21
BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian Arsip
Menurut Sedarmayanti, 2003:7 Arsip dalam bahasa belanda disebut
“archief” sedangkan dalam bahasa Inggris disebut “archieve” ini berasal dari bahasa Yunani yaitu dari kata “arche” yang berarti permulaan. Kemudian kata
“arche” ini berkembang menjadi kata “archia” yang berarti catatan. selanjutnya dari kata “archia” berubah lagi menjadi kata“ar-cheion” yang berarti “gedung
pemerintah” sedangkan dalam bahasa latin disebut “archivum“ dan artinya dalam bahasa Indonesia dipakai istilah “arsip“ sampai saat ini.
Menurut Wursanto dkk, 2000:16 Kearsipan adalah tata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut aturan dan prosedur yang berlaku dengan
mengingat 3 tiga unsur pokok yang meliputi: penyimpanan storing, penempatan placing, dan penemuan kembali finding.
Menurut Barthos, 2003:43, Filling atau kearsipan adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistematis, sehingga bahan
tersebut dengan mudah ditemukan kembali bila diperlukan.
B. Fungsi Arsip
Menurut barthos, 2003:11 Fungsi arsip dapat di bedakan menjadi: 1.
Arsip statis, yaitu arsip yang tidak lagi digunakan secara terus - menerus bagi organisasi atau instansi, namun di pergunakan untuk kepentingan
Universitas Sumatera Utara
masyarakat umum atau Negara karena bernilai kebangsaan dan hanya dipergunakan sebagai referensi saja.
2. Arsip dinamis, yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau di pergunakan secara langsung dalam penyelenggaran administrasi Negara.
Arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dapat di bagi menjadi: a.
Arsip aktif, yaitu arsip yang secara langsung dan terus - menerus bagi keperluan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari -
hari serta masih dikelola oleh unit pengelola. b.
Arsip inaktif atau pasif, yaitu arsip yang frekuensinya sudah mulai menurun dan pengelolanya oleh unit sentral dalam suatu organisasi
atau instansi.
C. Peranan Kearsipan
Menurut Sedarmawanti, 2003:19 Mengatakan bahwa “peranan arsip sebagai sumber informasi, maka arsip dapat membantu mengingatkan dalam
rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai suatu masalah”. Menurut Barthos, 2002:2 Menyatakan bahwa peranan kearsipan adalah :
“sebagai pusat ingatan, sebagai sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan
perencanaan, menganalisa, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggung jawaban, dan pengendalian setepat-tepatnya.
Universitas Sumatera Utara
D. Peralatan kearsipan
Ada 11 peralatan kearsipan yang umum digunakan oleh perusahaan swasta maupun pemerintah.
1. Map yaitu, lapisan kertas atau karton yang dipergunakan untuk
menyimpan arsip, pada folder terdapat tab yaitu bagian yang menonjol pada sisi atas untuk menempatkan file yang bersangkutan. Sesuai dengan
fungsi dan cara mempergunakannya map dapat dibedakan menjadi: a.
Map biasa yaitu map yang berguna untuk menyimpan sementara warkat-warkat arsip.
b. Map jepit yaitu map yang memakai jepitan dari logam untuk
memegang warkat atau arsip dengan kuat sehingga arsip yang di dalamnya tidak mudah lepas.
c. Map tebal atau map besar yaitu map dengan memakai jepitan khusus
dan bentuknya kokoh sehingga dapat disimpan secara vertikal atau berdiri tegak.
d. Map tali yaitu stopmap yang memakai tali pengikat sebagai alat
merapatkannya yang terbuat dari karton dan diberi kain atau pita. 2.
Folder Merupakan lipatan kertas tebal atau karton menila berbentuk empat
persegi panjang.Kegunaannya adalah untuk menyimpan warkat didalam filling cabinet.
3. Sekat guide adalah lembaran yang dipergunakan sebagai petunjuk atau
sekat pemisah dalam penyimpanan arsip. Sekat terdiri terdiri dari dua bagian yaitu : bagian yang menonjol disebut tab atau tab guide yang
Universitas Sumatera Utara
berguna untuk menempatkan atau mencantumkan kode , tanda, atau indeks klarifikasi dan badan guide.
4. Filling cabinet
Adalah perabot kantor yang berbentuk segi empat panjang yang diletakkan secara vertikal berdiri dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas
atau arsip.
5. Lemari arsip filling cabinet yaitu tempat penyimpanan yang terbuat dari
aluminium dan baja yang dapat mengamankan arsip dari api atau terbangkar. pada umumnya lemari arsip atau filling cabinet terdiri dari
laci-laci kecil yang terdapat 3 atau 5 laci.
Lemari arsip terdapat dua jenis : a.
Drawer type filling cabinet yaitu filling cabinet yang laci-lacinya dapat di tarik keluar, biasa nya arsip tersusun dalam bentuk
vertikal. b.
Lateral filling cabinet yaitu filling cabinet yang berpintu dan mempunyai alas untuk menempatkan semua arsip dan mempunyai
beberapa tingkat atas. 6.
Meja Berfungsi sebagai tempat menulis dan menyimpan warkat-warkat untuk
sementara. 7.
Kursi Ada 4 jenis kursi yang dipergunakan di kantor.
a. Kursi yang digunakan untuk tata usaha kantor clearical chair
b. Kursi yang digunakan dekretaris secretarical chair
Universitas Sumatera Utara
c. Kursi yang digunakan para eksekutif executive chair
d. Kursi yang digunakan pada waktu rapat conference chair
8. Berkas kotak box file, adalah kotak yang dipergunakan untuk
menyimpan berbagi warkat dan kemudian di tempatkan pada rak arsip. Biasanya setiap berkas kotak berisi arsip yang sejenis.
9. Rak arsip
Adalah sejenis almari tidak berpintu yang merupakan rakitan dari beberapa keping papan. Kemudian diberi tiang untuk menempatkan atau
menyimpan berkas-berkas atau arsip. 10.
Mesin-mesin kantor yaitu semua peralatan kantor yang cara kerjanya secara otomatis baik secara mekanis maupun secara elektronik, mesin-
mesin kantor yang dipergunakan dalam bidang kearsipan misalnya : mesin komputer, mesin fotocopy, mesin print, dan mesin penghancur kertas.
11. Alat-alat tulis kantor yaitu alat-alat yang berhubungan dengan pekerjaan
tulis menulis misalnya : pulpen, pinsil, penggaris, stabilo.
E. Sistem Penyimpanan, Pengamanan Dan Pemeliharaan Arsip
Kategori