MANAJEMEN KEARSIPAN AKTA CATATAN SIPIL DI DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KOTA SURAKARTA

MANAJEMEN KEARSIPAN AKTA CATATAN SIPIL DI DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL

KOTA SURAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya ( A.Md. ) Dalam Bidang

Manajemen Administrasi

Oleh :

IWAN SEFGIYATMOKO D 1508041

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

ii

PERSETUJUAN

MANAJEMEN KEARSIPAN AKTA CATATAN SIPIL DI DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL

KOTA SURAKARTA

Disusun oleh : IWAN SEFGIYATMOKO

NIM. D 1508041

Disetujui Untuk Dipertahankan Dihadapan Tim Penguji Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

Pembimbing :

Dra. Hj. Lestariningsih,Msi NIP. 19531009 198003 2 003

PENGESAHAN

MANAJEMEN KEARSIPAN AKTA CATATAN SIPIL DI DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL

KOTA SURAKARTA

Disusun oleh :

IWAN SEFGIYATMOKO D 1508041

Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji

Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta

Pada Hari : Senin

Tanggal : 27 Juni 2011

Tim Penguji Nama Tanda Tangan 1. Penguji 1 Drs. Suharsono, M.S ………..

NIP. 195107011979031001

2. Penguji 2 Dra. Hj. Lestariningsih,Msi ……… NIP. 195310091980032003

Mengetahui, Dekan,

Prof. Drs. Pawito, Ph, D

Ketua Program

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

iv

PERNYATAAN

Nama : IWAN SEFGIYATMOKO NIM : D1508041

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir ini berjudul “ MANAJEMEN KEARSIPAN AKTA CATATAN SIPIL DI DINAS

KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KOTA SURAKARTA ”

adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukan dalam daftar pustaka.

Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut.

Surakarta, Mei 2011 Yang Membuat Pernyataan

IWAN SEFGIYATMOKO NIM. D 1508041

MOTTO

Jangan jadikan kegagalan sebagai ketakutan dalam diri,

namun jadikanlah evaluasi untuk hidup lebih berarti.

( Penulis )

Berlakulah apa adanya, tanpa gengsi tetap ber obsesi dan

berusaha untuk mewujudkan mimpi.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

vi

PERSEMBAHAN

Tugas akhir ini, saya persembahkan kepada :

 Kedua orang tuaku atas semua do’a serta dukungannya.

 Adikku Febriana Dwi Irawati.

KATA PENGANTAR

Syukur Alhamdulillah penulis panjatkan kepada Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan hidayahNya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. Sholawat serta salam tercurah kepada junjungan Nabi besar Muhammad SAW. Tugas Akhir ini disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan dalam memperoleh gelar Ahli Madya (A.Md) bidang Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Penulis mengambil judul “ Manajemen Kearsipan Akta Catatan Sipil di

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta ”

Penyelesaian penyusunan Tugas Akhir ini tidak terlepas dari bantuan banyak pihak. Bantuan tersebut berupa arahan,bimbingan,dukungan materiil,moral,motivasi, Serta kebersamaan persahabatan. Dengan kerendahan hati penulis mengucapkan terima kasih kepada:

1. Ibu Dra. Hj. Lestariningsih,M.Si selaku dosen pembimbing yang dengan kesabaranya telah memberikan arahan kepada penulis hingga terselesaikanya tugas akhir ini.

2. Bapak Prof. Drs. Pawito, Ph, D selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.

3. Bapak Drs. Sudarto, M.Si selaku Ketua Program Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta

4. Bapak Drs. Ali, M.Si selaku Sekretaris Program Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.

5. Seluruh Dosen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Khususnya Program Diploma III Manajemen administrasi fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

viii

6. Bapak Mamiek Miftachul Hadi, M.Si selaku kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk melakukan KKM 2011.

7. Bapak Joko slameto, Ibu Widi, Ibu Endah, Ibu Sugiarti yang telah memberikan bimbingan kepada penulis selama ada di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta.

8. Semua staf dan karyawan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta.

9. Kedua orang tuaku dan adik yang telah memberi semangat serta doa. 10.Ario guruh,Sandi,Fahri yang telah setia menemani ketika KKM.

11.Teman-teman Manajemen Administrasi 2008 khususnya kelas A, terima kasih atas motivasi dan dukungan kalian.

12.Bondan,Bagus,Wahyu,Yogi keonk,Kang Irfi, Ajad terimakasih atas kebersamaanya yang telah ada hingga detik ini.

13.Semua pihak yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu dan telah memberikan dorongan, kritik, saran dan ide-ide sehingga terselesainya tugas akhir ini.

Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna serta masih terdapat kekurangan. Untuk itu masukan dan kritikan yang sifatnya membangun penulis sangat harapkan. Semoga bantuan serta bimbingan dihitung sebagai amal kebaikan dan dibalas oleh Allah Swt. Penulis berharap Tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi pihak yang berkepentingan. Amin.

Surakarta, Mei 2011

DAFTAR ISI

_Halaman

HALAMAN JUDUL ... i

PERSETUJUAN... ii

PENGESAHAN ... iii

PERNYATAAN ... iv

MOTTO ... v

PERSEMBAHAN... vi

KATA PENGANTAR ... vii

DAFTAR ISI ... ix

DAFTAR TABEL ... xi

DAFTAR GAMBAR ... xii

ABSTRAK ... xiii

ABSTRACT ... xiv

BAB I PENDAHULUAN... 1

A. Latar Belakang ... 1

B. Rumusan Masalah ... 6

C. Tujuan Pengamatan ... 6

D. Manfaat Pengamatan ... 7

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 8

A. Tinjauan Pustaka ... 8

1. Manajemen ... 8

2. Kearsipan ... 11

3. Filling / Penyimpanan Arsip... 18

B. Metode Pengamatan ... 22

1. Lokasi Pengamatan... 22

2. Jenis Pengamatan ... 22

3. Sumber Data ... 23

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

x

BAB III DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI ... 27

A. Sejarah Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil ... 27

B. Tugas Pokok, Visi, dan Misi ... 28

C. Susunan Oraganisasi ... 29

D. Uraian Tugas Jabatan Struktural ... 31

E. Kondisi personalia ... 36

F. JENIS PELAYANAN ... 38

G. DASAR HUKUM ... 40

BAB IV PEMBAHASAN ... 42

A. Manajemen Kearsipan akta Catatan sipil di Dinas Kependudukan dan Pencatatan sipil kota Surakarta ... 42

1. Jenis-jenis Akta Catatan Sipil... 42

2. Pencatatan dan Penerimaan arsip ... 48

3. Penyimpanan arsip ... 51

4. Pemeliharaan arsip ... 56

5. Penemuan kembali arsip ... 58

6. Penyusutan dan Pemusnahan arsip ... 60

7. Fasilitas Kearsipan ... 60

BAB V KESIMPULAN... 62

A. Kesimpulan ... 62

B. Saran-Saran ... 63

DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 jumlah pegawai menurut jenis kelamin ... 36

Tabel 3.2 jumlah pegawai menurut pendidikan terakhir ... 37

Tabel 3.3 jumlah pegawai berdasarkan golongan dan ruang ... 37

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

xii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1 Bagan organisasi ... 30

Gambar 4.1 Intruksi kerja pencatatan sipil dengan dokumentasi ... 50

Gambar 4.2 Indeks arsip ... 53

Gambar 4.3 Register ... 55

Gambar 4.4 Berkas ... 55

ABSTRAK

IWAN SEFGIYATMOKO, D1508041 MANAJEMEN KEARSIPAN AKTA CATATAN SIPIL DI DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KOTA SURAKARTA, Tugas akhir program studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta, Tahun 2011

Arsip akta catatan sipil mempunyai fungsi yang sangat penting dalam pelayanan penerbitan akta catatan sipil di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil, dengan demikian manajemen kearsipan di dalam organisasi tersebut harus dilaksanakan secara baik dan benar untuk menunjang efektifitas pengelolaan sehingga informasi yang terdapat dalam arsip akta catatan sipil senantiasa dapat dijadikan dasar dalam pengambilan keputusan penerbitan akta catatan sipil, dikarenakan arsip akta catatan sipil bersifat abadi maka perlu dikelola dengan penuh tanggung jawab sampai batas waktu yang tidak ditentukan.

Pengamatan ini bertujuan mengetahui seberapa jauh pengelolaan arsip akta catatan sipil yang di laksanakan pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta dari mulai pencatatan yang dilaksanakan oleh sub bagian pencatatan sipil sampai dengan penemuan kembali arsip sebagai dasar penerbitan akta catatan sipil yang dilakukan sub bagian dokumentasi, lokasi pengamatan merupakan instansi publik yang bergerak di dalam pelayanan penerbitan akta catatan sipil sehingga arsip berpengaruh besar dalam pelaksanaan penerbitan akta catatan sipil.

Metode yang digunakan didalam pengamatan ini menggunakan deskriptif kualitatif sehingga masalah yang disampaikan berdasarkan dari sumber data yang dapat dipertanggung jawabkan dan berdasarkan kenyataan yang ada, adapun sumber data menurut HB. Sutopo (2002: 49-54) secara menyeluruh dapat dikelompokan sebagai berikut Narasumber ( informan ), Peristiwa dan aktivitas, Dokumen dan arsip.

Dari pengamatan ini dapat diketahui bahwa arsip yang dikelola di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta terdiri arsip berkas dan arsip register dan di bedakan menjadi lima berdasarkan dari akta catatan sipil yang ada, kelima akta catatan sipil tersebut sebagai berikut : (1) Akta catatan sipil kelahiran (2) Akta catatan sipil perkawinan (3) Akta catatan sipil Perceraian (4) Akta catatan sipil kematian (5) Akta catatan sipil pengakuan dan pengesahan anak.

Pengorganisasian arsip akta catatan sipil di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta menggunakan asas sentralisasi sehingga dalam penyimpanan dilakukan secara terpusat di dalam satu ruangan, dalam pengelolaan sebagian besar telah di laksanakan dengan baik namun belum dapat dikatakan optimal dikarenakan masih ditemui hambatan-hambatan yang dapat mempengaruhi kurang efektif dan efisien dalam pelaksanaan manajemen kearsipan.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

xiv ABSTRACT

IWAN SEFGIYATMOKO, D1508041 Management Section of Civil POPULATION IN THE DEPARTMENT OF CITY CIVIL AND LISTING SURAKARTA, the final task of the Diploma Course Administration Management Faculty of Social and Political Sciences, University of Surakarta March Eleven, Year 2011

Archive deed civil records have a very important function in the service of issuance of certificate of civil records in the Department of Population and Civil Registration, thereby archival management in the organization must be done properly and correctly to support the effectiveness of the management so that the information contained in the deed records civil records always use as basis for issuance of certificate of decision-making civil records, civil records because the records are timeless deed then needs to be managed with full responsibility until an unspecified time limit.

