commit to user 22
sipil sedang di pinjam maka harus di identifikasi dengan memberi tanda pada tempat menyimpan arsip tersebut atau mencatat pada
buku ekspedisi, pihak ekstern organisasi tidak diperbolehkan untuk meminjam dikarenakan arsip akta catatan sipil bersifat rahasia.
Tujuan dari peminjaman arsip dipergunakan sebagai dasar penerbitan akta. Ida Nuraida,2008:103 apabila arsipdokumen
tidak berada pada tempatnya, maka harus ada tanda yang mengidentifikasi bahwa arsip tersebut sedang dipinjam dan harus
di ketahui data peminjam arsip. f.
Pengembalian arsip akta catatan sipil Arsip akta catatan sipil apabila sudah selesai dipinjam oleh
pihak intern dinas, maka harus segera di kembalikan pada sub bagian arsip Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota
Surakarta supaya tidak hilang, Petugas kearsipan melakukan verifikasi terhadap arsip akta catatan sipil yang hendak di
kembalikan dan pada akhirnya mengembalikan ke tempat penyimpanan semula berdasarkan indeks arsip.
B. Metode Pengamatan
1. Lokasi Pengamatan
Dalam pengamatan ini penulis mengambil lokasi pengamatan di Dinas Kependudukan dan pencatatan Sipil Kota Surakarta. Alasan pemilihan
lokasi adalah:
a. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta merupakan
Dinas yang berorientasi di bidang pelayanan masyarakat. b.
Memperoleh pengetahuan dan juga data mengenai pencatatan sipil. 2.
Jenis Pengamatan Berdasarkan masalah yang diajukan dalam pengamatan ini, yang lebih
menekankan pada masalah proses, maka jenis pengamatan dengan jenis strategi yang terbaik adalah pengamatan kualitatif deskriptif HB. Sutopo
2002:183.
commit to user 23
Metode deskripsi bekerja berdasarkan anggapan bahwa dengan metode ini dapat digunakan untuk:
a. Pengumpulan data.
b. Melukiskan keadaan suatu obyek pada suatu saat.
3. Sumber Data
Pemahaman mengenai berbagai macam sumber data merupakan bagian yang sangat penting bagi peneliti karena ketetapan dan kekayaan data atau
informasi yang diperoleh. Pemilihan berbagai sumber data harus tepat menyangkut kelengkapan data dan informasi bahan yang akan diteliti.
Adapun sumber data menurut HB. Sutopo 2002: 49-54 secara menyeluruh dapat dikelompokan sebagai berikut:
a. Narasumber informan
Dalam pengamatan kualitatif posisi sumber data manusia narasumber sangat penting perananya sebagai individu yang
memiliki informasinya. Sumber data itu dapat disebut sebagai informan. Jadi, data yang digunakan dalam metode ini berasal dari
beberapa sumber diantaranya adalah sebagai berikut: Sub Bagian Arsip Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta.
Penulis melakukan wawancara langsung dengan informan menayakan tentang masalah yang dikaji.
b. Peristiwa dan aktifitas
Data atau informasi juga dapat dikumpulkan dari peristiwa, aktifitas, atau perilaku sumber data yang berkaitan dengan sasaran
pengamatannya. Dari pengamatan pada peristiwa atau aktifitas, pengamat bisa mengetahui yang terjadi secara lebih pasti karena
menyaksikan sendiri secara langsung. Penulis harus mengetahui dan memahami kegiatan-kegiatan dalam manajemen arsip akta catatan
sipil di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta.
commit to user 24
c. Dokumen dan Arsip
Dokumen dan arsip merupakan bahan tertulis yang bersangkutan dengan suatu peristiwa atau aktifitas tertentu yang berupa rekaman
tertulis gambar atau benda peninggalan yang berkaitan dengan suatu aktifitas atau peristiwa tertentu. Peristiwa-peristiwa yang telah lama
dilakukan dan terjadi pada kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta bisa diteliti dan dipahami atas dasar
kajian dari dokumen atau arsip-arsip. Sebagai contoh penulis ingin mengetahui manajemen arsip akta catatan sipil pada tahun-tahun lalu
dapat diketahui melalui arsip-arsip atau dokumen serta buku-buku penunjang lainnya yang terdapat pada kantor Dinas Kependudukan
dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta. Dengan demikian, penulis akan lebih mudah lagi untuk melakukan proses pengamatan.
