b. Misi Arsip
Ditingkat keberadaan suatu organisasi “Arsip” adalah bagian yang tak terpisahkan dari managemen organisasi, dan keberhasilan
managemen kearsipan akan member pengaruh kinerja organisasi karena jalinan informasi mengandung arti nilai prosesi secara nyata dan terus
menerus dalam mendukung kelancaran pada keseluruhan tugas
managemen organisasi. 4.1.6.
Arsip Kantor Arsip Daerah Kab.Semarang
Arsip-arsip yang disimpan di Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang.
a. Penggolongan Surat:
1 Berdasarkan Asal dan Tujuan
a. Surat Interen adalah yang berasal dari dan untuk bagian lain
dalam unit organisasi yang sama lingkup Kantor Arsip Daerah Kab. Semarang
b. Surat Ekstern adalah yang berasal dari dan untuk instansi lain di
luar Kantor Arsip Daerah Kab. Semarang maupun di lingkungan Kantor Arsip Daerah Kab. Semarang di luar daerah.
3 Berdasarkan Status
a. Surat Dinas adalah surat yang ditujukan kepada pejabat atau
yang disertai nama dan jabatan yang bersangkutan. b.
Surat Pribadi adalah surat yang ditujukan kepada nama orang. 4
Berdasarkan Sifat a.
Surat Penting adalah surat yang memerlukan tindak lanjut dan mempunyai nilai guna dalam proses administrasi.
b. Surat Biasa adalah surat yang memerlukan tindak lanjut dan
cukup untuk diketahui saja. c.
Surat Rahasia adalah surat yang isinya dirahasiakan dan hanya boleh diketahui oleh pimpinan atau pejabat yang ditunjuk.
a.
Penggolongan Arsip
1. Arsip Dinamis, yakni arsip yang masih digunakan secara
langsung dalam menyelenggarakan administrasi. Terdiri dari: a.
Arsip Dinamis Aktif, masih diperlukan sehari-hari. b.
Arsip Dinamis Inaktif, sudah jarang dan hampir tidak diperlukan sehari-hari.
c. Arsip Statis, yakni arsip yang tidak digunakan secara
langsung dalam menyelenggarakan administrasi. Pada
umumnya mempunyai nilai sejarah dan menjadi dokumen pada Lembaga Arsip Nasional.
b.
Nilai Guna Arsip
1. Primer, yakni nilai guna yang didasarkan atas kegunaan arsip
bagi kepentingan intern kantor nilai guna administrative, organisatoris, manajemen, hokum, keuangan, ilmiah, sejarah.
2. Sekunder, yakni nilai guna yang didasarkan atas kegunaan arsip
bagi kepentingan umum diluar pencipta Kantor Arsip Daerah Kab. Semarang nilai guna kebuktian dan informasi.
c.
Pengelompokan Jenis Arsip
1. Arsip VitalPermanen usia simpan selamanya
2. Arsip Sangat Penting Semi Permanen usia sd 75 tahun
3. Arsip Penting usia simpan sd 30 tahun
4. Arsip Biasa usia simpan sd 3-5 tahun
5. Arsip Tidak Penting usia simpan sd 0,5 -1,5 tahun
Arsip yang disimpan di Kantor Arsip Daerah Kab. Semarang adalah arsip dinamis aktif semua surat-surat masuk, dan arsip dinamis
inaktif surat-surat masuk yang sudah tidak dipakai lagi dan disimpan di
doos arsip diletakkan di rak dixon di dalam gudang arsip. Arsip dinamis inaktif tersebut disimpan di unit pengolah dan akuisisi.
d.
Arsip Dinamis Inaktif yang ada pada Bagian Pengolahan dan akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang macamnya:
1. Arsip Perencanaan.
2. Arsip Pengawasan.
3. Peningkatan SDM.
4. Laporan Pertanggungjawaban Perjalanan Luar Daerah.
4.1.7. Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan pada Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang adalah sistem gabungan. Sistem pengelolaan arsip gabungan
adalah pengelolaan arsip dinamis aktif dilaksanakan oleh Kasubag TU yang menangani dan arsip dinamis inaktif dilakukan oleh Pengolahan
dan Akuisisi. Sistem gabungan ini dilaksanakan di masing-masing unit yaitu Kasubag TU, Kasi Akuisisi dan Pengolahan, Kasi Pembinaan dan
Pengembangan, dan Kasi Penyimpanan dan Pemeliharaan.
