commit to user 53
dikemudian hari maka arsiparis hanya perlu mencari berdasarkan nomor,tahun maupun jenis. Pengindeksan berdasarkan tahun registrasi,
jenis akta catatan sipil, nomor urut pemohon, kewarganegaraan, agama, dengan posisi indeks- di cover depan dan sisi punggung arsip.
Pengindeksan dijelaskan dengan gambar 4.2 baik arsip berkas maupun register.
Gambar 4.2 Contoh Indeks arsip
1 2 3 4
Keterangan : 1.
Lahir baru atau keterangan jenis arsip. 2.
Tahun 1989 menyatakan tahun pencatatan registrasi informasi.
3. Menunjukan urutan isi didalam arsip tersebut.
4. Merupakan jenis arsip lahir
Sumber : Bagian Dokumentasi dan Informasi
b. Sistem kearsipan akta catatan sipil
Sistem kearsipan akta catatan sipil menggunakan sistem numerik, sehingga dalam penyimpanan arsip akta catatan sipil berdasarkan
urutan kode numerik isi didalam arsip tersebut, setiap satu jilid arsip register terdiri dari 100 pemohon dan berisi informasi-
informasi yang telah dicatatkan pada sub bagian pencatatan sipil, sedangkan setiap satu jilid arsip berkas berisi 50 pemohon beserta
informasi yang terdapat didalam berkas, disamping menggunakan sistem numerik sub bagian arsip di Dinas Kependudukan dan
LB TAHUN 1989 301-400 BK L
commit to user 54
Pencatatan Sipil Kota Surakarta juga mengkobinasikan dengan sistem alfabetis
dalam penulisan jenis arsip akta catatan sipil, penulisan ditulis pada sampul depan juga punggung jilid arsip.
Sistem numerik di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta sebagai berikut :
Untuk arsip berkas
Didalam setiap arsip berkas terdiri dari persyaratan-persyaratan ketika pemohon datang pertama kali untuk memohon
penerbitan akta catatan sipil dan dilakukan pemberkasan oleh sub bagian pencatatan sipil berdasarkan tahun registrasi, jenis
akta, kewarganegaraan dijadikan satu didalam satu jilid, satu jilid berjumlah 50 pemohon beserta informasi-informasi yang
terdapat didalam berkas, penomoran dimulai dari 0001 sd 0050 dan seterusnya.
Untuk arsip register
Dalam setiap arsip register terdiri dari dua buku register yang telah dijilid menjadi satu sehingga jumlah dalam satu jilid
tersebut ada 100 pemohon dan berisi informasi-informasi yang telah dicatatkan pada sub bagian pencatatan sipil, dalam
penomoran arsip register dimulai dari 0001 sd 0100 dan seterusnya. Untuk lebih jelasnya akan dicantumkan gambar
arsip berkas dan arsip register pada halaman berikut.
commit to user 55
Gambar Register 4.3 dan Berkas 4.4 :
Gambar 4.3 Gambar 4.4
Sumber : Bagian Dokumentasi dan Informasi
Penyimpanan arsip pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil sebagian besar arsip yang disimpan masih dilakukan secara manual
dan belum keseluruhan diinput kedalam sistem komputerisasi, disamping itu arsip hanya disimpan didalam bentuk kertas saja, hal tersebut
sebenarnya sangat beresiko apabila di kemudian hari terjadi sesuatu yang tidak diinginkan seperti bencana kebakaran, kebanjiran dan sebagainya
maka arsip tidak memiliki duplikat dan tidak dapat diselamatkan semuanya, apabila arsip ada duplikatnya maka sewaktu-waktu terjadi hal-
hal yang tidak diinginkan maka Dinas Pencatatan Sipil masih memiliki arsip dengan bentuk soft file.
commit to user 56
4. Pemeliharaan arsip