This observation aims to find out how far the management of civil registration records that the deed carried out at the Department of Population and Civil Registration of Surakarta City began recording conducted by sub-section of civil registration until the rediscovery of the archive as the basis for issuance of certificate of civil records which carried the sub section of documentation, the location observation is a public agency engaged in the civil service so that the issuance of the deed records archive big influence in the implementation of civil registration certificate issuance.

The method used in this observation using a qualitative descriptive so that the problem is presented based on the data sources that can be justified and based on facts, as for the data source according to the HB. Sutopo (2002: 49-54) as a whole can be grouped as follows Sources (informants), events and activities, documents and archives.

From these observations it can be seen that the archives are managed in the Department of Population and Civil Registration Surakarta archive files and archive consists of registers and to differentiate into five according to deed records of the existing civil, civil record fifth deed is as follows: (1) Deed of civil records birth (2) Deed of civil marriage records (3) Deed Divorce civil records (4) Deed of civil records of death (5) Deed records and approval of civil recognition of a child.

Organizing the deed records of civil records in the Department of Population and Civil Registration Surakarta using the principle of centralization so that the storage be centralized in one room, in the management of most have been performed well but can not be said to be optimal because it still encountered obstacles that may affect less effective and efficient in the implementation of archival management.

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Tujuan akhir dari pengembangan organisasi adalah tercapainya pelayanan prima kepada masyarakat, pelayanan prima kepada masyarakat telah menjadi kewajiban oleh penyelenggara pelayanan publik, Reformasi yang dialami bangsa Indonesia telah menimbulkan dampak khususnya terhadap pelayanan publik, era perubahan telah memberikan kesempatan kepada masyarakat untuk menuntut perubahan peran birokrasi yang selama ini berorientasi pada kekuasaan, sehingga menutup akses masyarakat terhadap kegiatan birokrasi, perubahan ini juga akan berdampak pada sistem manajemen pelayanan yang mengarah lebih transparan dikarenakan kesadaran masyarakat yang menuntut pelayanan lebih efektif, efisien dan ekonomis.

Dalam rangka mewujudkan pelayanan yang berorientasi pada kepuasan masyarakat maka perlu adanya administrasi yang memadai pada setiap sub bagian, faktor yang sangat mendukung keberhasilan upaya tersebut adalah dengan menciptakan kondisi tertib manajemen, dari perencanaan di dalam lingkungan intern organisasi sampai dengan pelaksanaanya, sehingga sumberdaya manusia yang berada dalam suatu organisasi dapat memahami tugas, tanggung jawab serta wewenang yang jelas dan pada akhirnya tercapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan, karena dalam memberi pelayanan kepada masyarakat perlu di sadari bahwa manajemen mutu sangat tergantung pada kepentingan atau penilaian pelanggan/ Stakeholders, maka perlu adanya rasa saling menumbuh kembangkan, saling memperkuat dan menambah nilai daya saing global yang sama-sama menguntungkan diantara kedua belah pihak, yang pada akhirnya akan tercipta sinergi yang harmonis pada penyelenggara layanan publik pada umumnya, dan khususnya di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

pengertian akta catatan sipil adalah suatu catatan resmi yang dibuat oleh pejabat Negara yang berwenang dari peristiwa kelahiran, perkawinan, perceraian, pengakuan dan pengesahan anak, kematian yang didaftarkan dan dibukukan pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil, peristiwa yang yang dibukukan dan didaftarkan disebut dengan akta catatan sipil, sedangkan yang diserahkan kepada pemohon adalah kutipan akta catatan sipil, akta catatan sipil dapat dipergunakan sebagai data dasar yang dipakai untuk penulisan data penduduk dalam berbagai dokumen kependudukan, dokumen keimigrasian dan dokumen pendidikan, maka dari itu setiap individu diharap kesadaranya berperan serta dalam pencatatan peristiwa penting mengenai dirinya.

Akta catatan sipil perlu dikelola dengan sebaik-baiknya, karena akta catatan sipil yang telah diarsipkan di Dinas kependudukan dan pencatatan sipil akan dipergunakan sampai kapanpun, dimulai dari pemohon meminta penerbitan akta sampai dengan pemohon meminta kutipan akta ke dua, yang di maksud dengan kutipan akta ke dua adalah akta yang diterbitkan kedua kalinya ketika akta yang telah diterbitkan pertama kali mengalami kesalahan dalam penulisan ataupun hilang, maka dari itu arsip berperan penting di dalam proses penerbitan sehingga pemeliharaan arsip harus dilakukan secara tanggung jawab, dengan melaksanakan penataan, penyimpanan, pemeliharaan, pengelolaan arsip yang baik dan benar maka informasi arsip sebagai warisan budaya ataupun bahan pertanggung jawaban nasional di tingkat daerah melalui otomasi kearsipan akan tersedia secara cepat, tepat dan akurat. Arsip pada dinas kependudukan dan pencatatan sipil berupa berkas akta catatan sipil dan register catatan sipil, dimulai dari tahun 1948 sampai dengan waktu yang tidak ditentukan, berkas dan register akta berisi informasi mengenai status kewarganegaraan, nomor pendaftaran,NIK, Stablad, alamat, tanda tangan saksi-saksi serta lampiran lain yang sesuai dengan akta yang akan diterbitkan.

Ada beberapa aspek fungsi yang sesuai dengan arsip akta catatan sipil diantaranya aspek administrasi, aspek hukum, aspek historis. Mengingat arsip

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

4

dapat mempengaruhi hajat hidup suatu organisasi serta upaya untuk peningkatan mutu pelayanan kepada masyarakat. Manajemen kearsipan adalah tugas pokok dan fungsi dari sub bagian bidang data dari perencanaan sampai dengan pelaksanaan, maka mengangkat manajer arsip yang mampu mengembangkan dasar-dasar manajemen pengarsipan sangatlah dibutuhkan, sehingga dalam pelaksanaan kearsipan akan terlaksana secara efektif,efisien,dan terarah.

Manajemen kearsipan dalam pelaksanaan kegiatanya melibatkan berbagai komponen pegawai Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta, antara lain yaitu :

1) Bidang pencatatan sipil : bidang ini bertugas dalam pencatatan dan perekaman mengenai informasi dari pemohon penerbitan akta catatan sipil yang akan dicatatkan pada register dan berkas akta catatan sipil sebelum masuk ke bidang arsip, setelah mendapatkan pengesahan dari kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta tugas bidang pencatatan sipil selanjutnya adalah menyerahkan berkas dan register kepada petugas pengelolaan arsip.

2) Sub bagian dokumentasi, bertugas memberikan pembinaan teknis administrasi pengelolaan dan pelayanan dokumen serta informasi diantaranya melakukan assembling baik kelengkapan berkas maupun kualitas register, selanjutnya pengkodingan dan disimpan pada filing supaya mudah dalam pencarian ketika berkas maupun register dipergunakan kembali.

Modernisasi pengelolaan kearsipan seharusnya dilakukan pada setiap organisasi, mengingat semakin maju teknologi informasi dan juga kurangnya keefektifan dalam pengelolaan arsip manual, dengan pengelolaan arsip menggunakan sistem komputerisasi maka dalam pengelolaan arsip akan semakin dipermudah serta menghemat tempat penyimpanan, beberapa vendor telah menyediakan sistem pengarsipan profesional yang bertujuan untuk mengelola arsip secara cepat dan benar menggunakan sistem komputerisasi maka dari itu di era globalisasi setiap organisasi seharusnya melakukan perubahan manajemen kearsipan, dari manajemen kearsipan manual menjadi manajemen kearsipan elektronis, namun dalam manajemen kearsipan elektronis di perlukan sumber

daya manusia yang berkualitas serta mampu melaksanakan proses komputerisasi secara baik dan benar.

Dengan kemajuan teknologi informasi diharapkan manajemen kearsipan akan menjadi lebih berkualitas, sehingga pelayanan terhadap masyarakat yang membutuhkan pengambilan keputusan berdasarkan informasi yang terkandung didalam arsip akan terlaksana secara cepat, tepat dan akurat.

Manajemen kearsipan akta catatan sipil di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta perlu di tinjau ulang, hal ini mengingat berdasarkan survei awal telah ditemukan adanya pelayanan yang terkadang lama dalam mencari berkas maupun register catatan sipil, hal ini dikarenakan banyaknya berkas maupun register yang rusak, hilang sehingga menghambat pelayanan penerbitan akta catatan sipil, karena kecepatan pelayanan menjadi salah satu tolok ukur kinerja dan kepuasan pemohon akta catatan sipil, dengan demikian dapat dikatakan bahwa Manajemen kearsipan di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil belum terorganisasi secara baik

Berdasarkan uraian tersebut penulis tertarik untuk meneliti lebih dalam mengenai manajemen kearsipan serta mengadakan penelitian langsung pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta. Dengan judul

“MANAJEMEN KEARSIPAN AKTA CATATAN SIPIL DI DINAS

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

6

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian dari latar belakang yang telah dikemukakan diatas, maka permasalahan yang ingin diungkap dalam penelitian ini adalah :

1. Bagaimana manajemen kearsipan akta catatan sipil pada sub bagian arsip di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta?

C. Tujuan Pengamatan

1. Tujuan Obyektif

 Untuk mengetahui gambaran mengenai manajemen kearsipan akta catatan sipil di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta.

 Untuk mengetahui hambatan dalam manajemen arsip akta catatan sipil di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta. 2. Tujuan Fungsional

Hasil penelitian dapat dijadikan sebagai masukan bagi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta mengenai manajemen arsip akta catatan kependudukan.

2. Tujuan Subyektif

Penelitian dilaksanakanuntuk memenuhi syarat dalam memperoleh sebutan Ahli Madya pada Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

D. Manfaat Pengamatan

1.

Memberi gambaran mengenai Manajemen arsip akta catatan sipil di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta.

2.

Dapat menambah jumlah pembendaharaan referensi di perpustakan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik dan juga referensi bagi pegawai di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta.

3.

Dapat digunakan sebagai pembelajaran bagi semua pihak yang berkepentingan terutama dalam masalah akta catatan sipil.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

8

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Tinjauan Pustaka

1. Manajemen

Untuk mewujudkan suatu organisasi yang berkompeten di bidangnya perlu adanya manajemen yang terpadu, Sehingga dapat mencapai keteraturan , kelancaran dan pencapaian program kerja yang telah direncanakan oleh sumber daya manusia yang ada di dalam organisasi tersebut, otoritas tertinggi didalam manajemen ada pada manajer.

