menggunakan metode dibakar hingga arsip tidak terbaca lagi. Hal ini mendukung teori yang dikemukakan oleh sulistyo Basuki bahwa:
“Metode pemusnahan arsip dinamis inaktif meliputi pencacahan, pembakaran, pemusnahan kimiawi, dan pembuburan.
”
53
Kegiatan pemusnahan arsip dinamis inaktif di bagian pengolahan dan Akuisisi menggunakan metode pembakaran karena
metode tersebut mudah dan tidak memerlukan biaya yang mahal .
Sebaiknya dilakukan penyusutan dan pemusnahan secara teratur untuk menghemat ruangan penyimpanan karena terbatasnya gedung
penyimpanan arsip dan peralatan penyimpanan arsip seperti filling cabinet.
4.2.7. Peralatan dan perlengkapan
Peralatan yang digunakan pada bagian Pengolahan dan Akuisisi antara lain Folder map atau map gantung, untuk menyimpan arsip yang
berupa suratlembaran; Doos Arsip, untuk menyimpan arsip yang berupa kertas, surat bukti atau arsip berupa surat berikut foldernya;
almari BesiRak Dixion, untuk menyimpan doos-doos arsip; Chart Cabinet, untuk menyimpan arsip berupa kartu kendali atau lembar
53
Ibid, hal.321.
pengantar; dan almari arsip, digunakan untuk menyimpan order yang berisi banyak arsip.
Perlengkapan yang digunakan berupa formulir-formulir atau kartu : Kartu Kendali, Disposisi, Buku Agenda Surat Masuk dan
Keluar, Guide, Folder, Daftar Klasifikasi Nomor, Lembar Peminjaman Arsip, untuk mengetahui arsip yang pernah dan sedang dipinjam dan
berfungsi sebagai arsip pengganti, Register Arsip, untuk mengetahui macam dan volume arsip berikut tempat tersimpannya, Daftar pertelaan,
untuk mencatat macam dan jumlah arsip yang disalurkan dari tempat awal ke sentral arsip dalam waktu tertentu, dan Berita Acara
Penyerahan dan Pemusnahan, untuk mengetahui siapa dan kapan kegiatan penyerahan dan pemusnahan dilaksanakan.
“Menurut Badri Sukoco “ Peralatan penyimpanan dapat digolongan menjadi peraatan manual, mekanis, dan
otomatis. Peralatan penyimpanan manual menyediakan ruang penyimpanan untuk dokumen, sehingga pemakai
harus menuju berkas untuk menyimpan atau mengambil dokumen. Perlenkapan penyimpanan manual terdiri dari:
Spindle file, Vertical filing cabinet, Open-self file, Lateral
file, Unit box lateral file, Card file.”
54
54
Badri Sukoco Munir, op.cit, hal.100.
Berdasarkan teori tersebut perlengkapan manual tidak sama, Peralatan kearsipan yang ada pada bagian pengolahan dan akuisisi yaitu
yang bertahan lama lebih dari satu tahun seperti almari arsip dan rax dixon sedangkan perlengkapan yang setiap hari habis digunakan Doos
arsip, lembar disposisi, Kartu kendali, berita acara penyerahan dan daftar pertelaan. Bagian pengolahan dan Akuisisi tidak ada penambahan
peralatan dn perlengkapan karena keterbatasan anggaran, terutama belanja modal.
Sebaiknya dalam
peralatan penyimpanan
arsip lebih
diperhatikan karena setiap hari arsip semakin bertambah banyak, dan dari tahun ke tahun tidak ada penambahan peralatan penyimpanan arsip.
4.2.8. Penemuan Kembali Arsip
