terjaga dan dapat terhindar dari serangan api dan air maupun serangga pemakan kertas.
b. Pemeliharaan tempat penyimpanan
Sebaiknya arsip disimpan di tempat yang terbuka. Misalnya dengan menggunakan rak - rak arsip. Apabila harus disimpan di tempat tertutup
maka lemari tersebut harus sering dibuka untuk menjaga tingkat kelembaban arsip tersebut.
c. Penggunaan bahan-bahan pencegah
Untuk menjaga keutuhan arsip agar tetap baik dapatr secara preventif yaitu dengan cara membeir tambahan pencegah seperti confer kapur barus
untuk mencegah serangga. d.
Larangan - larangan yang tidak boleh dilanggar Tempat penyimpanan arsip harus dijaga sedemikian rupa. Supaya terjamin
keutuhan, keamanan dan kebersihan. Untuk itu perlu dibuat peraturan untuk menjaganya misalnya petugas dilarang membawa pulang arsip ke
rumah. e.
Kebersihan Ruangan arsip hendaknya senantiasa bersih dari debu. Untuk kebersihan
ruangan dan arsip .
F. Keterampilan Sekretaris Dalam Mengelola Arsip
Keterampilan sekretaris Menurut Wursanto, 2004:5 Sekretaris harus memiliki rasa tanggung jawab, mandiri berinisiatif, berkompetensi,dapat
dipercaya dalam membantu kelancaran pekerjaan pimpinan pada perusahaan dimana dia bekerja. Sekretaris sebaiknya bukan yes-man, artinya ia hanya mau
Universitas Sumatera Utara
menuruti semua kemauan atasannya tanpa memikirkan kepentingannya. Karena itu sekretaris harus berinisiatif, berdaya kreasi sehingga mampu menyarankan ide-
ide yang baik. Sudah tentu seorang atasan sebaiknya bukan no-man, yang berarti seorang yang harus menolak pendapat orang lain. Atasan yang baik dan ideal
adalah orang yang bersedia mendengar, menghargai pendapat ataupun saran dari bawahannya.
Menurut Wusanto, 2004:5 Sekretaris haruslah memiliki rasa tanggung jawab tinggi, mandiri, berinisiatif serta berkompetensi dapat di percaya dalam
membantu kelancaran pekerjaan pimpinan pada perusahaan dimana dia bekerja. Menurut Ernawati, 2003:9 Sekretaris dibutuhkan oleh pimpinan untuk
membantu meringankan tugas-tugas yang bersifat rutin dan operasional, sehingga pimpinan dapat berkonsentrasi dan mengurus tugas-tugas manajerial.
Menurut Hendarto, 2003:5 Sekretaris sebenarnya berasal dari kata lain secretum yang berarti rahasia atau Secretarius secretarium yang berarti
seseorang yang diberi kepercayaan untuk memegang rahasia. Akar kata Secretary dalam bahasa Inggris adalah secret, yang juga berarti rahasia. Jadi, bila dilihat dari
asal katanya, sekretaris adalah seorang yang seharusnya bisa menyimpan rahasia. Menurut Saiman, 2002:24 Sekretaris adalah seorang yang mempunyai
tugas yang sangat berkaitan dengan kegiatan tulis-menulis atau catat mencatat dari suatu kegiatan perkantoran perusahaan.
Menurut Robbins, 2000:494 Pada dasarnya ketrampilan sekretaris dapat dikategorikan menjadi empat, yaitu.
Universitas Sumatera Utara
1. Basic literacy skill
Keahlian dasar merupakan keahlian seseorang yang pasti dan wajib dimiliki oleh kebanyakan orang, seperti membaca, menulis dan
mendengar.
2. Technical skill
Keahlian teknik merupakan keahlian seseorang dalam pengembangan teknik yang dimiliki, seperti menghitung secara tepat, mengoperasikan
komputer.
3. Interpersonal skill
Keahlian interpersonal merupakan kemampuan seseorang secara efektif untuk berinteraksi dengan orang lain maupun dengan rekan kerja, seperti
pendengar yang baik, menyampaikan pendapat secara jelas dan bekerja dalam satu tim.
4. Problem solving
Menyelesaikan masalah adalah proses aktivitas untuk menajamkan logika, beragumentasi dan penyelesaian masalah serta kemampuan untuk
mengetahui penyebab, mengembangkan alternatif dan menganalisa serta memilih penyelesaian yang baik.
G. Keterampilan Sekretaris Dalam Mengelola Arsip Pada Kantor PDAM
