commit to user
42
BAB IV PEMBAHASAN
A. Manajemen Kearsipan akta Catatan sipil di Dinas Kependudukan dan
Pencatatan sipil kota Surakarta
Berdasarkan dari kerangka pemikiran yang telah di susun maka dapat di sajikan deskripsi berdasar data-data yang telah diperoleh dalam pengamatan
ini, sehingga pembahasan mengenai manajemen kearsipan akta catatan sipil di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta dapat di
gambarkan, mulai dari pencatatan yang dilakukan sub bagian pencatatan sipil sampai dengan pengarsipan yang dilaksanakan sub bagian kearsipan, hal-hal
yang akan dibahas sebagai berikut 1.
Jenis-jenis akta catatan sipil 2.
Pencatatan dan penerimaan arsip 3.
Penyimpanan arsip 4.
Pemeliharaan arsip 5.
Penemuan kembali arsip 6.
Penyusutan dan pemusnahan arsip 7.
Fasilitas kearsipan.
1. Jenis-jenis Akta Catatan Sipil
Akta catatan sipil adalah data otentik yang berisi catatan lengkap seseorang mengenai peristiwa yang telah terjadi dan di catatkan pada
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil untuk diterbitkan, akta yang telah diterbitkan disimpan oleh seseorang yang bersangkutan dan akan
dipergunakan sebagaimana mestinya. Akta catatan sipil ada lima jenis, diantaranya akta catatan sipil kelahiran, akta catatan sipil perkawinan,
akta catatan sipil perceraian, akta catatan sipil kematian, akta catatan sipil pengakuan dan pengesahan anak.
commit to user 43
a Akta kelahiran
Akta kelahiran adalah akta autentik yang diterbitkan oleh pemerintah daerah mengenai peristiwa kelahiran terhadap
dimana seseorang anak itu dilahirkan yang mempunyai akibat hukum terhadap dirinya maupun keluarganya dan pihak lain di
bidang kekeluargaan maupun warisan, akta kelahiran di bedakan lagi menjadi empat berdasarkan waktu pencatatan yang
dilakukan oleh pemohon penerbitan akta, diantaranya :
Akta kelahiran baru LB Akta yang diterbitkan berdasarkan laporan kelahiran dalam
batas waktu selambat-lambatnya 60 hari pelaporan.
Akta kelahiran terlambat TP Adalah akta kelahiran yang diterbitkan dilaporkan
melebihi 60 hari sejak tanggal kelahiran.
Akta kelahiran istimewa IST Akta kelahiran berdasarkan kelahiran yang terjadi sebelum
tanggal 1 januari 1986 dan baru dilakukan pelaporan sesudah tahun 1986 sampai sekarang atau dengan kata lain
pelaporan melebihi batas. Persyaratan pembuatan akta kelahiran :
Mengisi formulir pelaporan kelahiran.
Mengisi permohonan pencatatan kelahiran bermaterai
cukup.
Surat keterangan kelahiran dari lurah kepala desa dimana ibu yang melahirkan tercatat sebagai penduduk tetap atau
yang bersangkutan berdomisili dan surat keterangan dari orang yang menyaksikan atau yang membantu proses
kelahiran.
Photo copy surat nikah akta perkawinan orang tua yang dilegalisir oleh instansi yang berwenang.
commit to user 44
Photop copy KTP dan KK pemohon orang tua yang
dilegalisir oleh instansi yang berwenang atau menunjukan aslinya.
Dua lampiran photo copy dari dua orang saksi yang telah
dilegalisir oleh instansi yang berwenang.
Photo copy keterangan ganti nama orang tua untuk WNI keturunan Tionghoa yang telah dilegalisir oleh instansi
berwenang.
Photo copy dokumen imigrasi bagi pemohon WNA yang dilegalisir oleh instansi yang berwenang.
Surat kuasa bagi yang menguasakan dan bermaterai cukup.
b Akta perkawinan
Akta perkawinan adalah akta autentik yang diterbitkan oleh pemerintah daerah atas peristiwa hukum mengenai perkawinan
anatara seorang laki-laki dengan seorang perempuan yang bukan beragama islam sebagai suami isteri dengan tujuan membentuk
keluarga rumah tangga yang bahagia kekal abadi berdasarkan Tuhan yang Maha Esa sebagaimana dimaksudkan dalam
undang- undang Nomor 1 tahun 1974.
Persyaratan pencatatan perkawinan : 1
Warga Negara Indonesia Ind .
Mengisi formulir yang telah disediakan.
Surat pengantar dari lurah diketahui camat.
Surat pernyataan belum pernah menikah yang diketahui oleh lurah dan camat dengan materai Rp.6.000,-
Surat persetujuan orang tua diketahui lurah dan camat
dengan materai Rp.6.000,-
Foto copy Akta kelahiran masing-masing mempelai
Foto copy calon mempelai
commit to user 45
Bagi yang sudah pernah menikah kawin dilampiri akta
perceraian akta kematian suami isteri yang telah meninggal dunia.
Surat imunisasi bagi calon mempelai wanita dari
Puskesmas setempat.
Pas photo ukuran 4x6 hitam putih berdampingan sebanyak 3 lembar.
Surat keterangan pemberkatan perkawinan
gerejaviharaparisada.
Surat ijin dari komandan bagi anggota ABRI.