Manajemen berasal dari bahasa Inggris, Sentot Imam Wahjono ( 2008:4) yaitu managemen dengan kata dasar to manage yang secara harfiah berarti mengelola.

Secara etimologi manajemen dapat di definisikan sebagai berikut : Saiman ( 2002:1) menurut bahasa Yunani atau Italia manajemen berasal dari kata maneggiare yang mempunyai arti melatih kuda, menurut arti kata Yunani atau Italia ini dapat dipahami bahwa kemampuan seseorang untuk melatih kuda merupakan bagian dari konsep manajemen, karena manajemen merupakan suatu proses yang bertahap untuk mencapai suatu keberhasilan.

Manajemen menurut Sentot Imam Wahjono (2008:6) adalah gabungan ilmu dan seni yang merupakan sekumpulan proses tindakan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pimpinan, serta pengendalian atas penggunaan sumber-sumber daya organisasi yang tersedia untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sehingga bermanfaat bagi manusia.

Pada saat ini manajemen telah berkembang secara pesat dan di pelajari oleh organisasi sebagai ilmu untuk mencapai tujuan suatu organisasi. Manajemen menurut Yohannes Yahya (2006 : 2) dikatakan bahwa manajemen sebagai bidang ilmu pengetahuan ( Science ) yang berusaha secara sistematis untuk memahami mengapa dan bagaimana manusia bekerja bersama untuk mencapai tujuan dan lebih bermanfaat.

Manajemen sangat diperlukan dalam menjalankan organisasi dan perlu untuk dipelajari oleh Sumber daya manusia yang ada di dalam organisasi tersebut, sehingga akan tercipta team work yang dapat bekerja secara efektif, efisien dapat tumbuh dan di kembangkan.

Taliziduhu Ndraha (1999:7) Sumberdaya manusia atau human

resource adalah penduduk yang siap, mau dan mampu memberi

sumbangan terhadap usaha pencapaian organisasi ( the people who are ready, willing and able to contribute to organizational goals )

Sejak akhir abad ke-19 biasanya manajemen di definisikan kedalam 4 fungsi pokok manajemen, yaitu merencanakan ( Planing ),

mengorganisasikan (Organizing), memimpin (Actuating,leading) dan mengendalikan ( Controling ) ( Sentot Imam Wahjono, 2008:7-8):

a. Merencanakan (Planing), mengandung arti bahwa manajer lebih dahulu memikirkan dengan seksama sasaran dan tindakan berdasarkan pada beberapa metode, rencana, atau logika dan bukan berdasarkan perasaan.

b. Mengorganisasi (organizing) adalah proses mengatur dan mengalokasikan pekerjaan, wewenang, dan sumberdaya ke sejumlah anggota organisasi, sehingga mereka dapat mencapai sasaran organisasi.

c. Memimpin (actuating, leading) itu meliputi mengarahkan, mempemgaruhi, dan memotivasi karyawan untuk melaksanakan tugas yang penting.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

10

d. Mengendalikan (controlling) adalah proses kegiatan untuk memastikan bahwa aktivitas yang terjadi sesuai dengan aktivitas yang direncanakan.

Suatu organisasi hendaknya melakukan perencanaan atau menentukan langkah-langkah yang akan dilakukan di waktu yang akan datang sesuai dengan fungsi manajemen yang ada karena perencanaan menjadi fungsi manajemen paling mendasar, sehingga organisasi dapat terorganisir dengan baik dan tujuan organisasi dapat tercapai secara efektif.

Fungsi manajemen menurut Soemardji Hartoyo ( 2000:33) fungsi manajemen adalah serangkaian aktivitas yang dilakukan oleh manajer dalam rangka menjalankan tugasnya sebagai pejabat manajemen.

Manajemen juga dapat dikatakan sebagai profesi, menurut Sentot Imam Wahjono ( 2008:9) manajemen telah berkembang menjadi salah satu profesi yang lazim di dunia seperti halnya dokter, pengacara, notaries, akuntan, tentara, guru, dan lain sebagainya

Dengan demikian dapat dikatakan bahwa manajemen adalah kegiatan pengorganisasian sumberdaya manusia yang dilakukan manajer secara terstruktur kepada organisasi kerja, sehingga sumberdaya manusia dapat memberi masukan terhadap usaha pencapaian tujuan organisasi dan diharapkan akan memberi kontribusi pelayanan sebesar-besarnya kepada masyarakat secara efektif dan efisien.

Sentot Imam Wahjono (2008:87) pengorganisasian adalah penentuan struktur organisasi yang paling cocok dengan tujuan dan strategis organisasi, sumberdaya yang dimiliki dan lingkungan yang melingkupinya.

Struktur organisasi menurut Sentot Imam Wahjono (2008:87) adalah Pola hubungan khusus yang diciptakan manajer, dalam proses ini disebut struktur organisasi, yang di dalamnya berisi cara-cara yang dipakai

untuk membagi, mengorganisasikan, dan menkoordinasikan kegiatan organisasi.

2. Kearsipan

Arsip adalah suatu tulisan yang berisi keterangan yang digunakan sebagai bukti dasar acuan dari suatu kejadian yang telah terjadi, berupa surat, data-data yang diterima maupun dibuat sendiri oleh organisasi sehingga perlu disimpan, di rawat dalam bentuk nyata untuk dapat ditemukan kembali ketika arsip dibutuhkan.

Pengertian arsip menurut Thomas Wiyasa (2003:43) arsip berasal dari bahasa Yunani yaitu dari kata arche, kemudian berubah menjadi

archea dan yang selanjutnya mengalami perubahan lagi menjadi archeon,

Archea artinya permulaan dan berarti juga jabatan atau fungsi/ kekuasaan

peradilan, sedangkan archea artinya dokumen atau catatan mengenai permasalahan, dan archeon berarti balai kota. Sedangkan kearsipan menurut ig. Wursanto(1991:19) kearsipan atau filing adalah proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu system tertentu, sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.

Didalam kearsipan perlu dilakukan analisis informasi terhadap kelompok arsip untuk menentukan nilai guna dari masa simpan bagi kepentingan organisasi pencipta dan masyarakat luas.

Pengertian arsip menurut peraturan Presiden RI Ps.1 NO.19 tahun 1961 pasal 1 di dalam bukunya Thomas Wiyasa (2003:43) menjelaskan:

1. Pengertian arsip secara umum ialah wajib tulisan dalam bentuk corak teknis bagaimana juga dalam keadaan tunggal, berkelompok, maupun dalam satu kesatuan bentuk fungsi dari pada usaha perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan pada umumnya.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

12

dalam administrasi Negara dibuat secara phisis atau yuridis dengan perkembangan organisasi yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan.

Manajemen kearsipan pada dasarnya pekerjaan yang berkaitan dengan penyimpanan surat-surat, warkat dan dokumen lainya yang dimulai dari perencanaan, selanjutnya pengorganisasian, pengarahan, pengendalian arsip, sehingga dalam penemuan arsip akan dapat terselenggara secara cepat dan efisien, selama arsip tersebut masih dipergunakan oleh organisasi maka arsip akan tetap disimpan demi kelancaran pelayanan.

Dalam manajemen kearsipan terdapat arsip yang bersifat permanen, arsip yang bersifat permanaen adalah arsip yang akan terus menerus dikelola sampai kapanpun tanpa ada proses pemusnahan, dari mulai pembuatan arsip sampai dengan di butuhkan kembali sehingga di sebut dengan arsip abadi, seperti arsip akta catatan sipil merupakan arsip abadi karena merekam informasi masa lalu dan digunakan untuk masa depan. Deserno dan Kynaston mendefinisikan arsip dalam bukunya Badri Munir Sukoco ( 2007:82) bahwa sebagai dokumen dalam semua media yang mempunyai nilai historis atau hukum sehingga disimpan secara permanen.

Kennedy dan Schauder di dalam bukunya Badri Munir Sukoco ( 2007:82) menjelaskan bahwa pada setiap dokumen dan arsip akan terdiri atas :

1. Isi, yaitu informasi yang terdapat pada arsip berupa ide tau konsep, fakta tentang suatu kejadian, orang, organisasi maupun aktivitas lain yang direkam dalam arsip tersebut.

2. Struktur, merupakan atribut fisik (ukuran dan gaya huruf, spasi, margin, dan lambing organisasi ) dan logis ( logika di balik pembuatan dokumen-dokumen tersebut) dari suatu arsip. Misalnya, struktur surat akan terdiri dari header ( nama pengirim, tanggal judul surat, dan penerima ), tubuh surat ( isi

dari maksud dibuatnya surat ) dan otentifikasi ( tanda tangan si pembuat surat ).

3. Konteks, menjelaskan “mengapa” dari suatu arsip.

Thomas Wiyasa (2003:45) mendefinisikan Filing dan Finding sebagai berikut, Penyimpanan warkat/ berkas secara teratur dan sistematis disebut filing dan kebalikanya/penemuan kembali disebut dengan finding artinya pencarian kembali warkat/berkas yang diarsipkan atau disimpan.

“Arsip akta catatan sipil adalah dokumen dan register yang berisi catatan mengenai keterangan identitas pemohon dan calon pemilik akta catatan sipil yang memberikan keterangan kepada petugas pelayanan catatan sipil dan akan digunakan oleh dinas kependudukan dan pencatatan sipil sebagai dasar pertanggung jawaban penerbitan akta catatan sipil,

“Arsip dikelompokan ke dalam dua kelompok yaitu arsip dinamis dan arsip statis,menurut undang-undang No.7 Tahun 1971 dalam bukunya ig.Wursanto(1991:18) arsip dinamis dan arsip statis adalah:

a. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.

b. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara.

Selanjutnya arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaanya dapat dibedakan menjadi arsip aktif, arsip semi aktif, dan arsip inaktif atau arsip semi statis (ig. Wursanto,1991:18-19):

 Arsip aktif ialah arsip-arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan kerja.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

14

 Arsip inaktif atau arsip semi statis adalah arsip-arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari. Ditinjau ke dalam konsep kearsipan maka arsip catatan sipil termasuk ke dalam arsip dinamis aktif, yaitu arsip yang masih berada pada kantor, baik kantor pemerintahan maupun swasta/organisasi kemasyarakatan, karena masih sering dipergunakan dalam pelaksanaan dan kegiatan administrasi dan menunjang kelangsungan kerja organisasi, arsip catatan sipil merupakan arsip yang di buat serta di pergunakan oleh intern dinas kependudukan dan pencatatan sipil, dan tidak dapat di pinjam oleh pihak ekstern karena merupakan rahasia organisasi. Bank dunia didalam bukunya Badri Munir Sukoco,(2007:82) Untuk membuat informasi dari dokumen dan arsip tersedia dalam format yang tepat, digunakan oleh orang yang tepat, dan dapat digunakan pada saat yang tepat.

