuk mencapai visi dan misi tersebut, maka disusunlah Rencana Strategis Renstra yang kemudian ditekniskan dalam Program Kerja Proker Jurusan Sosiologi selama 4 tahun kedepan. Untuk pelaksanaan pendidikan dibuat Pedoman Pendidikan, Manual Mutu dan Standar Mutu Jurusan dan atau Sasaran Mutu Quality Objective, Manual-Manual Prosedur MP dan dokumen pendukung lainnya. Strandar Mutu Jurusan disusun berdasarkan standar Badan Akreditasi Nasional perguruan Tinggi BAN-PT, dengan maksud agar memperlancar persiapan jurusan atau Program Studi dalam menghadapi akreditasi dan standar mutu tersebut dipandang cukup relevan menjadi standard mutu pendidikan. Perencanaan sistem mutu dinyatakantersirat dalam sasaran mutu dan atau dalam standar mutu. Sasaran mutu dan atau standar mutu unit-unit kerja harus relevan dan sejalan dengan kebijakan mutu universitas. Keefektifan perencanaan sistem manajemen mutu untuk pencapaian sasaran mutu universitas menjadi tanggung jawab rektor. Sasaran Mutu Jurusan mengikuti Sasaran Mutu yang telah ditetapkan oleh universitas: a. Menjamin bahwa akreditasi Jurusan Sosiologi mendapatkan nilai terbaik b. Memastikan bahwa kepatuhan terhadap setiap Audit Internal Mutu AIM minimal adalah 80 . c. Menjamin bahwa pada tahun 2011 persiapan untuk sertifikasi ISO 9001:2008 telah mencapai 80 . d. Menjamin bahwa pada tahun 2012 persiapan untuk menuju World Class dapat terlaksana

5.5 Tanggung jawab, Wewenang dan Komunikasi

Sesuai struktur organisasi, tugas pokok dan fungsi Jurusan Sosiologi lihat sub bab 4.2, maka tanggung jawab dan wewenang masing-masing bidang telah ditetapkan secara rinci dan jelas. Selain itu dalam menjalankan sistem penjaminan mutu di tingkat jurusan, Sekretaris Jurusan diangkat sebagai Manajer Representative MR yang mempunyai tanggung jawab dan wewenang mewakili Ketua Jurusan dalam memantau, mengevaluasi dan memelihara sistem penjaminan mutu kegiatan penjaminan mutu dibantu dengan Unit Jaminan Mutu UJM. MR juga berfungsi sebagai perwakilan manajemen untuk keperluan audit internal maupun eksternal. MR bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua persyaratan SMM yang diterapkan dan standar akademik yang telah ditentukan terpenuhi. MR harus mengembangkan keahlian dalam berkomunikasi dan hubungan antar personel, serta mengerti tentang SMM ISO9001:2008 dan standar akreditasi BAN-PT, prinsip perbaikan berkelanjutan dan juga persyaratan pelanggan. Selain itu juga harus bersedia memberi sarankonsultasi mengenai implementasi standar. Komunikasi internal Komunikasi antara Ketua Jurusan, MR dan tim UJM dilakukan secara berkala sesuai dengan kebutuhan. Sedangkan komunikasi dengan stakeholders dilakukan melalui papan pengumuman, surat undangan maupun website, sesekali dilakukan pertemuan tatap muka. Ketua Jurusan harus menetapkan dan melaksanakan proses yang efektif untuk mengkomunikasikan seluruh isu terkait kinerja sistem manajemen mutu, seperti kebijakan mutu, persyaratan, sasaran dan pencapaian mutu. Penyediaan informasi tersebut harus membantu dalam peningkatan kinerja sistem manajemen mutu, yang secara langsung melibatkan anggota organisasi Jurusan Sosiologi-UB | Manual Mutu 17 dalam pencapaiannya. Pimpinan harus mendorong secara aktif komunikasi umpan- balik sebagai bentuk keterlibatan anggota organisasi.

5.6 Tinjauan manajemen

Unit kerja harus melaksanakan tinjauan sistem manajemen mutu secara periodik, berdasarkan kebutuhan organisasi, untuk menilai keefektifan sistem manajemen mutu dalam pemenuhan persyaratan sasaran mutu dan kepuasan pelanggan. Keluaran tinjauan harus berupa data yang berguna dalam perencanaan strategis untuk mendukung peningkatan kinerja sistem manajemen mutu. Unit kerja melaksanakan tinjauan setidaknya sekali dalam satu tahun. Tinjauan sistem manajemen mutu harus mencakup tinjauan periodik terjadual dari sistem prosedurinstruksi dan pendukung, kepuasan mahasiswa, kriteria penilaian, hasil evaluasi, peningkatan terdokumentasi dan tinjauan desain dan pengembangan ketika kurikulum baru diinisiasi. Hasil tinjauan manajemen akan disampaikan kepada semua dosen, staf pendukung akademik dan pihak fakultas pada saat rapat rutin jurusan ataupun secara tertulis. Jurusan Sosiologi-UB | Manual Mutu 18

Bagian 6 Pengelolaan Sumber Daya