lalu diberi kode klasifikasi pada lembar disposisi kemudian ditempelkan pada sampul pembungkus; dan membuat daftar pertelaan.
Menyiapkan berkas inaktif meliputi: Menyiapkan arsip-arsip inaktif yang sudah diteliti; Memisahkan arsip-arsip inaktif sesuai
dengan masalah yang akan disimpan;dan Memasukkan arsip yang telah dibungkus kedalam boks, sambil memberikan tanggal ,bulan ,tahun,
kronologi wilayah geografis, dan jenis arsip subjek, pada luar doos.
Penempatan doos pada rak Dixon antara lain Memberi
kamperkapur barus dalam boks arsip, doos yang berisi arsip-arsip inaktif ditempatkan pada rak Dixon dan menata Rak Dixon disusun
menurut tanggal ,bulan ,tahun, kronologi wilayah geografis, dan jenis arsip subjek.
Sebaiknya dalam metode penyimpanan arsip dinamis inaktif lebih diperhatikan karena menyangkut pemeliharaan arsip agar arsip
dinamis inaktif dapat terawat.
4.2.6. Penyusutan dan pemusnahan arsip dinamis inaktif
Sebelum dilakukan pemusnahan arsip, dari berbagai unit pengolah melakukan pemindahan arsip. Pemindahan arsip adalah
kegiatan memindahkan arsip-arsip dari aktif ke inaktif karena jarang sekali dipergunakan dalam kegiatan sehari-hari. Pemindahan arsip
tersebut dilakukan sesuai dengan jadwal retensi arsip, arsip yang sudah habis masa retensinya maka segera dipindahkan ke unit kearsipan
setelah itu baru dimusnahkan. Hal ini sesuai dengan teori yang dikemukakan oleh Sulistyo Basuki bahwa:
“Adanya jadwal retensi arsip dinamis, maka badan korporasi memiliki landasan kuat untuk melakukan
penyusutan arsip dinamis secara ajeg sehingga dapat menghemat biaya ruangan, tenaga, listrik, peralatan, dan
sebagainya
.”
52
Pemusnahan belum pernah dilakukan karena pada bagian Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah kabupaten Semarang
belum berani melakukan pemusnahan tanpa mendapatkan ijin dari Kantor Arsip Provinsi. Pemusnahan dan penyerahan arsip juga harus
melalui prosedur yang panjang dan membutuhkan biaya yang besar sedangkan Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang mengalami
kendala keterbatasan biaya untuk pemusnahan dan penyerahan. Tenaga fungsional Arsiparis sebagai penentu pelaksanaan proses penyusutan
juga belum ada. Pengolahan dan Akuisisi dalam pemusnahannya
52
Sulistyo Basuki, op. cit, hal. 310.
menggunakan metode dibakar hingga arsip tidak terbaca lagi. Hal ini mendukung teori yang dikemukakan oleh sulistyo Basuki bahwa:
“Metode pemusnahan arsip dinamis inaktif meliputi pencacahan, pembakaran, pemusnahan kimiawi, dan pembuburan.
”
53
Kegiatan pemusnahan arsip dinamis inaktif di bagian pengolahan dan Akuisisi menggunakan metode pembakaran karena
metode tersebut mudah dan tidak memerlukan biaya yang mahal .
Sebaiknya dilakukan penyusutan dan pemusnahan secara teratur untuk menghemat ruangan penyimpanan karena terbatasnya gedung
penyimpanan arsip dan peralatan penyimpanan arsip seperti filling cabinet.
4.2.7. Peralatan dan perlengkapan