“Arsip akta catatan sipil memiliki beberapa fungsi, diantaranya

berfungsi sebagai dasar dalam penerbitan akta catatan sipil kutipan ke dua, arsip akta catatan sipil dapat berfungsi dan ditinjau dari beberapa aspek, antara lain :

a. Aspek administrasi

Arsip akta catatan sipil mengandung nilai administrasi, karena menyangkut pelayanan berdasarkan keabsahan yang tercantum di dalam arsip, sehingga pelayanan dapat diselenggarakan. b. Aspek hukum

Arsip akta catatan sipil mempunyai nilai hukum, karena menyangkut asas kepastian hukum berdasarkan keadilan untuk penyelenggaraan penerbitan akta catatan sipil secara adil dan dapat dibuktikan.

c. Aspek dokumentasi

Arsip akta catatan sipil mempunyai nilai dokumentasi, di karenakan dalam isinya menyangkut suatu kejadian yang telah terjadi dalam pencatatan sipil, dan akan digunakan selamanya.

Dengan demikian dapat dikatakan bahwa manajemen kearsipan adalah penanganan arsip secara terorganisasi yang dipimpin oleh record

manager sebagai pimpinan pemegang otoritas tertinggi dalam sub bagian

kearsipan dan di bantu oleh beberapa pegawai, demi terselenggaranya administrasi arsip yang efisien,bertanggung jawab serta pemeliharaan arsip demi terwujudnya kemajuan badan korporasi.

Dalam kaitanya dengan manajemen arsip akta catatan sipil hal yang paling pokok harus dilakukan demi terwujudnya arsip di Dinas Kependudukan Dan pencatatan Sipil adalah :

 Sub bagian pelayanan pencatatan sipil wajib mencatat dan menyusun berkas yang telah diterima dari pemohon akta catatan sipil yang nantinya akan di jadikan arsip catatan sipil, setelah itu menyerahkan ke sub bagian kearsipan.

 Sub bagian kearsipan menerima berkas dan informasi yang telah terekam oleh bidang pencatatan sipil, kemudian melakukan klasifikasi sebelum proses penyimpanan arsip.

Kegiatan pertama yang dilakukan dalam manajemen kearsipan adalah penerimaan informasi yang telah terekam mengenai data-data yang diberikan pemohon beserta berkas dari sub bagian pencatatan sipil yang sudah selesai dilakukan pencatatan, setelah itu sub bagian kearsipan melakukan klasifikasi berdasarkan jenis akta catatan sipil, nomer dan tahun akta, dari berkas dan informasi dari sub bagian pencatatan sipil akan dibuat arsip yang disebut arsip berkas dan arsip register.

“Arsip berkas adalah sekumpulan informasi yang diterima bidang

pencatatan sipil dari pemohon yang berupa surat-surat pengantar dari rumah sakit,kantor pengadilan, kantor urusan agama, gereja,kelurahan, dan sebagainya, atau dengan kata lain surat-surat persyaratan untuk penerbitan akta catatan sipil dari pemohon yang diberikan kepada dinas

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

16

“Arsip register adalah arsip yang berisi pernyataan kewarganegaraan, tahun registrasi, nomor urut akta catatan sipil pada waktu penerbitan pertama yang diperkuat dengan pengesahan dari kepala dinas kependudukan dan pencatatan sipil beserta tanda tangan dua saksi dari pihak pemohon akta. Setelah proses klasifikasi kegiatan berikutnya melakukan penjilitan, satu jilid terdiri dari 50 berkas sedangkan dua buku register di jilid menjadi satu sehingga berjumlah 100 lembar register, untuk membedakan jenis arsip berkas maupun register dilakukan pembedaan warna sampul. Menurut Sulistyo-Basuki,(2003:272) warna digunakan untuk mewakili istilah, kelompok kata, atau bilangan.

Kegiatan selanjutnya pemberian indeks pada setiap jilid arsip register maupun arsip berkas berdasarkan jenis, tahun pembuatan dan nomor urut, dengan posisi indeks discover depan dan sisi kiri atas. Saiman (2002:88) mendefinisikan mengindeks adalah menentukan urutan unit-unit atau bagian-bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad. Zulkifli didalam bukunya Saiman,(2002:88) Kata tangkap merupakan tanda pengenal dari suatu waskat yang disimpan.

Dalam kearsipan secara umum terdapat beberapa sistem klasifikasi atau indeks dalam penyimpanan arsip,Ida Nuraida(2008:94),yakni:

1. Sistem Alfabetis

 Arsip disimpan berdasarkan urutan kode abjad yang diberikan untuk nama orang, organisasi atau perusahaan, atau subjek.

 Merupakan sistem yang paling banyak digunakan di berbagai perusahaan.

 Cocok untuk organisasi kecil atau arsip untuk perorangan. 2. Sistem Numerik

 Arsip disimpan berdasarkan urutan kode numerik yang diberikan untuk nama orang, organisasi atau perusahaan, atau subjek.

 Dapat dikombinasikan dengan sistem alfabetis untuk menjaga urutan penyimpanan arsip ( sistem alfabetis-numerik).

 Sistem ini cocok untuk arsip yang bersifat rahasia sehingga kode arsip hanya diketahui oleh orang-orang tertentu saja. 3. Sistem Geografis

 Arsip disimpan berdasarkan nama geografis atau kode wilayah.

 Dapat dikombinasikan dengan klasifikasi alfabetis untuk menjaga urutanya ( sistem alfabetis-geografis).

 Sistem ini cocok untuk organisasi yang membagi wilayah operasinya berdasarkan wilayah atau geografis, seperti perusahaan distributor yang memiliki kantor cabang di berbagai tempat.

4. Sistem Subjek

 Arsip disimpan berdasarkan topik atau subjek tertentu yang ada dalam kegiatan organisasi atau perusahaan. Misalnya : nama departemen,jenis produk,jenis transaksi.

 Urutan subjek biasanya dijaga dengan menggunakan system klasifikasi alfabetis ( system alfabetis-subjek)

5. Sistem Kronologis

 Arsip disimpan berdasarkan urutan kronologis tanggal-bulan-tahun.

 Sistem ini umumnya bersifat sementara, sebelum arsip diklasifikasikan berdasarkan system klasifikasi lain.

“Arsip akta catatan sipil yang disimpan di sub bagian arsip Dinas

Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta menggunakan sistem indeks numerik, sehingga tata cara menyusun arsip-arsip dengan mempergunakan urutan angka-angka sebagai pedoman dalam mengatur

berkas maupun register sesuai dengan jenis arsip akta catatan sipil. “Arsip

berkas maupun register yang sudah selesai diberi indeks maka arsiparis melakukan penyimpanan sekaligus pemeliharaan arsip tersebut supaya di

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

18

bahan pertanggung jawaban di masa depan. Thomas Wiyasa(2003:48) mendefinisikan Filing adalah pengaturan dan penyimpanan berkas/warkat atau record atas dasar sistem serta prosedur tertentu secara sistematis dan konsisten.

3. Filling / Penyimpanan Arsip

Filing merupakan proses penyimpanan arsip sehingga informasi senantiasa tersedia dan kerahasiaan akan terjaga, dalam pengorganisasian arsip dibedakan menjadi beberapa yaitu: (MC Maryati,2008:115-118)

1. Sentralisasi. Kegiatan pengarsipan setiap unit di dalam perusahaan dilakukan secara terpusat di suatu bagian. Semua dokumen kantor yang sudah diproses akan disimpan di dalam satu bagian khusus yang biasanya disebut sentral arsip. Ada seseorang yang khusus bertanggung jawab di sentral arsip yang akan mengurus semua arsip perusahaan. Beberapa manfaat atau kelebihan dari system sentralisasi antara lain :

 Memudahkan pengawasan. Dengan system pengarsipan secara terpusat maka siapapun peminjamnya akan melalui satu bagian dan hal ini akan menjadi mudah diawasi atau terekam dengan baik. Sehingga tingkat keamananya jauh lebih baik.

 Layanan yang lebih baik. Dengan pengarsipan secara terpusat dan di lakukan oleh seseorang yang bertanggung jawab khusus pada bidang pengarsipan maka jika diperlukan pasti lebih mudah untuk mendapatkanya, sehingga pelayanan menjadi lebih baik bagi pengguna arsip yang akan meminjam.

 Adanya keseragaman. Semua dokumen yang terpusat pengelolaan dan penyimpananya dilakukan secara seragam, karena dilakukan oleh satu bagian.

 Menghemat waktu. Untuk mendapatkan arsip cukup dating pada satu tempat karena semua arsip sudah tersimpan dengan

baik di sana. Sehingga pencarian informasi menjadi lebih cepat, karena tidak perlu dating ke beberapa bagian.

 Menghemat ruang dan tempat penyimpanan, karena penyimpanan dan pelayanan dokumen berada di bawah satu atap.

Beberapa kerugian atau kelemahan dari system sentralisasi antara lain:

 Tidak semua departemen letaknya berdekatan dengan pusat pengarsipan, sehingga bias terjadi penundaan untuk mendapatkan sebuah dokumen yang diarsip karena perlu waktu khusus, sehingga kurang efisien. Pemakaian tidak langsung mendapatkan dokumen jika memerlukanya.

 Kebocoran kerahasiaan. Kadang-kadang ada dokumen sebuah departemen yang sifatnya rahasia, jika harus ditempatkan di pusat dikhawatirkan rahasia akan terpublikasi.

2. Desentralisasi. Kegiatan pengarsipan dilakukan di masing-masing bagian. Untuk perusahaan yang relatif besar kegiatan kearsipan menjadi sangat rumit karena banyaknya dokumen dari berbagai bagian yang harus ditangani. Untuk itu pengorganisasian yang sering dilakukan perusahaan besar adalah desentralisasi, yaitu pengelolaan arsip dilakukan pada setiap unit kerja. Setiap bagian mengelola arsipnya masing-masing. Beberapa manfaat atau kelebiha dari sistem desentralisasi antara lain :

 Hemat waktu, karena letak dokumen dengan pemakai. Sehingga kalau membutuhkan dokumen tidak perlu kehilangan waktu dan tenaga untuk mendapatkanya.

 Kerahasiaan departemen yang ada dalam dokumen tersebut bias dijaga dengan baik.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

20

Beberapa kerugian atau kelemahan dari system desentralisasi antara lain :

 Pengawasan relative sulit karena dokumen menyebar di beberapa bagian.

 Jika ada dokumen yang mempunyai kaitan dengan 2 bagian maka akan sulit dalam hal pencatatan.

