commit to user 18
bahan pertanggung jawaban di masa depan. Thomas Wiyasa2003:48 mendefinisikan Filing adalah pengaturan dan penyimpanan berkaswarkat
atau record atas dasar sistem serta prosedur tertentu secara sistematis dan konsisten.
3. Filling Penyimpanan Arsip
Filing merupakan proses penyimpanan arsip sehingga informasi senantiasa tersedia dan kerahasiaan akan terjaga, dalam pengorganisasian arsip dibedakan
menjadi beberapa yaitu: MC Maryati,2008:115-118 1.
Sentralisasi. Kegiatan pengarsipan setiap unit di dalam perusahaan dilakukan secara terpusat di suatu bagian. Semua dokumen kantor yang
sudah diproses akan disimpan di dalam satu bagian khusus yang biasanya disebut sentral arsip. Ada seseorang yang khusus bertanggung jawab di
sentral arsip yang akan mengurus semua arsip perusahaan. Beberapa manfaat atau kelebihan dari system sentralisasi antara lain :
Memudahkan pengawasan. Dengan system pengarsipan secara terpusat maka siapapun peminjamnya akan melalui satu bagian
dan hal ini akan menjadi mudah diawasi atau terekam dengan baik. Sehingga tingkat keamananya jauh lebih baik.
Layanan yang lebih baik. Dengan pengarsipan secara terpusat dan di lakukan oleh seseorang yang bertanggung jawab khusus
pada bidang pengarsipan maka jika diperlukan pasti lebih mudah untuk mendapatkanya, sehingga pelayanan menjadi
lebih baik bagi pengguna arsip yang akan meminjam. Adanya keseragaman. Semua dokumen yang terpusat
pengelolaan dan penyimpananya dilakukan secara seragam, karena dilakukan oleh satu bagian.
Menghemat waktu. Untuk mendapatkan arsip cukup dating pada satu tempat karena semua arsip sudah tersimpan dengan
commit to user 19
baik di sana. Sehingga pencarian informasi menjadi lebih cepat, karena tidak perlu dating ke beberapa bagian.
Menghemat ruang dan tempat penyimpanan, karena penyimpanan dan pelayanan dokumen berada di bawah satu
atap.
Beberapa kerugian atau kelemahan dari system sentralisasi antara lain:
Tidak semua departemen letaknya berdekatan dengan pusat pengarsipan,
sehingga bias
terjadi penundaan
untuk mendapatkan sebuah dokumen yang diarsip karena perlu waktu
khusus, sehingga kurang efisien. Pemakaian tidak langsung mendapatkan dokumen jika memerlukanya.
Kebocoran kerahasiaan. Kadang-kadang ada dokumen sebuah departemen yang sifatnya rahasia, jika harus ditempatkan di
pusat dikhawatirkan rahasia akan terpublikasi.
2. Desentralisasi. Kegiatan pengarsipan dilakukan di masing-masing bagian.
Untuk perusahaan yang relatif besar kegiatan kearsipan menjadi sangat rumit karena banyaknya dokumen dari berbagai bagian yang harus
ditangani. Untuk itu pengorganisasian yang sering dilakukan perusahaan besar adalah desentralisasi, yaitu pengelolaan arsip dilakukan pada setiap
unit kerja. Setiap bagian mengelola arsipnya masing-masing. Beberapa manfaat atau kelebiha dari sistem desentralisasi antara lain :
Hemat waktu, karena letak dokumen dengan pemakai. Sehingga kalau membutuhkan dokumen tidak perlu kehilangan
waktu dan tenaga untuk mendapatkanya. Kerahasiaan departemen yang ada dalam dokumen tersebut
bias dijaga dengan baik.
commit to user 20
Beberapa kerugian atau kelemahan dari system desentralisasi antara lain :
Pengawasan relative sulit karena dokumen menyebar di beberapa bagian.
Jika ada dokumen yang mempunyai kaitan dengan 2 bagian maka akan sulit dalam hal pencatatan.
Bagian pengarsipan tidak menjadi spesialis dalam bidangnya karena diproporsikan mengerjakan pengarsipan tidak besar
karena harus mengerjakan pengarsipan tidak besar karena harus mengerjakan pekerjaan lain yang beragam dalam bagian
administrasi. Terjadi duplikasi tempat dan ruangan untuk pengarsipan,
sehingga menimbulkan pemborosan. 3.