Foto copy KTP saksi 2 orang .
2 Warga Negara Indonesia Keturunan WNI Ket
Mengisi formulir yang telah disediakan.
Surat pengantar dari lurah diketahui camat.
Surat pernyataan belum pernah menikah yang diketahui
oleh lurah dan camat dengan materai Rp.6.000,-
Surat persetujuan orang tua diketahui lurah dan camat dengan materai Rp.6.000,-
Foto copy Akta kelahiran masing-masing mempelai
Foto copy calon mempelai
Bagi yang sudah pernah menikah kawin dilampiri akta
perceraian akta kematian suami isteri yang telah meninggal dunia.
Surat imunisasi bagi calon mempelai wanita dari
Puskesmas setempat.
Pas photo ukuran 4x6 hitam putih berdampingan sebanyak 3 lembar.
Foto copy SBKRI dari calon mempelai.
Foto copy Ganti Nama mempelai dan atau orang tua.
commit to user 46
3 Warga Negara asing WNA
Surat ijin menikah dari kedutaan.
Foto copy Dokumen Imigrasi STMD KIMS.
c Akta Perceraian.
Akta perceraian adalah akta autentik yang diterbitkan oleh Pemerintah Daerah atas peristiwa perceraian atau putusnya
perkawinan dari suami istri beserta akibat hukumnya baik terhadap dirinya maupun keluarganya dan pihak lain
berdasarkan keputusan pengadilan yang telah mempunyai kekuatan hukum yang pasti dan tetap.
Persyaratan pencatatan perceraian :
Keputusan Pengadilan Negeri yang telah mempunyai kekuatan hukum yang pasti atau Surat Bukti Perceraian
Luar Negeri Bila terjadi di luar negeri
Kutipan akta perkawinan asli dari Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil.
Foto copy KTP KK.
Akta kelahiran.
Dokumen Imigrasi bagi WNA .
d Akta Kematian
Akta kematian adalah akta autentik yang diterbitkan oleh Pemerintah Daerah mengenai peristiwa kematian seseorang
yang mempunyai akibat hukum bagi dirinya maupun keluarganya dan pihak lain yang menyangkut bidang
kekeluargaan dan warisan, batas waktu pencatatan kematian selambat-lambatnya 60 hari kerja sejak tanggal kematian. Bagi
pencatatan kematian melampaui batas waktu 60 hari kerja terlebih dahulu harus mendapatkan penetapan Pengadilan
commit to user 47
Negeri dan penerbitan akta kematianya disebut sebagai akta kematian Istimewa.
Persyaratan akta kematian :
Mengisi formulir Permohonan.
Foto copy Surat Kematian dari Dokter Rumah sakit kelurahan dan menunjukan aslinya.
Foto copy Surat Nikah akta perkawinan akta kelahiran
yang meninggal dunia.
KTP KK Pelapor.
Dokumen Imigrasi bagi WNA.
e Akta pengakuan dan pengesahan anak
Akta Pengakuan dan Pengesahan anak adalah akta autentik yang diterbitkan oleh Pemerintah Daerah mengenai peristiwa
pengakuan dan pengesahan anak yang mempunyai akibat hukum terhadap dirinya beserta keluarganya dan pihak lain di
bidang kekeluargaan, warisan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Persyaratan akta pengakuan dan pengesahan anak :
Akta kelahiran anak.
Putusan Pengadilan Negeri bagi yang dilaksanakan setelah pencatatan perkawinan.
Dokumen Imigrasi bagi WNA.
Foto copy KTP.
Foto copy SBKRI orang tua bagi WNI keturunan.
Setiap pemohon wajib memenuhi persyaratan akta catatan sipil berdasarkan akta catatan sipil yang diminta, karena persyaratan-
persyaratan tersebut akan di jadikan dasar sebagai penerbitan akta catatan sipil, disamping sebagai dasar penerbitan akta, persyaratan tersebut
nantinya akan menjadi arsip yang disebut sebagai arsip berkas, arsip berkas pada dasarnya sekumpulan surat-surat pengantar dari dinas yang
commit to user 48
terkait dalam permohonan penerbitan akta catatan sipil, didalam pengelolaan arsip berkas nantinya persyaratan dari 50 pemohon akan di
jadikan satu jilid berdasarkan tahun pembuatan, agama seseorang yang dimohonkan penerbitan akta, kewarganegaraan, jenis akta catatan sipil.
Sedangkan arsip register di buat berdasar informasi peristiwa yang di catatkan, tahun registrasi, nomor urut catatan sipil pada waktu
penerbitan akta, kewarganegaraan, register berupa arsip catatan yang telah disahkan oleh kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota
Surakarta dan dibubuhi dua tanda tangan saksi dari pihak pemohon. Keakuratan dari informasi yang terdapat pada arsip berkas maupun
register sangat mempengaruhi dalam penerbitan akta, baik penerbitan yang pertama maupun yang kedua, apabila pemohon salah memberikan
informasi nantinya penerbitan akta akan mengalami kesalahan, seperti kesalahan pengejaan nama seseorang, gelar kesarjanaan, pemenggalan
nama, karena petugas pencatatan sipil tidak akan merubah informasi yang ada didalam arsip berkas maupun arsip register.
2. Pencatatan dan Penerimaan arsip
Kategori