 Bagian pengarsipan tidak menjadi spesialis dalam bidangnya karena diproporsikan mengerjakan pengarsipan tidak besar karena harus mengerjakan pengarsipan tidak besar karena harus mengerjakan pekerjaan lain yang beragam dalam bagian administrasi.

 Terjadi duplikasi tempat dan ruangan untuk pengarsipan, sehingga menimbulkan pemborosan.

3. Kombinasi, Merupakan gabungan dari sentralisasi dan desentralisasi. Dalam praktiknya agar penanganan arsip lebih optimal banyak perusahaan mengombinasikan antara Sentralisasi dan Desentralisasi.

Dalam organisasi khususnya sub bagian arsip di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta perlu menerapkan manajemen kearsipan dengan tujuan akan tercipta strategi internal yang efektif serta efisien dalam pemeliharaan dan pencarian arsip, hal-hal yang perlu di perhatikan mengenai hal tersebut diantaranya:

a. Tugas pokok sub bagian arsip

1) Menerima dokumen register dan berkas yang telah dibuat oleh sub bagian pencatatan sipil.

2) Memberi Indeks arsip.

3) Melakukan penyimpanan dan perawatan arsip.

4) Menyediakan arsip register maupun berkas kepada sub bagian pencatatan sipil demi terselenggaranya pelayanan.

5) Melacak arsip berkas maupun register yang tidak terdapat pada almari penyimpan arsip.

Menurut Ig.Wursanto(1991:16) Kearsipan atau filing adalah suatu proses kegiatan pengaturan arsip dengan mempergunakan sistem tertentu sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali sewaktu diperlukan.

b. Keadaan ruang penyimpanan

Peralatan penyimpanan arsip kertas yang baik, ventilasi yang memadai dan pengaturan suhu secara periodik akan menunjang umur dari arsip yang dikelola, sehingga ruangan akan terhindar dari kelembaban udara di dalam ruangan, apabila itu semua diperhatikan maka arsip kertas akan selalu dapat dipergunakan. Jamur dan lumut dapat merusak setiap arsip dinamis, Sulistyo-Basuki,(2003:251) hal itu terjadi karena kurang pengawasan terhadap kelembaban dan tingkat suhu ruangan. c. Cara penyimpanan arsip akta catatan sipil

Penyimpanan arsip register dan berkas akta catatan sipil dilakukan secara sentralisasi, sehingga arsip catatan sipil disimpan secara terpusat dan tidak memerlukan ruangan yang terlalu banyak, disamping itu dalam melakukan pengawasan akan mudah dilakukan dan kwalitas keamanan sangat terjamin.

d. Sampul register dan berkas

Sampul arsip register maupun berkas dibedakan warnanya menurut jenis arsip akta catatan sipil, hal tersebut bertujuan untuk membedakan jenis berkas/register arsip catatan sipil yang satu dengan lainya. Warna sampul arsip akta catatan sipil berkas kelahiran sudah pasti berbeda dengan arsip akta catatan sipil pernikahan. Sulistyo-Basuki,(2003:272) teknik penandaan warna sangat efektif dalam mencegah salah pemberkasan.

e. Peminjaman arsip akta catatan sipil

Yang berhak meminjam arsip akta catatan sipil hanya pihak intern dinas kependudukan dan pencatatan sipil misalnya sub

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

22

sipil sedang di pinjam maka harus di identifikasi dengan memberi tanda pada tempat menyimpan arsip tersebut atau mencatat pada buku ekspedisi, pihak ekstern organisasi tidak diperbolehkan untuk meminjam dikarenakan arsip akta catatan sipil bersifat rahasia. Tujuan dari peminjaman arsip dipergunakan sebagai dasar penerbitan akta. Ida Nuraida,(2008:103) apabila arsip/dokumen tidak berada pada tempatnya, maka harus ada tanda yang mengidentifikasi bahwa arsip tersebut sedang dipinjam dan harus di ketahui data peminjam arsip.

f. Pengembalian arsip akta catatan sipil

Arsip akta catatan sipil apabila sudah selesai dipinjam oleh pihak intern dinas, maka harus segera di kembalikan pada sub bagian arsip Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta supaya tidak hilang, Petugas kearsipan melakukan verifikasi terhadap arsip akta catatan sipil yang hendak di kembalikan dan pada akhirnya mengembalikan ke tempat penyimpanan semula berdasarkan indeks arsip.

B. Metode Pengamatan

1. Lokasi Pengamatan

Dalam pengamatan ini penulis mengambil lokasi pengamatan di Dinas Kependudukan dan pencatatan Sipil Kota Surakarta. Alasan pemilihan lokasi adalah:

a. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta merupakan Dinas yang berorientasi di bidang pelayanan masyarakat.

b. Memperoleh pengetahuan dan juga data mengenai pencatatan sipil. 2. Jenis Pengamatan

Berdasarkan masalah yang diajukan dalam pengamatan ini, yang lebih menekankan pada masalah proses, maka jenis pengamatan dengan jenis strategi yang terbaik adalah pengamatan kualitatif deskriptif (HB. Sutopo 2002:183).

Metode deskripsi bekerja berdasarkan anggapan bahwa dengan metode ini dapat digunakan untuk:

a. Pengumpulan data.

b. Melukiskan keadaan suatu obyek pada suatu saat. 3. Sumber Data

Pemahaman mengenai berbagai macam sumber data merupakan bagian yang sangat penting bagi peneliti karena ketetapan dan kekayaan data atau informasi yang diperoleh. Pemilihan berbagai sumber data harus tepat menyangkut kelengkapan data dan informasi bahan yang akan diteliti. Adapun sumber data menurut HB. Sutopo (2002: 49-54) secara menyeluruh dapat dikelompokan sebagai berikut:

a. Narasumber (informan)

Dalam pengamatan kualitatif posisi sumber data manusia (narasumber) sangat penting perananya sebagai individu yang memiliki informasinya. Sumber data itu dapat disebut sebagai informan. Jadi, data yang digunakan dalam metode ini berasal dari beberapa sumber diantaranya adalah sebagai berikut: Sub Bagian Arsip Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta. Penulis melakukan wawancara langsung dengan informan menayakan tentang masalah yang dikaji.

b. Peristiwa dan aktifitas

Data atau informasi juga dapat dikumpulkan dari peristiwa, aktifitas, atau perilaku sumber data yang berkaitan dengan sasaran pengamatannya. Dari pengamatan pada peristiwa atau aktifitas, pengamat bisa mengetahui yang terjadi secara lebih pasti karena menyaksikan sendiri secara langsung. Penulis harus mengetahui dan memahami kegiatan-kegiatan dalam manajemen arsip akta catatan sipil di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

24

c. Dokumen dan Arsip

Dokumen dan arsip merupakan bahan tertulis yang bersangkutan dengan suatu peristiwa atau aktifitas tertentu yang berupa rekaman tertulis (gambar atau benda peninggalan yang berkaitan dengan suatu aktifitas atau peristiwa tertentu). Peristiwa-peristiwa yang telah lama dilakukan dan terjadi pada kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta bisa diteliti dan dipahami atas dasar kajian dari dokumen atau arsip-arsip. Sebagai contoh penulis ingin mengetahui manajemen arsip akta catatan sipil pada tahun-tahun lalu dapat diketahui melalui arsip-arsip atau dokumen serta buku-buku penunjang lainnya yang terdapat pada kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta. Dengan demikian, penulis akan lebih mudah lagi untuk melakukan proses pengamatan.

4. Teknik Pengumpulan Data a. Wawancara

Wawancara disini maksudnya adalah cara pengumpulan data dengan mengadakan tanya jawab secara langsung dengan responden. Dalam penelitian ini penulis secara langsung mewawancarai pejabat atau pegawai Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta yang ditunjuk. Wawancara yang dilakukan adalah wawancara yang terarah, terpimpin dan mendalam sesuai dengan pokok permasalahan yang diteliti guna memperoleh hasil berupa data dan informasi yang lengkap dan seteliti mungkin.

b. Observasi

Observasi atau pengamatan adalah alat pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mengamati dan mencatat secara sistematis gejala-gejala yang diselidiki. Pengamatan lebih banyak menggunakan indra penglihatan, dengan maksud pengamat terjun langsung melihat ke lapangan. Kegiatan observasi tersebut antara lain melihat dan mengamati pegawai arsip dalam melakukan kegiatan pengarsipan akta catatan sipil. .

c. Mengkaji Dokumen dan Arsip

Dokumen tertulis dan arsip merupakan sumber data yang sering memiliki posisi penting dalam pengamatan kualitatf. Melalui dokumen dan arsip yang terdapat pada kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta. Dengan demikian, penulis akan lebih mudah lagi untuk melakukan proses pengamatan.

d. Perekaman

Alat kamera foto sering juga digunakan didalam penelitian kualitatif karena bisa sangat membantu di dalam pengumpulan data, terutama untuk memperjelas deskripsi berbagai situasi dan subjek yang bersangkutan. Perekaman ini merupakan teknik pendukung pengumpulan data sebagai penguat catatan dan sebagai pelengkap. Dalam hal ini ruang arsip Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta menjadi tempat pengambilan gambar yang diperlukan. 5. Metode Analisis

Pengamatan menggunakan metode analisis interaktif. Dalam model analisis ini, tiga komponen utama yaitu reduksi data, sajian data dan panarikan simpulan serta verifikasinya (HB. Sutopo, 2002:91-93). Tiga komponen tersebut terlibat dalam proses analisis dan saling berkaitan serta menentukan hasil akhir analisis.

a. Reduksi Data

Kegiatan ini merupakan proses pemilihan, pemusatan perhatian yang bertujuan untuk mempertegas, memperpendek, membuat fokus, membuang hal-hal yang tidak penting yang muncul dari catatan dan pengumpulan data. Proses ini berlangsung terus-terus menerus sampai laporan akhir penelitian selesai.

b. Sajian Data

Merupakan sekumpulan informasi tersusun yang memberi kemungkinkan adanya penarikan simpulan dan pengambilan tindakan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

26

c. Penarikan Simpulan dan Verifikasinya

Setelah memahami arti dari berbagai hal yang meliputi berbagai hal yang ditemui dengan melakukan pencatatan-pencatatan peraturan, pernyataan-pernyataan, konfigurasi-konfigurasi yang mungkin, alur sebab akibat, akhirnya peneliti menarik kesimpulan.

BAB III

DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI

A. Sejarah Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil

Dengan ditetapkannya Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintah Daerah (menggantikan UU No. 22/1999). Pemerintah kota di samping dituntut lebih professional didalam memberikan keleluasaan kepada Pemerintah Kota untuk menyelenggarakan otonomi guna untuk menentukan dan melaksanakan kebijakan atas prakarsa sendiri berdasarkan dengan potensi daerah.

