c. Kursi yang digunakan para eksekutif executive chair
d. Kursi yang digunakan pada waktu rapat conference chair
8. Berkas kotak box file, adalah kotak yang dipergunakan untuk
menyimpan berbagi warkat dan kemudian di tempatkan pada rak arsip. Biasanya setiap berkas kotak berisi arsip yang sejenis.
9. Rak arsip
Adalah sejenis almari tidak berpintu yang merupakan rakitan dari beberapa keping papan. Kemudian diberi tiang untuk menempatkan atau
menyimpan berkas-berkas atau arsip. 10.
Mesin-mesin kantor yaitu semua peralatan kantor yang cara kerjanya secara otomatis baik secara mekanis maupun secara elektronik, mesin-
mesin kantor yang dipergunakan dalam bidang kearsipan misalnya : mesin komputer, mesin fotocopy, mesin print, dan mesin penghancur kertas.
11. Alat-alat tulis kantor yaitu alat-alat yang berhubungan dengan pekerjaan
tulis menulis misalnya : pulpen, pinsil, penggaris, stabilo.
E. Sistem Penyimpanan, Pengamanan Dan Pemeliharaan Arsip
1. Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan arsip menurut Sedarmayanti, 2003:71 a.
Sistem Abjad Sistem abjad adalah salah satu sistem penetaan berkas yang umumnya
dipergunakan untuk menata berkas yang belum berurutan dari A sampai Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks.
Universitas Sumatera Utara
b. Sistem Masalah Atau Perihal
Sistem masalah adalah salah satu sistem penetaan berkas berdasarkan kegiatan - kegiatan yang berkenaan dengan masalah masalah yang
berhubungan dengan perusahaan yang menggunakan sistem ini. c.
Sistem Penomoran Sistem penomoran adalah sistem salah satu sistem penataan berkas
berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian masing - masing atau setiap masalah arsip atau berkas di beri nomor.
d. Sistem Tanggal
Sistem tanggal adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan, dan tahun yang mana pada umumnya tanggal yang
dijadikan pedoman termaksud diperhatikan dari datangnya surat. e.
Sistem Wilayah Sistem wilayah adalah salah satu penataan berkas berdasarkan tempat,
lokasi, daerah atau wilayah tertentu. Setelah satuan daerah dirtentukan kemudian disusun menurut urutan abjad agar mempercepat penemuan
kembali. Tata Cara Penyimpanan Arsip
1. Horizontal Filling Flat Filing
Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam stofmap atau snelhechter kemudian ditumpuk ke atas dalam alamari arsip disusun
secara mendatar horizontal dari bawah ke atas. 2.
Vertikal Filling Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam folder map
arsip kemudian diletakkan berdiri tegak memanjang sisi panjang arsip
Universitas Sumatera Utara
sejajar dengan lipatan folder map dan disusun berurutan dari depan ke belakang.
3. Lateral Filling
Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam snelhechter atau brief ordner kemudian diletakkan berdiri dengan punggung di depan.
2. Sistem Pengamanan Arsip
Menurut Mulyono, dkk 2000:46 Pengamanan arsip dari segi fisiknya adalah pengaman arsip dari kerusakan. Kerusakan arsip terjadi
karena faktor internal dan eksternal. Kerusakan arsip dari segi faktor internal :
a. Kualitas kertas
b. Tinta
c. Bahan perekat
kerusakan arsip dari segi faktor eksternal : a.
Lingkungan b.
Sinar matahari c.
Debu d.
Serangga dan kutu e.
Jamur buku
3. Sistem Pemeliharaan Arsip
Menurut Mulyono, 2000:48 Pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
a. Pengaturan ruangan
Pengaturan ruangan penyimpanan arsip harus terjaga agar tetap kering, terang, memiliki ventilasi yang memadai, sehingga sirkulasi udara dapat
Universitas Sumatera Utara
terjaga dan dapat terhindar dari serangan api dan air maupun serangga pemakan kertas.
b. Pemeliharaan tempat penyimpanan
Sebaiknya arsip disimpan di tempat yang terbuka. Misalnya dengan menggunakan rak - rak arsip. Apabila harus disimpan di tempat tertutup
maka lemari tersebut harus sering dibuka untuk menjaga tingkat kelembaban arsip tersebut.
c. Penggunaan bahan-bahan pencegah
Untuk menjaga keutuhan arsip agar tetap baik dapatr secara preventif yaitu dengan cara membeir tambahan pencegah seperti confer kapur barus
untuk mencegah serangga. d.
Larangan - larangan yang tidak boleh dilanggar Tempat penyimpanan arsip harus dijaga sedemikian rupa. Supaya terjamin
keutuhan, keamanan dan kebersihan. Untuk itu perlu dibuat peraturan untuk menjaganya misalnya petugas dilarang membawa pulang arsip ke
rumah. e.
Kebersihan Ruangan arsip hendaknya senantiasa bersih dari debu. Untuk kebersihan
ruangan dan arsip .
F. Keterampilan Sekretaris Dalam Mengelola Arsip
