Filling Sistem Kearsipan Ruangan Penyimpanan

4.2.2. Filling Sistem Kearsipan

Filling system kearsipan arsip dinamis inaktif di pengolahan dan akuisisi menggunakan fiiling system subjek, kronologis dan geografis. Hal ini sesuai dengan teori yang dikemukakan oleh Badri Munir Sukoco: “Arsip merupakan alat pengingat-ingat, baik bagi organisasi maupun bagi pimpinan. Untuk mempermudah dalam penyimpanan dan proses penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan, maka perlu dilakukan penentuan metode penyimpanan atau sistem penataan arsip. Sistem penyimpanan arsip dalam Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern adalah system abjad, masalah.nomor, tangg al dan wilayah.” 46 Berdasarkan dari teori tersebut , pada bagian pengolahan dan akuisisi harus melakukan penentuan metode penyimpanan atau system penataan arsip. Akan tetapi, pada bagian tersebut menggunakan 3 Filling system yaitu system masalah, tanggal, dan wilayah yang sudah berjalan selama bertahun-tahun serta tidak ada kendala dalam menyimpan arsip dinamis inaktif yang ada. Sebaiknya dalam filling system penyimpanan arsip dinamis inaktif harus benar-benar diperhatikan , karena ada 3 filling system 46 Badri Sukoco Munir, op.cit, hal.89. penyimpanan agar dalam penyimpanan arsip dinamis inaktif tidak terjadi kesalahan.

4.2.3. Ruangan Penyimpanan

Bagian Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang ruangan penyimpanan untuk menyimpan arsip dinamis inaktif menggunakan ruangan bekas Kantor Transmigrasi untuk penampungan calon transmigrasi karena kekurangan tempat sedangkan volume arsip banyak. Hal ini tidak sesuai dengan teori yang dikemukakan oleh Basuki Sulisyo bahwa: “Gedung yang menyimpan arsip harus tahan kebakaran selama 3 jam, artinya konstuksi gedung harus mampu menahan kebakaran selama 3 jam sebelum roboh. Mungkin ada yang menganggap ini terlalu berlebih-lebihan, namun syarat tersebut sudah lazim di negara maju Asia Tenggara. Lebih baik menghabiskan banyak uang untuk membangun gedung daripada kehilangan arsip yang tidak ada di tempat lain. Tembok tahan api, system penanganan asap, alarm asap, dan api merupakan komponen pengamanan. Sirkulasi udara juga tidak terganggu dengan tersedianya udara yang baik. Vntilasi yang baik memungkinkan sirkulasi udara. Di beberapa gedung bahkan dipasang filter polutan guna mencegah polusi dari ruangan sekitar. Sistem pengaman fisik juga harus tersedia seperti pagar tembok dan pintu. ” 47 47 Sulistyo Basuki, op.cit, hal.340. Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang untuk mengontrol suhu dan kelembaban menggunakan 1 satu AC namun satu AC tidak mencukupi untuk mengontrol suhu dan Kelembaban ruangan penyimpanan arsip dinamis inaktif karena tidak seimbang dengan volume arsip dinamis inaktif yang tersedia di ruangan penyimpanan ditambah lagi alat yang digunakan untuk mengontrol suhu rusak sehingga AC menyala terus tanpa terkontrol. Berdasarkan teori dari Basuki Sulistyo suhu dan kelembaban tidak sesuai. “Menurut Basuki Sulistyo : Suhu dan kelembaban yang terkendali membantu kelestarian arsip. Suhu yang baik untuk arsip adalah 18 o sampai 21 o Celcius. Kelembaban yang dianjurkan ialah 45 sampai 50 persen. Dengan demikian, gedung arsip di Indonesia harus menghabiskan biaya pengatur keembaban karena angka kelembaban di Indonesia sangat tinggi, sekitar 80 sampai 90 persen. ” 48 Ruangan penyimpanan pada bagian pengolahan dan akuisisi besarnya ruangan arsip belum sesuai dengan besarnya volume arsip dalam ruangan. Volume arsip dinamis inaktif yang banyak mengakibatkan arsip yang sudah disimpan bercampur dengan arsip kacau. Basuki Sulistyo menyatakan bahwa: 48 Ibid, hal.340. “Persyaratan ruangan bagi fasilitas kearsipan sama saja dengan persyaratan bagi pusat penyimpanan arsip, baik menyangkut ruangan, pengolahan, kantor, dan rujukan. Besarnya ruangan yang diperlukan tergantung pada volume arsip dalam gedung, proyeksi akuisisi arsip, dan kegiatan rujukan yang ada .” 49 Berdasarkan teori tersebut ruangan penyimpanan arsip belum sesuai, karena besar ruangan arsip tidak seimbang dengan volume arsip yang ada pada ruangan penyimpanan. Hal ini bisa mengakibatkan kesulitan dalam mengelola arsip. Sebaiknya ruangan penyimpanan arsip lebih diperhatikan karena menyangkut keselamatan arsip yang disimpan dalam ruangan penyimpanan.

4.2.4. Prosedur Filling Hastawi Arsip dinamis Inaktif