Defenisi Sistem Informasi Analisis Sistem dan Desain Sistem Informasi Secara Terinci

mendapatkanya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkan informasi tersebut.

2.3 Defenisi Sistem Informasi

Suatu sistem informasi dapat didefenisikan secara teknis sebagai satuan komponen yang saling berhubungan yang mengumpulkan atau mendapatkan kembali, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan kendali dalam suatu organisasi Laudon, 2007. Sebagai tambahan terhadap pendukung pengambilan keputusan, koordinasi, kendali. Sistem informasi dapat juga membantu para manajer dan karyawan untuk meneliti permasalahan, memvisualisasikan pokok-pokok yang kompleks dan menciptakan produk baru. Menurut Laudon 2007 Tiga aktivitas dalam suatu sistem informasi menghasilkan informasi yang diperlukan oleh organisasi adalah input, pengolahan, dan output seperti yang terlihat pada Gambar 2.4. Input menangkap atau mengumpulkan data mentah dari dalam organisasi atau dari lingkungan eksternalnya. Output mengalihkan informasi yang diproses kepada orang-orang yang akan menggunakannya atau kepada aktivitas yang membutuhkannya. Sistem Informasi juga memerlukan umpan balik, yaitu output yang dikembalikan ke anggota-anggota organisasi yang bersangkutan untuk mengevaluasi atau mengkoreksi tahap input. Universitas Sumatera Utara Gambar 2.4 Fungsi dari Sistem Informasi Tujuan sistem informasi adalah menghasilkan informasi yang berguna bagi pemakai, maka informasi harus didukung oleh tiga pilar sebagai berikut: tepat kepada orangnya atau releven relevance, tepat waktu timeliness dan tepat nilainya atau akurat accurate Jogiyanto, 2008. Keluaran yang tidak didukung oleh ketiga pilar ini tidak dapat dikatakan sebagai informasi yang berguna, tetapi merupakan sampah garbage, seperti Gambar 2.5 berikut. Gambar 2.5 Pilar-pilar informasi yang berguna Universitas Sumatera Utara

2.4. Sistem Informasi Manajemen

2.4.1 Manajemen. Manajemen dapat diartikan sebagai proses memanfaatkan berbagai sumber data yang tersedia untuk mencapai suatu tujuan. Manajemen juga dapat dimaksudkan sebagai suatu sistem kekuasaan dalam suatu organisasi agar orang-orang menjalankan pekerjaan Laudon, 2007. Umumnya para manajer harus memiliki kepemimpinan yang bertanggungjawab dan harus bekerja lebih dari sekedar mengelola hal yang sudah ada dan dapat menciptakan produk dan jasa baru, bahkan membentuk kembali organisasi dari waktu ke waktu. Bagian penting dari tanggung jawab manajemen adalah kerja kreatif yang disebabkan oleh pengetahuan dan informasi baru. Jenis- jenis sumber daya informasi terdiri dari: 1. Perangkat keras komputer. 2. Perangkat lunak komputer. 3. Spesialis informasi. 4. Pemakai. 5. Fasilitas. 6. Database. 7. Informasi. Dalam upaya memanfaatkan sumber daya manajemen tersebut, para manager perusahaan memutuskan untuk menggunakan informasi untuk mencapai keunggulan kompentitif, dan setiap elemen-elemen tersebut sebagai sumber daya informasi. Seorang manajer jasa informasi dapat berperan sebagai Chief Information Officer CIO. Universitas Sumatera Utara

