commit to user 56
4. Pemeliharaan arsip
Pemeliharaan asip bertujuan supaya arsip register maupun berkas tetap terjaga dari kerusakan, seperti terkena air, dimakan rayap, kertas
sobek dan sebagainya, maka untuk menghindari kemungkinan arsi-arsip tersebut rusak pemeliharaan yang dilakukan sebagai berikut :
Memberi kipas angin yang bertujuan untuk mengurangi
kelembaban udara serta kepengapan dalam ruangan, karena Kelembaban udara dan uap air berpengaruh buruk terhadap
arsip. Keadaan udara yang sangat kering juga harus dihindarkan karena juga mempercepat kerusakan dokumen.
Dengan menggunakan sedot debu vacuum cleaner
Memberi pengharum ruangan dan camper supaya terhindar dari
serangga pemakan kertas.
Menyediakan masker dan sarung tangan
Melakukan perbaikan terhadap arsip yang rusak dengan cara member setepler pada kertas yang rusak karena arsip yang
sudah sangat lama tersimpan menyebabkan arsip semakin mudah rusak, kertas arsip semakin menguning, serta warnanya
pudar.
Memperhatikan ventilasi yang digunakan pada ruangan penyimpanan arsip supaya sirkulasi udara baik, sehingga
terhindar dari keapekan ruangan.
membersihkan ruangan dilakukan setiap hari, supaya debu yang melekat pada arsip menghilang.
Menambal arsip yang sobek atau rusak dengan menggunakan
perekat kertas yang baik supaya arsip tetat dapat dipergunakan.
Menghindarkan barang-barang logam yang mudah berkarat dan menempel pada kertas arsip.
Menjadikan satu map berkas-berkas yang belum dijilid.
commit to user 57
Manajemen kearsipan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta sudah baik dari mulai pencatatan sampai dengan
pengelolaan, namun terkadang juga ditemuai beberapa kendala, diantaranya :
Didalam pengindeksan terkadang dilakukan dengan tulisan
tangan, sebagian di ketik menggunakan komputer, hal tersebut dikarenakan petugas terdahulu yang sekarang telah
dilakukan mutasi kurang memperhatikanya.
Banyak cover jilid yang warnanya tidak sesuai dengan isi arsip didalamnya.
Dalam penyimpanan arsip berkas maupun register
terkadang tidak sesuai tempatnya atau salah masuk dalam jenis arsip lain.
Belum semua berkas telah di jilid.
Terkait dengan hal tersebut petugas pengelola arsip menyatakan sebagai berikut :
Manajemen arsip pada di sini sudah cukup baik mas, dari mulai pencatatan dan di verifikasi oleh dokumentasi dan
pada akhirnya diserahkan kepada kita untuk dikelola, namun terkadang ada masalah, seperti warnanya cover
tidak sesuai dengan isinya, kita pusing mencarinya, ketika mencari di satu deret jenis arsip arsip yang kita cari tidak
ketemu ternyata masuk di jenis arsip lain, banyak berkas yang belum dijilid sehingga merepotkan untuk mencarinya.
Sumber : wawancara 14 Februari 2011
Pernyataan tersebut dibenarkan oleh rekan kerja yang juga bertugas mengelola arsip, yaitu Ibu Endah menyatakan sebagai berikut :
Saya dengan pak joko pernah mencari berkas atau register sampai pusing, tapi tidak ketemu, akhirnya ketemu juga
setelah empat hari, sampai-sampai dinas ini dituntut ke pengadilan karena arsip yang diinginkan tidak ketemu-
temu, yang kami cari ternyata disimpan didalam lemari kayu dan belum di jilid, kami tidak merasa menyimpan
arsip tersebut dalam lemari, setelah kami pikir-pikir yang menyimpan adalah pegawai sebelum kita ditempatkan
disini. Sumber : wawancara 14 Februari 2011
commit to user 58
Pemeliharaan arsip haruslah mendapat perhatian secara lebih, baik arsip yang sering dicari maupun arsip yang jarang dicari karena arsip pada
dasarnya akan dipakai namun entah kapan waktu digunakan pemakaian kembali, biasanya arsip yang sudah berumur di Dinas Kependudukan dan
pencatatan Sipil Kota Surakarta banyak yang lapuk, tulisan luntur, terlebih kertas berlubang dimakan serangga sehingga informasi yang
terdapat didalamnya sulit untuk diambil digunakan sebagai dasar penerbitan akta, meski hanya arsip namun didalam pemeliharaanya
apabila dilakukan secara sembarangan maka nantinya akan berdampak buruk terhadap dinas tersebut.
5. Penemuan kembali arsip
Kategori