“Persyaratan ruangan bagi fasilitas kearsipan sama saja dengan persyaratan bagi pusat penyimpanan arsip, baik
menyangkut ruangan, pengolahan, kantor, dan rujukan. Besarnya ruangan yang diperlukan tergantung pada
volume arsip dalam gedung, proyeksi akuisisi arsip, dan kegiatan rujukan yang ada
.”
49
Berdasarkan teori tersebut ruangan penyimpanan arsip belum sesuai, karena besar ruangan arsip tidak seimbang dengan volume arsip
yang ada pada ruangan penyimpanan. Hal ini bisa mengakibatkan kesulitan dalam mengelola arsip.
Sebaiknya ruangan penyimpanan arsip lebih diperhatikan karena menyangkut keselamatan arsip yang disimpan dalam ruangan
penyimpanan.
4.2.4. Prosedur Filling Hastawi Arsip dinamis Inaktif
Prosedur Penyimpanan di Pengolahan dan Akuisisi sebagai berikut : Meneliti arsip, menyiapkan berkas inaktif dan penempatan
doos pada rak Dixon. Prosedur penyimpanan tersebut telah sesuai dengan Peraturan Bupati Semarang Nomor 20 tahun 2005 tentang
Pedoman Penataan Arsip Inaktif di Lingkungan Pemerintah kabupaten Semarang.
49
Ibid, hal.340.
Hal tersebut telah sesuai dengan teori dari Sulistyo Basuki yang menyatakan bahwa
“Langkah-langkah dalam prosedur filing hastawi atau manual arsip dinamis inaktif, sebagai berikut: Meneliti
Arsip,Menyimpan Berkas Inaktif dan Penempatan Boks pada Rak.”
50
Namun prosedur kearsipan pada bagian Pengolahan dan Akuisisi berjalan lambat pada saat meneliti arsip, karena banyak arsip
duplikasi sehingga memperlambat prosedur selanjutnya. Sebaiknya pegawai kearsipan lebih cekatan dalam meneliti arsip
agar dalam penyimpanan arsip dapat dilakukan dengan cepat dan tepat.
4.2.5. Metode Penyimpanan Arsip Dinamis Inaktif
Pegawai kearsipan pada bagian pengolahan dan akuisisi telah melakukan metode penyimpanan arsip dinamis inaktif sesuai dengan
prosedur penyimpanan. Metode pengarsipan dikerjakan secara berurutan, agar tidak terjadi kesalahan dalam penyimpanan arsip
dinamis inaktif dan mempermudah dalam penemuan kembali, akan tetapi ada kelemahannya karena pengelolaan arsip dan penyimpanan
masih menjadi satu ruang terjadi kesulitan dalam penemuan kembali. Apabila arsip yang perlu disimpan banyak karena keterbatasan waktu
50
Thomas Wiyasa, op.cit, hal.71.
biasanya arsip hanya di masukkan ke dalam doos berdasarkan masalah yang sama tanpa dibungkus hanya ditempel lembar disposisi untuk
mengetahui masalah arsip. “Menurut Wiradi Metode adalah seperangkat langkah apa yang harus dikerjakan yang tersusun secara
sistematis urutannya logis .”
51
Metode penyimpanan arsip dinamis inaktif di bagian Pengolahan dan akuisisi adalah sebagai berikut meneliti arsip dinamis
inaktif meliputi: menerima arsip-arsip inaktif yang diterima dari unit pengolah Arsip Kacau; membersihkan arsip dari debu-debu dan
kotoran dan memusnahkan semua bakteri dan serangga dengan bahan- bahan kimia, memisahkan arsip dan non arsip serta duplikasi arsip;
mengelompokkan arsip berdasarkan pokok masalah disusun secara tanggal ,bulan ,tahun, kronologi wilayah geografis, dan jenis arsip
subjek; Membungkus arsip setebal 4 sd 5 Cm dan memberi nomor sementara; mencatat menurut pokok masalah sesuai dengan tanggal
,bulan ,tahun, kronologi wilayah geografis, dan isi arsip subjek,
51
Wiradi dalam http:carapedia.compengertian_definisi_metode_menurut_para_ahli_info497.
html 15November 2011,11;30
lalu diberi kode klasifikasi pada lembar disposisi kemudian ditempelkan pada sampul pembungkus; dan membuat daftar pertelaan.
Menyiapkan berkas inaktif meliputi: Menyiapkan arsip-arsip inaktif yang sudah diteliti; Memisahkan arsip-arsip inaktif sesuai
dengan masalah yang akan disimpan;dan Memasukkan arsip yang telah dibungkus kedalam boks, sambil memberikan tanggal ,bulan ,tahun,
kronologi wilayah geografis, dan jenis arsip subjek, pada luar doos.
Penempatan doos pada rak Dixon antara lain Memberi
kamperkapur barus dalam boks arsip, doos yang berisi arsip-arsip inaktif ditempatkan pada rak Dixon dan menata Rak Dixon disusun
menurut tanggal ,bulan ,tahun, kronologi wilayah geografis, dan jenis arsip subjek.
Sebaiknya dalam metode penyimpanan arsip dinamis inaktif lebih diperhatikan karena menyangkut pemeliharaan arsip agar arsip
dinamis inaktif dapat terawat.
4.2.6. Penyusutan dan pemusnahan arsip dinamis inaktif