2.4.2. Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen adalah jaringan prosedur pengolahan data yang dikembalikan dalam suatu organisasi dan disatukan apabila dipandang perlu dengan maksud memberikan data kepada manajemen setiap waktu diperlukan. Baik data yang bersifat intern maupun yang bersifat ekstern untuk dasar pengambilan keputusan dalam rangka mencapai tujuan organisasi Laudon, 2005: p.58-59. Sistem informasi manajemen adalah serangkaian sub-sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan. Sistem informasi manajemen dikoordinasi secara terpusat untuk menjamin bahwa data yang diproses secara otomasi dikembangkan dan dioperasikan dengan cara terencana dan terkoordinasi Scott, 1997. Sistem Informasi manajemen didefenisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas organisasi formal perusahaan atau sub-unit yang memiliki sub-sistem informasi yang merupakan bagian dari keseluruhan dan merupakan sistem yang terpadu. Sebagian dari sistem berperan hanya dalam satu kegiatan atau satu lapis organisasi, sementara yang lainnya berperan sebagai multi-level atau melaksanakan kegiatan berganda. Struktur keseluruhan dari sistem berganda harus disusun secara cermat dan ditetapkan sebagai bagian dari rencana sistem jangka panjang McLeod, et al., 2004. Universitas Sumatera Utara Sistem informasi manajemen meningkatkan produktivitas dan mampu melaksanakan tugas rutin dalam penyiapan dokumen lebih efektif, dan mampu memberikan layanan terbaik bagi organisasi eksternal dan individu dan mampu memberikan peringatan dini tentang masalah internal dan ancaman eksternal, dapat juga meningkatkan berbagai kesempatan membantu proses manajemen yang normal, serta mampu meningkatkan kemampuan manajemen untuk mengatasi masalah tak terduga. Karena setiap sistem informasi manajemen akan melaksanakan pengolahan transaksi sebagai salah satu unsurnya, maka sebuah sistem pengolahan data yang agak bisa dapat disebut sebagai sistem informasi manajemen bila disertai dengan database sederhana, kemampuan, menentukan kembali satu atau dua model perencanaan atau keputusan. Gagasan sistem informasi untuk mendukung manajemen dan pengambilan keputusan telah ada sebelum dipakainya komputer, yang memperluas kemampuan pengorganisasian untuk menerapkan sistem. Perluasan kemampuan tersebut sedemikian menyolok sehingga sistem informasi manajemen dianggap sesuatu yang baru dan sebagai sistem informasi berdasarkan komputer yang dirancang untuk memberikan informasi secara tepat kepada manajemen guna mengambil keputusan yang efektif. Sistem informasi manajemen melayani level manajemen dari organisasi, memberikan laporan-laporan kepada manajemen dan dalam beberapa kasus menyediakan akses online ke kinerja organisasi dan catatan historisnya. Biasanya sistem informasi manajemen mengarah secara ekslusif kepada kegiatan-kegiatan internal, bukan eksternal. Tugas utama sitem informasi manajemen adalah merancangkan, mengendalikan, dan membuat keputusan pada level Universitas Sumatera Utara manajemen. Umumnya sistem informasi manajemen tergantung pada data yang berasal dari hasil pemprosesan transaksi sebagai gerbang inputnya. Sesuai dengan makna istilahnya, sistem informasi manajemen harus ditinjau dengan pendekatan sistem. Hal ini berarti menajemen itu sendiri yang proses informasinya berlangsung harus dilihat sebagai sistem, dalam hal ini “total system”. Dengan demikian, sistem informasi manajemen merupakan salah satu subsistem dari sekian banyak subsistem yang tercakup oleh total sistem tersebut. Dalam prosesnya menuju tujuan yang telah ditetapkan organisasi, manajemen sebagai total sistem selain dipengaruhi oleh subsitem, yaitu faktor-faktor di luar sistem. Meskipun pada subsistem dalam suatu organisasi dengan manajemennya itu terdapat fungsionalisasi dan spesialisasi, keseluruhan subsistem harus bergerak menuju satu arah, yaitu yang sudah ditetapkan untuk dicapai. Karena dampak subsistem ini besar sekali dalam keseluruhan sistem, maka gerak subsistem perlu diawasi sehingga tidak menyeleweng dari jalur. Dan setiap manajer bertanggungjawab terhadap setiap gejala yang datang dari luar. Disinilah diperlukan informasi yang harus dikelola secara sistematis karena sistem informasi bukan saja diperlukan secara efektif dan efisien dari puncak organisasi ke bawah secara timbal balik, tetapi juga keluar organisasi secara timbal balik.

2.4.3 Tujuan Sistem Informasi Manajemen

Adapun tujuan dari SIM adalah untuk mengintegrasikan semua sistem informasi dalam organisasi dan untuk memonitor kegiatan-kegiatan dalam perusahaan agar diketahui apakah kegiatan tersebut tetap seimbang. Sebagai contoh, Universitas Sumatera Utara SIM yang baik dapat digunakan untuk memonitor penjualan harian disetiap daerah pemasaran, untuk membandingkannya dengan angka-angka persediaan pada masing- masing daerah, untuk meninjau jadwal produksi setiap pabrik,dan memberikan laporan harian yang memperlihatkan apakah produksi harus dikurangi atau ditingkatkan, dan apakah harus diturunkan untuk meningkatkan permintaan. dalam praktek, tentunya SIM dapat lebih memadai memonitor informasi dari fungsi-fungsi yang lebih banyak lagi Gasperz, 1988.