Hal tersebut membawa konsekuen dalam sistem penyelenggaraan pemerintahan dimana asas dekonsentrasi yang dahulu terdapat di pemerintah pusat, dengan berlakunya Undang-Undang Nomor 32 tahun 2004 tentang Pemerintah Daerah ( menggantikan UU No 22 Tahun 1999) terjadi perubahan, dimana daerah terbentuk berdasarkan asas desentralisasi.

Sehubungan dengan hal tersebut, serta sebagai tindak lanjut dari Peraturan Pemerintah Nomor 31 Tahun 1998 Tentang Penyerahan Sebagian Urusan Pemerintah di Bidang Penyelenggaraan Pendaftaran Penduduk kepada Daerah, maka Pemerintah Kota Surakarta mengeluarkan Peraturan Daerah Nomor 6 Tahun 2001 Tentang Susunan Organisasi dan tata kerja Perangkat daerah Kota Surakarta, yang termasuk didalamnya mengenai pembentukan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta. Dengan dibentuknya Dinas Kependudukan dan Pencatatan sipil Kota Surakarta, maka urusan kependudukan yang dahulu merupakan urusan Pusat sekarang menjadi urusan Dinas Kependudukan dan Pencatatan sipil Kota Surakarta.

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta berdiri pada tanggal 1 januari 2001, dimana 1 (satu) hari sebelumnya yaitu pada tanggal 31 desember 2000 dilakukan upacara pelantikan jabatannya.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

28

administrasi kependudukan dan pencatatan sipil menjadi tugas dan wewenag Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta.

B. Tugas Pokok, Visi, dan Misi

Menurut perda Nomor 6 Tahun 2001, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta memiliki tugas pokok, visi, dan misi sebagai berikut :

1. Tugas Pokok

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta mempunyai tugas menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang kependudukan dan pencatatan sipil.

2. Visi

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta adalah professional dalam pelayanan agar terwujud masyarakat kota yang berbudaya dan beridentitas serta mempunyai alat bukti yang otentik.

3. Misi

Adapun misi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil kota Surakarta adalah,

a. mewujudkan pelayanan masyarakat di bidang tertib administrasi kependudukan yang mudah, tepat, cepat, dan pasti. b. Menyimpan dan memelihara dokumen akta secara professional c. Melakukan kegiatan penyuluhan yang efisien dan efektif d. Melaksanakan kegiatan pelayanan ketatausahaan yang prima e. Memberikn kontribusi kepada Pendapatan Asli Daerah (PAD)

C. Susunan Oraganisasi

Susunan organisasi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Surakarta berdasarkan perda Nomor 6 tahun 2001, terdiri dari:

1. Kepala dinas

2. Bagian Tata Usaha, terdiri dari : a. Sub Bagian umum

b. Sub Bagian Kepegawaian c. Sub Bagian keuangan 3. Sub Dinas program, terdiri dari :

a. Seksi Perencanaan b. Seksi Pengendalian

4. Sub dinas Kependudukan, terdiri dari : a. Seksi pendaftaran Penduduk b. Seksi Mutasi Penduduk 5. Sub Dinas Catatan Sipil, terdiri dari:

a. Seksi perkawinan dan perceraian

b. Seksi kelahiran, kematian, pengakuan,dan pengesahan anak 6. Sub Dinas Dokumentasi dan Informasi, terdiri dari :

a. Seksi pengelolaan dokumen b. Seksi pelayanan dokumen c. Seksi penyuluhan

7. Kelompok Jabatan Fungsional,terdiri dari : a. Pranata komputer

b. Aspirasi c. Pustakawan

Untuk lebih jelas susunan organisasi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Surakarta tersebut akan digambarkan bentuk bagan organisasi sebagai berikut

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

30

Gambar 3.1

Bagan Organisasi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta

Sumber: Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta

SEKSI PENYULUHAN DAN PELAYANAN INFORMASI KELOMPOK JABATAN FUNGSION AL BIDANG DATA DAN STATISTIK SEKSI PENGELOLAAN DOKUMENTASI SEKSI KELAHIRAN KEMATIAN PENGAKUAN ANAK DAN PENGESAHAN ANAK SEKSI PERKAWINAN DAN PERCERAIAN SEKSI PENDAFTARAN PENDUDUK SEKSI MUTASI PENDUDUK SEKSI SISTEM TEKNOLOGI INFORMASI SEKSI PENGOLAHAN DATA DAN STATISTIK KEPALA SUB BAGIAN KEUANGAN SUB BAGIAN KEPEGAWAIAN SUB BAGIAN UMUM BIDANG DOKUMENTASI DAN INFORMASI BIDANG PENCATATAN SIPIL BIDANG PENDAFTARAN PENDUDUK SEKRETARIAT

D. Uraian Tugas Jabatan Struktural

Berdasarkan Keputusan Walikota Nomor 26 tahun 2001 tentang pedoman uraian tugas dinas kependudukan dan pencatatan sipil kota Surakarta, maka uraian tugas jabatan struktural Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta adalah sebagai berikut :

1. Kepala Dinas mempunyai tugas melaksanakan urusan pemerintahan di bidang kependudukan dan catatan sipil, meliputi :

a. Menyusun rencana strategis dan program kerja tahunan Dinas sesuai dengan program pembangunan daerah ( Propeda ).

b. Membagi tugas kepada bawahan sesuai bidang tugas agar tercipta pemerataan tugas.

c. Memberi petunjuk/arahan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.

d. Mengawasi, memeriksa, dan menilai hasil kerja bawahan secara periodik guna bahan peningkatan kerja.

e. Merumuskan kebijakan teknis pemberian bimbingan, dan pembinaan di bidang bina program, kependudukan, catatan sipil, serta dokumentasi dan informasi.

f. Menyelenggarakan penyuluhan serta dokumentasi kependudukan dan catatan sipil.

g. Menyelenggarakan pembinaan kelompok jabatan fungsional. h. Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait guna kelancaran

pelaksanaan tugas.

2. Bagian Tata Usaha mempunyai tugas melaksanakan administrasi umum, kepegawaian, dan keuangan sesuai dengan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh kepala Dinas, meliputi:

a. Sub Bagian Umum

Sub bagian Umum mempunyai tugas melaksanakan urusan surat menyurat, kearsipan, pengadaan, perjalanan dinas, rumah tangga,

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

32

serta perlengkapanya, hubungan masyarakat dan sistem jaringan Dokumentasi dan informasi Hukum.

b. Sub Bagian Kepegawaian

Sub bagian Kepegawaian mempunyai tugas melaksanakan administrasi kepegawaian, antara lain meliputi :

1) Menyimpan dan mengelola bahan penyusunan rencana kebutuhan pegawai.

2) Menyiapkan dan mengolah bahan usulan yang meliputi pengangkatan, kenaikan pangkat, perpindahan, pemberhentian, pensiun, kenaikan gaji berkala dan tunjangan.

3) Mengelola data dan dokumentasi pegawai.

4) Merencanakan dan mengusulkan kebutuhan jenis pendidikan dan pelatihan calon peserta ujian dinas pegawai.

5) Mengusulkan Daftar Urut Kepangkatan ( DUK )

6) Menyiapkan dan memproses Daftar penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) dan Laporan Pajak-Pajak Pribadi ( LP2P )

c. Sub Bagian Keuangan

Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan administrasi keuangan, antara lain meliputi :

1) Menyiapkan bahan penyusunan rencana anggaran dalam bentuk Daftar Usulan Kegiatan daerah ( DUKDA ) dan Daftar Usulan Proyek Daerah

( DUPDA ).

2) Menyusun Daftar Isian Kegiatan Daerah ( DIKDA ) dan Daftar Isian Proyek Daerah ( DIPDA ) atas anggaran yang telah ditetapkan.

3) Melakukan pengawasan laporan keuangan bendahara rutin dan pembangunan.

4) Menyiapkan bahan usulan perubahan anggaran dan bahan perhitungan anggaran.

5) Menyelenggarakan teknis dan tertib administrasi pembukuan, pertanggung jawaban dan laporan keuangan.

6) Menyelenggarakan pembuatan daftar gaji dan pembayaran gaji pegawai.

3. Sub Dinas Bina Program mempunyai tugas melaksanakan penyusunan rencana strategis dan program kerja tahunan dinas, monitoring dan pengendalian serta evaluasi dan pelaporan sesuai dengan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh kepala dinas, meliputi :

a. Seksi Perencanaan

Seksi Perencanaan mempunyai tugas mengumpulkan, mengolah, menganalisa, dan menyajikan data sebagai bahan penyusunan rencana strategis dan program kerja tahunan Dinas.

b. Seksi Pengendalian, Evaluasi, dan Pelaporan

Seksi Pengendalian, Evaluasi, dan Pelaporan mempunyai tugas melakukan monitoring dan pengendalian, analisa, dan evaluasi data, serta menyusun laporan hasil pelaksanaan rencana strategis dan program kerja tahunan Dinas.

4. Sub Dinas Kependudukan mempunyai tugas menyelenggarakan pembinaan pendaftaran dan mutasi penduduk sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan oleh Kepala Dinas, antara lain meliputi :

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

34

2) Mengumpulkan dan mengolah data dan informasi kependudukan.

3) Menyelenggarakan pelayanan administrasi kependudukan 4) Melaksanakan administrasi kependudukan.

Sub bagian Dinas Kependudukan, terdiri dari : a. Seksi Pendaftaran Penduduk

Seksi Pendaftaran Penduduk mempunyai tugas melaksanakan pembinaan dan pelaksanaan pendaftaran penduduk, antara lain meliputi :

1) Merencanakan dan melaksanakan pembinaan dan pelayanan pendaftaran penduduk.

2) Memproses Nomor Induk Kependudukan (NIK).

3) Memproses permohonan Kartu Keluarga (KK), Kartu Tanda Penduduk (KTP), Kartu Identitas Anak (KIA), dan Kartu Identitas Tamu (KIT).

4) Menyelenggarakan pembinaan teknis dan administrasi dalam penerbitan Kartu Keluarga (KK), Kartu Tanda Penduduk (KTP), Kartu Identitas Anak (KIA), dan Kartu Identitas Tamu (KIT).

b. Seksi Mutasi Penduduk

Seksi Mutasi Penduduk mempunyai tugas melaksanakan pembinaan dan palayanan mutasi penduduk, antara lain meliputi : 1) Merencanakan dan melaksanakan pembinaan dan pelayanan

mutasi penduduk.

2) Melaksanakan pelayanan transmigrasi.

3) Melaksanakan pendaftaran transmigran yang kembali ke daerah asal.