Kombinasi, Merupakan gabungan dari sentralisasi dan desentralisasi. Dalam praktiknya agar penanganan arsip lebih optimal banyak perusahaan
mengombinasikan antara Sentralisasi dan Desentralisasi. Dalam organisasi khususnya sub bagian arsip di Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta perlu menerapkan manajemen kearsipan dengan tujuan akan tercipta strategi internal yang
efektif serta efisien dalam pemeliharaan dan pencarian arsip, hal-hal yang perlu di perhatikan mengenai hal tersebut diantaranya:
a. Tugas pokok sub bagian arsip
1 Menerima dokumen register dan berkas yang telah dibuat oleh
sub bagian pencatatan sipil.
2
Memberi Indeks arsip.
3
Melakukan penyimpanan dan perawatan arsip.
4 Menyediakan arsip register maupun berkas kepada sub bagian
pencatatan sipil demi terselenggaranya pelayanan.
5 Melacak arsip berkas maupun register yang tidak terdapat pada
almari penyimpan arsip.
commit to user 21
Menurut Ig.Wursanto1991:16 Kearsipan atau filing adalah suatu proses kegiatan pengaturan arsip dengan mempergunakan sistem tertentu
sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali sewaktu diperlukan. b.
Keadaan ruang penyimpanan Peralatan penyimpanan arsip kertas yang baik, ventilasi
yang memadai dan pengaturan suhu secara periodik akan menunjang umur dari arsip yang dikelola, sehingga ruangan akan
terhindar dari kelembaban udara di dalam ruangan, apabila itu semua diperhatikan maka arsip kertas akan selalu dapat
dipergunakan. Jamur dan lumut dapat merusak setiap arsip dinamis, Sulistyo-Basuki,2003:251 hal itu terjadi karena kurang
pengawasan terhadap kelembaban dan tingkat suhu ruangan. c.
Cara penyimpanan arsip akta catatan sipil Penyimpanan arsip register dan berkas akta catatan sipil
dilakukan secara sentralisasi, sehingga arsip catatan sipil disimpan secara terpusat dan tidak memerlukan ruangan yang terlalu banyak,
disamping itu dalam melakukan pengawasan akan mudah dilakukan dan kwalitas keamanan sangat terjamin.
d. Sampul register dan berkas
Sampul arsip register maupun berkas dibedakan warnanya menurut jenis arsip akta catatan sipil, hal tersebut bertujuan untuk
membedakan jenis berkasregister arsip catatan sipil yang satu dengan lainya. Warna sampul arsip akta catatan sipil berkas
kelahiran sudah pasti berbeda dengan arsip akta catatan sipil pernikahan. Sulistyo-Basuki,2003:272 teknik penandaan warna
sangat efektif dalam mencegah salah pemberkasan. e.
Peminjaman arsip akta catatan sipil Yang berhak meminjam arsip akta catatan sipil hanya pihak
intern dinas kependudukan dan pencatatan sipil misalnya sub bagian data , pencatatan sipil dan lainya, apabila arsip akta catatan
commit to user 22
sipil sedang di pinjam maka harus di identifikasi dengan memberi tanda pada tempat menyimpan arsip tersebut atau mencatat pada
buku ekspedisi, pihak ekstern organisasi tidak diperbolehkan untuk meminjam dikarenakan arsip akta catatan sipil bersifat rahasia.
Tujuan dari peminjaman arsip dipergunakan sebagai dasar penerbitan akta. Ida Nuraida,2008:103 apabila arsipdokumen
tidak berada pada tempatnya, maka harus ada tanda yang mengidentifikasi bahwa arsip tersebut sedang dipinjam dan harus
di ketahui data peminjam arsip. f.
Pengembalian arsip akta catatan sipil Arsip akta catatan sipil apabila sudah selesai dipinjam oleh
pihak intern dinas, maka harus segera di kembalikan pada sub bagian arsip Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota
Surakarta supaya tidak hilang, Petugas kearsipan melakukan verifikasi terhadap arsip akta catatan sipil yang hendak di
kembalikan dan pada akhirnya mengembalikan ke tempat penyimpanan semula berdasarkan indeks arsip.
B. Metode Pengamatan