4.1.8. Filing Sistem Kearsipan yang Digunakan Dalam
Menyimpan Arsip Dinamis Inaktif di Bagian Pengolahan dan Akusisi Kantor Arsip Daerah Kab. Semarang
Arsip dinamis Inaktif yang disimpan Pada Bagian Pengolahan dan Akusisi menggunakan sistem geografis, kronologis, dan subjek.
Bagian Pengolah dan Akuisisi dalam penyimpanannya setelah semua arsip yang akan disimpan sudah diberi nomor sesuai dengan
daftar kode klasifikasi pada lembar disposisi arsip dibungkus beserta lembar disposisinya setelah disertakan tahun, wilayah, dan jenis arsip .
Arsip disimpan dalam doos sesuai dengan pokok masalah yang sama sesuai dengan wilayah, tahun, dan jenis arsip kemudian diletakkan pada
rak. Pada bagian luar doos juga ditulis wilayah, tahun ,dan jenis arsip agar mudah dalam penemuan kembali.
Daftar Klasifikasi Nomor adalah daftar yang memuat semua kegiatan atau masalah yang terdapat dalam kantor, setiap masalah diberi
nomor tertentu. Guna daftar klasifikasi adalah sebagai pedoman pemberi kode surat, dan sebagai pedoman untuk mempersiapkan dan
menyusun tempat penyimpanan surat.
Berikut ini Daftar Klasifikasi Arsip yang digunakan untuk pedoman menyimpan kode Arsip Dinamis Inaktif :
1- 9 UMUM
10-19 URUSAN DALAM 20-29 PERALATAN
30-39 KEKAYAAN DAERAH 40-49 PERRUSTAKAANDOKUMENKEARSIPANSANDI
50-59 PERENCANAAN 60-69 ORGANISASIKETATALAKSANAAN
70-79 PENELITIAN 80-89 KONPERENSI
90-99 PERJALANAN DINAS 100-109 PEMERINTAHAN
110-119 PEMERINTAH PUSAT 120-129 PEMERINTAH PROPINSI
130-139 PEMERINTAH KABUPATENKOTA 140-149 PEMERINTAH DESA
150-159 LEGISTATIF MPRDPR 160-169 DPRD PROPINSI
170-179 DPRD KABUPATENKOTA 180-189 HUKUM
190-199 HUBUNGAN LUAR NEGERI 200-209 POLITIK
210-119 PARPOL 220-229 KEPARTAIAN
230-239 ORGANISASI KEMASYARAKATAN 240-249 ORGANISASI PROFESI DAN FUNGSIONAL
250-259 ORGANISASI PEMUDA 260-269 ORGANISASI BURUH, TANI, DAN NELAYAN
270-279 ORGANISASI WANITA 280-289 PEMILIHAN UMUM
290-299 PANWASLU 300-309 KEAMANAN DAN KETERTIBAN UMUM
310-319 PERTAHANAN 320-329 KEMILITERAN
330-339 KEAMANAN 340-349 PERTAHANAN SIPIL
350-359 KEJAHATAN
360-369 BENCANA 370-399 KECELAKAAN
400-409 KESEJAHTERAAN RAKYAT 410-419 PEMBANGUNAN DESA
420-429 PENDIDIKAN 430-439 KEBUDAYAAN
440-449 KESEHATAN 450-459 AGAMA
460-469 SOSIAL 470-479 KEPENDUDUKAN
490-499 PEREKONOMIAN 500-509 PERDAGANGAN
520-529 PERTANIAN 530-539 PERINDUSTRIAN
540-549 PERTAMBANGANKESAMUDRAAN 550-559 PERHUBUNGAN
560-569 TENAGA KERJA 570-579 MODAL DOMESTIK
580-589 PERBANKAN MONETER
590-599 PEKERJAAN UMUM DAN KETENAGAAN 600-609 PENGAIRAN
610-629 JALAN 630-639 JEMBATAN
640-649 BANGUNAN 650-659 TATA RUANG KOTA
660-669 TATA LINGKUNGAN 670-679 KETENAGAAN
680-689 PERALATAN 690-699 AIR MINUM
700-709 PENGAWASAN 710-719 BIDANG PEMERINTAHAN
720-729 BIDANG POLITIK 730-739 BIDANG KEAMANAN
740-749 BIDANG KESRA 750-759 BIDANG PEREKONOMIAN
760-769 BIDANG PEKERJAAN UMUM 770-779 PENGAWAS PEJABAT PUBLIK
780-789 BIDANG KEPEGAWAIAN
790-799 BIDANG KEUANGAN 800-809 KEPEGAWAIAN
810-819 PENGADAAN 820-829 MUTASI
