commit to user 51
3. Penyimpanan arsip
a. Pengorganisasian penyimpanan arsip akta catatan sipil di Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta dilakukan secara sentralisasi, hal itu bertujuan untuk memusatkan
penyimpanan arsip dalam satu ruangan penyimpanan serta menghemat tempat, disamping itu juga terdapat keuntungan
didalam penyimpanan, diantaranya :
Penghematan waktu dalam mencari arsip berkas maupun
register, karena penyimpanan dilakukan didalam satu
tempat.
Pengawasan akan lebih mudah sehingga kebocoran
informasi oleh orang-orang yang tidak bertanggung jawab
dapat di minimalisir.
Pengarsipan dapat dilakukan dengan baik karena yang
bertanggung jawab mengelola arsip hanya sub bagian
kearsipan.
Untuk menunjang pekerjaan penyimpanan arsip supaya dapat terorganisasi secara efektif dan efisien maka dibutuhkan pegawai yang
memiliki tanggung jawab besar didalam bekerja, berkenaan dengan hal tersebut maka Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta
menetapkan kriteria pegawai yang ditempatkan pada bidang dokumentasi sebagai berikut :
Ketelitian Memiliki suatu pikiran yang tertarik pada perincian-perincian
yang kecil Kecerdasan
Memahami alphabet dengan baik dan mempunyai penglihatan yang cepat untuk membedakan perbedaan-perbedaan yang
kecil dari nama-nama dan angka yang tercantum pada dokumen-dokumen.
commit to user 52
Kecekatan Memiliki sifat kecermatan serta pertimbangan yang baik.
Kerapian Loyalitas
Sebelum dilakukan penyimpanan arsip register maupun berkas dilakukan penjilitan terlebih dahulu supaya pengelola arsip nantinya dapat
membedakan jenis arsip tanpa harus membaca, register dijilid berdasarkan klasifikasi tahun pembuatan, jenis, dan nomor urut dalam satu jilid
terdapat dua register yang berjumlah 100 pemohon akta catatan sipil, sedangkan berkas dijilid dan diklasifikasikan berdasarkan tahun
pembuatan, jenis dan nomor urut akta setiap 50 berkas dijilid menjadi 1 buku, arsip berkas maupun register dibedakan warna covernya
berdasarkan jenis akta catatan sipil, macam-macam arsip akta catatan sipil dan warna cover penjilitan :
Arsip akta kelahiran
LB Lahir Baru : Warna Merah muda.
DIS Dispensasi : Warna Biru Muda.
TP Terlambat Pencatatan : Warna Kuning Muda. Arsip akta perkawinan
WNI
: Warna merah.
WNI Keturunan : Warna kuning.
WNA
: Warna hijau. Arsip akta perceraian
: Warna unggu. Arsip akta pengesahan anak : Warna coklat.
Arsip akta kematian : Warna Oranye.
Penjilitan selesai dilakukan maka kegiatan selanjutnya melakukan pengindeksan, pengindeksan arsip berkas maupun register dilakukan untuk
membedakan jenis arsip, tahun registrasi serta urutan nomor pemohon yang terdapat didalam arsip tersebut, sehingga ketika arsip tersebut dicari
commit to user 53
dikemudian hari maka arsiparis hanya perlu mencari berdasarkan nomor,tahun maupun jenis. Pengindeksan berdasarkan tahun registrasi,
jenis akta catatan sipil, nomor urut pemohon, kewarganegaraan, agama, dengan posisi indeks- di cover depan dan sisi punggung arsip.
Pengindeksan dijelaskan dengan gambar 4.2 baik arsip berkas maupun register.
Gambar 4.2 Contoh Indeks arsip
1 2 3 4
Keterangan : 1.
Lahir baru atau keterangan jenis arsip. 2.
Tahun 1989 menyatakan tahun pencatatan registrasi informasi.
3. Menunjukan urutan isi didalam arsip tersebut.
4. Merupakan jenis arsip lahir
Sumber : Bagian Dokumentasi dan Informasi
b. Sistem kearsipan akta catatan sipil
Kategori