2.4.4. Karakteristik Sistem Informasi Manajemen

Berikut karakteristik SIM guna mendapatkan sinyal yang lebih dini tentang keberadaan dan kondusi SIM di organisasi Subatri, 2003: 1. SIM membantu manajer secara terstruktur pada tingkat operasional dan tingkat kontrol saja. Meskipun demikian, SIM dapat digunakan pula sebagai alat untuk perencanaan bagi staf yang sudah senior. 2. SIM didesain untuk memberikan laporan operasional sehari-hari sehingga dapat member informasi untuk mengontrol operasi tersebut dengan lebih baik. 3. SIM sangat bergantung pada keberadaan data organisasi secara keseluruhan, serta bergantung pada alur informasi yang dimiliki oleh organisasi tersebut. 4. SIM biasanya tidak memiliki kemampuan untuk menganalisis masalah. Kemampuan untuk menganalisis masalah terletak pada Decision Support Systems. Universitas Sumatera Utara 5. SIM biasanya berorientasi pada data yang sudah terjadi atau data yang sedang terjadi, bukan data yang akan terjadi, seperti forecasting. 6. SIM juga berorientasi pada data di dalam organisasi di bading data dari luar organisasi. Oleh karena itu, informasi yang dibutuhkan oleh SIM adalah informasi yang sudah diketahui formatnya serta relative stabil. 7. SIM biasanya tidak fleksibel karena bentuk laporan-laporan yang dihasilkan banyak sudah dipersiapkan sebelumnya. Beberapa SIM memiliki kemampuan agar manajer dapat membuat laporannya sendiri, tetapi data yang dibutuhkan manajer tersebut telah ada dan sudah disiapkan lebih dahulu. 8. Sebagaimana problematika yang disebutkan diatas, SIM membutuhkan perencanaan yang sangat matang dan panjang, sambil memperhitungkan perkembangan organisasi dimasa mendatang.

2.5. Business Process Re-Enginering BPR

Business Process Reengineering adalah pemikiran kembali secara fundamental dan perancangan kembali proses bisnis secara radikal, dihasilkan dari sumber daya organisasi yang tersedia. BPR menggunakan pendekatan untuk perancangan kembali cara kerja dalam mendukung misi organisasi dan mengurangi biaya. Perancangan ulang dimulai dengan penaksiran level tinggi terhadap misi organisasi, tujuan strategis, dan kebutuhan pelanggan. Pertanyaan dasar yang ditanyakan seperti apakah misi kita harus diperjelas? Apakah tujuan strategis kita berjalan beriringan dengan misi kita? Siapa pelanggan kita? Universitas Sumatera Utara http:www.bizagi.com. BPR meliputi analisis dan perancangan alir kerja workflow dan proses-proses dalam sebuah organisasi. Proses bisnis adalah sekelompok tugas-tugas yang saling berhubungan secara logis, dilaksanakan untuk mencapai sebuah hasil bisnis yang jelas Daven ports ,1990. Re-engineering atau rekayasa ulang adalah dasar dari perkembangan- perkembangan manajemen yang muncul belakangan ini. Tim lintas-fungsional Cross-functional team, contohnya telah banyak dikenal karena perannya dalam perancangan ulang tugas-tugas fungsional yang terpisah menjadi proses-proses lintas- fungsional yang lengkap. Dalam kerangka kerja untuk penaksiran dasar terhadap misi dan tujuan, perancangan ulang memfokuskan kepada proses bisnis organisasi langkah-langkah dan prosedur yang mengendalikan bagaimana sumber daya digunakan untuk memproduksi barang dan jasa yang memenuhi kebutuhan pelanggan dan pasar yang khusus. Proses bisnis dapat disusun kembali menjadi aktivitas- aktivitas spesifik, diukur, dimodelkan dan diperbaiki. Dapat pula dirancang ulang secara keseluruhan atau dieliminasi sekaligus. Perancangan ulang mengidentifikasikan, menganalisa, dan merancang ulang proses inti bisnis organisasi dengan tujuan untuk mencapai hasil maksimal dalam ukuran kinerja kritis seperti biaya, kualitas, jasa dan kecepatan. Perancangan ulang membagi-bagi proses bisnis menjadi sub-sub proses dan tugas yang dilaksanakan oleh beberapa area fungsional terspesialisasi dalam organisasi. Seringkali tidak seorang pun yang bertanggung jawab atas kinerja keseluruhan proses. Perancangan ulang memaksimalkan kinerja sub-proses yang akan menghasilkan beberapa keuntungan, namun tidak menjanjikan peningkatan yang Universitas Sumatera Utara dramatis jika prosesnya sendiri tidak efisien dan tertinggal. Untuk alasan itu, perancangan ulang memfokuskan pada merancang kembali proses secara keseluruhan untuk mencapai keuntungan maksimal bagi organisasi dan pelanggan. Hal ini berbeda dengan proses yang memfokuskan pada peningkatan fungsional atau incremental saja.