830-839 KEDUDUKAN 840-849 KESEJAHTERAANPEGAWAI
850-859 CUTI 860-869 PENILAIAN
870-879 TATA USAHA KEPEGAWAIAN 880-889 PEMBERHENTIAN
890-899 PENDIDIKAN PEGAWAI 900-909 KEUNGAN
910-919 ANGGARAN 920-929 OTORISASI
930-939 VERIFIKASI 940-949 PEMBUKUAN
950-959 PERBENDAHARAAN 960-969 PEMBINAAN KEBENDAHARAAN
970-979 PENDAPATAN
980-989 PENGELUARAN 990-999 BENDAHARAWAN
4.1.9. Ruangan Penyimpanan pada Bagian Pengolahan dan
Akusisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang
Ruangan penyimpanan yang tepat merupakan hal penting bagi arsip. Sewaktu merencanakan penyimpanan arsip, hal yang perlu
dipertimbangkan adalah konstruksi gedung, control keamanan, control suhu dan kelembaban, cahaya , dan alokasi ruang.
a.
Konstruksi Gedung
Bagian Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang ruangan penyimpanan untuk menyimpan arsip dinamis
inaktif menggunakan ruangan bekas Kantor Transmigrasi untuk penampungan calon transmigrasi karena kekurangan tempat sedangkan
volume arsip banyak. b.
Kontrol Suhu dan Kelembaban
Ruangan penyimpanan Arsip Dinamis Inaktif Pada bagian Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang
untuk mengontrol suhu dan kelembaban menggunakan 1 satu AC namun satu AC tidak mencukupi untuk mengontrol suhu dan
Kelembaban ruangan penyimpanan arsip dinamis inaktif karena tidak seimbang dengan volume arsip dinamis inaktif yang tersedia di ruangan
penyimpanan ditambah lagi alat yang digunakan untuk mengontrol suhu rusak sehingga AC menyala terus tanpa terkontrol.
c.
Alokasi Ruang
Ruangan penyimpanan pada bagian pengolahan dan akuisisi besarnya ruangan arsip belum sesuai dengan besarnya volume arsip
dalam ruangan. Volume arsip dinamis inaktif yang banyak mengakibatkan arsip yang sudah disimpan bercampur dengan arsip
kacau. 4.1.10.
Prosedur Penyimpanan Arsip Dinamis Inaktif pada Bagian Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten
Semarang
1. Meneliti arsip dinamis inaktif
2. Menyiapkan berkas inaktif
3. Penempatan doos pada rak Dixon
Prosedur kearsipan pada bagian Pengolahan dan Akuisisi berjalan lambat pada saat meneliti arsip, karena banyak arsip duplikasi sehingga
memperlambat prosedur selanjutnya.
Metode penyimpanan arsip dinamis inaktif pada Bagian Pengolahan dan Akuisisi sebagai berikut :
a. Meneliti arsip dinamis inaktif
a Menerima arsip-arsip inaktif yang diterima dari unit pengolah
Arsip Kacau. b
Membersihkan arsip dari debu-debu dan kotoran dan memusnahkan semua bakteri dan serangga dengan bahan-bahan kimia.
c Memisahkan arsip dan non arsip serta duplikasi arsip.
d Mengelompokkan arsip berdasarkan pokok masalah disusun secara
tanggal ,bulan ,tahun, kronologi wilayah geografis, dan jenis
arsip subjek. e
Membungkus arsip setebal 4 sd 5 Cm dan memberi nomor sementara.
f Mencatat menurut pokok masalah sesuai dengan tanggal ,bulan
,tahun, kronologi wilayah geografis, dan isi arsip subjek, lalu diberi kode klasifikasi pada lembar disposisi kemudian
ditempelkan pada sampul pembungkus. g
Membuat daftar pertelaan.
b.