5. Sub Dinas Catatan Sipil mempunyai tugas menyelenggarakan pencatatan, penertiban, dan pelayanan akta-akta catatan sipil sesuai dengan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Dinas, meliputi :

1) Melaksanakan pelayanan pencatatan dan penerbitan kutipan akta kelahiran, perkawinan, dan perceraian, pengakuan dan pengesahan anak diluar kawin serta kematian beserta pendukungnya.

2) Menyelenggarakan pelayanan salinan kata, kutipan dan perubahan akta catatan sipil.

3) Memberi petunjuk dan pengarahan kepada pemohon akta yang mengalami kesulitan.

4) Merencanakan dan menetapkan kebijakan teknis dan administrasi penyelenggaraan pencatatan dan penerbitan akta catatan sipil.

Sub Dinas Catatan Sipil ini, terdiri dari : a. Seksi Perkawinan dan perceraian

Seksi Pekawinan dan Perceraian mempunyai tugas melaksanakan pelayanan pencatatan perkawinan dan perceraian, termasuk penerbitan salinan kutipan dan perubahan.

b. Seksi Kelahiran, Kematian, Pengakuan, dan Pengesahan Anak Seksi Kelahiran, Kematian, Pengakuan, dan Pengesahan Anak mempunyai tugas melaksanakan pelayanan pencatatan dan penerbitan akta kelahiran, kematian, pengakuan dan pengesahan anak dan adobsi,serta memprosesnya beserta administrasi pendukungnya.

6. Sub Dinas Dokumentasi dan Informasi mempunyai tugas menyelenggarakan pembinaan teknis administrasi pengelolaan dan pelayanan dokumen dan informasi, serta melaksanakan penyuluhan sesuai denagan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Dinas.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

36

Sub bagian Dinas Dokumentasi dan Informasi ini terdiri dari : a. Seksi Pengelolaan Dokumen

Seksi Pengelolaan Dokumen mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan dokumen, menghimpun, mengolah, dan merencanakan penggunaan dokumen sesuai dengan peruntukannya, dan melaksanakan tugas dokumentasi.

b. Seksi Pelayanan Dokumen

Seksi Pelayanan Dokumen mempunyai tugas melaksanakan pelayanan dokumen serta menyiapkan bahan pedoman dan petunjuk teknis administrasi pelayanan dokumen.

c. Seksi Penyuluhan

Seksi Penyuluhan mempunyai tugas melaksanakan penyuluhan serta menyusun bahan pedoman dan petunjuk teknis penyuluhan.

E. Kondisi personalia

Dalam melaksanakan kegiatan pelayanan kepada masyarakat Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Surakarta mempunyai pegawai sebanyak 61 orang. Pegawai di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Surakarta adalah berstatus pegawai negeri sipil. Pegawai tersebut diantaranya laki-laki 34 orang dan 27 orang perempuan. Berikut data tentang kepegawaian di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Surakarta.

Tabel 3.1

Jumlah pegawai Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Surakarta menurut jenis kelamin Tahun 2011

NO Jenis Kelamin Jumlah

1 Laki-laki 34

2 Perempuan 27

Dari tabel diatas dapat diketahui bahwa pegawai di Dispenduk dan Capil Kota Surakarta yaitu pegawai laki-laki jumlahnya lebih banyak daripada

perempuan. Apabila diprosentasekan yaitu laki-laki sebesar 55,73% sedangkan perempuan yakni 44,27 %

Tabel 3.2

Jumlah Pegawai Menurut Pendidikan Terakhir di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Surakarta Tahun 2011

NO TINGKAT PENDIDIKAN

Laki-laki Perempuan JUMLAH

1 S-2 1 1 2

2 S-1 14 13 27

3 Sarjana Muda 1 2 3

4 SMU/smk 16 11 27

5 SD 2 - 2

JUMLAH 34 27 61

Sumber:Dispenduk dan Capil Kota Surakarta

Dari tabel diatas dapat diketahui bahwa sebagian besar pegawai Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Surakarta merupakan lulusan sarjana strata 1(S-1) dan lulusan SMU/SMK yaitu masing-masing 44,26%. Sedangkan lulusan S-2 dan SD sebesar 3,27%.

Tabel 3.3

Jumlah Pegawai Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Surakarta Berdasar Golongan dan Ruang Tahun 2011

GOLONGAN RUANG

A B C D

IV 4 2 1 -

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

38

Dari tabel diatas diperoleh bahwa sebagian besar pegawai Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Surakarta berada pada golongan III/B yaitu sebesar 37,7%. Golongan III/A yaitu sebesar 16,39%.

F. JENIS PELAYANAN

Jenis pelayanan yang diselenggarakan di Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta adalah pelayanan yang berkaitan dengan pendaftaran penduduk dan akta catatan sipil. Pelayanan pendaftaran penduduk yaitu mencakupkegiatan pendaftaran dan pencatatan data penduduk beserta perubahannya yang meliputi:

1. Kartu Tanda Penduduk 2. Kartu Keluarga

3. Kartu Identitas Anak 4. Kartu Identitas Tamu

5. Surat Keterangan Pendaftaran Penduduk Sementara

Sedangkan kegiatan pelayanan akta pencatatan sipil yaitu meliputi pelayanan akta otentik yang berisi catatan lengkap seseorang yaitu:

1. Akta Kelahiran 2. Akta Perkawinan 3. Akta Perceraian 4. Akta Kematian

5. Akta Pengakuan dan Pengesahan Anak

Selain pendafatarn penduduk dan catatan sipil di Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta juga mengadakan pelayana yaitu Kutipan Akta dan Salinan Akta. Pelayanan kutipan akta adalah pelayanan catatan pokok yang dikutip dari akta catatan sipil dan merupakan alat bukti diri yang sah bagi diri yang bersangkutan maupun pihak ketiga mengenai kelahiran, perkawinan, perceraian, kematian, pengakuan dan pengesahan anak. Pelayanan salinan akta adalah pelayanan yang berkenaan dengan salinan lengkap akta catatan sipil yang diterbitkan oleh Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil.

Untuk mendukung kegiatan pelayanan di Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta memiliki sarana dan prasarana yang dapat digunakan demi kelancaran kegiatan pelayanan. Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta memiliki 9 (sembilan) ruangan yang digunakan dalam menyelenggarakan pemerintahan dan pemberian pelayanan di bidang kependudukan dan catatan sipil. Lebih lanjut pada tabel akan disajikan data inventaris Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta, yaitu sebagai berikut:

Tabel 3.4

Data inventaris Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta Tahun 2011

No Jenis Inventaris Jumlah

1 Ruangan 9

2 Meja 61

3 Kursi 160

4 Almari Besi 15

5 Almari Kayu 5

6 Filling Kabinet 15

7 Mesin Ketik 12

8 Komputer 30

9 Printer 30

10 Mesin Fax 1

11 Pesawat Telepon 3

Sumber: Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta

Berdasarkan tabel diatas, kesembilan ruangan yang dimiliki Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta, yaitu:

1. Ruang Kepala Dinas

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

40

5. Ruang Bina Program 6. Ruang Perkawinan 7. Ruang Kependudukan 8. Ruang Catatan Sipil 9. Ruang Komputer

G. DASAR HUKUM

a. Staatsblad 1849 Nomor 25 tentang Pencatatan Sipil Golongan Eropa.

b. Staatsblad 1917 Nomor 130 Jo.Staatsblad 1919 No.81 tentang Pencatatan Sipil Golongan Tionghoa.

c. Staatsblad 1920 Nomor 751 jo.Staatsblad 1927 No. 564 tentang Pencatatan Sipil bagi orang Indonesia.

d. Staatsblad 1933 No. 75 jo Staatsblad 1936 No. 607 tentang Pencatatan Sipil bagi golongan Indonesia, Jawa, Madura dan Minahasa.

e. KUH Perdata ( BW )

f. UU No. 1 Tahun 1974 tentang Perkawinan. g. UU No.23 Tahun 2002 tentang Perlindungan Anak

h. Peraturan Pemerintah No. 9 Tahun 1975 tentang Pelaksanaan UU No. 1 Tahun 1974.

i. Peraturan Daerah Kota Surakarta No. 6 Tahun 2002 tentang Pendaftaran Penduduk dan Akta Catatan Sipil.

j. Peraturan Daerah Kota Surakarta No. 8 Tahun 2003 tentang Perubahan Atas Perda No. 6 Tahun 2002 tentang Penyelenggaraan Pendaftaran Penduduk dan Akta Catatan Sipil. k. Keputusan Presiden Republik Indonesia No.88 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan.

k. Keputusan Walikota Surakarta No. 474/83/1/2004 jo No 470 / 151/1/2005 tentang Pelaksanan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan.

l. Peraturan Walikota Surakarta No. 8 Tahun 2005 tentang Petunjuk Pelaksanan Peraturan Daerah Kota Surakarta No. 6 Tahun2002. m. Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 28 Tahun 2005 tentang

Pedoman Penyelenggaraan Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil Di Daerah.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

42

BAB IV PEMBAHASAN

A. Manajemen Kearsipan akta Catatan sipil di Dinas Kependudukan dan Pencatatan sipil kota Surakarta

Berdasarkan dari kerangka pemikiran yang telah di susun maka dapat di sajikan deskripsi berdasar data-data yang telah diperoleh dalam pengamatan ini, sehingga pembahasan mengenai manajemen kearsipan akta catatan sipil di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta dapat di gambarkan, mulai dari pencatatan yang dilakukan sub bagian pencatatan sipil sampai dengan pengarsipan yang dilaksanakan sub bagian kearsipan, hal-hal yang akan dibahas sebagai berikut

1. Jenis-jenis akta catatan sipil 2. Pencatatan dan penerimaan arsip 3. Penyimpanan arsip

4. Pemeliharaan arsip 5. Penemuan kembali arsip

6. Penyusutan dan pemusnahan arsip 7. Fasilitas kearsipan.

1. Jenis-jenis Akta Catatan Sipil

Akta catatan sipil adalah data otentik yang berisi catatan lengkap seseorang mengenai peristiwa yang telah terjadi dan di catatkan pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil untuk diterbitkan, akta yang telah diterbitkan disimpan oleh seseorang yang bersangkutan dan akan dipergunakan sebagaimana mestinya. Akta catatan sipil ada lima jenis, diantaranya akta catatan sipil kelahiran, akta catatan sipil perkawinan, akta catatan sipil perceraian, akta catatan sipil kematian, akta catatan sipil pengakuan dan pengesahan anak.

a)Akta kelahiran

Akta kelahiran adalah akta autentik yang diterbitkan oleh pemerintah daerah mengenai peristiwa kelahiran terhadap dimana seseorang anak itu dilahirkan yang mempunyai akibat hukum terhadap dirinya maupun keluarganya dan pihak lain di bidang kekeluargaan maupun warisan, akta kelahiran di bedakan lagi menjadi empat berdasarkan waktu pencatatan yang dilakukan oleh pemohon penerbitan akta, diantaranya :

 Akta kelahiran baru ( LB )

Akta yang diterbitkan berdasarkan laporan kelahiran dalam batas waktu selambat-lambatnya 60 hari pelaporan.

