commit to user 48
terkait dalam permohonan penerbitan akta catatan sipil, didalam pengelolaan arsip berkas nantinya persyaratan dari 50 pemohon akan di
jadikan satu jilid berdasarkan tahun pembuatan, agama seseorang yang dimohonkan penerbitan akta, kewarganegaraan, jenis akta catatan sipil.
Sedangkan arsip register di buat berdasar informasi peristiwa yang di catatkan, tahun registrasi, nomor urut catatan sipil pada waktu
penerbitan akta, kewarganegaraan, register berupa arsip catatan yang telah disahkan oleh kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota
Surakarta dan dibubuhi dua tanda tangan saksi dari pihak pemohon. Keakuratan dari informasi yang terdapat pada arsip berkas maupun
register sangat mempengaruhi dalam penerbitan akta, baik penerbitan yang pertama maupun yang kedua, apabila pemohon salah memberikan
informasi nantinya penerbitan akta akan mengalami kesalahan, seperti kesalahan pengejaan nama seseorang, gelar kesarjanaan, pemenggalan
nama, karena petugas pencatatan sipil tidak akan merubah informasi yang ada didalam arsip berkas maupun arsip register.
2. Pencatatan dan Penerimaan arsip
Manajemen di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta dalam pengarsipan hal pokok yang harus dilaksanakan terlebih
dahulu adalah pencatatan informasi peristiwa terlebih dahulu yang dilaksanakan oleh sub bagian pencatatan sipil, pencatatan maupun
penerimaan harus diketahui oleh bidang dokumentasi untuk dilakukan verifikasi sebelum di lakukan pengelolaan arsip, menyelenggarakan
pencatatan adalah kewajiban yang dilaksanakan sub bagian pencatatan sipil demi terwujudnya arsip yang dikelola nantinya, antara sub bagian
pencatatan sipil, bidang dokumentasi sangat berkaitan erat maka dari itu kedua sub bagian tersebut harus menjalankan fungsinya dengan baik demi
terwujudnya manajemen kearsipan yang telah direncanakan sebelumnya.
commit to user 49
hal pokok yang berkaitan antara sub bagian pencatatan sipil dengan bidang dokumentasi yang bertugas melakukan verifikasi data sampai dengan
pengelolaan arsip dijabarkan sebagai berikut : a.
Sub bagian Pencatatan Sipil menerima informasi peristiwa dari pemohon dan melakukan perekaman pencatatan di dalam
register berdasarkan informasi yang didapat dari pemohon akta catatan sipil, di dalam pencatatan hal-hal yang wajib di
perhatikan oleh sub bagian pencatatan sipil adalah :
Penulisan di dalam arsip register menggunakan huruf balok.
Memperhatikan ejaan, pemenggalan nama pemohon
maupun orang yang akan di terbitkan akta catatan sipil.
Penulisan gelar kesarjanaan.
Pemberkasan persyaratan dari pemohon sesuai dengan kewarganegaraan, agama, jenis akta catatan sipil.
Segera menyerahkan berkas maupun register kepada
sub bagian dokumentasi sebelum dikelola oleh sub bagian kearsipan untuk dilakukan verifikasi serta
kebenaran didalam pencatatan. b.
Sub bagian dokumentasi mempunyai tugas melakukan verifikasi data yang telah dicatatkan maupun diberkaskan oleh
sub bagian pencatatan sipil, disamping itu juga mempunyai kewenangan menghimpun, mengolah dan merencanakan
penggunaan dokumen sesuai dengan peruntukanya, namun sebelum melakukan pengelolaan arsip harus dilakukan
verifikasi data untuk mengetahui kebenaran dari informasi yang dicatatkan, setelah selesai dilakukan verifikasi maka
bidang dokumentasi membuat berita acara yang ditandatangani kedua kepala sub bagian yaitu sub bagian pencatatan sipil dan
sub bagian dokumentasi, berita acara bertujuan sebagai bukti di kemudian hari apabila ada kesalahan pada waktu penyerahan
commit to user 50
maupun penerimaan. Setelah berkas dan register diterima kewajiban sub bagian dokumentasi selanjutnya adalah
mengelola arsip tersebut agar arsip register maupun arsip berkas tetap terjaga informasi yang terkandung didalamnya
demi terwujud pelayanan arsip yang digunakan sebagai bahan pedoman dan petunjuk teknis di Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil Kota Surakarta.
Gambar 4.1 Gambar instruksi kerja dari bidang pencatatan sipil dengan sub bagian
dokumentasi digambarkan sebagai berikut:
Sumber : Bagian Dokumentasi dan Informasi Pencatatan
peristiwa,Validasi
Verifikasi,catatan dan berita acara
Pengarsipan
Selesai
commit to user 51
3. Penyimpanan arsip