Menyiapkan berkas inaktif
A. Menyiapkan arsip-arsip inaktif yang sudah diteliti.
B. Memisahkan arsip-arsip inaktif sesuai dengan masalah yang akan
disimpan. C.
Memasukkan arsip yang telah dibungkus kedalam boks, sambil memberikan tanggal ,bulan ,tahun, kronologi wilayah geografis,
dan jenis arsip subjek, pada luar doos.
c. Penempatan doos pada rak dixon
1. Memberi kamperkapur barus dalam boks arsip.
2. Doos yang berisi arsip-arsip inaktif ditempatkan pada rak dixon.
3. Menata Rak Dixon disusun menurut tanggal ,bulan ,tahun,
kronologi wilayah geografis, dan jenis arsip subjek.
Gambar 4.2. Skema Metode Penyimpanan Arsip Dinamis Inaktif Pada Bagian Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip
Daerah Kab. Semarang ARSIP KACAU
PEMBERSIHAN
PEMILAHAN
ARSIP
KODE KLASIFIKASI 000,100,200,300,400,500,600,700,
800,900 PENGELOMPOKKAN POKOK
MASALAH
PENGELOMPOKKAN PER TAHUN, ISI ARSIP, DAN WILAYAH
DAFTAR PERTELAAN ARSIP MUSNAH
DUPLIKASI NON ARSIP
Setiap pegawai arsip dalam melakukan penyimpanan arsip dinamis inaktif biasanya membutuhkan waktu yang lama dalam
penyimpanannya. Sedangkan arsip yang perlu diolah banyak. Dalam proses penyimpanan arsip terbatasnya pegawai menjadi dominan, untuk
formasi pegawai kususnya bidang kearsipan setiap ada penerimaan CPNS tidak ada yang mendaftar.
Kekurangan tenaga kearsipan
mengakibatkan kinerja tidak mengalami perubahan dari tahun ke tahun. Pada
bagian Pengolahan
dan Akuisisi
juga dalam
proses penyimpananya dan pengolahannya masih menjadi satu dan belum
disediakan gedung pengolahan arsip mengakibatkan kesulitan dalam proses penyimpanan.
4.1.11. Penyusutan dan Pemusnahan
Arsip
Dinamis Inaktif pada Bagian Pengolahan dan akuisisi Kantor Arsip Dearah Kabupaten
Semarang
Penyusutan arsip adalah kegiatan dalam upaya mengurangi volume arsip di suatu tempat penyimpanan yang erat sekali dengan
kegiatan memilih dan memisahkan arsip untuk menentukan arsip aktif, arsip inaktif, dan non arsip lembar lebih, tak terpakai, dll, sedangkan
pemusnahan arsip adalah kegiatan menghilangkan identitas arsip dari
tempat penyimpanan sehingga tempat yang tersedia dapat dimanfaatkan arsip berikutnya.
a. Bentuk dan Susunan Jadwal Retensi Arsip
Secara garis besar Jadwal Retensi Arsip Pemerintah Kabupaten Semarang terkandung unsur-unsur:
1. Masalah, yang ada pada dasarnya adalah merupakan cerminan
berkas yang ada dalam organisasi dalam lingkungan Pemerintah Kabupaten Semarang, baik berkas yang mencerminkan tugas
operasional subtantif maupun tugas penunjang fasilitatif 2.
Rincian masalah, sebagai penjabaran dari asalah. 3.
Retensi yang merupakan jangka waktu penyimpanan baik pada waktu masa aktif maupun inaktif yang dituangkan dalam pernyataan
dan angka. 4.
Keterangan yang berisi pernyataan musnah, permanen atau pernyataan lain.
Pengolahan dan Akuisisi sebagai Unit pengolah arsip wajib melakukan penyusutan arsip aktif yang menjadi arsip inaktif sesuai
dengan jadwal retensi arsip yang telah dibakukan dan dilaksanakan oleh petugas arsip.
penyerahan
Tata cara penyusutan arsip sebagai kegiatan mengurangi volume arsip dari tempat penyimpanan pada bagian Pengolahan dan Akuisisi
Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang dengan cara : 1.
Pemindahan arsip 2.
Pemusnahan arsip 3.
Penyerahan arsip
b. Mekanisme Penyusutan Arsip pada bagian Pengolahan dan
Kategori