commit to user 58
Pemeliharaan arsip haruslah mendapat perhatian secara lebih, baik arsip yang sering dicari maupun arsip yang jarang dicari karena arsip pada
dasarnya akan dipakai namun entah kapan waktu digunakan pemakaian kembali, biasanya arsip yang sudah berumur di Dinas Kependudukan dan
pencatatan Sipil Kota Surakarta banyak yang lapuk, tulisan luntur, terlebih kertas berlubang dimakan serangga sehingga informasi yang
terdapat didalamnya sulit untuk diambil digunakan sebagai dasar penerbitan akta, meski hanya arsip namun didalam pemeliharaanya
apabila dilakukan secara sembarangan maka nantinya akan berdampak buruk terhadap dinas tersebut.
5. Penemuan kembali arsip
Penemuan kembali arsip adalah kegiatan mencari arsip yang telah disimpan serta dilakukan pemeliharaan, arsip yang dicari biasanya akan
dipinjam dan dipergunakan untuk menerbitkan akta catatan sipil kutipan ke dua, pemohon meminta penerbitan kutipan ke dua dikarenakan pada
akta yang telah diterbitkan terdahulu hilang atau Dinas Pencatatan Sipil salah didalam menulis nama, maka arsip tersebut dipergunakan sebagai
dasar untuk menerbitkan akta catatan sipil kembali, arsip akta catatan sipil hanya dapat dipinjam oleh pihak intern saja dan pihak ekstern tidak
diperbolehkan meminjam meski untuk alasan apapun, prosedur pencarian arsip dijelaskan sebagai berikut :
a Pertama kali pihak pencatatan sipil membuat permohonan yang
ditujukan kepada sub bagian dokumentasi, surat permohonan tersebut berisi keterangan mengenai permohonan pencarian
arsip beserta keterangan yang berkaitan dengan arsip yang hendak dicari sebagai dasar penerbitan akta catatan sipil.
b Sub bagian dokumentasi menerima surat permohonan tersebut
dan melakukan pencarian arsip yang dibutuhkan. c
Setelah arsip diketemukan maka sub bagian dokumentasi melakukan pencatatan pada buku ekspedisi berdasarkan nomor,
commit to user 59
jenis arsip serta nama petugas peminjam arsip untuk memberi keterangan bahwa ada arsip yang keluar.
d Arsip yang telah dicatat didalam buku ekspedisi selanjutnya
diserahkan kepada petugas peminjam arsip untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
Gambar 4.5 mekanisme peminjaman arsip
Sumber : Bagian Dokumentasi dan Informasi Setelah arsip selesai dipergunakan sebaiknya segera dikembalikan
ke bagian dokumentasi untuk disimpan kembali, hal itu bertujuan untuk menghindari kemungkinan arsip hilang, untuk mengembalikan arsip
berbeda dengan peminjaman, ketika arsip dikembalikan peminjam hanya memberikan arsip tersebut kepada petugas dokumentasi yang bertanggung
jawab- mengelola arsip, setelah itu petugas memberi tanda centang pada buku ekspedisi, tanda centang bertujuan untuk memberi tanda bahwa arsip
yang dipinjam telah kembali. Pencatatan sipil
membuat Permohonan
Pencarian arsip Ditujukan ke bidang
dokumentasi dan informasi
Bidang dokumentasi
mencarikan arsip Arsip ditemukan dan di serahkan ke
pencatatan sipil untuk diproses
commit to user 60
6. Penyusutan dan Pemusnahan arsip