2.5.1 Business Process Diagram BPD

Business Process Modeling Notation BPMN merupakan notasi yang menggambarkan langkah-langkah logis dalam proses bisnis. Notasi ini dirancang untuk mengkoordinasikan urutan proses yang mengalir di antara pengguna aktivitas yang berbeda. BPMN memiliki keunggulan yaitu http: www.bizagi.com: 1. BPMN merupakan notasi untuk memodelkan standar proses yang diterima secara internasional sehingga dapat dimengerti oleh setiap organisasi. 2. BPMN digunakan untuk semua metodologi dalam memodelkan proses. 3. BPMN menciptakan jembatan standar yang mengurangi perbedaan antara proses bisnis dan implementasinya. Business Process Diagram merupakan diagram yang mengacu pada teknik flowchart yang dirancang sehingga semua aktivitas dapat mengambil tempat selama proses berlangsung. Elemen-elemen yang digunakan dalam Business process diagram adalah sebagai berikut http:www.bizagi.com: 1. Peristiwa event yang terjadi pada saat tertentu dalam proses bisnis yang akan mempengaruhi aliran proses dan biasanya memiliki penyebab dan akibatnya. Simbol untuk peristiwa ini dapat dilihat pada Gambar 2.6. Universitas Sumatera Utara

2.6 Analisis Sistem dan Desain Sistem Informasi Secara Terinci

Analisis sistem sangat tergantung pada teori sistem umum sebagai sebuah landasan konseptual. Tujuannya adalah untuk memperbaiki berbagai fungsi di dalam sistem yang sedang berjalan agar lebih efektif, mengubah sasaran sistem yang sedang berjalan, merancangmengganti output yang sedang digunakan, untuk mencapai tujuan yang sama dengan perangkat input yang lain Ladjamudin, 2005. Perancangan sistem yang terperinci merupakan tahapan penyusunan dari sistem informasi manajemen berupa rencana program komputer. Tujuan dari desain sistem yang terinci adalah menyajikan uraian yang terinci untuk pengolahan dan operasi dalam sebuah sistem. Dalam penelitian tesis ini pembuatan desain terinci dititikberatkan pada pengembangan basis data, perancangan keluaran berupa informasi. Tahapan perancangan desain memiliki tujuan untuk mendesain sistem baru yang dapat menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi perusahaan yang diperoleh dari pemilihan alternative sistem yang terbaik. Kegiatan perancangan meliputi perancangan output, input, dan file. Perancangan keluaran bertujuan menentukan keluaran-keluaran yang akan digunakan oleh sistem. Keluaran tersebut berupa tampilan-tampilan layar, dan juga format dan frekuensi laporan yang diperlukan. Perancangan masukan bertujuan menentukan data-data masukan, yang akan digunakan untuk mengoperasikan sistem. Data-data masukan tersebut dapat berupa formulir-formulir, faktur yang berfungsi memberikan data masukan bagi pemrosesan sistem. Pada tahap ini ditentukan format data masukan agar sesuai Universitas Sumatera Utara dengan kebutuhan sistem. Perancangan file masuk dalam perancangan basis data, yang diawali dengan merancang diagram hubungan antara entitas.

2.7. Perancangan Model