4. Teknik Pengumpulan Data
a. Wawancara
Wawancara disini maksudnya adalah cara pengumpulan data dengan mengadakan tanya jawab secara langsung dengan responden. Dalam
penelitian ini penulis secara langsung mewawancarai pejabat atau pegawai Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta
yang ditunjuk. Wawancara yang dilakukan adalah wawancara yang terarah, terpimpin dan mendalam sesuai dengan pokok permasalahan
yang diteliti guna memperoleh hasil berupa data dan informasi yang lengkap dan seteliti mungkin.
b. Observasi
Observasi atau pengamatan adalah alat pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mengamati dan mencatat secara sistematis
gejala-gejala yang diselidiki. Pengamatan lebih banyak menggunakan indra penglihatan, dengan maksud pengamat terjun langsung melihat
ke lapangan. Kegiatan observasi tersebut antara lain melihat dan mengamati pegawai arsip dalam melakukan kegiatan pengarsipan
akta catatan sipil. .
commit to user 25
c. Mengkaji Dokumen dan Arsip
Dokumen tertulis dan arsip merupakan sumber data yang sering memiliki posisi penting dalam pengamatan kualitatf. Melalui
dokumen dan arsip yang terdapat pada kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta. Dengan demikian, penulis akan
lebih mudah lagi untuk melakukan proses pengamatan. d.
Perekaman Alat kamera foto sering juga digunakan didalam penelitian kualitatif
karena bisa sangat membantu di dalam pengumpulan data, terutama untuk memperjelas deskripsi berbagai situasi dan subjek yang
bersangkutan. Perekaman ini merupakan teknik pendukung pengumpulan data sebagai penguat catatan dan sebagai pelengkap.
Dalam hal ini ruang arsip Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta menjadi tempat pengambilan gambar yang diperlukan.
5. Metode Analisis
Pengamatan menggunakan metode analisis interaktif. Dalam model analisis ini, tiga komponen utama yaitu reduksi data, sajian data dan
panarikan simpulan serta verifikasinya HB. Sutopo, 2002:91-93. Tiga komponen tersebut terlibat dalam proses analisis dan saling berkaitan
serta menentukan hasil akhir analisis. a.
Reduksi Data Kegiatan ini merupakan proses pemilihan, pemusatan perhatian yang
bertujuan untuk mempertegas, memperpendek, membuat fokus, membuang hal-hal yang tidak penting yang muncul dari catatan dan
pengumpulan data. Proses ini berlangsung terus-terus menerus sampai laporan akhir penelitian selesai.
b. Sajian Data
Merupakan sekumpulan
informasi tersusun
yang memberi
kemungkinkan adanya penarikan simpulan dan pengambilan tindakan
commit to user 26
c. Penarikan Simpulan dan Verifikasinya
Setelah memahami arti dari berbagai hal yang meliputi berbagai hal yang ditemui dengan melakukan pencatatan-pencatatan peraturan,
pernyataan-pernyataan, konfigurasi-konfigurasi yang mungkin, alur
sebab akibat, akhirnya peneliti menarik kesimpulan.
commit to user
27
BAB III DESKRIPSI LEMBAGA INSTANSI
A. Sejarah Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
Dengan ditetapkannya Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintah Daerah menggantikan UU No. 221999. Pemerintah
kota di samping dituntut lebih professional didalam memberikan keleluasaan kepada Pemerintah Kota untuk menyelenggarakan otonomi
guna untuk menentukan dan melaksanakan kebijakan atas prakarsa sendiri berdasarkan dengan potensi daerah.
Hal tersebut membawa konsekuen dalam sistem penyelenggaraan pemerintahan dimana asas dekonsentrasi yang dahulu terdapat di
pemerintah pusat, dengan berlakunya Undang-Undang Nomor 32 tahun 2004 tentang Pemerintah Daerah menggantikan UU No 22 Tahun 1999
terjadi perubahan,
dimana daerah
terbentuk berdasarkan
asas desentralisasi.
Sehubungan dengan hal tersebut, serta sebagai tindak lanjut dari Peraturan Pemerintah Nomor 31 Tahun 1998 Tentang Penyerahan
Sebagian Urusan Pemerintah di Bidang Penyelenggaraan Pendaftaran Penduduk kepada Daerah, maka Pemerintah Kota Surakarta mengeluarkan
Peraturan Daerah Nomor 6 Tahun 2001 Tentang Susunan Organisasi dan tata kerja Perangkat daerah Kota Surakarta, yang termasuk didalamnya
mengenai pembentukan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta. Dengan dibentuknya Dinas Kependudukan dan Pencatatan sipil
Kota Surakarta, maka urusan kependudukan yang dahulu merupakan urusan Pusat sekarang menjadi urusan Dinas Kependudukan dan
Pencatatan sipil Kota Surakarta. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta berdiri
pada tanggal 1 januari 2001, dimana 1 satu hari sebelumnya yaitu pada tanggal 31 desember 2000 dilakukan upacara pelantikan jabatannya.
Dengan demikian mulai 1 januari 2001 segala hal yang berkaitan dengan
