Peralatan dan perlengkapan pada Bagian Pengolahan dan Akuisisi dari tahun ke tahun tidak ada penambahan peralatan seperti almari arsip
karena keterbatasan anggaran terutama belanja modal.
4.1.13. Penemuan Kembali Arsip Dinamis Inaktif
Hal-hal yang pelu diperhatikan dalam peminjaman arsip antara lain: 1.
Peminjaman arsip hanya untuk keperluan dinas. 2.
Tidak boleh menambah atau mengurangi isi. 3.
Setiap perpanjangan harus mendapatkan ijin. 4.
Harus dikembalikan dalam keadaan utuh. Untuk menjaga dan mengontrol terhadap arsip yang dipinjam,
perlu disiapkan beberapa peralatan, antara lain: 1.
Formulir peminjaman rangkap 3 dengan fungsi masing-masing: a.
Lembar peminjaman arsip Iputih di simpan ditempat penyimpanan arsip berdasarkan tanggal pengembalian arsip,
sebagai bukti peminjaman. b.
Lembar peminjaman arsip IIhijau oleh penyimpanan arsip diletakkan di tempat arsip yang di pinjam sebagai pengganti
arsip yang dipinjam.
c. Lembar peminjaman arsip IIIbiru disertakan pada
peminjaman. 2.
Out indicator sebagai pengganti arsip yang di pinjam. Apabila arsip di pinjam sebanyak 1 folder atau doos, maka sebagai pengganti
folder yang keluar diganti dengan out guide lihat gambar. Apabila arsip yang dipinjam hanya sebagian dari arsip yang disimpan dalam
folder atau doos maka sebagai pengganti arsip yang keluar diganti dengan out sheetlihat gambar.
3. Tempat penyimpanan formulir peminjaman yang biasa disebut
dengan tickler file. Penemuan kembali pada bagian Pengolahan dan Akuisisi
Kantor Arsip Daerah Semarang masih dekerjakan secara manual. Penemuan kembali secara manual. Berarti pencarian kembali
dilakukan melalui kemampuan manusia tanpa menggunakan tenaga mesin. Petugas arsip mencari arsip langsung pada himpunan berkas
tersebut. Penemuan kembali arsip terdapat beberapa tindakan yang perlu
dilakukan meliputi: 1.
Memahami atau menelaah materi yang akan dicari
2. Menemukan tempat penyimpanan arsip yang berpegang
pada penggolongan arsip menurut pola klasifikasi. 3.
Dan mencari arsip berdasarkan tanggal, bulan ,dan tahun. Pegawai kearsipan di Bagian Pengolahan dan Akuisisi Kantor
Arsip Daerah Kabupaten Semarang jarang melakukan kegiatan penemuan kembali arsip dinamis inaktif karena tidak ada pegawai di
Unit Kearsipan maupun Unit Pengolah yang meminjam arsip dinamis inaktif. Selain itu para pegawai kearsipan mengalami kesulitan dalam
mengelola ruangan penyimpanan arsip dinamis inaktif karena masih bercampur dengan arsip kacau. Keterbatasan personil juga menjadi
kendala dalam penemuan kembali.
4.1.14. Syarat-syarat pegawai kearsipan