 Akta kelahiran terlambat ( TP )

Adalah akta kelahiran yang diterbitkan/ dilaporkan melebihi 60 hari sejak tanggal kelahiran.

 Akta kelahiran istimewa ( IST )

Akta kelahiran berdasarkan kelahiran yang terjadi sebelum tanggal 1 januari 1986 dan baru dilakukan pelaporan sesudah tahun 1986 sampai sekarang atau dengan kata lain pelaporan melebihi batas.

Persyaratan pembuatan akta kelahiran :

 Mengisi formulir pelaporan kelahiran.

 Mengisi permohonan pencatatan kelahiran bermaterai cukup.

 Surat keterangan kelahiran dari lurah/ kepala desa dimana ibu yang melahirkan tercatat sebagai penduduk tetap atau yang bersangkutan berdomisili dan surat keterangan dari orang yang menyaksikan atau yang membantu proses kelahiran.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

44

 Photop copy KTP dan KK pemohon/ orang tua yang dilegalisir oleh instansi yang berwenang atau menunjukan aslinya.

 Dua lampiran photo copy dari dua orang saksi yang telah dilegalisir oleh instansi yang berwenang.

 Photo copy keterangan ganti nama orang tua untuk WNI keturunan Tionghoa yang telah dilegalisir oleh instansi berwenang.

 Photo copy dokumen imigrasi bagi pemohon WNA yang dilegalisir oleh instansi yang berwenang.

 Surat kuasa bagi yang menguasakan dan bermaterai cukup.

b)Akta perkawinan

Akta perkawinan adalah akta autentik yang diterbitkan oleh pemerintah daerah atas peristiwa hukum mengenai perkawinan anatara seorang laki-laki dengan seorang perempuan yang bukan beragama islam sebagai suami isteri dengan tujuan membentuk keluarga/ rumah tangga yang bahagia kekal abadi berdasarkan Tuhan yang Maha Esa sebagaimana dimaksudkan dalam undang- undang Nomor 1 tahun 1974.

Persyaratan pencatatan perkawinan : 1)Warga Negara Indonesia ( Ind ).

 Mengisi formulir yang telah disediakan.

 Surat pengantar dari lurah diketahui camat.

 Surat pernyataan belum pernah menikah yang diketahui oleh lurah dan camat dengan materai Rp.6.000,-

 Surat persetujuan orang tua diketahui lurah dan camat dengan materai Rp.6.000,-

 Foto copy Akta kelahiran masing-masing mempelai

commit to user

jenis arsip serta nama petugas peminjam arsip untuk memberi keterangan bahwa ada arsip yang keluar.

d) Arsip yang telah dicatat didalam buku ekspedisi selanjutnya

diserahkan kepada petugas peminjam arsip untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

Gambar 4.5 mekanisme peminjaman arsip

Sumber : Bagian Dokumentasi dan Informasi

Setelah arsip selesai dipergunakan sebaiknya segera dikembalikan ke bagian dokumentasi untuk disimpan kembali, hal itu bertujuan untuk menghindari kemungkinan arsip hilang, untuk mengembalikan arsip berbeda dengan peminjaman, ketika arsip dikembalikan peminjam hanya memberikan arsip tersebut kepada petugas dokumentasi yang bertanggung jawab- mengelola arsip, setelah itu petugas memberi tanda centang pada buku ekspedisi, tanda centang bertujuan untuk memberi tanda bahwa arsip yang dipinjam telah kembali.

Pencatatan sipil membuat Permohonan Pencarian arsip Ditujukan ke bidang

dokumentasi dan informasi

Bidang dokumentasi mencarikan arsip

Arsip ditemukan dan di serahkan ke pencatatan sipil untuk diproses

commit to user 6. Penyusutan dan Pemusnahan arsip

Penyusutan dan pemusnahan arsip adalah kegiatan menguranggi arsip yang sudah tidak terpakai dengan berbagai cara seperti di bakar, di cacah, dijadikan bubur dan masih banyak lagi cara-cara untuk memusnahkan arsip namun pada prinsipnya dalam pemusnahan arsip diusahakan tidak meningalkan bentuk fisik ketika arsip dibuang supaya kerahasiaanya tetap terjaga, namun arsip di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil adalah arsip abadi, arsip yang selalu dipakai sebagai dasar untuk pembuatan akta maka tidak ada proses pemusnahan, arsip akan dipergunakan sampai batas waktu yang tidak ditentukan, maka Penyusutan dan Pemusnahan di Dinas Pencatatan Sipil tidak berlaku. 7. Fasilitas Kearsipan

Fasilitas kearsipan yang terdapat pada Dinas kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta sebagai berikut :

a. Alat penerimaan

Meja Kerja

Dalam menerima dokumen sampai keluarnya dokumen menggunakan fasilitas ini tepat untuk memilah-milah dokumen yang akan diterima maupun yang akan di keluarkan.

Time stamp

Adalah alat yang digunakan untuk menandai dokumen saat datang.

b. Alat penyimpanan dokumen

Roll o’Pact

Yaitu lemari besi tempat untuk menyimpan dokumen.

Almari kayu

Filling Cabinet

Adalah lemari arsip yang terdiri dari laci-laci besar untuk menyimpan arsip secara vertical.

commit to user

Schnelchectermap

Adalah map untuk menyimpan berkas yang telah

dilubangi/perforator terlebih dahulu sehingga berkas tersebut tidak terlepas dari kaitan.

c. Alat pelaksanaan korespondensi

komputer

Digunakan untuk memproses segala yang berkaitan dengan kegiatan didalam perkantoran.

Stempel

Alat untuk menandakan dokumen dengan tanda berupa logo instansi, tanggal, tanda tangan, tulisan singkat lainnya yang

sering digunakan didalam kantor guna mempercepat

commit to user

62 BAB V KESIMPULAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan dari data-data yang telah dikemukakan pada bab-bab sebelumnya maka dapat disimpulkan bahwa pengelola arsip di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta telah melaksanakan manajemen kearsipan yang ditentukan kepala bagian dokumentasi dan informasi dari penerimaan berkas maupun register oleh bidang pencatatan sipil sampai dengan penyimpanan dan pemeliharaan arsip yang dilaksanakan bidang dokumentasi dan informasi, meskipun telah melaksanakan manajemen kearsipan namun masih ada beberapa hambatan yang berkaitan dengan proses kearsipan, hal tersebut dapat dilihat dalam penyimpanana arsip yang terkadang tidak sesuai dengan sistem klasifikasi atau indeks arsip, sehingga penyimpanan yang kurang sesuai dengan sistem pengindeksan di khawatirkan akan berdampak pada arsip hilang atau terselip pada jenis arsip yang lain.

Model pengelolaan arsip yang dilakukan 75% masih menggunakan pengelolaan arsip secara manual dan penyimpanan ke dalam komputerisasi baru dimulai, seharusnya pelaksanaan pengelolaan arsip secara komputerisasi segera dilaksanakan mengingat dokumen yang disimpan senantiasa bertambah banyak dan tidak adanya proses pemusnahan arsip, disamping itu arsip di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta tidak memiliki duplikat di dalam penyimpanan, duplikasi arsip sangat diperlukan guna menghindari hal-hal yang tidak diinginkan sehingga arsip senantiasa terjamin kwalitas dan kwantitas. Banyak ditemukan arsip yang tidak terawat seperti kertas arsip dimakan serangga, sobek sebagian, dan terbakar sehingga informasi yang terdapat didalam arsip tidak dapat dibaca, seharusnya arsip yang sudah tidak layak dilakukan perbaikan ulang tanpa merubah isi yang terkandung didalamnya.

commit to user B.Saran-Saran

Berdasarkan dari kesimpulan diatas maka penelitian ini dapat memberikan saran-saran sebagai berikut :

1. Dalam model pengelolaan arsip perlu dilakukan pembaharuan dengan

melaksanakan pengelolaan arsip elektronik atau secara komputerisasi, sehingga arsip yang dikelola menggunakan komputer akan lebih cepat dalam pencarian dan juga menghemat ruang penyimpanan, mengingat jaman semakin maju dan banyak perusahaan perangkat lunak menawarkan aplikasi yang berhubungan dengan kearsipan.

2. Untuk menghindari asip hilang yang disebabkan oleh berbagai hal maka

arsip di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta perlu di buat duplikat dan disimpan terpisah dari arsip asli, sewaktu-waktu arsip hilang maka bidang dokumentasi masih memiliki duplikat arsip, karena saat ini bidang dokumentasi dan informasi belum memiliki duplikat arsip dan hanya menggunakan arsip asli dalam bentuk kertas,

pembuatan microfilm sebagai duplikasi adalah salah satu contoh yang

sering dilakukan oleh badan-badan korporasi.

3. Arsip berkas maupun register perlu di semprot obat anti serangga, hal

tersebut untuk mengantisipasi gangguan serangga pemakan kertas, dan dilakukan pembersihan ruangan arsip secara berkala perlu dilakukan.

commit to user DAFTAR PUSTAKA

Basuki-Sulistyo. 2003. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta : Gramedia Pustaka

Utama.

Maryati, MC. 2008. Manajemen Perkantoran Efektif. Yogyakarta: UPP STIM

YKPN.

Ndraha,Taliziduhu. 1999. Pengantar Teori Pengembangan Sumber Daya

Manusia. Jakarta : Rineka Cipta.

Nuraida,Ida. 2008. Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta : Kanisius

Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris. Jakarta : Ghalia Indonesia.

Sukoco Munir,Badri. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern.

Jakarta : Erlangga.

Sutopo, H. B. 2002. Metodelogi Penelitian Kualitatif. Surakarta: Universitas

Sebelas Maret Press

Wahjono Imam,Sentot. 2008. Manajemen Tata Kelola Organisasi Bisnis. Jakarta :

Macanan Jaya.

Wiyasa,Thomas. 2003. Tugas Sekretaris Dalam Mengelola Surat dan Arsip

Dinamis. Jakarta : Pradnya Paramita.

Wursanto, Ig. 1991. Kearsipan 2. Yogyakarta: Kanisius.

Yahya,Yohanes. 2006. Pengantar Manajemen. Yogyakarta : Graha Ilmu.

Sumber lain :

Perda kota Surakarta nomor 4 tahun 2008 mengenai penyelenggaraan urusan daerah.

Perwali kota Surakarta nomor 15 tahun 2008 mengenai penjabaran tugas pokok,fungsi dan tata kerja dinas kependudukan dan pencatatan sipil kota Surakarta